Ilmaiset pohjat tapahtumiin
Tapahtumaehdotukset, aikataulutetut ohjelmarungot, toimittajavaraukset, sponsorointiehdotukset, vapaaehtoislomakkeet, budjetit, riskinarvioinnit ja lehdistötiedotteet. Täytä lyhyt lomake ja lataa Word tai PDF.
25 mallia
- TapahtumasuunnitteluehdotusEsittele tapahtuma konsepteineen, paikkoineen, ohjelmineen, palveluineen ja selkeine budjetteineen.
- Tapahtuman ohjelmarunkoJohda päivä yhdeltä sivulta: aikataulutettu ohjelma, vastuuhenkilöt, yhteystiedot ja toimintaohje, jos jokin menee pieleen.
- Tapahtumatoimittajan varausVaraa catering, DJ, kukkakauppa tai muu toimittaja tapahtumaan, ajat, hinta, ennakko ja peruutusehdot selkeinä.
- SponsorointiehdotusPyydä yritystä sponsoroimaan tapahtumaasi, joukkuettasi tai projektiasi ja näytä, mitä se saa vastineeksi.
- TarjousLähetä selkeä hintatarjous, jossa on erittely, vero, loppusumma, ehdot ja hyväksymiskohta.
- TarjouspyyntösähköpostiPyydä toimittajalta tarjous ja anna kaikki hinnoitteluun tarvittavat tiedot.
- OstotilausTilaa tavaroita tai palveluita toimittajalta: rivit, hinnat, toimitus ja maksuehdot.
- LaitevuokrasopimusVuokraa ulos työkaluja, kameroita tai koneita selkein hinnoin, vakuuksin sekä hoito- ja palautusehdoin.
- Freelance-palvelusopimusSovi työstä, hinnasta, aikatauluista ja lopputuloksen omistajuudesta ennen aloittamista.
- VapaaehtoishakemusAnna ihmisten hakea vapaaehtoisiksi: keitä he ovat, mitä he osaavat, milloin heillä on aikaa ja kuka voi suositella heitä.
- VapaaehtoissopimusKerro, mitä vapaaehtoinen tekee, mitä järjestö antaa vastineeksi ja kummankin osapuolen perussäännöt.
- Riskien arviointiSelvitä, mikä voi mennä pieleen, pisteytä se, päätä mitä asialle tehdään ja kirjaa, kuka sen tekee.
- TapahtumailmoitusKirjaa tapaturma, läheltä piti -tilanne tai muu tapahtuma selkeästi: ensin tosiasiat, sitten syyt ja toimet.
- Palohälytysharjoituksen pöytäkirjaKirjaa jokainen palohälytysharjoitus: kuinka kauan se kesti, mikä meni pieleen ja mitä korjataan.
- BudjettiSuunnittele kauden tulot ja kulut taulukoissa, jotka laskevat summat itse, sekä riskit ja hyväksyntä.
- LaskuLaskuta asiakasta selkeästi: erät, verot, loppusumma, eräpäivä ja maksutapa.
- MaksukuittiVahvista vastaanotettu maksu, kuten vuokra tai vakuus, ilmoittamalla summa, päivämäärä ja maksutapa.
- LehdistötiedoteKerro uutinen siinä järjestyksessä kuin toimittajat sen lukevat: otsikko, keskeiset tosiasiat, lainaus ja yhteystiedot.
- LehdistöpakettiAnna toimittajille kaikki yhdellä sivulla: keitä olette, avaintiedot, henkilöt, sitaatit, aineistot ja yhteystiedot.
- SisältökalenteriSuunnittele, mitä julkaiset, missä ja milloin: tavoitteet, kanavat, teemat ja aikataulu, jossa jokaisella sisällöllä on vastuuhenkilö.
- MarkkinointisuunnitelmaSuunnittele, ketä haluat tavoittaa, mitä sanot, missä, milloin, millä budjetilla ja mistä tiedät sen toimineen.
- AsiakastyytyväisyyskyselyLyhyt kysely, jolla saat selville, miten tyytyväisiä asiakkaat ovat, mitä pitää korjata ja mitä jatkaa.
- Anteeksipyyntösähköposti asiakkaallePyydä anteeksi asiallisesti: mitä meni pieleen, mitä olette tehneet, mitä tarjoatte hyvitykseksi ja miten tilanne vältetään jatkossa.
- Opit-raporttiKatso taaksepäin projektiin tai häiriöön syyllistämättä. Mikä toimi, mikä ei, miksi ja mitä muutetaan.
- Projektin päätösraporttiSulje projekti kunnolla: mitä toimitettiin, aika ja kustannukset, avoimet asiat, opit ja luovutus.
Mikään malli ei vastaa
Kokeile vähemmän tai muita sanoja tai aloita jostakin näistä.
Mallit
Pohjat tässä kokoelmassa
Tapahtuma syntyy monista pienistä sopimuksista: tilasta, tarjoilusta, vapaaehtoisista ja sponsoreista. Nämä pohjat kirjaavat kunkin päivämäärät, hinnat ja vastuut ennen päivää, jotta itse päivä sujuu yhdeltä selkeältä sivulta.
Mallit ovat huolellinen lähtökohta, eivät oikeudellista neuvontaa. Kun laki on ratkaiseva, tarkista, mitä sinun sijainnissasi sovelletaan.
Tapahtumat
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tapahtuman ohjelmarungon tulee sisältää?
- Aikataulun, kuka vastaa mistäkin kohdasta, toimittajien yhteystiedot ja mitä tehdä, jos jokin myöhästyy. Ohjelmarungon pohja kysyy juuri näitä.
Tarvitsenko kirjallisen sopimuksen jokaisen toimittajan kanssa?
- Se on viisasta. Lyhyt varaus, jossa on päivämäärä, hinta, mitä sisältyy ja peruutusehdot, estää useimmat riidat. Toimittajavarauksen pohja kattaa nämä kohdat.
Ovatko nämä pohjat ilmaisia?
- Useimmat ovat. Täytä ja lataa ne ilmaiseksi Word- tai PDF-muodossa ilman tiliä. Muutama pidempi asiakirja on premium: ilmainen täyttää, kertamaksu latauksesta ja hinta merkitty.
Noudattavatko ne maani lakia?
- Ne eivät oleta minkään maan lakia. Missä säännöillä on väliä, esimerkiksi turvallisuudessa, tietosuojassa tai työsuhteessa, jokainen pohja kehottaa tarkistamaan, mikä pätee siellä missä olet, ja lakimiehen pitäisi lukea kaikki, mihin liittyy todellinen riski.
Alan mukaan
Pohjat muille aloille
Jokaisella alalla on oma sivunsa niistä asiakirjoista, joihin se tarttuu useimmin.