Henkilöstökäsikirja

Henkilöstökäsikirja

Northwind Studio Oy
Satamatie 14, Cork, Irlanti

Voimassa alkaen 1. tammikuuta 2027

1. Tervetuloa

Tervetuloa yritykseen Northwind Studio Oy. Olemme iloisia, että olet mukana, ja haluamme työsi meillä sujuvan hyvin.

Tässä käsikirjassa kerrotaan, miten teemme yhteistyötä: mitä odotamme sinulta, mitä voit odottaa meiltä ja mihin voit kääntyä, kun tarvitset apua. Käsikirja ei voi kattaa jokaista tilannetta. Jos se ei ota asiaan kantaa, pyydämme kaikkia käyttämään tervettä järkeä, toimimaan arvojemme mukaisesti ja kysymään, jos asia on epäselvä.

Jos sinulla on kysyttävää tästä käsikirjasta, ota yhteyttä: Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example).

2. Tietoa meistä

Suunnittelemme ja rakennamme verkkosivustoja ja mobiilisovelluksia pienyrityksille ja huolehdimme niistä julkaisun jälkeen.

Arvomme ohjaavat sitä, miten kohtelemme toisiamme, asiakkaitamme ja niitä, joiden kanssa teemme työtä:

Olemme rehellisiä toisillemme ja asiakkaille. Teemme huolellista työtä. Autamme työtovereita. Opimme jatkuvasti.

3. Käsikirjan käyttö

• Tämä käsikirja koskee kaikkia, jotka työskentelevät yrityksessä Northwind Studio Oy ("yritys"), tehtävästä riippumatta. Tässä käsikirjassa "sinä" tarkoittaa sen lukijaa ja "esihenkilösi" tarkoittaa henkilöä, jolle raportoit.
• Monet työoikeutesi, esimerkiksi vähimmäispalkka, lomat, työaika ja suoja epäoikeudenmukaiselta kohtelulta, määräytyvät lain mukaan. Sovellettava oikeus on Irlanti. Jos laki antaa sinulle enemmän kuin tämä käsikirja, sovelletaan lakia. Jos tämä käsikirja antaa sinulle enemmän kuin laki, sovelletaan tätä käsikirjaa.
• Työsopimuksesi tai työtarjouksesi on tärkein työtäsi koskeva asiakirja. Jos se poikkeaa tästä käsikirjasta, sovelletaan työsopimustasi, ellei tämä käsikirja ole sinulle edullisempi.
• Tämä käsikirja on opas siihen, miten työskentelemme. Se ei yksinään anna sellaisia lupauksia, joita työsopimuksessasi ei ole, eikä se ole sopimus, ellei työsopimuksesi niin määrää.
• Voimme muuttaa tätä käsikirjaa aika ajoin, esimerkiksi lain tai liiketoiminnan muuttuessa. Kerromme tärkeistä muutoksista ennen kuin ne tulevat voimaan, ja pidämme ajantasaisen version kaikkien työntekijöiden luettavissa.

4. Työsuhteen perusteet

4.1 Työsuhteen ehdot

Saat keskeiset ehtosi kirjallisina: tehtävänimikkeesi, esihenkilösi, työpaikkasi, palkkasi, työaikasi, lomasi ja sovellettavan irtisanomisajan. Jos jokin näistä muuttuu, ilmoitamme siitä sinulle kirjallisesti.

4.2 Työnteko-oikeus ja tiedot

Ennen työn aloittamista meidän voi olla tarpeen tarkistaa, että saat laillisesti työskennellä siinä maassa, jossa työskentelet, ja pyydämme lain edellyttämät asiakirjat. Pidä henkilötietosi ajan tasalla ilmoittamalla muutoksista yhteyshenkilölle (Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example)). Tällaisia tietoja ovat osoite, yhteystiedot, pankkitiedot ja hätäyhteyshenkilö. Käytämme näitä tietoja vain kohdassa 12 kuvatulla tavalla.

4.3 Koeaika

Työsuhteesi ensimmäinen jakso, ensimmäiset 3 kuukautta, on koeaika. Sen aikana sekä sinä että me voimme arvioida, sopiiko tehtävä sinulle. Koeaikana esihenkilösi keskustelee kanssasi säännöllisesti siitä, miten työ sujuu, ja kertoo ongelmista ajoissa. Koeaikaa voidaan pidentää sopimalla tai lain sallimissa rajoissa, jos olet ollut poissa tai jos päätöksentekoon tarvitaan lisäaikaa. Jos laki antaa sinulle suojaa koeaikana, sitä suojaa sovelletaan.

4.4 Tehtäviesi muutokset

Tehtäväsi voivat muuttua liiketoiminnan muuttuessa. Keskustelemme kanssasi ennen kuin teemme olennaisia muutoksia tehtävääsi, työpaikkaasi, työaikaasi tai palkkaasi, ja teemme tällaiset muutokset siten kuin laki ja työsopimuksesi sallivat.

4.5 Sivutyö

Sinun on ilmoitettava esihenkilöllesi, ennen kuin otat vastaan muuta palkkatyötä, harjoitat liiketoimintaa tai otat luottamustehtävän toisessa organisaatiossa. Et saa tehdä niin, jos se vahingoittaisi työtäsi meillä, aiheuttaisi eturistiriidan, edellyttäisi yrityksen työajan tai omaisuuden käyttöä tai kilpailisi yrityksen kanssa. Palkaton vapaaehtoistyö ja henkilökohtaiset harrastukset ovat oma asiasi, ellei niillä ole vaikutusta työhösi.

5. Työaika ja läsnäolo

5.1 Säännöllinen työaika

Säännöllinen työviikkosi on: 40 tuntia, maanantaista perjantaihin klo 9.00 alkaen klo 17.30 asti ja 30 minuutin palkaton lounastauko. Jos työaikasi on toinen, se mainitaan työsopimuksessasi.

