Mitarbeiterhandbuch

Mitarbeiterhandbuch

Northwind Studio GmbH
Hafenstraße 14, 20457 Hamburg, Deutschland

Gültig ab 1. Januar 2027

1. Willkommen

Willkommen bei Northwind Studio GmbH. Wir freuen uns, dass Sie bei uns sind, und möchten, dass Ihre Arbeit bei uns gut gelingt.

Dieses Handbuch erklärt, wie wir zusammenarbeiten: was wir von Ihnen erwarten, was Sie von uns erwarten können und an wen Sie sich wenden, wenn Sie Hilfe brauchen. Es kann nicht jede Situation abdecken. Wo es keine Regelung enthält, bitten wir alle, mit gesundem Menschenverstand zu handeln, im Einklang mit unseren Werten zu handeln und im Zweifel nachzufragen.

Wenn Sie eine Frage zu diesem Handbuch haben, wenden Sie sich an Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example).

2. Über uns

Wir entwerfen und bauen Websites und mobile Apps für kleine Unternehmen und betreuen sie nach dem Start.

Unsere Werte leiten, wie wir miteinander, mit unseren Kundinnen und Kunden und mit den Menschen umgehen, mit denen wir arbeiten:

Wir sind ehrlich zueinander und zu unseren Kundinnen und Kunden. Wir arbeiten sorgfältig. Wir helfen einander. Wir lernen ständig dazu.

3. So nutzen Sie dieses Handbuch

• Dieses Handbuch gilt für alle, die für Northwind Studio GmbH (das „Unternehmen“) arbeiten, unabhängig von ihrer Tätigkeit. „Sie“ bezeichnet in diesem Handbuch die lesende Person, „Ihre Führungskraft“ die Person, der Sie berichten.
• Das Recht von Deutschland regelt viele Ihrer Rechte am Arbeitsplatz, zum Beispiel Mindestvergütung, Urlaub, Arbeitszeit und Schutz vor unfairer Behandlung. Wo das Gesetz Ihnen mehr gewährt als dieses Handbuch, gilt das Gesetz. Wo dieses Handbuch Ihnen mehr gewährt als das Gesetz, gilt dieses Handbuch.
• Ihr Arbeitsvertrag oder Ihr Angebotsschreiben ist das maßgebliche Dokument zu Ihrer Stelle. Weicht er von diesem Handbuch ab, gilt Ihr Vertrag, es sei denn, dieses Handbuch ist für Sie günstiger.
• Dieses Handbuch ist eine Orientierung dafür, wie wir arbeiten. Es begründet für sich allein keine Zusage, die nicht in Ihrem Vertrag steht, und es ist kein Vertrag, sofern Ihr Vertrag nichts anderes bestimmt.
• Wir können dieses Handbuch von Zeit zu Zeit ändern, zum Beispiel wenn sich die Rechtslage oder das Geschäft ändert. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie, bevor sie wirksam werden, und wir halten die aktuelle Fassung dort bereit, wo alle Beschäftigten sie lesen können.

4. Grundlagen des Arbeitsverhältnisses

4.1 Ihre Arbeitsbedingungen

Die wesentlichen Bedingungen erhalten Sie schriftlich: Ihre Stellenbezeichnung, Ihre Führungskraft, Ihren Arbeitsort, Ihre Vergütung, Ihre Arbeitszeit, Ihren Urlaub und die geltende Kündigungsfrist. Ändert sich eine dieser Angaben, teilen wir Ihnen das schriftlich mit.

4.2 Arbeitsberechtigung und Unterlagen

Vor Ihrem Start müssen wir gegebenenfalls prüfen, ob Sie in dem Land, in dem Sie arbeiten werden, rechtmäßig arbeiten dürfen, und wir fragen nach den Unterlagen, die das Gesetz verlangt. Bitte halten Sie Ihre persönlichen Daten bei Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example) aktuell, einschließlich Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung und Notfallkontakt. Wir verwenden diese Angaben nur so, wie es in Abschnitt 12 beschrieben ist.

4.3 Probezeit

Ihr erster Beschäftigungszeitraum, die ersten 3 Monate, ist eine Probezeit. In dieser Zeit können Sie und wir feststellen, ob die Stelle gut passt. Während der Probezeit spricht Ihre Führungskraft regelmäßig mit Ihnen darüber, wie es läuft, und weist Sie frühzeitig auf Probleme hin. Die Probezeit kann im Einvernehmen oder, soweit das Gesetz es zulässt, verlängert werden, wenn Sie abwesend waren oder mehr Zeit für die Entscheidung nötig ist. Wo das Gesetz Ihnen während der Probezeit Schutz gewährt, gilt dieser Schutz.

4.4 Änderungen Ihrer Tätigkeit

Ihre Aufgaben können sich ändern, wenn sich das Geschäft ändert. Wir sprechen mit Ihnen, bevor wir Ihre Rolle, Ihren Arbeitsort, Ihre Arbeitszeit oder Ihre Vergütung wesentlich ändern, und wir nehmen solche Änderungen nur in der Weise vor, die das Gesetz und Ihr Vertrag zulassen.

4.5 Nebentätigkeiten

Sie müssen Ihrer Führungskraft mitteilen, bevor Sie eine andere entgeltliche Tätigkeit aufnehmen, ein Gewerbe betreiben oder ein Amt in einer anderen Organisation übernehmen. Das ist nicht erlaubt, wenn es Ihre Arbeit für uns beeinträchtigt, einen Interessenkonflikt begründet, Arbeitszeit oder Eigentum des Unternehmens nutzt oder in Wettbewerb zum Unternehmen steht. Ehrenamtliches Engagement und persönliche Interessen sind Ihre Privatsache, solange sie Ihre Arbeit nicht beeinträchtigen.

5. Arbeitszeit und Anwesenheit

5.1 Regelmäßige Arbeitszeit

Ihre regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt: 40 Stunden, Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:30 Uhr mit 30 Minuten unbezahlter Mittagspause. Weicht Ihre Arbeitszeit ab, steht dies in Ihrem Vertrag.

