Manualul angajatului

Manualul angajatului

Northwind Studio Ltd
14 Harbour Road, Cork, Irlanda

În vigoare de la 1 ianuarie 2027

1. Bun venit

Bun venit la Northwind Studio Ltd. Ne bucurăm că sunteți alături de noi și ne dorim ca activitatea dumneavoastră la noi să decurgă bine.

Acest manual explică modul în care lucrăm împreună: ce așteptăm de la dumneavoastră, ce puteți aștepta de la noi și unde vă puteți adresa atunci când aveți nevoie de ajutor. Nu poate acoperi orice situație. Acolo unde nu spune nimic, îi rugăm pe toți să dea dovadă de bun simț, să acționeze în acord cu valorile noastre și să întrebe atunci când nu sunt siguri.

Dacă aveți o întrebare despre orice prevedere din acest manual, adresați-vă lui Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example).

2. Despre noi

Proiectăm și construim site-uri web și aplicații mobile pentru întreprinderi mici și le întreținem după lansare.

Valorile noastre ne călăuzesc în relația dintre noi, cu clienții și cu persoanele cu care lucrăm:

Suntem cinstiți unii cu alții și cu clienții. Lucrăm cu grijă. Ne ajutăm colegii. Continuăm să învățăm.

3. Cum se folosește acest manual

• Acest manual se aplică tuturor persoanelor care lucrează pentru Northwind Studio Ltd („Societatea”), indiferent de funcție. În acest manual „dumneavoastră” înseamnă persoana care îl citește, iar „managerul dumneavoastră” înseamnă persoana căreia îi raportați.
• Legislația din Irlanda stabilește multe dintre drepturile dumneavoastră la locul de muncă, de exemplu salariul minim, concediul, timpul de lucru și protecția împotriva tratamentului inechitabil. Acolo unde legea vă oferă mai mult decât acest manual, se aplică legea. Acolo unde acest manual vă oferă mai mult decât legea, se aplică acest manual.
• Contractul dumneavoastră de muncă sau oferta de angajare este documentul principal privind funcția dumneavoastră. Dacă acesta prevede altceva decât acest manual, se aplică contractul, cu excepția cazului în care manualul este mai favorabil dumneavoastră.
• Acest manual este un ghid al modului nostru de lucru. În sine, nu creează nicio promisiune care nu se află în contractul dumneavoastră și nu este un contract, decât dacă contractul dumneavoastră prevede astfel.
• Putem modifica acest manual din când în când, de exemplu atunci când se schimbă legea sau activitatea. Vă vom anunța despre modificările importante înainte de intrarea lor în vigoare și vom păstra versiunea actuală într-un loc în care toți angajații o pot citi.

4. Elementele de bază ale angajării

4.1 Condițiile dumneavoastră

Veți primi în scris principalele condiții ale angajării: denumirea funcției, managerul, locul de muncă, salariul, programul, concediul și preavizul aplicabil. Dacă oricare dintre acestea se modifică, vă vom informa în scris.

4.2 Dreptul de a munci și evidențe

Înainte de începerea activității, putem avea nevoie să verificăm dacă aveți dreptul de a munci legal în țara în care veți lucra și vă vom cere documentele pe care legea le impune. Vă rugăm să păstrați la zi datele dumneavoastră personale la Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example), inclusiv adresa, datele de contact, datele bancare și persoana de contact pentru urgențe. Folosim aceste informații numai în modul prevăzut la secțiunea 12.

4.3 Perioada de probă

Prima perioadă a angajării dumneavoastră, primele 3 luni, este perioadă de probă. Este un interval în care și dumneavoastră, și noi vedem dacă funcția se potrivește. În perioada de probă, managerul dumneavoastră va discuta periodic cu dumneavoastră despre evoluția activității și vă va spune din timp dacă există o problemă. Perioada poate fi prelungită prin acord sau în limitele permise de lege, dacă ați lipsit sau dacă este nevoie de mai mult timp pentru a decide. Acolo unde legea vă oferă protecție în perioada de probă, acea protecție se aplică.

4.4 Modificări ale funcției dumneavoastră

Atribuțiile dumneavoastră se pot schimba odată cu activitatea Societății. Vom discuta cu dumneavoastră înainte de orice modificare importantă a rolului, a locului de muncă, a programului sau a salariului și vom efectua orice astfel de modificare în modul permis de lege și de contractul dumneavoastră.

4.5 Alte activități

Trebuie să vă informați managerul înainte de a accepta o altă muncă remunerată, de a conduce o afacere sau de a ocupa o funcție într-o altă organizație. Nu puteți face acest lucru dacă ar afecta activitatea dumneavoastră pentru noi, ar crea un conflict de interese, ar folosi timpul sau bunurile Societății sau ar concura cu Societatea. Voluntariatul neremunerat și interesele personale țin de viața dumneavoastră privată, cu excepția cazului în care vă afectează munca.

5. Program și prezență

5.1 Programul normal

Săptămâna dumneavoastră normală de lucru este: 40 de ore, de luni până vineri, între 9:00 și 17:30, cu o pauză de masă neplătită de 30 de minute. Contractul dumneavoastră precizează dacă programul este diferit.