5.2 Täsmällisyys

Ole valmis aloittamaan työ sovittuna aikana. Jos myöhästyt tai et voi tulla töihin, kerro siitä esihenkilöllesi mahdollisimman pian, ennen työpäiväsi alkua, ja kerro, milloin arvelet palaavasi. Jos työskentelet kotoa, kerro esihenkilöllesi, jos et ole tavoitettavissa tavallisina työaikoinasi.

5.3 Tauot ja lepo

Sinulla on oikeus lain mukaisiin taukoihin ja lepoaikoihin, ja odotamme sinun pitävän ne. Pidä tauot mahdollisuuksien mukaan poissa työpisteeltäsi. Esihenkilösi suunnittelee työn niin, että lepoajat voidaan pitää.

5.4 Ylityö

Ylityö

Sinua ei saa vaatia tekemään työtä enempää kuin laissa säädetty viikoittainen enimmäismäärä, eikä sinua saa kohdella epäoikeudenmukaisesti sen vuoksi, että kieltäydyt tekemästä työtä enemmän kuin laki sallii.

5.5 Suunnittelematon poissaolo

Jos et voi tulla töihin muusta syystä kuin suunnitellun loman vuoksi, esimerkiksi sairauden tai hätätilanteen takia, toimi kohdan 7.2 mukaisesti tai ilmoita esihenkilöllesi mahdollisimman pian. Poissaolo, jota ei ilmoiteta tai selitetä, voidaan katsoa luvattomaksi poissaoloksi, ja se käsitellään kohdan 14 mukaisesti.

6. Palkka ja kulut

6.1 Palkka

Palkkasi on määritelty työsopimuksessasi. Palkan valuutta on euro. Palkka maksetaan kuukausittain kuukauden viimeisenä työpäivänä pankkisiirtona. Jokaisen maksun mukana saat palkkalaskelman, josta ilmenevät bruttopalkkasi, vähennykset ja nettopalkkasi. Pidätämme verot, sosiaaliturvamaksut ja muut lain edellyttämät erät. Emme tee palkastasi muita vähennyksiä ilman suostumustasi, ellei laki sitä salli.

Jos katsot, että palkkasi on virheellinen, ilmoita asiasta yhteyshenkilölle (Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example)) heti kun huomaat sen, mieluiten kirjallisesti. Selvitämme asian nopeasti ja korjaamme virheen. Jos olemme maksaneet sinulle liikaa, keskustelemme kanssasi ennen rahojen perimistä ja sovimme kohtuullisesta takaisinmaksutavasta lain sallimissa rajoissa.

6.2 Palkantarkistus

Tarkistamme palkat säännöllisesti. Tarkistus ei lupaa palkankorotusta. Palkkaan vaikuttavat suoritus, markkinatilanne, yrityksen talous ja laki, ja pyrimme maksamaan oikeudenmukaisen palkan samanarvoisesta työstä.

6.3 Kulut

Korvaamme kohtuulliset kulut, jotka aiheutuvat sinulle yrityksen liiketoiminnasta, esimerkiksi matkustus, majoitus ja ateriat matkalla sekä välineet, joita esihenkilösi on pyytänyt sinua hankkimaan. Kulukorvausta haet seuraavasti:

• pyydä esihenkilöltäsi hyväksyntä ennen jokaista yksittäistä kulua, joka ylittää rajan 100 euroa;
• säilytä kuitti tai lasku;
• toimita korvaushakemus kuitteineen viipymättä ja joka tapauksessa 60 päivän kuluessa;
• älä hae korvausta henkilökohtaisista hankinnoista tai kuluista, jotka joku muu on jo maksanut.

Maksamme hyväksytyt korvaukset seuraavan säännöllisen palkanmaksun yhteydessä. Väärät tai liioitellut korvaushakemukset ovat vakavaa väärinkäytöstä.

6.4 Yrityksen kortit ja ennakot

Jos yritys antaa sinulle maksukortin tai ennakon, käytä sitä vain yrityksen liiketoimintaan ja toimita kuitit esihenkilöllesi. Ilmoita kadonneesta kortista heti.

7. Lomat ja vapaat

Lomaoikeudet vaihtelevat maittain. Jos laki antaa sinulle enemmän lomaa, korkeampaa palkkaa loman ajalta tai enemmän suojaa kuin alla, sovelletaan lakia.

7.1 Vuosiloma ja yleiset vapaapäivät

Sinulla on oikeus palkalliseen vuosilomaan, jonka pituus on 25 työpäivää vuodessa tai enemmän, jos laki antaa enemmän. Lomavuosi määräytyy työsopimuksesi mukaan. Sinulla on myös oikeus yleisiin vapaapäiviin: työntekijän työskentelymaan yleiset vapaapäivät. Loman pitämiseen ja siirtämiseen sovelletaan seuraavia sääntöjä:

• Pyydä lomaa esihenkilöltäsi hyvissä ajoin ja kirjallisesti. Pidempi loma vaatii pidemmän ennakkoilmoituksen. Vastaamme mahdollisimman pian emmekä kieltäydy lomasta ilman liiketoiminnallista syytä.
• Voimme pyytää sinua pitämään lomaa tiettynä ajankohtana, esimerkiksi yrityksen ollessa suljettuna, ja ilmoitamme siitä kohtuullisessa ajassa etukäteen.
• Lomaa, jota ei ole pidetty vuoden aikana, siirretään tai korvataan rahana vain siltä osin kuin laki tai työsopimuksesi sallii.
• Työsuhteen päättyessä saat korvauksen ansaitsemastasi mutta pitämättä jääneestä lomasta, tai sinua voidaan pyytää pitämään se irtisanomisaikana, siten kuin laki sallii.

7.2 Sairaus

Jos olet sairas, ilmoita siitä esihenkilöllesi ennen tavallista työn aloitusaikaasi, kerro arvioitu poissaolon pituus ja pidä yhteyttä. Lyhyen sairauden johdosta sinua voidaan pyytää vahvistamaan sairauden syy lyhyellä ilmoituksella. Pidemmän poissaolon yhteydessä tai jos laki sitä edellyttää, sinulta voidaan pyytää lääkärintodistusta. Emme pyydä lääketieteellisiä tietoja enempää kuin on tarpeen.