5.2 Pünktlichkeit

Bitte seien Sie zur vereinbarten Zeit arbeitsbereit. Wenn Sie sich verspäten oder nicht kommen können, informieren Sie Ihre Führungskraft so früh wie möglich, vor Beginn Ihres Arbeitstags, und sagen Sie, wann Sie voraussichtlich zurück sind. Wenn Sie von zu Hause arbeiten, teilen Sie Ihrer Führungskraft mit, wenn Sie zu Ihren üblichen Zeiten nicht erreichbar sind.

5.3 Pausen und Ruhezeiten

Ihnen stehen die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten zu, und wir erwarten, dass Sie sie nehmen. Nehmen Sie Ihre Pausen nach Möglichkeit abseits Ihres Arbeitsplatzes. Ihre Führungskraft plant die Arbeit so, dass Ruhezeiten eingehalten werden können.

5.4 Überstunden

Überstunden

Von Ihnen darf nicht verlangt werden, mehr als die gesetzliche Wochenhöchstarbeitszeit zu arbeiten, und Sie dürfen nicht benachteiligt werden, wenn Sie es ablehnen, mehr zu arbeiten, als das Gesetz erlaubt.

5.5 Ungeplantes Fehlen

Wenn Sie aus einem anderen Grund als geplantem Urlaub nicht zur Arbeit kommen können, zum Beispiel wegen Krankheit oder eines Notfalls, befolgen Sie Abschnitt 7.2 oder informieren Sie Ihre Führungskraft so schnell wie möglich. Fehlen, das nicht gemeldet oder nicht erklärt wird, kann als unentschuldigtes Fehlen gewertet und nach Abschnitt 14 behandelt werden.

6. Vergütung und Auslagen

6.1 Vergütung

Ihre Vergütung ergibt sich aus Ihrem Vertrag. Sie wird in Euro gezahlt: monatlich, am letzten Arbeitstag des Monats, per Banküberweisung. Jeder Zahlung liegt eine Entgeltabrechnung bei, die Ihr Bruttoentgelt, die Abzüge und das Nettoentgelt ausweist. Wir behalten Steuern, Sozialbeiträge und andere Beträge ein, die das Gesetz vorschreibt. Weitere Abzüge von Ihrer Vergütung nehmen wir nicht ohne Ihr Einverständnis vor, es sei denn, das Gesetz erlaubt es.

Wenn Sie glauben, dass Ihre Vergütung nicht stimmt, teilen Sie dies Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example) mit, sobald Sie es bemerken, wenn möglich schriftlich. Wir prüfen es zügig und korrigieren jeden Fehler. Haben wir Ihnen zu viel gezahlt, sprechen wir mit Ihnen, bevor wir den Betrag zurückfordern, und vereinbaren im Rahmen des gesetzlich Zulässigen eine angemessene Art der Rückzahlung.

6.2 Überprüfung der Vergütung

Wir überprüfen die Vergütung regelmäßig. Eine Überprüfung ist kein Versprechen einer Erhöhung. Die Vergütung wird im Licht von Leistung, Markt, wirtschaftlicher Lage des Unternehmens und Gesetz betrachtet, und wir wollen Menschen für gleichwertige Arbeit fair bezahlen.

6.3 Auslagen

Wir erstatten angemessene Auslagen, die Ihnen für die Geschäfte des Unternehmens entstehen, zum Beispiel Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten auf Dienstreisen sowie Ausrüstung, deren Anschaffung Ihre Führungskraft verlangt hat. Für die Erstattung gilt:

• Holen Sie die Zustimmung Ihrer Führungskraft ein, bevor Sie eine einzelne Auslage über 100 EUR tätigen;
• bewahren Sie Beleg oder Rechnung auf;
• reichen Sie den Antrag mit den Belegen zeitnah ein, in jedem Fall innerhalb von 60 Tagen;
• machen Sie keine privaten Gegenstände geltend und nichts, was bereits jemand anderes bezahlt hat.

Genehmigte Anträge erstatten wir mit Ihrer nächsten regulären Vergütung. Falsche oder überhöhte Anträge sind ein schwerwiegendes Fehlverhalten.

6.4 Firmenkarten und Vorschüsse

Wenn Ihnen das Unternehmen eine Zahlungskarte oder einen Vorschuss gibt, verwenden Sie sie nur für Geschäfte des Unternehmens und übergeben Sie Ihrer Führungskraft die Belege. Melden Sie den Verlust einer Karte sofort.

7. Urlaub und Freistellung

Die Rechte auf Urlaub und Freistellung unterscheiden sich von Land zu Land. Wo das Gesetz Ihnen mehr Urlaub, mehr Entgelt während des Urlaubs oder mehr Schutz gewährt als nachstehend, gilt das Gesetz.

7.1 Jahresurlaub und gesetzliche Feiertage

Sie haben Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub von 25 Arbeitstagen pro Jahr oder mehr, wenn das Gesetz mehr gewährt. Das Urlaubsjahr richtet sich nach Ihrem Vertrag. Außerdem haben Sie Anspruch auf die gesetzlichen Feiertage: die gesetzlichen Feiertage des Landes, in dem die beschäftigte Person arbeitet. Für die Inanspruchnahme und Übertragung des Urlaubs gelten diese Regeln:

• Beantragen Sie Urlaub rechtzeitig bei Ihrer Führungskraft und schriftlich. Längerer Urlaub erfordert eine längere Vorlaufzeit. Wir antworten so schnell wie möglich und lehnen Urlaub nicht ohne betrieblichen Grund ab.
• Wir können Sie bitten, Urlaub zu einem bestimmten Zeitpunkt zu nehmen, zum Beispiel wenn das Unternehmen schließt, und kündigen dies angemessen im Voraus an.
• Urlaub, der im Jahr nicht genommen wird, wird nur übertragen oder abgegolten, soweit Gesetz oder Vertrag es vorsehen.
• Wenn Ihr Arbeitsverhältnis endet, erhalten Sie eine Vergütung für erworbenen, nicht genommenen Urlaub, oder wir können Sie bitten, ihn während der Kündigungsfrist zu nehmen, soweit das Gesetz es erlaubt.

