Ilmaiset pohjat logistiikkaan ja toimituksiin
Lähetteet, toimituskuittaukset, ajoneuvojen ja laitteiden tarkastukset, varastolaskennat, vuoronvaihdot, toimittaja- ja palvelutasosopimukset sekä turvallisuuskirjaukset, joilla varasto pyörii.
25 mallia
- LähetysluetteloLähetä tavarat selkeällä luettelolla lähetyksen sisällöstä ja paikka vastaanottajan allekirjoitukselle.
- ToimituskuittausOsoita, että tavara saapui: mitä toimitettiin, milloin, missä kunnossa ja kuka kuittasi sen.
- OstotilausTilaa tavaroita tai palveluita toimittajalta: rivit, hinnat, toimitus ja maksuehdot.
- VarastolaskentalomakeLaske, mitä hyllyillä on, vertaa sitä kirjanpitoosi ja selitä jokainen ero.
- Ajoneuvon tarkastuslistaTarkasta yrityksen ajoneuvo ennen liikenteeseen lähtöä ja kirjaa mahdollinen vika sekä päätös.
- KunnossapitolokiPidä päivättyä kirjaa laitteelle tehdystä kunnossapidosta ja siitä, milloin seuraava huolto on.
- OmaisuusrekisteriListaa, mitä yritys omistaa: jokainen hyödyke, kuka sen hallitsee, missä se on, mikä on sen arvo ja kunto.
- Kaluston luovutus- ja palautuslomakeKirjaa henkilölle luovutetut ja myöhemmin palautetut välineet sekä niiden kunto ja allekirjoitukset.
- Laitteiden tarkastuslistaTarkasta kone tai työkalu ennen käyttöä, kirjaa viat ja päätä, onko se turvallinen käyttää.
- TyövuorolistaSuunnittele viikon jokaiselle päivälle, kuka tekee minkä vuoron, sekä tarvittava miehitys ja yhteiset säännöt.
- Henkilökunnan vuoronvaihtoraporttiLuovuta vuoro hukkaamatta mitään: asiakkaat, varaukset, varasto, ongelmat ja avoimet työt.
- Riskien arviointiSelvitä, mikä voi mennä pieleen, pisteytä se, päätä mitä asialle tehdään ja kirjaa, kuka sen tekee.
- TapahtumailmoitusKirjaa tapaturma, läheltä piti -tilanne tai muu tapahtuma selkeästi: ensin tosiasiat, sitten syyt ja toimet.
- Läheltä piti -ilmoitusIlmoita tilanne, joka melkein aiheutti vahinkoa, selvitä syy ja korjaa se, ennen kuin kukaan loukkaantuu.
- Vakiotoimintatapa (SOP)Kirjaa ylös, miten tehtävä tehdään vaihe vaiheelta, jotta kuka tahansa voi tehdä sen samalla tavalla.
- KapasiteettisuunnitelmaSelvitä, riittääkö kapasiteetti tulevaan kysyntään: nykyinen käyttö, odotettu kasvu, puutteet, vaihtoehdot ja päätökset.
- ToimittajasopimusSovi, mitä toimittaja toimittaa, sekä hinta, laatu, maksutapa ja sopimuksen päättyminen.
- Toimittajan arviointiPisteytä toimittaja laadun, toimituksen, hinnan, palvelun ja riskin mukaan ja päätä, pidätkö, kehitätkö vai vaihdatko sen.
- Toimittajan käyttöönotto- ja taustatarkistuslomakeKerää tarvittava ennen kuin maksat uudelle toimittajalle: henkilöllisyys, yhteyshenkilöt, pankkitiedot, vakuutus ja tarkistukset.
- Palvelutasosopimus (SLA)Määritä lupaamasi palvelu, kuinka nopeasti vastaat ja mitä tapahtuu, jos et yllä tavoitteeseen.
- PalvelutasokatsausArvioi toimittajaa tai palvelua sovittuihin tavoitteisiin nähden: tulokset, alitukset, syyt ja toimet seuraavalle kaudelle.
- AlihankintasopimusOta alihankkija mukaan asiakasprojektiin selkein ja reiluin ehdoin.
- TarjousLähetä selkeä hintatarjous, jossa on erittely, vero, loppusumma, ehdot ja hyväksymiskohta.
- LaskuLaskuta asiakasta selkeästi: erät, verot, loppusumma, eräpäivä ja maksutapa.
- Anteeksipyyntösähköposti asiakkaallePyydä anteeksi asiallisesti: mitä meni pieleen, mitä olette tehneet, mitä tarjoatte hyvitykseksi ja miten tilanne vältetään jatkossa.
Mikään malli ei vastaa
Kokeile vähemmän tai muita sanoja tai aloita jostakin näistä.
Mallit
Pohjat tässä kokoelmassa
Kun tavarat liikkuvat, jokainen luovutus tarvitsee kirjauksen: mitä lähti, mitä saapui ja kuka kuittasi. Nämä pohjat antavat varaston, ajoneuvokannan tai kuriirin päivittäiselle paperityölle kiinteän järjestyksen, jotta riita voidaan ratkaista sivun perusteella.
Mallit ovat huolellinen lähtökohta, eivät oikeudellista neuvontaa. Kun laki on ratkaiseva, tarkista, mitä sinun sijainnissasi sovelletaan.
Logistiikka ja toimitukset
Usein kysytyt kysymykset
Mikä todistaa, että toimitus saapui?
- Toimituskuittaus, jossa on tavara, päivämäärä ja kellonaika, paikka ja kuittaajan nimi. Lisää valokuvia tai viitenumero, jos asiakkaasi pyytää niitä.
Voiko pieni kuriiri tai varasto käyttää niitä?
- Kyllä. Ne sopivat yhdelle pakettiautolle ja isolle varastolle. Poista Word-versiosta osiot, joita et tarvitse, ja tarkista paikalliset kuljetus- ja turvallisuussäännöt.
Ovatko nämä pohjat ilmaisia?
- Useimmat ovat. Täytä ja lataa ne ilmaiseksi Word- tai PDF-muodossa ilman tiliä. Muutama pidempi asiakirja on premium: ilmainen täyttää, kertamaksu latauksesta ja hinta merkitty.
Noudattavatko ne maani lakia?
- Ne eivät oleta minkään maan lakia. Missä säännöillä on väliä, esimerkiksi turvallisuudessa, tietosuojassa tai työsuhteessa, jokainen pohja kehottaa tarkistamaan, mikä pätee siellä missä olet, ja lakimiehen pitäisi lukea kaikki, mihin liittyy todellinen riski.
Alan mukaan
Pohjat muille aloille
Jokaisella alalla on oma sivunsa niistä asiakirjoista, joihin se tarttuu useimmin.