5.2 Respectarea orelor

Vă rugăm să fiți pregătit să începeți lucrul la ora stabilită. Dacă întârziați sau nu puteți veni, anunțați-vă managerul cât mai devreme, înainte de începerea zilei de lucru, și spuneți când vă așteptați să reveniți. Dacă lucrați de acasă, anunțați-vă managerul dacă nu veți fi disponibil în orele dumneavoastră obișnuite.

5.3 Pauze și odihnă

Aveți dreptul la pauzele și perioadele de odihnă stabilite de lege și ne așteptăm să le folosiți. Faceți pauzele departe de birou, atunci când este posibil. Managerul dumneavoastră va planifica munca astfel încât perioadele de odihnă să poată fi respectate.

5.4 Ore suplimentare

Ore suplimentare

Nu vi se poate cere să lucrați mai mult decât limita săptămânală stabilită de lege și nu puteți fi tratat inechitabil pentru că refuzați să lucrați mai mult decât permite legea.

5.5 Absența neplanificată

Dacă nu puteți veni la muncă din alt motiv decât un concediu planificat, de exemplu boală sau o urgență, urmați secțiunea 7.2 sau anunțați-vă managerul cât mai curând posibil. Absența care nu este raportată sau nu este explicată poate fi tratată ca absență nemotivată și soluționată conform secțiunii 14.

6. Salariu și cheltuieli

6.1 Salariul

Salariul dumneavoastră este stabilit în contract. Se plătește în euro: lunar, în ultima zi lucrătoare a lunii, prin transfer bancar. Fiecare plată este însoțită de o fișă de salariu care arată salariul brut, rețineri și salariul net. Reținem impozitele, contribuțiile sociale și alte sume pe care legea le impune. Nu vom efectua nicio altă reținere din salariul dumneavoastră fără acordul dumneavoastră, cu excepția cazului în care legea o permite.

Dacă considerați că salariul dumneavoastră este greșit, anunțați-l pe Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example) imediat ce observați, în scris dacă puteți. Vom analiza situația rapid și vom corecta orice eroare. Dacă v-am plătit în plus, vom discuta cu dumneavoastră înainte de a recupera suma și vom conveni asupra unui mod rezonabil de restituire, în limitele permise de lege.

6.2 Revizuirea salariilor

Revizuim salariile în mod regulat. O revizuire nu promite o mărire. Salariul este analizat în funcție de performanță, de piață, de situația financiară a Societății și de lege, iar scopul nostru este să plătim echitabil munca de valoare egală.

6.3 Cheltuieli

Rambursăm cheltuielile rezonabile pe care le efectuați în interesul activității Societății, de exemplu transport, cazare și mese în deplasare și echipamente pe care managerul dumneavoastră v-a cerut să le cumpărați. Pentru a solicita rambursarea:

• obțineți aprobarea managerului înainte de orice cheltuială individuală care depășește 100 EUR;
• păstrați bonul sau factura;
• trimiteți cererea împreună cu documentele justificative prompt și, în orice caz, în termen de 60 de zile;
• nu solicitați rambursarea pentru bunuri personale sau pentru ceva ce a fost deja plătit de altcineva.

Rambursăm cererile aprobate odată cu următoarea plată obișnuită a salariului. Cererile false sau umflate constituie abatere gravă.

6.4 Carduri ale Societății și avansuri

Dacă Societatea vă pune la dispoziție un card de plată sau un avans, folosiți-l numai pentru activitatea Societății și predați managerului documentele justificative. Raportați imediat pierderea cardului.

7. Concedii

Drepturile privind concediile diferă de la o țară la alta. Acolo unde legea vă oferă mai multe zile de concediu, o plată mai mare în timpul concediului sau o protecție mai largă decât cele de mai jos, se aplică legea.

7.1 Concediul anual și sărbătorile legale

Aveți dreptul la concediu anual plătit de 25 de zile lucrătoare pe an, sau mai mult dacă legea acordă mai mult. Anul de concediu decurge conform contractului dumneavoastră. Aveți dreptul și la sărbătorile legale: sărbătorile legale din țara în care lucrează angajatul. Modul în care se efectuează și se reportează concediul urmează aceste reguli:

• Solicitați concediul managerului dumneavoastră din timp și în scris. Un concediu mai lung necesită un preaviz mai mare. Vom răspunde cât mai repede și nu vom refuza concediul fără un motiv legat de activitate.
• Vă putem cere să luați concediu la un anumit moment, de exemplu atunci când Societatea se închide, iar în acest caz vă vom acorda un preaviz rezonabil.
• Concediul neefectuat în cursul anului se reportează sau se plătește numai în măsura în care legea sau contractul dumneavoastră o permit.
• La încetarea angajării, vi se plătește concediul acumulat și neefectuat sau vi se poate cere să îl efectuați în perioada de preaviz, în măsura în care legea o permite.