7.2 Krankheit

Wenn Sie sich unwohl fühlen, informieren Sie Ihre Führungskraft vor Ihrem üblichen Arbeitsbeginn, nennen Sie die voraussichtliche Dauer Ihres Fehlens und halten Sie Kontakt. Bei einer kurzen Erkrankung können wir Sie bitten, in einer kurzen Notiz zu bestätigen, was die Ursache war. Bei längerem Fehlen oder wenn das Gesetz es verlangt, können wir Sie um ein ärztliches Attest bitten. Wir verlangen nicht mehr medizinische Angaben, als wir benötigen.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: volles Entgelt für die ersten 10 Tage im Jahr, danach die gesetzliche Krankengeldleistung.

Wir behandeln die Gründe Ihrer Erkrankung vertraulich und teilen sie nur mit denjenigen, die sie brauchen, um Ihr Fehlen zu organisieren und Sie zu unterstützen. Nach Ihrer Rückkehr kann Ihre Führungskraft mit Ihnen darüber sprechen, wie es Ihnen geht und ob wir etwas tun können, um zu helfen, einschließlich Anpassungen Ihrer Arbeit. Wenn Sie eine dauerhafte Erkrankung oder eine Behinderung haben, nehmen wir angemessene Anpassungen vor, soweit das Gesetz es verlangt und soweit wir können.

7.3 Familienbezogene Freistellung

Mutterschutz, Vaterschaftsurlaub, Adoptionsurlaub, Elternzeit und Pflegezeit richten sich nach dem Recht von Deutschland und nach den folgenden Regelungen:

Wie gesetzlich geregelt. Das Unternehmen stockt den gesetzlichen Mutterschutz nach 12 Monaten Betriebszugehörigkeit um 4 Wochen bei vollem Entgelt auf.

Sie müssen uns eine Schwangerschaft nicht mitteilen, bevor Sie dazu bereit sind, doch bitten wir Sie, uns so früh zu informieren, wie es Ihnen vernünftigerweise möglich ist, damit wir Ihre Gesundheit und Sicherheit schützen und Ihre Abwesenheit planen können. Wir schützen Ihre Stelle und Ihre Rechte während und nach einer familienbezogenen Freistellung, wie das Gesetz es verlangt, und wir behandeln Sie nicht nachteilig, weil Sie schwanger sind, eine familienbezogene Freistellung genommen oder beantragt haben oder Betreuungspflichten haben.

7.4 Freistellung bei Notfällen und für öffentliche Pflichten

Sie haben Anspruch auf angemessene Freistellung bei Notfällen, die eine von Ihnen abhängige Person betreffen, und für öffentliche Pflichten wie die Tätigkeit als Schöffin oder Schöffe oder in einem öffentlichen Gremium, wie es das Recht von Deutschland vorsieht. Teilen Sie dies Ihrer Führungskraft so früh wie möglich mit. Ob diese Zeit bezahlt wird, richtet sich nach dem Gesetz.

7.5 Sonstige Freistellung

3 Tage bezahlte Freistellung bei Todesfall einer nahen Angehörigen oder eines nahen Angehörigen, 1 bezahlter Tag für einen Umzug und unbezahlte Freistellung für Weiterbildung nach Vereinbarung.

7.6 Unbezahlter Urlaub

Sie können unbezahlten Urlaub aus einem Grund beantragen, der oben nicht geregelt ist. Jeder Antrag wird im Einzelfall geprüft, und wir nennen einen Grund, wenn wir ablehnen.

8. Verhalten am Arbeitsplatz

8.1 Was wir erwarten

Wir erwarten von allen:

• ihre Arbeit sorgfältig und nach dem vereinbarten Standard zu erledigen;
• in ihrer Arbeit und in dem, was sie Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden und dem Unternehmen mitteilen, ehrlich und offen zu sein;
• allen mit Höflichkeit und Respekt zu begegnen, persönlich und online;
• angemessenen Anweisungen und dem Gesetz bei der Arbeit zu folgen;
• mit dem Eigentum und dem Geld des Unternehmens so umzugehen, als wäre es das eigene;
• die Regeln in diesem Handbuch einzuhalten.

8.2 Interessenkonflikte

Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn Ihre persönlichen Interessen Ihr Urteil bei der Arbeit beeinflussen könnten oder dies so scheinen könnte. Beispiele sind Geschäfte mit einem Unternehmen im Eigentum eines Verwandten, eine zweite Tätigkeit bei einem Wettbewerber oder die Nutzung von Informationen des Unternehmens zum eigenen Vorteil. Informieren Sie Ihre Führungskraft, sobald Sie einen möglichen Konflikt erkennen, damit er offen gehandhabt werden kann.

8.3 Geschenke und Bewirtung

Nehmen Sie keine Geschenke, Gefälligkeiten oder Bewirtung an und gewähren Sie keine, die eine geschäftliche Entscheidung beeinflussen könnten oder den Anschein erwecken könnten. Kleine, gelegentliche Geschenke von geringem Wert und übliche Geschäftsessen sind in der Regel in Ordnung. Wird Ihnen mehr angeboten oder sind Sie unsicher, fragen Sie Ihre Führungskraft. Bieten Sie niemals Geld oder etwas von Wert an und nehmen Sie es nicht an, um einen unlauteren Vorteil zu erlangen oder zu gewähren.

8.4 Bestechung, Betrug und Gesetzestreue

Das Unternehmen zahlt und nimmt keine Bestechungsgelder an und duldet weder Betrug, Diebstahl, Geldwäsche noch Steuerhinterziehung. Das gilt in jedem Land, in dem wir tätig sind, und für Personen, die für uns handeln. Informieren Sie Ihre Führungskraft oder die Leitung Personal oder die Geschäftsführung, wenn sich die Beschwerde gegen die Leitung Personal richtet sofort, wenn Sie einen solchen Verdacht haben.

8.5 Hinweise auf Missstände

Wenn Sie bei der Arbeit etwas bemerken, das rechtswidrig, gefährlich oder ernsthaft falsch ist, zum Beispiel Betrug, ein Sicherheitsrisiko, einen Datenschutzverstoß, Missbrauch oder eine Vertuschung, möchten wir, dass Sie es uns mitteilen. Wenden Sie sich an Ihre Führungskraft oder, wenn Sie das vorziehen, an die Leitung Personal oder die Geschäftsführung, wenn sich die Beschwerde gegen die Leitung Personal richtet. Wir gehen Ihrem Hinweis nach, behandeln Ihren Namen so vertraulich, wie wir es können und das Gesetz es zulässt, und wir sanktionieren Sie nicht dafür, dass Sie ein Anliegen in gutem Glauben vorbringen, auch wenn es sich als irrig erweist. Das Gesetz kann Sie auch schützen, wenn Sie sich an eine Behörde wenden.