Sairausajan palkka: täysi palkka vuoden ensimmäisiltä 10 päivältä ja sen jälkeen lain mukainen sairausajan korvaus.

Pidämme sairautesi syyt luottamuksellisina ja jaamme ne vain niiden kanssa, jotka tarvitsevat tietoja poissaolosi hoitamiseen ja tukemiseesi. Kun palaat töihin, esihenkilösi voi keskustella kanssasi vointisi tilasta ja siitä, voimmeko auttaa jollakin tavalla, myös työjärjestelyjä muuttamalla. Jos sinulla on pitkäaikainen sairaus tai vamma, teemme kohtuulliset mukautukset siten kuin laki edellyttää ja parhaan kykymme mukaan.

7.3 Perhevapaat

Äitiys-, isyys-, adoptio-, vanhempain- ja hoitovapaa määräytyvät sovellettavan lainsäädännön (Irlanti) ja seuraavan mukaan:

Lain mukaisesti. Yritys lisää lakisääteiseen äitiysvapaaseen 4 viikkoa täyttä palkkaa 12 kuukauden työsuhteen jälkeen.

Sinun ei tarvitse kertoa raskaudestasi ennen kuin olet siihen valmis, mutta kerro siitä meille mahdollisimman varhain, jotta voimme suojella terveyttäsi ja turvallisuuttasi ja suunnitella vapaasi. Suojaamme työpaikkasi ja oikeutesi perhevapaan aikana ja sen jälkeen siten kuin laki edellyttää, emmekä kohtele sinua epäedullisesti sen vuoksi, että olet raskaana, olet pitänyt perhevapaata tai pyytänyt sitä tai sinulla on hoitovelvollisuuksia.

7.4 Vapaa pakottavista perhesyistä ja yhteiskunnallisista tehtävistä

Sinulla on oikeus kohtuulliseen vapaaseen, kun sinusta riippuvaisen henkilön kanssa tapahtuu hätätilanne, sekä yhteiskunnallisten tehtävien hoitamiseen, kuten valamiehenä tai lautamiehenä toimimiseen tai julkisen toimielimen jäsenenä toimimiseen, siten kuin sovellettava lainsäädäntö (Irlanti) säätää. Ilmoita asiasta esihenkilöllesi mahdollisimman pian. Se, onko vapaa palkallista, määräytyy lain mukaan.

7.5 Muut vapaat

3 päivää palkallista vapaata lähiomaisen kuoleman johdosta, 1 palkallinen päivä muuttoa varten ja palkaton opintovapaa sopimuksen mukaan.

7.6 Palkaton vapaa

Voit pyytää palkatonta vapaata syystä, jota edellä ei ole käsitelty. Jokainen pyyntö arvioidaan erikseen, ja jos kieltäydymme, perustelemme päätöksen.

8. Käytös työssä

8.1 Mitä odotamme

Odotamme jokaisen

• tekevän työnsä huolellisesti ja sovitun tason mukaisesti;
• olevan rehellinen ja avoin työssään sekä sen suhteen, mitä hän kertoo työtovereille, asiakkaille ja yritykselle;
• kohtelevan kaikkia kohteliaasti ja kunnioittavasti, sekä kasvokkain että verkossa;
• noudattavan kohtuullisia ohjeita ja lakia työssä;
• huolehtivan yrityksen omaisuudesta ja varoista kuin omistaan;
• noudattavan tämän käsikirjan toimintaperiaatteita.

8.2 Eturistiriidat

Eturistiriita syntyy, kun henkilökohtaiset etusi voisivat vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan työssä tekemiisi arvioihin. Esimerkkejä ovat liiketoiminta sukulaisen omistaman yrityksen kanssa, sivutyö kilpailijalla tai yrityksen tietojen käyttö omaksi hyödyksesi. Kerro esihenkilöllesi mahdollisesta eturistiriidasta heti kun huomaat sen, jotta asia voidaan käsitellä avoimesti.

8.3 Lahjat ja vieraanvaraisuus

Älä ota vastaan tai anna lahjoja, palveluksia tai vieraanvaraisuutta, jotka voisivat vaikuttaa liiketoimintapäätökseen tai näyttää voivan vaikuttaa siihen. Pienet, satunnaiset ja arvoltaan vähäiset lahjat sekä tavalliset liikeateriat ovat yleensä sallittuja. Jos sinulle tarjotaan jotain suurempaa tai olet epävarma, kysy esihenkilöltäsi. Älä koskaan tarjoa tai ota vastaan rahaa tai muuta arvokasta saadaksesi tai antaaksesi epäasiallista etua.

8.4 Lahjonta, petokset ja laki

Yritys ei maksa eikä ota vastaan lahjuksia, eikä se hyväksy petoksia, varkauksia, rahanpesua tai veropetoksia. Tämä koskee jokaista maata, jossa toimimme, ja meidän puolestamme toimivia henkilöitä. Ilmoita esihenkilöllesi tai valitusasioiden yhteyshenkilölle (henkilöstöpäällikkö tai toimitusjohtaja, jos valitus koskee henkilöstöpäällikköä) heti, jos epäilet tällaista toimintaa.

8.5 Epäkohdista ilmoittaminen

Jos huomaat työssä jotain laitonta, vaarallista tai vakavasti väärin, esimerkiksi petoksen, turvallisuusriskin, tietosuojarikkomuksen, hyväksikäyttöä tai peittelyä, haluamme sinun kertovan siitä meille. Kerro asiasta esihenkilöllesi tai halutessasi valitusasioiden yhteyshenkilölle (henkilöstöpäällikkö tai toimitusjohtaja, jos valitus koskee henkilöstöpäällikköä). Selvitämme kertomasi asian, pidämme nimesi luottamuksellisena niin pitkälle kuin voimme ja laki sallii, emmekä rankaise sinua siitä, että tuot esiin huolen vilpittömässä mielessä, vaikka se osoittautuisi aiheettomaksi. Laki voi suojata sinua myös silloin, kun ilmoitat asiasta viranomaiselle.