7.2 Boala

Dacă vă simțiți rău, anunțați-vă managerul înainte de ora obișnuită de începere a programului, spuneți cât timp vă așteptați să lipsiți și păstrați legătura. Pentru o boală de scurtă durată vi se poate cere să confirmați printr-o scurtă notă ce a fost în neregulă. Pentru o absență mai lungă sau atunci când legea o impune, vi se poate cere un certificat medical de la un medic. Nu vom cere mai multe detalii medicale decât este necesar.

Plata în caz de boală: salariul integral pentru primele 10 zile dintr-un an, apoi indemnizația de boală prevăzută de lege.

Păstrăm confidențialitatea motivelor bolii dumneavoastră și le împărtășim numai cu cei care au nevoie de ele pentru a gestiona absența și a vă sprijini. La întoarcere, managerul dumneavoastră poate discuta cu dumneavoastră despre starea dumneavoastră și despre ce putem face pentru a vă ajuta, inclusiv modificări ale activității. Dacă aveți o afecțiune pe termen lung sau o dizabilitate, vom face ajustări rezonabile, așa cum cere legea și în măsura posibilităților noastre.

7.3 Concediul familial

Concediul de maternitate, de paternitate, de adopție, parental și de îngrijire urmează legislația din Irlanda și cele de mai jos:

Conform legii. Societatea adaugă 4 săptămâni cu salariul integral la concediul legal de maternitate după 12 luni de vechime.

Nu trebuie să ne spuneți că sunteți însărcinată înainte de a fi pregătită, dar vă rugăm să ne anunțați cât mai devreme în mod rezonabil, pentru a vă putea proteja sănătatea și securitatea și pentru a planifica concediul. Vă vom proteja locul de muncă și drepturile în timpul și după concediul familial, așa cum cere legea, și nu vă vom trata nefavorabil pentru că sunteți însărcinată, ați luat sau ați solicitat concediu familial ori aveți obligații de îngrijire.

7.4 Timp liber pentru urgențe și îndatoriri publice

Aveți dreptul la timp liber rezonabil pentru urgențe care implică o persoană aflată în întreținerea dumneavoastră și pentru îndatoriri publice, precum participarea ca jurat sau activitatea într-un organism public, în conformitate cu legislația din Irlanda. Anunțați-vă managerul cât mai curând posibil. Dacă acel timp este plătit sau nu depinde de lege.

7.5 Alte concedii

3 zile de concediu plătit de doliu pentru o rudă apropiată, 1 zi plătită pentru mutarea locuinței și concediu de studii fără plată, prin acord.

7.6 Concediul fără plată

Puteți solicita concediu fără plată pentru un motiv care nu este acoperit mai sus. Fiecare cerere este analizată pe fond și vom explica motivul dacă răspunsul este negativ.

8. Conduita la locul de muncă

8.1 Ce așteptăm

Ne așteptăm ca toți:

• să își desfășoare activitatea cu grijă și la nivelul convenit;
• să fie cinstiți și deschiși în muncă și în ceea ce spun colegilor, clienților și Societății;
• să trateze pe toată lumea cu politețe și respect, în persoană și online;
• să respecte instrucțiunile rezonabile și legea la locul de muncă;
• să aibă grijă de bunurile și de banii Societății ca de ale lor;
• să respecte politicile din acest manual.

8.2 Conflicte de interese

Un conflict de interese apare atunci când interesele dumneavoastră personale ar putea afecta sau ar putea părea că afectează judecata dumneavoastră la locul de muncă. Exemple sunt desfășurarea de afaceri cu o societate deținută de o rudă, un al doilea loc de muncă la un concurent sau folosirea informațiilor Societății în folos propriu. Anunțați-vă managerul de îndată ce observați un posibil conflict, pentru ca acesta să fie tratat deschis.

8.3 Cadouri și ospitalitate

Nu acceptați și nu oferiți cadouri, favoruri sau ospitalitate care ar putea influența o decizie de afaceri sau ar putea părea că o influențează. Cadourile mici, ocazionale, de valoare modestă, și mesele de afaceri obișnuite sunt de regulă acceptabile. Dacă vi se oferă ceva mai mult sau nu sunteți sigur, întrebați-vă managerul. Nu oferiți și nu acceptați niciodată bani sau altceva de valoare pentru a obține sau a acorda un avantaj necuvenit.

8.4 Mită, fraudă și respectarea legii

Societatea nu plătește și nu acceptă mită și nu tolerează frauda, furtul, spălarea banilor sau evaziunea fiscală. Aceasta se aplică în fiecare țară în care lucrăm și persoanelor care acționează în numele nostru. Anunțați de îndată managerul dumneavoastră sau pe managerul resurse umane sau directorul general, dacă plângerea vizează managerul resurse umane dacă bănuiți oricare dintre acestea.

8.5 Semnalarea problemelor

Dacă observați la locul de muncă ceva ilegal, periculos sau grav în neregulă, de exemplu fraudă, un risc pentru securitate, o încălcare a protecției datelor, un abuz sau o mușamalizare, dorim să ne spuneți. Semnalați problema managerului dumneavoastră sau, dacă preferați, lui managerul resurse umane sau directorul general, dacă plângerea vizează managerul resurse umane. Vom analiza ceea ce ne spuneți, vă vom păstra identitatea confidențială în măsura posibilităților și în limitele permise de lege și nu vă vom sancționa pentru că ați semnalat cu bună-credință o îngrijorare, chiar dacă se dovedește greșită. Legea vă poate proteja și dacă raportați unei autorități publice.