8.6 Alkohol, Drogen und Arbeitsfähigkeit

Sie müssen in der Lage sein, sicher zu arbeiten. Sie dürfen nicht unter dem Einfluss von Alkohol oder illegalen Drogen arbeiten und sie nicht in den Räumen des Unternehmens oder während der Arbeitszeit konsumieren. Wenn Sie ein Medikament einnehmen, das Ihre Arbeit oder Sicherheit beeinträchtigen kann, teilen Sie es Ihrer Führungskraft mit, damit wir Sie und andere schützen können; wofür Sie das Medikament einnehmen, müssen Sie nicht sagen. Wenn Sie ein Problem mit Alkohol oder Drogen haben, sagen Sie es uns. Wir unterstützen Sie, soweit wir vernünftigerweise können.

8.7 Kleidung und Erscheinungsbild

Kleiden Sie sich so, dass es zu Ihrer Arbeit und den Menschen passt, denen Sie begegnen, und dass es sicher ist. Wir wenden Kleidungsvorgaben auf alle gleich an und berücksichtigen angemessen Religion, Weltanschauung, Gesundheit, Behinderung und Kultur.

9. Gleichbehandlung, Würde und Belästigung

9.1 Unser Bekenntnis

Northwind Studio GmbH bekennt sich zu einem Arbeitsplatz, an dem alle fair und mit Würde behandelt werden. Wir dulden keine Diskriminierung, Belästigung oder Benachteiligung. Wir stellen Menschen ein, schulen, bezahlen, befördern und führen sie auf der Grundlage von Fähigkeit und Leistung.

9.2 Was geschützt ist

Sie dürfen in keinem Bereich Ihrer Arbeit schlechter behandelt werden wegen eines Merkmals, das das Recht von Deutschland schützt, und in jedem Fall nicht wegen Ihrer Rasse, Hautfarbe, ethnischen oder nationalen Herkunft, Staatsangehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, Ihres Geschlechts, Ihrer Geschlechtsidentität oder Ihres Geschlechtsausdrucks, Ihrer sexuellen Orientierung, Ihres Ehe- oder Familienstands, einer Schwangerschaft, Ihres Alters, einer Behinderung oder Ihres Gesundheitszustands. Das gilt für Einstellung, Vergütung, Schulung, Beförderung, Disziplinarmaßnahmen, Kündigung und den alltäglichen Umgang.

9.3 Belästigung und Mobbing

Belästigung ist unerwünschtes Verhalten, das die Würde einer Person verletzt oder ein einschüchterndes, feindseliges, erniedrigendes oder beleidigendes Umfeld schafft. Dazu gehören unerwünschte Witze, Bemerkungen, Spitznamen, Gesten, Nachrichten, Bilder, Berührungen, Ausgrenzung und Druck zu persönlicher oder sexueller Zuwendung. Mobbing ist ein wiederholtes Verhaltensmuster, das eine Person untergräbt, demütigt oder einschüchtert. Beides ist Fehlverhalten, gleichgültig ob es am Arbeitsplatz, bei Veranstaltungen, auf Reisen, in Nachrichten, in sozialen Medien oder außerhalb der Arbeitszeit geschieht, sofern es mit der Arbeit zusammenhängt. Es kommt nicht darauf an, ob die Person kränken wollte. Entscheidend sind die Wirkung und die Frage, ob eine vernünftige Person das Verhalten als inakzeptabel ansehen würde.

Angemessene Führung, etwa ehrliches Feedback, das Setzen von Zielen oder die Einleitung eines fairen Disziplinarverfahrens, ist weder Belästigung noch Mobbing.

9.4 Wenn Sie es erleben oder beobachten

Sie können der Person sagen, dass ihr Verhalten unerwünscht ist, wenn Sie sich dazu in der Lage fühlen. Sie müssen es nicht. Sie können sich direkt an die Leitung Personal oder die Geschäftsführung, wenn sich die Beschwerde gegen die Leitung Personal richtet wenden oder Abschnitt 15 folgen. Wir nehmen Ihre Schilderung ernst, handeln schnell, behandeln die Angelegenheit so vertraulich, wie wir es können, und schützen Sie vor Vergeltung. Wir untersuchen fair, hören alle Beteiligten an und entscheiden dann, was zu tun ist. Wer eine andere Person belästigt oder gemobbt oder jemanden benachteiligt hat, der ein Anliegen vorgebracht hat, hat mit Maßnahmen nach Abschnitt 14 zu rechnen, die bis zur Kündigung reichen können.

9.5 Anpassungen

Wir nehmen für Beschäftigte mit einer Behinderung oder einer Erkrankung angemessene Anpassungen vor und treffen angemessene Vorkehrungen für die Religionsausübung, soweit wir können und das Gesetz es verlangt. Bitte sprechen Sie mit Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example) darüber, was Ihnen helfen würde.

10. Arbeitsschutz und Gesundheit

10.1 Unsere Pflicht und Ihre

Wir stellen einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz, die Ausrüstung und Schulung, die Sie brauchen, und einen Weg zur Meldung von Bedenken bereit, wie es das Recht von Deutschland verlangt. Verantwortlich für Arbeitsschutz ist Tom Reilly, Leiter Betrieb.

Sie müssen angemessen auf Ihre eigene Gesundheit und Sicherheit sowie die anderer Personen achten, die von Ihrem Handeln betroffen sein können, Sicherheitsanweisungen und Schulungen befolgen, Geräte ordnungsgemäß verwenden und nichts verändern, was der Sicherheit dient.