8.6 Alkoholi, huumeet ja työkyky

Sinun on oltava työkykyinen voidaksesi työskennellä turvallisesti. Et saa työskennellä alkoholin tai laittomien huumeiden vaikutuksen alaisena etkä käyttää niitä yrityksen tiloissa tai työaikana. Jos käytät lääkettä, joka voi vaikuttaa työhösi tai turvallisuuteen, kerro siitä esihenkilöllesi, jotta voimme suojella sinua ja muita. Sinun ei tarvitse kertoa, mihin lääkettä käytät. Jos sinulla on alkoholi- tai huumeongelma, kerro siitä meille. Tuemme sinua kohtuullisin keinoin.

8.7 Pukeutuminen ja ulkoasu

Pukeudu tavalla, joka sopii työhösi ja tapaamiisi ihmisiin ja joka on turvallinen. Sovellamme pukeutumisohjeita kaikkiin samalla tavalla ja teemme kohtuullisia myönnytyksiä uskonnon, vakaumuksen, terveyden, vamman ja kulttuurin perusteella.

9. Yhdenvertaisuus, ihmisarvo ja häirintä

9.1 Sitoumuksemme

Yritys Northwind Studio Oy sitoutuu työpaikkaan, jossa jokaista kohdellaan oikeudenmukaisesti ja ihmisarvoa kunnioittaen. Emme hyväksy syrjintää, häirintää emmekä kostotoimia. Rekrytoimme, koulutamme, palkitsemme, ylennämme ja johdamme ihmisiä kyvykkyyden ja ansioiden perusteella.

9.2 Mitä suojataan

Sinua ei saa kohdella huonommin millään työn osa-alueella sellaisen ominaisuuden perusteella, jota sovellettava lainsäädäntö (Irlanti) suojaa, ja joka tapauksessa rodun, ihonvärin, etnisen tai kansallisen alkuperän, kansalaisuuden, uskonnon tai vakaumuksen, sukupuolen, sukupuoli-identiteetin tai sen ilmaisun, seksuaalisen suuntautumisen, siviilisäädyn tai perhesuhteiden, raskauden, iän, vamman tai terveydentilan perusteella. Tämä koskee rekrytointia, palkkaa, koulutusta, ylennyksiä, kurinpitoa, irtisanomista ja arkipäiväistä kohtelua.

9.3 Häirintä ja kiusaaminen

Häirintä on ei-toivottua käytöstä, joka loukkaa toisen ihmisarvoa tai luo pelottavan, vihamielisen, nöyryyttävän tai loukkaavan ilmapiirin. Siihen kuuluvat ei-toivotut vitsit, huomautukset, lempinimet, eleet, viestit, kuvat, koskettelu, ulkopuolelle sulkeminen ja painostus henkilökohtaiseen tai seksuaaliseen huomioon. Kiusaaminen on toistuva käyttäytymismalli, joka heikentää, nöyryyttää tai pelottelee ihmistä. Molemmat ovat väärinkäytöstä riippumatta siitä, tapahtuvatko ne työpaikalla, tapahtumissa, matkoilla, viesteissä, sosiaalisessa mediassa tai työajan ulkopuolella, jos ne liittyvät työhön. Sillä ei ole merkitystä, oliko tarkoitus loukata. Ratkaisevaa on vaikutus ja se, pitäisikö kohtuullinen ihminen käytöstä hyväksymättömänä.

Kohtuullinen johtaminen, kuten rehellisen palautteen antaminen, tavoitteiden asettaminen tai oikeudenmukaisen kurinpitomenettelyn aloittaminen, ei ole häirintää eikä kiusaamista.

9.4 Jos kohtaat tai näet sitä

Voit kertoa henkilölle, että hänen käytöksensä on ei-toivottua, jos koet siihen pystyväsi. Sinun ei ole pakko. Voit mennä suoraan valitusasioiden yhteyshenkilön (henkilöstöpäällikkö tai toimitusjohtaja, jos valitus koskee henkilöstöpäällikköä) luo tai noudattaa kohtaa 15. Suhtaudumme kertomaasi vakavasti, toimimme nopeasti, pidämme asian niin luottamuksellisena kuin voimme ja suojelemme sinua kostotoimilta. Tutkimme asian oikeudenmukaisesti, kuulemme kaikkia osallisia ja päätämme toimenpiteistä. Se, jonka todetaan häirinneen tai kiusanneen toista tai kohdistaneen kostotoimia huolen esiin tuoneeseen, joutuu kohdan 14 mukaisiin toimenpiteisiin, joihin voi kuulua irtisanominen.

9.5 Mukautukset

Teemme kohtuulliset mukautukset vammaisten tai terveydentilaltaan rajoitteisten työntekijöiden hyväksi sekä kohtuullisia järjestelyjä uskonnonharjoittamista varten parhaan kykymme mukaan ja siten kuin laki edellyttää. Keskustele yhteyshenkilön (Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example)) kanssa siitä, mikä auttaisi sinua.

10. Työterveys ja työturvallisuus

10.1 Meidän ja sinun velvollisuutesi

Tarjoamme turvallisen ja terveellisen työpaikan, tarvitsemasi välineet ja koulutuksen sekä keinon ilmoittaa huolenaiheista siten kuin sovellettava lainsäädäntö (Irlanti) edellyttää. Työterveydestä ja työturvallisuudesta vastaava henkilö on Tom Reilly, toimintajohtaja.

Sinun on huolehdittava kohtuullisesti omasta ja muiden mahdollisesti toimintasi vaikutuksen alaisena olevien terveydestä ja turvallisuudesta, noudatettava turvallisuusohjeita ja koulutusta, käytettävä välineitä asianmukaisesti eikä puututtava mihinkään turvallisuutta varten annettuun.