8.6 Alcool, droguri și aptitudinea pentru muncă

Trebuie să fiți apt să lucrați în siguranță. Nu aveți voie să lucrați sub influența alcoolului sau a drogurilor ilegale și nici să le consumați în incinta Societății sau în timpul programului. Dacă luați un medicament care vă poate afecta munca sau siguranța, anunțați-vă managerul pentru a vă putea proteja pe dumneavoastră și pe ceilalți; nu trebuie să spuneți pentru ce este medicamentul. Dacă aveți o problemă cu alcoolul sau cu drogurile, spuneți-ne. Vă vom sprijini în măsura în care este rezonabil.

8.7 Ținuta și aspectul

Îmbrăcați-vă într-un mod potrivit pentru munca dumneavoastră și pentru persoanele pe care le întâlniți și care este sigur. Aplicăm orice îndrumare privind ținuta în același mod tuturor și vom face concesii rezonabile pentru religie, convingeri, sănătate, dizabilitate și cultură.

9. Egalitatea de tratament, demnitatea și hărțuirea

9.1 Angajamentul nostru

Northwind Studio Ltd se angajează să asigure un loc de muncă în care toți sunt tratați corect și cu demnitate. Nu acceptăm discriminarea, hărțuirea sau victimizarea. Recrutăm, formăm, plătim, promovăm și conducem oamenii pe baza competenței și a meritului.

9.2 Ce este protejat

Nu puteți fi tratat mai rău, în nicio parte a activității dumneavoastră, din cauza unei caracteristici protejate de legislația din Irlanda și, în orice caz, din cauza rasei, culorii, originii etnice sau naționale, cetățeniei, religiei sau convingerilor, sexului, genului, identității sau expresiei de gen, orientării sexuale, stării civile sau familiale, sarcinii, vârstei, dizabilității sau stării de sănătate. Aceasta cuprinde angajarea, salarizarea, formarea, promovarea, disciplina, concedierea și tratamentul de zi cu zi.

9.3 Hărțuirea și intimidarea

Hărțuirea este un comportament nedorit care încalcă demnitatea unei persoane sau creează o atmosferă intimidantă, ostilă, degradantă ori ofensatoare. Include glume, remarci, porecle, gesturi, mesaje, imagini, atingeri, excludere și presiuni pentru atenție personală sau sexuală nedorite. Intimidarea (bullying) este un tipar repetat de comportament care subminează, umilește sau sperie o persoană. Ambele constituie abateri, indiferent dacă au loc la locul de muncă, la evenimente, în deplasări, în mesaje, pe rețelele sociale sau în afara programului, dacă au legătură cu munca. Nu contează dacă persoana a vrut să ofenseze. Contează efectul și dacă o persoană rezonabilă ar considera comportamentul inacceptabil.

Conducerea rezonabilă, de exemplu oferirea de feedback sincer, stabilirea de obiective sau inițierea unei proceduri disciplinare echitabile, nu constituie hărțuire sau intimidare.

9.4 Dacă o suferiți sau o observați

Puteți spune persoanei că comportamentul ei este nedorit, dacă vă simțiți în stare. Nu sunteți obligat. Vă puteți adresa direct lui managerul resurse umane sau directorul general, dacă plângerea vizează managerul resurse umane sau puteți urma secțiunea 15. Vom lua în serios ceea ce ne spuneți, vom acționa rapid, vom păstra cazul cât mai privat posibil și vă vom proteja împotriva represaliilor. Vom investiga în mod echitabil, vom asculta pe toți cei implicați și vom decide ce măsuri se impun. Oricine se dovedește că a hărțuit sau a intimidat o altă persoană ori că a victimizat pe cineva care a semnalat o problemă va face obiectul unor măsuri conform secțiunii 14, care pot include concedierea.

9.5 Ajustări

Vom face ajustări rezonabile pentru angajații cu dizabilități sau cu probleme de sănătate și adaptări rezonabile pentru practicarea religiei, în măsura posibilităților noastre și așa cum cere legea. Vă rugăm să discutați cu Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example) despre ce v-ar ajuta.

10. Sănătatea și securitatea în muncă

10.1 Obligația noastră și a dumneavoastră

Vă vom asigura un loc de muncă sigur și sănătos, echipamentul și formarea de care aveți nevoie și un mod de a raporta îngrijorări, așa cum cere legislația din Irlanda. Persoana responsabilă de sănătatea și securitatea în muncă este Tom Reilly, manager operațiuni.

Trebuie să aveți grijă în mod rezonabil de propria sănătate și securitate și de ale celorlalți care pot fi afectați de ceea ce faceți, să respectați instrucțiunile și formarea privind securitatea, să folosiți corect echipamentul și să nu interveniți asupra a ceea ce este pus la dispoziție pentru securitate.