10.2 Meldung

Melden Sie jeden Unfall, jede Verletzung, jeden Beinaheunfall, jede Gefahr und jeden unsicheren Zustand sofort Ihrer Führungskraft und Tom Reilly, Leiter Betrieb, auch wenn niemand verletzt wurde. Wir führen Aufzeichnungen über Unfälle und melden sie den Behörden, wo das Gesetz es verlangt. Sie dürfen die Arbeit einstellen und eine Gefahr verlassen, die Sie vernünftigerweise für ernst und unmittelbar halten, und dürfen dafür nicht sanktioniert werden.

10.3 Notfälle

Vergewissern Sie sich, wo sich Ausgänge, Erste-Hilfe-Material und Brandschutzeinrichtungen befinden, und befolgen Sie die Evakuierungsanweisungen. In einem Notfall schützen Sie zuerst Leben und rufen dann den Notruf.

10.4 Arbeitsplatz und Wohlbefinden

Wenn Sie an einem Bildschirm arbeiten, stellen Sie Sitz und Bildschirm richtig ein und machen Sie regelmäßig kurze Pausen davon. Sagen Sie uns, wenn Ihr Arbeitsplatz Beschwerden verursacht. Uns liegt Ihre psychische ebenso wie Ihre körperliche Gesundheit am Herzen. Wenn die Arbeit Sie belastet, sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft oder mit Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example). Wir prüfen, was wir ändern können, zum Beispiel Arbeitsmenge oder Fristen.

10.5 Rauchen und Dampfen

Rauchen und Dampfen sind in den Räumen, in Fahrzeugen des Unternehmens und überall dort, wo das Gesetz es verbietet, nicht erlaubt.

10.6 Reisen

Wenn Sie für das Unternehmen reisen, befolgen Sie die Reiseregeln, die wir Ihnen geben, und das Recht der Orte, die Sie besuchen. Teilen Sie Ihrer Führungskraft jede Erkrankung oder jedes Bedenken mit, die Ihre Reise beeinträchtigen können.

11. Betriebsmittel, IT und Sicherheit

11.1 Nutzung von Betriebsmitteln

Computer, Telefone, Konten, Netzwerke, Software und andere Ausrüstung, die wir bereitstellen, dienen den Geschäften des Unternehmens. Eine begrenzte private Nutzung ist in Ordnung, wenn sie angemessen ist, Ihre Arbeit nicht stört, das Unternehmen kein Geld kostet, weder gegen das Gesetz noch gegen eine Regel in diesem Handbuch verstößt und nichts Anstößiges beinhaltet. Bedenken Sie, dass Systeme des Unternehmens in der in Abschnitt 11.6 beschriebenen Weise überwacht werden.

11.2 Passwörter und Konten

• Halten Sie Ihre Passwörter geheim. Geben Sie sie nie weiter, auch nicht an Kolleginnen und Kollegen oder IT-Personal.
• Verwenden Sie für jedes Konto ein langes, einmaliges Passwort, am besten mit einem Passwortmanager, und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, wo immer sie verfügbar ist.
• Sperren Sie Ihren Bildschirm, wenn Sie Ihren Platz verlassen.
• Verwenden Sie zum Speichern oder Versenden von Informationen des Unternehmens nur Konten und Werkzeuge, die das Unternehmen freigegeben hat. Übertragen Sie Daten des Unternehmens nicht ohne Genehmigung in private E-Mail-Konten, private Cloud-Speicher oder auf private Geräte.

11.3 Geräte

Halten Sie Geräte des Unternehmens und private Geräte, die Sie für die Arbeit nutzen, auf dem neuesten Stand, durch eine Bildschirmsperre geschützt und, wo möglich, verschlüsselt. Installieren Sie keine nicht freigegebene Software und schalten Sie keinen Sicherheitsschutz ab. Melden Sie ein verlorenes oder gestohlenes Gerät sofort support@northwind.example, damit wir es sperren oder löschen können.

11.4 Phishing und Sicherheitsvorfälle

Seien Sie vorsichtig bei unerwarteten E-Mails, Links, Anhängen, Zahlungsaufforderungen und Passwortanfragen. Wenn etwas verdächtig aussieht, klicken Sie nicht und melden Sie es support@northwind.example. Wenn Sie glauben, einen Fehler gemacht zu haben, etwa indem Sie einen Link angeklickt oder etwas an die falsche Person gesendet haben, melden Sie es sofort. Schnelle Meldung begrenzt den Schaden, und Sie werden nicht sanktioniert, wenn Sie einen ehrlichen Fehler melden.

11.5 Werkzeuge der künstlichen Intelligenz

Sie dürfen freigegebene Werkzeuge der künstlichen Intelligenz zur Unterstützung Ihrer Arbeit nutzen. Geben Sie keine personenbezogenen Daten, Kundendaten, Passwörter, Quellcodes oder vertraulichen Informationen des Unternehmens in ein Werkzeug ein, das für diesen Zweck nicht freigegeben ist. Prüfen Sie, was ein Werkzeug liefert, bevor Sie sich darauf verlassen oder es weitergeben: Sie bleiben für die von Ihnen gelieferte Arbeit verantwortlich. Geben Sie maschinell erzeugtes Material nicht als Ihre eigene fachliche Beratung aus, wenn dies eine Kundin oder einen Kunden täuschen würde.

11.6 Überwachung

Zum Schutz des Unternehmens, seiner Kundschaft und seiner Beschäftigten können wir die Nutzung der Systeme des Unternehmens überwachen und protokollieren, zum Beispiel E-Mail, Internetnutzung, Dateien, Zutritt zu Gebäuden und den Standort von Fahrzeugen des Unternehmens. Wir tun dies nur, soweit das Recht von Deutschland es erlaubt, zu rechtmäßigen Zwecken, verhältnismäßig zum Zweck und wie in unserer Datenschutzerklärung für Beschäftigte beschrieben. Private Nachrichten auf privaten Konten oder Geräten lesen wir nicht.

11.7 Eigentum des Unternehmens

Die Ausrüstung des Unternehmens bleibt Eigentum des Unternehmens. Gehen Sie sorgsam damit um und verleihen Sie sie nicht. Sie müssen sie zurückgeben, wenn wir darum bitten, und in jedem Fall nach Abschnitt 17.