10.2 Ilmoittaminen

Ilmoita jokaisesta tapaturmasta, vammasta, läheltä piti -tilanteesta, vaarasta tai turvattomasta olosuhteesta heti esihenkilöllesi ja turvallisuusvastaavalle (Tom Reilly, toimintajohtaja), vaikka kukaan ei olisi loukkaantunut. Pidämme kirjaa tapaturmista ja ilmoitamme niistä viranomaisille, kun laki sitä edellyttää. Voit keskeyttää työn ja poistua vaaran luota, jonka perustellusti katsot olevan vakava ja välitön, eikä sinua saa rangaista siitä.

10.3 Hätätilanteet

Varmista, että tiedät, missä poistumistiet, ensiaputarvikkeet ja palontorjuntavälineet ovat, ja noudata evakuointiohjeita. Hätätilanteessa suojele ensin henkeä ja soita sitten hätäpalveluihin.

10.4 Työpisteet ja hyvinvointi

Jos työskentelet näyttöpäätteellä, säädä istuimesi ja näyttösi oikein ja pidä säännöllisesti lyhyitä taukoja. Kerro meille, jos työpisteesi aiheuttaa sinulle haittaa. Välitämme sekä henkisestä että fyysisestä terveydestäsi. Jos työ aiheuttaa sinulle stressiä, keskustele esihenkilösi tai yhteyshenkilön (Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example)) kanssa. Selvitämme, mitä voimme muuttaa, esimerkiksi työmäärää tai määräaikoja.

10.5 Tupakointi ja höyrystäminen

Tupakointi ja höyrystäminen eivät ole sallittuja tilojen sisällä, yrityksen ajoneuvoissa eivätkä missään paikassa, jossa laki sen kieltää.

10.6 Matkustaminen

Kun matkustat yrityksen asioissa, noudata antamiamme matkustusohjeita ja vierailemiesi paikkojen lakia. Kerro esihenkilöllesi kaikista terveydentiloista tai huolista, jotka voivat vaikuttaa matkaasi.

11. Yrityksen välineet, tietotekniikka ja tietoturva

11.1 Yrityksen välineiden käyttö

Tarjoamamme tietokoneet, puhelimet, tilit, verkot, ohjelmistot ja muut välineet on tarkoitettu yrityksen liiketoimintaan. Rajallinen henkilökohtainen käyttö on sallittua, jos se on kohtuullista, ei häiritse työtäsi, ei aiheuta yritykselle kustannuksia, ei riko lakia tai tämän käsikirjan toimintaperiaatteita eikä liity mihinkään loukkaavaan. Muista, että yrityksen järjestelmiä valvotaan kohdassa 11.6 kuvatuilla tavoilla.

11.2 Salasanat ja tilit

• Pidä salasanasi salassa. Älä koskaan jaa niitä, et työtovereille etkä tietohallinnon henkilöstölle.
• Käytä pitkää ja ainutlaatuista salasanaa jokaiselle tilille, mieluiten salasanahallinnan avulla, ja ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön aina kun se on mahdollista.
• Lukitse näyttösi poistuessasi työpisteeltäsi.
• Käytä yrityksen tietojen tallentamiseen tai lähettämiseen vain yrityksen hyväksymiä tilejä ja työkaluja. Älä siirrä yrityksen tietoja henkilökohtaiseen sähköpostiin, henkilökohtaiseen pilvitallennukseen tai henkilökohtaisille laitteille ilman hyväksyntää.

11.3 Laitteet

Pidä yrityksen laitteet ja työhön käyttämäsi henkilökohtaiset laitteet ajan tasalla, näyttölukolla suojattuina ja mahdollisuuksien mukaan salattuina. Älä asenna hyväksymätöntä ohjelmistoa äläkä poista tietoturvasuojausta käytöstä. Ilmoita kadonneesta tai varastetusta laitteesta heti yhteyshenkilölle (support@northwind.example), jotta voimme lukita tai tyhjentää sen.

11.4 Kalastelu ja tietoturvapoikkeamat

Ole varovainen odottamattomien sähköpostien, linkkien, liitteiden, maksupyyntöjen ja salasanapyyntöjen kanssa. Jos jokin vaikuttaa epäilyttävältä, älä klikkaa vaan ilmoita siitä yhteyshenkilölle (support@northwind.example). Jos arvelet tehneesi virheen, esimerkiksi klikanneesi linkkiä tai lähettäneesi jotain väärälle henkilölle, ilmoita siitä heti. Nopea ilmoitus rajoittaa vahinkoa, eikä sinua rangaista vilpittömästä virheestä ilmoittamisesta.

11.5 Tekoälytyökalut

Voit käyttää hyväksyttyjä tekoälytyökaluja työsi tukena. Älä syötä henkilötietoja, asiakastietoja, salasanoja, lähdekoodia tai yrityksen luottamuksellisia tietoja työkaluun, jota ei ole hyväksytty kyseiseen tarkoitukseen. Tarkista työkalun tuottama aineisto ennen kuin luotat siihen tai lähetät sen eteenpäin, sillä vastaat edelleen toimittamastasi työstä. Älä esitä koneen tuottamaa aineistoa omana asiantuntijaneuvonasi, jos se johtaisi asiakasta harhaan.

11.6 Valvonta

Suojataksemme yritystä, sen asiakkaita ja henkilöstöä voimme valvoa ja kirjata yrityksen järjestelmien käyttöä, esimerkiksi sähköpostia, internetin käyttöä, tiedostoja, kulkua rakennuksiin ja yrityksen ajoneuvojen sijaintia. Teemme sen vain siinä määrin kuin sovellettava lainsäädäntö (Irlanti) sallii, laillisia tarkoituksia varten, tarkoitukseen nähden oikeasuhtaisesti ja henkilöstölle tarkoitetussa tietosuojaselosteessamme kuvatulla tavalla. Emme lue yksityisiä viestejä henkilökohtaisilta tileiltä tai laitteilta.

11.7 Yrityksen omaisuus

Yrityksen välineet pysyvät yrityksen omaisuutena. Huolehdi niistä äläkä lainaa niitä muille. Sinun on palautettava ne pyynnöstämme ja joka tapauksessa kohdan 17 mukaisesti.