10.2 Raportarea

Raportați imediat orice accident, rănire, incident evitat la limită, pericol sau condiție nesigură managerului dumneavoastră și lui Tom Reilly, manager operațiuni, chiar dacă nimeni nu a fost rănit. Păstrăm o evidență a accidentelor și le raportăm autorităților acolo unde legea ne obligă. Puteți înceta lucrul și părăsi un pericol despre care considerați rezonabil că este grav și iminent și nu puteți fi sancționat pentru aceasta.

10.3 Urgențe

Asigurați-vă că știți unde sunt ieșirile, trusele de prim ajutor și echipamentele de stingere a incendiilor și urmați instrucțiunile de evacuare. Într-o urgență, protejați mai întâi viața, apoi apelați serviciile de urgență.

10.4 Posturi de lucru și starea de bine

Dacă lucrați la ecran, reglați corect scaunul și ecranul și faceți pauze scurte regulate. Spuneți-ne dacă postul dumneavoastră de lucru vă provoacă disconfort. Ne pasă de sănătatea dumneavoastră mintală la fel ca de cea fizică. Dacă munca vă provoacă stres, discutați cu managerul dumneavoastră sau cu Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example). Vom analiza ce putem schimba, de exemplu volumul de muncă sau termenele.

10.5 Fumatul și vapatul

Fumatul și vapatul nu sunt permise în incintă, în vehiculele Societății sau în orice loc în care legea le interzice.

10.6 Deplasări

Când călătoriți pentru Societate, respectați regulile de deplasare pe care vi le dăm și legea locurilor pe care le vizitați. Spuneți-i managerului dumneavoastră despre orice afecțiune sau îngrijorare de sănătate care ar putea afecta deplasarea.

11. Echipamentele Societății, IT și securitate

11.1 Folosirea echipamentelor Societății

Calculatoarele, telefoanele, conturile, rețelele, programele și celelalte echipamente pe care vi le punem la dispoziție sunt destinate activității Societății. O utilizare personală limitată este acceptabilă dacă este rezonabilă, nu vă afectează munca, nu costă Societatea bani, nu încalcă legea sau vreo politică din acest manual și nu implică nimic ofensator. Rețineți că sistemele Societății sunt monitorizate în modurile prevăzute la secțiunea 11.6.

11.2 Parole și conturi

• Păstrați parolele secrete. Nu le dați nimănui, nici colegilor, nici personalului IT.
• Folosiți o parolă lungă și unică pentru fiecare cont, de preferință cu un manager de parole, și activați verificarea în doi pași oriunde este disponibilă.
• Blocați ecranul când părăsiți biroul.
• Folosiți numai conturile și instrumentele aprobate de Societate pentru a stoca sau a trimite informații ale Societății. Nu mutați datele Societății în e-mail personal, în stocare personală în cloud sau pe dispozitive personale fără aprobare.

11.3 Dispozitive

Păstrați actualizate dispozitivele Societății și dispozitivele personale pe care le folosiți pentru muncă, protejate prin blocarea ecranului și criptate acolo unde este posibil. Nu instalați programe neaprobate și nu dezactivați protecția de securitate. Raportați imediat lui support@northwind.example pierderea sau furtul unui dispozitiv, pentru ca noi să îl putem bloca sau șterge.

11.4 Phishing și incidente de securitate

Fiți atent la e-mailuri, linkuri, atașamente, cereri de plăți și cereri de parole neașteptate. Dacă ceva pare în neregulă, nu faceți clic și raportați lui support@northwind.example. Dacă credeți că ați greșit, de exemplu făcând clic pe un link sau trimițând ceva unei persoane greșite, raportați imediat. Raportarea rapidă limitează daunele și nu veți fi sancționat pentru raportarea unei greșeli făcute cu bună-credință.

11.5 Instrumente de inteligență artificială

Puteți folosi instrumente de inteligență artificială aprobate pentru a vă ajuta în muncă. Nu introduceți date cu caracter personal, date ale clienților, parole, cod sursă sau informații confidențiale ale Societății în niciun instrument care nu a fost aprobat în acest scop. Verificați ceea ce produce un instrument înainte de a vă baza pe rezultat sau de a-l transmite mai departe: rămâneți responsabil pentru lucrarea pe care o livrați. Nu prezentați material generat automat drept sfat de specialitate propriu atunci când acest lucru ar induce în eroare un client.

11.6 Monitorizare

Pentru a proteja Societatea, clienții și personalul, putem monitoriza și înregistra utilizarea sistemelor Societății, de exemplu e-mailul, utilizarea internetului, fișierele, accesul în clădiri și locația vehiculelor Societății. Facem acest lucru numai în măsura permisă de legislația din Irlanda, în scopuri legitime, proporțional cu scopul și așa cum este prevăzut în nota noastră de confidențialitate pentru personal. Nu citim mesaje private din conturi sau de pe dispozitive personale.

11.7 Bunurile Societății

Echipamentele Societății rămân proprietatea Societății. Aveți grijă de ele și nu le împrumutați altora. Trebuie să le predați atunci când vă cerem și, în orice caz, conform secțiunii 17.