12. Daten, Datenschutz und Vertraulichkeit

12.1 Personenbezogene Daten der Beschäftigten

Wir erheben und verwenden Informationen über Sie, zum Beispiel Ihre Kontaktdaten, Vergütung, Bankverbindung, Anwesenheit, Leistung und, wo erforderlich, Gesundheitsinformationen, um Sie zu beschäftigen, zu bezahlen, das Geschäft zu führen und das Gesetz einzuhalten. Wir schützen sie, geben sie nur an diejenigen weiter, die sie brauchen, wie Lohnbuchhaltung, Steuerbehörden, Versicherer und fachliche Berater, und speichern sie nur so lange wie nötig. Sie können Einsicht in Ihre personenbezogenen Daten verlangen, sie berichtigen lassen und, wo das Gesetz Ihnen das Recht gibt, ihre Löschung verlangen oder der Verwendung widersprechen. Wenden Sie sich an Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example). Einzelheiten enthält unsere Datenschutzerklärung für Beschäftigte.

12.2 Personenbezogene Daten anderer

Bei der Arbeit können Sie mit personenbezogenen Daten von Kundinnen und Kunden, Kolleginnen und Kollegen und anderen Personen umgehen. Verwenden Sie sie nur für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nur im erforderlichen Umfang und nur so, wie Ihre Tätigkeit es verlangt. Schützen Sie sie und geben Sie sie nicht außerhalb des Unternehmens weiter, es sei denn, die Regeln des Unternehmens erlauben es. Melden Sie jeden Verlust, Diebstahl oder jede unrechtmäßige Offenlegung personenbezogener Daten sofort support@northwind.example, da das Gesetz uns verpflichten kann, die Behörden und die betroffenen Personen innerhalb kurzer Zeit zu benachrichtigen.

12.3 Vertrauliche Informationen

Vertrauliche Informationen sind Informationen, die nicht öffentlich sind und für das Unternehmen oder für andere, die sie uns anvertraut haben, einen Wert haben. Beispiele sind Kundenlisten, Preise, Pläne, Finanzergebnisse, Quellcode, Entwürfe, Know-how, Verträge und alles, was als vertraulich gekennzeichnet ist. Sie müssen:

• sie nur für Ihre Arbeit verwenden;
• sie niemandem außerhalb des Unternehmens und keiner Kollegin und keinem Kollegen mitteilen, die sie nicht brauchen;
• sie schützen und bei Ihrem Ausscheiden zurückgeben oder löschen.

Diese Pflicht besteht nach dem Ende Ihres Arbeitsverhältnisses fort. Sie hindert Sie nicht daran, etwas zu tun, was das Gesetz schützt, etwa auf Fehlverhalten hinzuweisen (Abschnitt 8.5), sich an eine Behörde zu wenden, mit anderen über Ihre eigene Vergütung oder Arbeitsbedingungen zu sprechen oder Ihre allgemeinen Fähigkeiten und Erfahrungen zu nutzen.

12.4 Arbeitsergebnisse

Sofern Ihr Vertrag oder das Gesetz nichts anderes bestimmt, gehören Arbeitsergebnisse, die Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit erstellen, wie Dokumente, Entwürfe, Software und Ideen, dem Unternehmen, soweit das Recht von Deutschland es zulässt. Halten Sie sie in den Systemen des Unternehmens fest.

13. Soziale Medien und öffentliche Äußerungen

• Ihre privaten Konten gehören Ihnen, und wir respektieren Ihre Freiheit, Ihre Meinung zu äußern. Machen Sie bitte deutlich, dass es Ihre eigene Meinung ist, und sprechen Sie nicht für das Unternehmen, es sei denn, Sie sind dazu befugt.
• Veröffentlichen Sie keine vertraulichen Informationen, Kundendaten, unveröffentlichten Pläne oder privaten Bilder von Kolleginnen und Kollegen oder Kundinnen und Kunden, die bei der Arbeit aufgenommen wurden.
• Veröffentlichen Sie nichts, was Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden oder andere belästigt, bedroht oder diskriminiert oder was rechtswidrig ist. Abschnitt 9 gilt auch für das Verhalten im Internet.
• Wenn Sie Ihre Tätigkeit oder ein Produkt oder eine Dienstleistung des Unternehmens erwähnen und dafür bezahlt oder belohnt werden, müssen Sie dies offenlegen, wie Gesetz und Plattform es verlangen.
• Geben Sie ohne Genehmigung keine Interviews oder Erklärungen für das Unternehmen gegenüber der Presse ab. Leiten Sie Presseanfragen an Ihre Führungskraft weiter.
• Seien Sie vorsichtig, wenn Sie um eine Referenz oder Auskunft über frühere Kolleginnen und Kollegen gebeten werden. Leiten Sie solche Anfragen an Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example) weiter.

Wenn Sie online etwas sehen, das dem Unternehmen oder einer Kollegin oder einem Kollegen schadet, teilen Sie es Ihrer Führungskraft mit. Antworten Sie nicht im Namen des Unternehmens.

14. Leistung, Disziplinarmaßnahmen und Kündigung

14.1 Leistung

Ihre Führungskraft setzt mit Ihnen klare Ziele und spricht oft mit Ihnen über Ihre Arbeit. Ihre Leistung wird zweimal im Jahr, im Juni und im Dezember beurteilt. Eine Beurteilung ist ein Gespräch darüber, was gut läuft, was besser sein könnte, und über Ihre Entwicklung und Weiterbildung. Entspricht Ihre Arbeit nicht dem erforderlichen Standard, sagt Ihre Führungskraft dies früh, erklärt, was erwartet wird, bietet Ihnen Unterstützung und Schulung an und gewährt Ihnen angemessene Zeit zur Verbesserung. Verbessert sie sich nicht, können wir die Schritte nach Abschnitt 14.3 anwenden.

14.2 Fehlverhalten

Fehlverhalten ist ein schwerer oder wiederholter Verstoß gegen die Regeln am Arbeitsplatz. Beispiele sind:

• wiederholtes Zuspätkommen oder unentschuldigtes Fehlen;
• die Verweigerung einer rechtmäßigen und angemessenen Anweisung;
• Nachlässigkeit, die Schaden oder Verlust verursacht;
• Verstöße gegen die Regeln in diesem Handbuch;
• Unehrlichkeit, einschließlich falscher Arbeitszeitnachweise oder Auslagenanträge;
• Belästigung, Mobbing oder Diskriminierung;
• missbräuchliche Nutzung von Systemen oder Daten des Unternehmens;
• Verletzung der Vertraulichkeit;
• Verhalten bei der Arbeit oder außerhalb, das dem Ruf des Unternehmens oder dem Vertrauen, das wir in Sie setzen, ernsthaft schadet.