12. Tiedot, yksityisyys ja luottamuksellisuus

12.1 Henkilöstön henkilötiedot

Keräämme ja käytämme sinua koskevia tietoja, esimerkiksi yhteystietojasi, palkkaasi, pankkitietojasi, läsnäoloasi, suoritustasi ja tarvittaessa terveystietojasi, voidaksemme työllistää sinut, maksaa palkkasi, harjoittaa liiketoimintaa ja täyttää lain vaatimukset. Säilytämme tiedot turvallisesti, jaamme ne vain niille, jotka tarvitsevat niitä, kuten palkanlaskennalle, veroviranomaisille, vakuutusyhtiöille ja ammatillisille neuvonantajille, ja säilytämme ne vain niin kauan kuin on tarpeen. Voit pyytää nähdä henkilötietosi ja oikaista ne sekä, jos laki antaa sinulle oikeuden, pyytää niiden poistamista tai vastustaa niiden käyttöä. Ota yhteyttä: Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example). Henkilöstön tietosuojaselosteessamme on lisätietoja.

12.2 Muiden henkilötiedot

Työssäsi voit käsitellä asiakkaiden, työtovereiden ja muiden henkilöiden henkilötietoja. Käytä niitä vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty, vain tarpeen mukaan ja vain siinä määrin kuin työsi edellyttää. Säilytä ne turvallisesti äläkä jaa niitä yrityksen ulkopuolelle muutoin kuin yrityksen sääntöjen sallimalla tavalla. Ilmoita henkilötietojen katoamisesta, varastamisesta tai virheellisestä luovuttamisesta heti yhteyshenkilölle (support@northwind.example), koska laki voi edellyttää, että ilmoitamme asiasta viranomaisille ja asianomaisille lyhyessä ajassa.

12.3 Luottamukselliset tiedot

Luottamuksellinen tieto on tietoa, joka ei ole julkista ja jolla on arvoa yritykselle tai muille, jotka ovat sen meille antaneet. Esimerkkejä ovat asiakasluettelot, hinnat, suunnitelmat, taloudelliset tulokset, lähdekoodi, mallit, ammattitaito, sopimukset ja kaikki luottamukselliseksi merkitty. Sinun on

• käytettävä tietoa vain työtäsi varten;
• pidettävä se salassa yrityksen ulkopuolisilta ja työtovereilta, jotka eivät sitä tarvitse;
• säilytettävä se turvallisesti sekä palautettava tai poistettava se lähtiessäsi.

Tämä velvollisuus jatkuu työsuhteen päätyttyä. Se ei estä sinua tekemästä mitään, mitä laki suojaa, kuten epäkohdista ilmoittamista (kohta 8.5), ilmoittamista viranomaiselle, oman palkkasi tai työehtojesi käsittelemistä muiden kanssa tai yleisten taitojesi ja kokemuksesi käyttämistä.

12.4 Luomasi työ

Ellei työsopimuksesi tai laki toisin määrää, työ, jonka luot osana tehtäviäsi, kuten asiakirjat, mallit, ohjelmisto ja ideat, kuuluu yritykselle siltä osin kuin sovellettava lainsäädäntö (Irlanti) sen sallii. Säilytä tallenteet siitä yrityksen järjestelmissä.

13. Sosiaalinen media ja julkiset lausunnot

• Henkilökohtaiset tilisi ovat omiasi, ja kunnioitamme vapauttasi ilmaista mielipiteitäsi. Tee selväksi, että näkemyksesi ovat omiasi, äläkä puhu yrityksen puolesta, ellei sinulla ole siihen valtuutusta.
• Älä julkaise luottamuksellisia tietoja, asiakkaiden tietoja, julkistamattomia suunnitelmia tai työpaikalla otettuja yksityisiä kuvia työtovereista tai asiakkaista.
• Älä julkaise mitään, mikä häiritsee, uhkailee tai syrjii työtovereita, asiakkaita tai ketään muuta tai mikä on laitonta. Kohtaa 9 sovelletaan käytökseen verkossa.
• Jos mainitset työsi tai yrityksen tuotteen tai palvelun ja saat siitä palkkion tai muun hyvityksen, sinun on kerrottava se siten kuin laki ja alusta edellyttävät.
• Älä anna yrityksen puolesta haastatteluja tai lausuntoja medialle ilman hyväksyntää. Ohjaa median kysymykset esihenkilöllesi.
• Ole varovainen, jos sinulta kysytään suosituksia tai entisistä työtovereista. Ohjaa tällaiset pyynnöt yhteyshenkilölle (Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example)).

Jos näet verkossa jotain, mikä vahingoittaa yritystä tai työtoveria, kerro siitä esihenkilöllesi. Älä vastaa yrityksen nimissä.

14. Suoritus, kurinpito ja irtisanominen

14.1 Suoritus

Esihenkilösi asettaa kanssasi selkeät tavoitteet ja keskustelee kanssasi työstäsi usein. Suoritustasi arvioidaan seuraavasti: kahdesti vuodessa, kesäkuussa ja joulukuussa. Arviointi on keskustelu siitä, mikä sujuu hyvin, mitä voisi tehdä paremmin sekä kehittymisestäsi ja koulutuksestasi. Jos työsi ei vastaa vaadittua tasoa, esihenkilösi kertoo siitä ajoissa, selittää odotukset, antaa sinulle tukea ja koulutusta sekä kohtuullisesti aikaa parantaa suoritustasi. Jos suoritus ei parane, voimme ottaa käyttöön kohdan 14.3 mukaiset vaiheet.

14.2 Väärinkäytös

Väärinkäytös on vakava tai toistuva työpaikan sääntöjen noudattamatta jättäminen. Esimerkkejä ovat:

• toistuva myöhästely tai luvaton poissaolo;
• laillisen ja kohtuullisen ohjeen noudattamatta jättäminen;
• huolimattomuus, joka aiheuttaa vahinkoa tai tappiota;
• tämän käsikirjan toimintaperiaatteiden rikkominen;
• epärehellisyys, mukaan lukien väärät työaikakirjaukset tai kulukorvaushakemukset;
• häirintä, kiusaaminen tai syrjintä;
• yrityksen järjestelmien tai tietojen väärinkäyttö;
• luottamuksellisuuden rikkominen;
• käytös työssä tai sen ulkopuolella, joka vahingoittaa vakavasti yrityksen mainetta tai sinuun kohdistuvaa luottamustamme.