12. Date, confidențialitate și secret

12.1 Datele personale ale angajaților

Colectăm și folosim informații despre dumneavoastră, de exemplu datele de contact, salariul, datele bancare, prezența, performanța și, acolo unde este necesar, informații privind sănătatea, pentru a vă angaja, a vă plăti, a conduce activitatea și a respecta legea. Le păstrăm în siguranță, le împărtășim numai cu cei care au nevoie de ele, precum salarizarea, autoritățile fiscale, asigurătorii și consilierii profesioniști, și le păstrăm numai cât timp este necesar. Puteți cere să vedeți datele dumneavoastră personale, să le corectați și, acolo unde legea vă dă dreptul, să le ștergeți sau să vă opuneți modului în care sunt folosite. Adresați-vă lui Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example). Nota noastră de confidențialitate pentru personal oferă detaliile.

12.2 Datele personale ale altor persoane

La locul de muncă puteți prelucra date personale despre clienți, colegi și alte persoane. Folosiți-le numai în scopul în care au fost colectate, numai în măsura necesară și numai în măsura în care funcția dumneavoastră o cere. Păstrați-le în siguranță și nu le divulgați în afara Societății, decât în măsura permisă de regulile Societății. Raportați imediat lui support@northwind.example orice pierdere, furt sau divulgare greșită de date personale, deoarece legea ne poate obliga să notificăm autoritățile și persoanele vizate într-un termen scurt.

12.3 Informații confidențiale

Informațiile confidențiale sunt informații care nu sunt publice și care au valoare pentru Societate sau pentru alții care ni le-au încredințat. Exemple sunt listele de clienți, prețurile, planurile, rezultatele financiare, codul sursă, desenele tehnice, know-how-ul, contractele și orice este marcat ca fiind confidențial. Trebuie:

• să le folosiți numai pentru munca dumneavoastră;
• să nu le spuneți nimănui din afara Societății și niciunui coleg care nu are nevoie de ele;
• să le păstrați în siguranță și să le returnați sau să le ștergeți la plecare.

Această obligație continuă și după încetarea angajării. Ea nu vă împiedică să faceți ceva ce legea protejează, cum ar fi semnalarea unor fapte ilicite (secțiunea 8.5), raportarea către o autoritate publică, discutarea cu alții a propriului salariu sau a propriilor condiții de muncă ori folosirea aptitudinilor și experienței dumneavoastră generale.

12.4 Lucrările create de dumneavoastră

Dacă contractul dumneavoastră sau legea nu prevăd altfel, lucrările pe care le creați în cadrul funcției, precum documente, desene, programe și idei, aparțin Societății, în măsura în care legislația din Irlanda o permite. Păstrați evidența lor în sistemele Societății.

13. Rețelele sociale și declarațiile publice

• Conturile dumneavoastră personale sunt ale dumneavoastră și respectăm libertatea de a vă exprima opiniile. Vă rugăm să precizați clar că opiniile sunt ale dumneavoastră și să nu vorbiți în numele Societății, decât dacă sunteți autorizat.
• Nu publicați informații confidențiale, date ale clienților, planuri nelansate sau imagini private ale colegilor ori clienților realizate la locul de muncă.
• Nu publicați nimic care hărțuiește, amenință sau discriminează colegi, clienți sau pe oricine altcineva ori care este ilegal. Secțiunea 9 se aplică și conduitei online.
• Dacă menționați funcția dumneavoastră sau un produs ori serviciu al Societății și sunteți plătit sau recompensat pentru aceasta, trebuie să precizați acest lucru, așa cum cer legea și platforma.
• Nu dați interviuri sau declarații în numele Societății presei fără aprobare. Transmiteți întrebările presei managerului dumneavoastră.
• Fiți atent dacă vi se cere o recomandare sau dacă sunteți întrebat despre foști colegi. Transmiteți astfel de cereri lui Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example).

Dacă vedeți online ceva care dăunează Societății sau unui coleg, spuneți-i managerului dumneavoastră. Nu răspundeți în numele Societății.

14. Performanța, disciplina și concedierea

14.1 Performanța

Managerul dumneavoastră va stabili obiective clare împreună cu dumneavoastră și va discuta des cu dumneavoastră despre muncă. Performanța dumneavoastră este evaluată de două ori pe an, în iunie și în decembrie. O evaluare este o discuție despre ce merge bine, ce ar putea fi mai bine, precum și despre dezvoltarea și formarea dumneavoastră. Dacă munca dumneavoastră nu are nivelul necesar, managerul vă va spune din timp, vă va explica ce se așteaptă, vă va oferi sprijin și formare și un timp rezonabil pentru a vă îmbunătăți. Dacă nu se îmbunătățește, putem folosi etapele din secțiunea 14.3.

14.2 Abaterea disciplinară

Abaterea este neîndeplinirea gravă sau repetată a regulilor locului de muncă. Exemple sunt:

• întârzierile repetate sau absența nemotivată;
• refuzul unei instrucțiuni legale și rezonabile;
• neglijența care cauzează prejudicii sau pierderi;
• încălcarea politicilor din acest manual;
• necinstea, inclusiv pontaje sau cereri de rambursare false;
• hărțuirea, intimidarea sau discriminarea;
• folosirea abuzivă a sistemelor sau a datelor Societății;
• încălcarea confidențialității;
• comportamentul la locul de muncă sau în afara lui care dăunează grav reputației Societății sau încrederii pe care o avem în dumneavoastră.