Grobes Fehlverhalten ist ein Fehlverhalten, das so schwer wiegt, dass es auch beim ersten Mal eine Kündigung rechtfertigen kann. Beispiele sind Diebstahl, Betrug, Gewalt oder Drohungen, schwere Belästigung, schwere Verstöße gegen Sicherheits- oder Datenschutzregeln, Arbeiten unter dem Einfluss von Drogen oder Alkohol, vorsätzliche Sachbeschädigung und schwere Verletzung der Vertraulichkeit. Diese Aufzählungen sind Beispiele und nicht abschließend.

14.3 Disziplinarverfahren

Wir behandeln Probleme fair und so, wie das Recht von Deutschland es verlangt. In der Regel gilt:

1. Informelles Gespräch. Bei geringfügigen Anlässen spricht Ihre Führungskraft mit Ihnen und erklärt, was sich ändern muss.
2. Untersuchung. Bei schwereren Angelegenheiten klärt jemand den Sachverhalt unverzüglich und ohne das Ergebnis vorwegzunehmen. Sie können gebeten werden, an einem Gespräch zum Sachverhalt teilzunehmen. Ist es zum Schutz von Personen oder der Untersuchung erforderlich, können Sie bei vollem Entgelt für möglichst kurze Zeit freigestellt werden. Eine Freistellung ist keine Strafe.
3. Einladung zu einem Gespräch. Sie erfahren schriftlich, worum es geht, erhalten die Beweise und eine angemessene Frist vor einem Gespräch, in dem Sie Stellung nehmen können.
4. Das Gespräch. Sie können eine Kollegin oder einen Kollegen oder, wo das Gesetz Ihnen das Recht gibt, eine Gewerkschaftsvertretung oder eine andere Begleitperson mitbringen. Sie können Ihre Sicht darlegen und Zeugen benennen.
5. Entscheidung. Die Entscheidung wird Ihnen schriftlich mit Begründung mitgeteilt. Je nach Schwere kann sie in keiner Maßnahme, einem Vermerk in Ihrer Akte, einer schriftlichen Abmahnung, einer letzten schriftlichen Abmahnung, einer Änderung der Aufgaben, einer Kündigung mit Frist oder, bei grobem Fehlverhalten, einer Kündigung ohne Frist bestehen.
6. Einspruch. Sie können innerhalb von 7 Tagen nach der Entscheidung schriftlich Einspruch bei einer ranghöheren Person einlegen, die zuvor nicht beteiligt war. Sie überprüft die Entscheidung, und die Entscheidung über den Einspruch ist endgültig.

Abmahnungen bleiben für begrenzte Zeit in Ihrer Akte, in der Regel 12 Monate, es sei denn, die Angelegenheit ist schwerwiegend. Wir können einen Schritt ändern oder auslassen, wo Gesetz oder Sachlage es verlangen, zum Beispiel bei grobem Fehlverhalten. Während der Probezeit oder bei kurzer Betriebszugehörigkeit können andere Regeln gelten, wir handeln aber stets fair.

14.4 Schlechte Leistung und mangelnde Eignung

Wenn Sie Ihre Arbeit aus Leistungsgründen oder wegen langfristiger gesundheitlicher Gründe nicht ausführen können, prüfen wir, welche Unterstützung, Schulung oder Anpassungen helfen würden, bevor wir einen anderen Schritt erwägen. Wir folgen demselben fairen Vorgehen wie in Abschnitt 14.3.

14.5 Stellenabbau

Wenn eine Stelle nicht mehr benötigt wird, zum Beispiel wegen einer Änderung im Geschäft, informieren wir die Betroffenen so früh wie möglich, beraten uns mit ihnen, wie das Gesetz es verlangt, suchen im Unternehmen nach anderer geeigneter Arbeit, wählen die Betroffenen fair nach objektiven Kriterien aus und zahlen, was Gesetz und Vertrag vorsehen.

15. Beschwerden vorbringen

Wenn Sie ein Problem bei der Arbeit haben, möchten wir davon erfahren und es beheben.

1. Zuerst sprechen. Wo Sie können, sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft. Viele Probleme lassen sich schnell und informell klären.
2. Schriftlich einreichen. Wenn es nicht geklärt wird oder wenn sich die Beschwerde gegen Ihre Führungskraft richtet, schreiben Sie an die Leitung Personal oder die Geschäftsführung, wenn sich die Beschwerde gegen die Leitung Personal richtet, schildern Sie das Problem und sagen Sie, was Sie sich wünschen.
3. Gespräch. Wir vereinbaren ohne unangemessene Verzögerung ein Gespräch. Sie können eine Begleitperson mitbringen, wie in Abschnitt 14.3. Richtet sich die Beschwerde gegen jemanden, erhält diese Person Gelegenheit zur Stellungnahme.
4. Ergebnis. Wir untersuchen, soweit erforderlich, und teilen Ihnen das Ergebnis und unsere nächsten Schritte schriftlich mit.
5. Einspruch. Wenn Sie nicht zufrieden sind, können Sie innerhalb von 7 Tagen schriftlich Einspruch bei einer ranghöheren Person einlegen, die zuvor nicht beteiligt war. Ihre Entscheidung beendet das Verfahren des Unternehmens.

Eine Beschwerde in gutem Glauben wird Ihnen niemals zum Nachteil gereichen. Die Nutzung dieses Verfahrens hindert Sie nicht daran, sich jederzeit an eine Arbeitsbehörde, ein Schiedsgericht oder ein Gericht zu wenden oder unabhängigen Rat einzuholen.