Törkeä väärinkäytös on väärinkäytös, joka on niin vakava, että se voi oikeuttaa irtisanomiseen jo ensimmäisellä kerralla. Esimerkkejä ovat varkaus, petos, väkivalta tai uhkailu, vakava häirintä, vakava turvallisuus- tai tietosuojasääntöjen rikkominen, työskentely huumeiden tai alkoholin vaikutuksen alaisena, tahallinen omaisuuden vahingoittaminen ja vakava luottamuksellisuuden rikkominen. Nämä luettelot ovat esimerkkejä eivätkä ole tyhjentäviä.

14.3 Kurinpitovaiheet

Käsittelemme ongelmat oikeudenmukaisesti ja sovellettavan lainsäädännön (Irlanti) edellyttämällä tavalla. Yleensä toimitaan näin:

1. Epävirallinen keskustelu. Vähäisissä asioissa esihenkilösi keskustelee kanssasi ja selittää, mitä on muututtava.
2. Selvitys. Vakavammissa asioissa joku selvittää tosiseikat viipymättä ja ennakoimatta lopputulosta. Sinua voidaan pyytää osallistumaan tosiseikkoja koskevaan tapaamiseen. Jos se on tarpeen ihmisten tai selvityksen suojaamiseksi, sinut voidaan asettaa työstä pidätetyksi täydellä palkalla mahdollisimman lyhyeksi ajaksi. Työstä pidättäminen ei ole rangaistus.
3. Kutsu tapaamiseen. Sinulle kerrotaan kirjallisesti, mistä asiassa on kyse, annetaan näyttö ja kohtuullinen ennakkoilmoitus tapaamisesta, jossa voit vastata.
4. Tapaaminen. Voit ottaa mukaasi työtoverin tai, jos laki antaa siihen oikeuden, ammattiliiton edustajan tai muun avustajan. Voit esittää näkemyksesi ja kutsua todistajia.
5. Päätös. Päätös ilmoitetaan sinulle kirjallisesti perusteluineen. Asian vakavuudesta riippuen se voi olla ei toimenpiteitä, merkintä henkilöstötietoihisi, kirjallinen varoitus, viimeinen kirjallinen varoitus, tehtävien muutos, irtisanominen irtisanomisajalla tai törkeässä väärinkäytöksessä irtisanominen ilman irtisanomisaikaa.
6. Valitus. Voit valittaa kirjallisesti 7 päivän kuluessa päätöksestä ylemmälle henkilölle, joka ei ole aiemmin ollut asiassa mukana. Hän tarkistaa päätöksen, ja valituspäätös on lopullinen.

Varoitukset pysyvät henkilöstötiedoissasi rajoitetun ajan, yleensä 12 kuukautta, ellei asia ole vakava. Voimme muuttaa vaihetta tai ohittaa sen, jos laki tai tosiseikat sitä edellyttävät, esimerkiksi törkeässä väärinkäytöksessä. Koeaikana tai lyhyen työsuhteen aikana voi olla voimassa erilaisia sääntöjä, mutta toimimme aina oikeudenmukaisesti.

14.4 Heikko suoritus ja työkyky

Jos et kykene hoitamaan tehtävääsi suorituksen tai pitkäaikaisten terveyssyiden vuoksi, selvitämme ennen muita toimenpiteitä, mikä tuki, koulutus tai mukautus auttaisi. Noudatamme samaa oikeudenmukaista menettelyä kuin kohdassa 14.3.

14.5 Tuotannolliset ja taloudelliset irtisanomiset

Jos tehtävää ei enää tarvita, esimerkiksi liiketoiminnan muuttuessa, kerromme asiasta asianomaisille mahdollisimman pian, neuvottelemme heidän kanssaan lain edellyttämällä tavalla, etsimme yrityksestä muuta sopivaa työtä, valitsemme henkilöt oikeudenmukaisesti objektiivisin perustein ja maksamme sen, mitä laki ja sopimus määräävät.

15. Valituksen tai epäkohdan esittäminen

Jos sinulla on työssä ongelma, haluamme kuulla siitä ja korjata asian.

1. Keskustele ensin. Jos voit, keskustele esihenkilösi kanssa. Monet ongelmat voidaan ratkaista nopeasti ja epävirallisesti.
2. Esitä asia kirjallisesti. Jos asiaa ei ratkaista tai jos valitus koskee esihenkilöäsi, kirjoita valitusasioiden yhteyshenkilölle (henkilöstöpäällikkö tai toimitusjohtaja, jos valitus koskee henkilöstöpäällikköä) ja kerro, mikä ongelma on ja mitä toivot tapahtuvan.
3. Tapaaminen. Järjestämme tapaamisen ilman aiheetonta viivytystä. Voit ottaa mukaasi avustajan kuten kohdassa 14.3. Jos valitus koskee jotakuta, hänellä on mahdollisuus vastata.
4. Lopputulos. Tutkimme asian siinä määrin kuin on tarpeen ja ilmoitamme sinulle lopputuloksen kirjallisesti sekä sen, mitä aiomme tehdä.
5. Valitus. Jos et ole tyytyväinen, voit valittaa kirjallisesti 7 päivän kuluessa ylemmälle henkilölle, joka ei ole aiemmin ollut asiassa mukana. Hänen päätöksensä päättää yrityksen menettelyn.

Valituksen esittäminen vilpittömässä mielessä ei koskaan lasketa sinun vahingoksesi. Tämän menettelyn käyttäminen ei estä sinua kääntymästä työviranomaisen, työtuomioistuimen tai tuomioistuimen puoleen eikä hakemasta riippumatonta neuvontaa milloin tahansa.