Abaterea gravă este abaterea atât de serioasă încât poate justifica concedierea chiar și la prima încălcare. Exemple sunt furtul, frauda, violența sau amenințările, hărțuirea gravă, încălcarea gravă a regulilor de securitate sau de protecție a datelor, lucrul sub influența drogurilor sau a alcoolului, deteriorarea intenționată a bunurilor și încălcarea gravă a confidențialității. Aceste liste sunt exemple și nu sunt exhaustive.

14.3 Etapele disciplinare

Tratăm problemele în mod echitabil și așa cum cere legislația din Irlanda. În mod normal:

1. Discuție informală. Pentru îngrijorări minore, managerul dumneavoastră va discuta cu dumneavoastră și va explica ce trebuie să se schimbe.
2. Investigație. Când cazul este mai grav, cineva va analiza faptele fără întârziere și fără a prejudeca rezultatul. Vi se poate cere să participați la o întâlnire privind faptele. Dacă este necesar pentru protecția persoanelor sau a investigației, puteți fi suspendat cu plata integrală a salariului pentru cel mai scurt timp posibil. Suspendarea nu este o sancțiune.
3. Convocarea la o întâlnire. Veți fi informat în scris despre ce este vorba, vi se vor prezenta probele și vi se va acorda un preaviz rezonabil pentru o întâlnire la care puteți răspunde.
4. Întâlnirea. Puteți aduce un coleg sau, acolo unde legea vă dă dreptul, un reprezentant al sindicatului ori un alt însoțitor. Vă puteți prezenta punctul de vedere și puteți chema martori.
5. Decizia. Veți fi informat în scris despre decizie, cu motivele. În funcție de gravitatea cazului, aceasta poate fi lipsa oricărei măsuri, o notă în dosar, un avertisment scris, un ultim avertisment scris, o schimbare a atribuțiilor, concedierea cu preaviz sau, pentru abatere gravă, concedierea fără preaviz.
6. Contestația. Puteți contesta în scris, în termen de 7 zile de la decizie, la o persoană de rang superior care nu a fost implicată anterior. Aceasta va reexamina decizia, iar decizia în contestație este definitivă.

Avertismentele rămân în dosarul dumneavoastră pentru o perioadă limitată, în mod normal 12 luni, cu excepția cazului în care situația este gravă. Putem modifica sau omite o etapă atunci când legea sau faptele o cer, de exemplu în cazul unei abateri grave. Pot fi aplicabile reguli diferite în perioada de probă sau dacă aveți o vechime scurtă, dar vom acționa întotdeauna echitabil.

14.4 Performanță slabă și capacitate de muncă

Dacă nu vă puteți îndeplini funcția din cauza performanței sau a unor motive de sănătate pe termen lung, vom analiza ce sprijin, formare sau ajustări ar ajuta înainte de a lua în considerare orice altă măsură. Vom urma aceeași abordare echitabilă ca în secțiunea 14.3.

14.5 Concedierea colectivă sau pentru motive economice

Dacă un post nu mai este necesar, de exemplu din cauza unei schimbări în activitate, îi vom informa pe cei vizați cât mai curând posibil, îi vom consulta așa cum cere legea, vom căuta alte locuri de muncă potrivite în Societate, vom alege persoanele în mod echitabil, după criterii obiective, și vom plăti ceea ce prevăd legea și contractul.

15. Depunerea unei plângeri sau reclamații

Dacă aveți o problemă la locul de muncă, dorim să aflăm despre ea și să o rezolvăm.

1. Discutați mai întâi. Atunci când puteți, discutați cu managerul dumneavoastră. Multe probleme pot fi rezolvate rapid și informal.
2. Scrieți. Dacă nu se rezolvă sau dacă plângerea vizează managerul dumneavoastră, scrieți lui managerul resurse umane sau directorul general, dacă plângerea vizează managerul resurse umane și spuneți care este problema și ce ați dori să se întâmple.
3. Întâlnire. Vom organiza o întâlnire fără întârzieri nejustificate. Puteți aduce un însoțitor, ca în secțiunea 14.3. Dacă plângerea vizează o persoană, aceasta va avea posibilitatea de a răspunde.
4. Rezultat. Vom investiga în măsura necesară și vă vom comunica în scris rezultatul și ce vom face.
5. Contestația. Dacă nu sunteți mulțumit, puteți contesta în scris, în termen de 7 zile, la o persoană de rang superior care nu a fost implicată anterior. Decizia acesteia încheie procedura Societății.

Depunerea unei plângeri cu bună-credință nu va conta niciodată împotriva dumneavoastră. Folosirea acestei proceduri nu vă împiedică să vă adresați unei autorități a muncii, unui tribunal sau unei instanțe ori să cereți oricând consiliere independentă.