16. Arbeit von zu Hause und von unterwegs

16.1 Die Vereinbarung

Arbeit von zu Hause

Dienstag und Donnerstag

Arbeit von zu Hause ist eine Arbeitsweise, keine andere Stelle. Ihre Vergütung, Leistungen, Rechte und Pflichten bleiben dieselben, ebenso die Regeln in diesem Handbuch. Arbeiten Sie an dem Ort, den Sie mit uns vereinbart haben, und informieren Sie Ihre Führungskraft, bevor Sie an einem anderen Ort arbeiten, insbesondere in einem anderen Land, da Regeln zu Steuern, Sozialversicherung, Datenschutz und Einwanderung abweichen können.

16.2 Verfügbarkeit und Ergebnisse

Seien Sie während Ihrer vereinbarten Arbeitszeit verfügbar und erreichbar. Wir führen über Ergebnisse und klare Vereinbarungen, und wir vertrauen darauf, dass Sie Ihre Arbeit erledigen. Halten Sie Ihren Kalender aktuell, beantworten Sie Nachrichten in angemessener Zeit und nehmen Sie an wichtigen Besprechungen teil.

16.3 Ihr Arbeitsplatz

Wählen Sie einen Platz, der sicher ist, ruhig genug zum Arbeiten und privat genug, um vertrauliche Informationen zu schützen. Lassen Sie nicht zu, dass andere vertrauliche Informationen sehen oder hören oder Geräte des Unternehmens benutzen. Die Pflichten zum Arbeitsschutz nach Abschnitt 10 gelten auch zu Hause. Informieren Sie uns über jeden Unfall, der sich während Ihrer Arbeit ereignet. Wir unterstützen Sie bei der Ausrüstung, die Sie für Ihre Arbeit brauchen, wie vorab vereinbart.

16.4 Kosten

Sofern Gesetz oder Vertrag nichts anderes bestimmen, erstattet das Unternehmen die angemessenen, genehmigten Kosten der Arbeit von zu Hause, zum Beispiel für Ausrüstung, die wir Sie zu nutzen gebeten haben. Fragen Sie Ihre Führungskraft, bevor Sie Geld ausgeben.

16.5 Beendigung der Vereinbarung

Ändert sich der Bedarf des Unternehmens oder funktioniert die Vereinbarung nicht, können wir sie nach Rücksprache mit Ihnen und mit angemessener Ankündigung ändern oder beenden, soweit Vertrag und Gesetz es zulassen. Auch Sie können um eine Änderung bitten.

17. Ausscheiden aus dem Unternehmen

17.1 Kündigung durch Sie

Wenn Sie sich zum Gehen entscheiden, informieren Sie bitte zuerst Ihre Führungskraft und bestätigen Sie dies dann schriftlich. Nach der Probezeit gilt für die Kündigungsfrist, die Sie einhalten müssen und die wir einhalten müssen: 1 Monat seitens der beschäftigten Person, 2 Monate seitens des Unternehmens oder die längere gesetzlich vorgeschriebene Frist. Ihr Vertrag kann eine andere Frist vorsehen, und verlangt das Gesetz eine längere Frist von uns, halten wir diese ein. Während der Probezeit gilt die Kündigungsfrist Ihres Vertrags.

17.2 Während der Kündigungsfrist

Sie müssen weiterhin wie gewohnt arbeiten, Ihre Pflichten erfüllen und bei der Übergabe Ihrer Arbeit helfen. Wir können Sie bitten, während der gesamten Kündigungsfrist oder eines Teils davon nicht zu arbeiten oder fernzubleiben, und zahlen Ihnen dann, was Gesetz und Vertrag vorsehen. Wir können Sie bitten, noch offenen Urlaub während der Kündigungsfrist zu nehmen.

17.3 Eigentum des Unternehmens und Zugang

Innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Ihrem letzten Arbeitstag, oder früher auf unsere Bitte, müssen Sie das gesamte Eigentum des Unternehmens zurückgeben, einschließlich Ausrüstung, Karten, Schlüssel, Dokumente und Kopien von Informationen des Unternehmens, und Informationen des Unternehmens von privaten Geräten und Konten löschen. Ihr Zugang zu den Systemen des Unternehmens endet an Ihrem letzten Arbeitstag oder früher, wenn wir es brauchen.

17.4 Schlusszahlung

Wir zahlen Ihnen Ihre Schlusszahlung zum üblichen Zahltag oder früher, wenn das Gesetz es verlangt. Sie umfasst verdientes Entgelt und nicht genommenen Urlaub, wie Gesetz und Vertrag es vorsehen, abzüglich rechtmäßiger Abzüge. Wir händigen Ihnen alle Unterlagen aus, die das Gesetz verlangt, zum Beispiel eine Beschäftigungsbescheinigung und Steuerunterlagen.

17.5 Referenzen

Wir stellen eine sachliche Referenz aus, die die Dauer Ihrer Beschäftigung und Ihre Stellenbezeichnung bestätigt und mehr aussagen kann, wo wir es vereinbart haben. Anfragen richten Sie an Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example).

17.6 Nach Ihrem Ausscheiden

Ihre Vertraulichkeitspflicht nach Abschnitt 12 besteht fort. Weitere Pflichten nach dem Ausscheiden, zum Beispiel ein Wettbewerbsverbot, gelten nur, wenn sie in Ihrem Vertrag stehen und nach dem Gesetz wirksam sind.

17.7 Abschlussgespräch

Wir würden gern Ihre Sicht hören, bevor Sie gehen. Das Gespräch ist vertraulich, und Sie müssen nicht teilnehmen, aber es hilft uns, besser zu werden.

18. Empfangsbestätigung

Ich habe ein Exemplar des Mitarbeiterhandbuchs von Northwind Studio GmbH, gültig ab 1. Januar 2027, erhalten. Ich habe es gelesen und verstehe, dass ich mich bei Fragen an Maria Lopez, Leiterin Personal (maria@northwind.example) wenden soll. Ich verstehe, dass es erklärt, wie wir arbeiten, dass das Unternehmen es aktualisieren kann und dass es mir für sich allein keine Rechte über diejenigen aus meinem Vertrag und dem Gesetz hinaus gibt.

Beschäftigte Person
Name: ______________
Stellenbezeichnung: ______________
Unterschrift: ______________
Datum: ______________

Für Northwind Studio GmbH
Name: ______________
Funktion: ______________
Unterschrift: ______________
Datum: ______________