16. Etätyö ja työskentely muualla

16.1 Järjestely

Etätyö

tiistai ja torstai

Kotona työskentely on työskentelytapa eikä erillinen työ. Palkkasi, etuutesi, oikeutesi ja velvollisuutesi ovat samat, samoin tämän käsikirjan säännöt. Työskentele kanssamme sovitusta paikasta ja ilmoita esihenkilöllesi ennen työskentelyä toisesta paikasta, erityisesti toisessa maassa, koska palkkaa, verotusta, sosiaaliturvaa, tietosuojaa ja maahanmuuttoa koskevat säännöt voivat poiketa toisistaan.

16.2 Tavoitettavuus ja tulokset

Ole tavoitettavissa sovittuina työaikoinasi. Johdamme tulosten ja selkeiden sopimusten avulla ja luotamme siihen, että teet työsi. Pidä kalenterisi ajan tasalla, vastaa viesteihin kohtuullisessa ajassa ja osallistu tärkeisiin kokouksiin.

16.3 Työtilasi

Valitse tila, joka on turvallinen, riittävän hiljainen työskentelyyn ja riittävän yksityinen luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi. Älä anna muiden nähdä tai kuulla luottamuksellisia tietoja tai käyttää yrityksen laitteita. Kohdan 10 työterveys- ja työturvallisuusvelvoitteet koskevat myös kotona työskentelyä. Kerro meille kaikista tapaturmista, jotka sattuvat työskennellessäsi. Autamme työhösi tarvittavien välineiden kanssa etukäteen sovitulla tavalla.

16.4 Kustannukset

Ellei laki tai työsopimuksesi toisin määrää, yritys korvaa kotoa työskentelyn kohtuulliset ja hyväksytyt kustannukset, esimerkiksi välineet, joiden käyttöä olemme pyytäneet. Kysy esihenkilöltäsi ennen kuin käytät rahaa.

16.5 Järjestelyn päättäminen

Jos liiketoiminnan tarpeet muuttuvat tai jos järjestely ei toimi, voimme muuttaa tai päättää sen keskusteltuamme asiasta kanssasi ja ilmoitettuamme siitä kohtuullisessa ajassa etukäteen, siten kuin työsopimuksesi ja laki sallivat. Voit myös itse pyytää muutosta.

17. Yrityksestä lähteminen

17.1 Irtisanoutuminen

Jos päätät lähteä, kerro siitä ensin esihenkilöllesi ja vahvista asia sitten kirjallisesti. Koeajan jälkeen sinun noudatettava ja meidän noudatettava irtisanomisaika on: 1 kuukausi työntekijältä, 2 kuukautta yritykseltä tai lain edellyttämä pidempi aika. Työsopimuksesi voi määrätä toisen ajan, ja jos laki edellyttää meiltä pidempää irtisanomisaikaa, noudatamme sitä. Koeaikana sovelletaan työsopimuksesi mukaista irtisanomisaikaa.

17.2 Irtisanomisaikana

Sinun on jatkettava työskentelyä tavalliseen tapaan, hoidettava tehtäväsi ja autettava työsi luovutuksessa. Voimme pyytää sinua olemaan tekemättä työtä tai pysymään poissa koko irtisanomisajan tai osan siitä, ja maksamme sinulle siten kuin laki ja työsopimuksesi määräävät. Voimme pyytää sinua pitämään pitämättömät lomat irtisanomisaikana.

17.3 Yrityksen omaisuus ja pääsy

Sinun on palautettava kaikki yrityksen omaisuus, mukaan lukien välineet, kortit, avaimet, asiakirjat ja yrityksen tietojen kopiot, ja poistettava yrityksen tiedot henkilökohtaisilta laitteiltasi ja tileiltäsi 5 työpäivää kuluessa viimeisestä työpäivästäsi tai aiemmin, jos pyydämme. Pääsysi yrityksen järjestelmiin päättyy viimeisenä työpäivänäsi tai tarvittaessa aiemmin.

17.4 Lopputili

Maksamme lopputilisi tavallisena palkkapäivänäsi tai aiemmin, jos laki sitä edellyttää. Se sisältää ansaitun palkan ja käyttämättömän loman siten kuin laki ja työsopimuksesi määräävät, laillisilla vähennyksillä vähennettynä. Annamme sinulle kaikki lain edellyttämät asiakirjat, esimerkiksi työtodistuksen ja verotodistukset.

17.5 Suositukset

Annamme tosiasioihin perustuvan suosituksen, jossa vahvistetaan työsuhteesi ajankohta ja tehtävänimikkeesi ja jossa voidaan kertoa enemmän, jos niin on sovittu. Pyynnöt on osoitettava yhteyshenkilölle (Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example)).

17.6 Lähdön jälkeen

Luottamuksellisuusvelvollisuutesi kohdan 12 mukaisesti jatkuu. Muut lähdön jälkeiset velvollisuudet, esimerkiksi kilpailukielto, ovat voimassa vain, jos ne on kirjattu työsopimukseesi ja ne ovat lain mukaan päteviä.

17.7 Lähtöhaastattelu

Haluaisimme kuulla näkemyksesi ennen lähtöäsi. Haastattelu on luottamuksellinen, eikä sinun tarvitse osallistua, mutta se auttaa meitä kehittymään.

18. Vastaanottokuittaus

Olen saanut kopion yrityksen Northwind Studio Oy henkilöstökäsikirjasta, joka on voimassa alkaen 1. tammikuuta 2027. Olen lukenut sen ja ymmärrän, että minun tulee kysyä lisätietoja yhteyshenkilöltä (Maria Lopez, henkilöstöpäällikkö (maria@northwind.example)). Ymmärrän, että käsikirja kuvaa tapaamme työskennellä ja että yritys voi päivittää sitä sekä että se ei yksinään anna minulle muita oikeuksia kuin työsopimukseni ja laki.

Työntekijä
Nimi: ______________
Tehtävänimike: ______________
Allekirjoitus: ______________
Päivämäärä: ______________

Yrityksen Northwind Studio Oy puolesta
Nimi: ______________
Asema: ______________
Allekirjoitus: ______________
Päivämäärä: ______________