16. Munca de acasă și munca în afara sediului

16.1 Aranjamentul

Munca la distanță

marți și joi

Munca de acasă este un mod de lucru, nu o altă funcție. Salariul, beneficiile, drepturile și responsabilitățile dumneavoastră sunt aceleași, la fel ca regulile din acest manual. Lucrați din locul convenit cu noi și anunțați-vă managerul înainte de a lucra din alt loc, în special într-o altă țară, deoarece regulile privind salarizarea, impozitarea, asigurările sociale, protecția datelor și imigrația pot fi diferite.

16.2 Disponibilitate și rezultate

Fiți disponibil și de găsit în timpul programului convenit. Conducem după rezultate și după înțelegeri clare și avem încredere că vă faceți munca. Păstrați la zi calendarul, răspundeți la mesaje într-un timp rezonabil și participați la întâlnirile importante.

16.3 Spațiul dumneavoastră de lucru

Alegeți un spațiu sigur, suficient de liniștit pentru a lucra și suficient de privat pentru a proteja informațiile confidențiale. Nu lăsați pe alții să vadă sau să audă informații confidențiale ori să folosească dispozitivele Societății. Obligațiile privind sănătatea și securitatea din secțiunea 10 se aplică și acasă. Spuneți-ne despre orice accident care are loc în timp ce lucrați. Vă vom ajuta cu echipamentul necesar pentru muncă, așa cum s-a convenit în prealabil.

16.4 Costuri

Dacă legea sau contractul dumneavoastră nu prevăd altfel, Societatea rambursează costurile rezonabile și aprobate ale muncii de acasă, de exemplu echipamentele pe care vi le-am cerut să le folosiți. Întrebați-vă managerul înainte de a cheltui bani.

16.5 Încetarea aranjamentului

Dacă nevoile activității se schimbă sau dacă aranjamentul nu funcționează, îl putem modifica sau înceta după ce discutăm cu dumneavoastră și vă acordăm un preaviz rezonabil, în măsura în care contractul și legea o permit. Puteți cere și dumneavoastră modificarea lui.

17. Plecarea din Societate

17.1 Demisia

Dacă decideți să plecați, vă rugăm să-i spuneți mai întâi managerului dumneavoastră și apoi să confirmați în scris. După perioada de probă, preavizul pe care trebuie să îl dați dumneavoastră și cel pe care trebuie să îl dăm noi este: 1 lună din partea angajatului, 2 luni din partea societății sau perioada mai lungă pe care o impune legea. Contractul dumneavoastră poate prevedea o altă perioadă, iar dacă legea impune un preaviz mai lung din partea noastră, îl acordăm pe acela. În perioada de probă se aplică preavizul din contractul dumneavoastră.

17.2 În timpul preavizului

Trebuie să continuați să lucrați în mod obișnuit, să vă respectați atribuțiile și să ajutați la predarea activității. Vă putem cere să nu lucrați sau să rămâneți acasă pentru o parte sau pentru întreaga durată a preavizului și vă vom plăti așa cum prevăd legea și contractul. Vă putem cere să efectuați concediul rămas în perioada de preaviz.

17.3 Bunurile Societății și accesul

În termen de 5 zile lucrătoare de la ultima zi de muncă, sau mai devreme dacă vă cerem, trebuie să returnați toate bunurile Societății, inclusiv echipamente, carduri, chei, documente și copii ale informațiilor Societății, și să ștergeți informațiile Societății de pe dispozitivele și conturile personale. Accesul dumneavoastră la sistemele Societății încetează în ultima zi de muncă sau mai devreme, dacă este necesar.

17.4 Plata finală

Vă plătim drepturile finale până la data obișnuită de plată sau mai devreme, dacă legea o cere. Acestea vor include salariul cuvenit și concediul neefectuat, așa cum prevăd legea și contractul, minus reținerile legale. Vă vom da orice documente pe care legea le cere, de exemplu o adeverință de angajare și formulare fiscale.

17.5 Recomandări

Vom elibera o recomandare bazată pe fapte, care confirmă datele angajării și funcția dumneavoastră și poate spune mai mult atunci când am convenit astfel. Cererile trebuie adresate lui Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example).

17.6 După plecare

Obligația dumneavoastră de confidențialitate din secțiunea 12 continuă. Orice alte obligații după plecare, de exemplu de nu concurență, se aplică numai dacă sunt prevăzute în contractul dumneavoastră și sunt valabile potrivit legii.

17.7 Interviul de plecare

Dorim să aflăm părerea dumneavoastră înainte de plecare. Este privat și nu sunteți obligat să participați, dar ne ajută să ne îmbunătățim.

18. Luare la cunoștință

Am primit un exemplar al Manualului angajatului Northwind Studio Ltd, în vigoare de la 1 ianuarie 2027. L-am citit și înțeleg că ar trebui să îl întreb pe Maria Lopez, manager resurse umane (maria@northwind.example) dacă am întrebări. Înțeleg că manualul explică modul nostru de lucru, că Societatea îl poate actualiza și că, în sine, nu îmi conferă drepturi dincolo de cele din contractul meu și din lege.

Angajat
Nume: ______________
Funcția: ______________
Semnătura: ______________
Data: ______________

Pentru Northwind Studio Ltd
Nume: ______________
Funcția: ______________
Semnătura: ______________
Data: ______________