Guide du salarié

Guide du salarié

Northwind Studio SARL
14 Harbour Road, Cork, Irlande

En vigueur à compter du 1er janvier 2027

1. Bienvenue

Bienvenue chez Northwind Studio SARL. Nous sommes heureux de vous compter parmi nous et nous voulons que votre travail se déroule bien.

Ce guide explique comment nous travaillons ensemble : ce que nous attendons de vous, ce que vous pouvez attendre de nous, et à qui vous adresser lorsque vous avez besoin d'aide. Il ne peut pas couvrir toutes les situations. Lorsqu'il est silencieux, nous demandons à chacun de faire preuve de bon sens, d'agir conformément à nos valeurs et de poser la question en cas de doute.

Pour toute question sur ce guide, adressez-vous à Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example).

2. Qui nous sommes

Nous concevons et développons des sites web et des applications mobiles pour de petites entreprises, et nous en assurons le suivi après leur lancement.

Nos valeurs guident la manière dont nous nous traitons les uns les autres, ainsi que nos clients et les personnes avec lesquelles nous travaillons :

Nous sommes honnêtes entre nous et avec nos clients. Nous faisons un travail soigné. Nous aidons nos collègues. Nous continuons d'apprendre.

3. Comment utiliser ce guide

• Ce guide s'applique à toute personne qui travaille pour Northwind Studio SARL (la « Société »), quelle que soit sa fonction. Dans ce guide, « vous » désigne la personne qui le lit, et « votre responsable » désigne la personne dont vous dépendez hiérarchiquement.
• Le droit de l'Irlande fixe un grand nombre de vos droits au travail, par exemple la rémunération minimale, les congés, le temps de travail et la protection contre les traitements injustes. Lorsque la loi vous accorde plus que ce guide, la loi s'applique. Lorsque ce guide vous accorde plus que la loi, ce guide s'applique.
• Votre contrat de travail ou votre lettre d'embauche est le document principal concernant votre poste. S'il prévoit autre chose que ce guide, votre contrat s'applique, sauf si ce guide vous est plus favorable.
• Ce guide décrit notre manière de travailler. Il ne crée à lui seul aucun engagement qui ne figure pas dans votre contrat, et il n'a pas valeur de contrat, sauf si votre contrat le prévoit.
• Nous pouvons modifier ce guide de temps à autre, par exemple lorsque la loi ou l'activité évolue. Nous vous informerons des modifications importantes avant leur entrée en vigueur, et nous conserverons la version à jour là où tous les salariés peuvent la consulter.

4. L'essentiel de votre emploi

4.1 Vos conditions d'emploi

Vous recevrez vos principales conditions d'emploi par écrit : votre intitulé de poste, votre responsable, votre lieu de travail, votre rémunération, vos horaires, vos congés et le préavis applicable. Si l'un de ces éléments change, nous vous en informerons par écrit.

4.2 Autorisation de travailler et dossier personnel

Avant votre entrée en fonction, nous pouvons avoir à vérifier que vous êtes légalement autorisé à travailler dans le pays où vous exercerez, et nous vous demanderons les documents exigés par la loi. Veuillez tenir vos données personnelles à jour auprès de Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example), notamment votre adresse, vos coordonnées, vos coordonnées bancaires et votre contact en cas d'urgence. Nous n'utilisons ces informations que dans les conditions prévues à la section 12.

4.3 Période d'essai

Votre première période d'emploi, les 3 premiers mois, est une période d'essai. Elle permet à chacun de voir si le poste vous convient. Pendant l'essai, votre responsable fera régulièrement le point avec vous sur le déroulement de votre travail et vous signalera tôt tout problème. La période peut être prolongée d'un commun accord, ou dans les conditions permises par la loi, si vous avez été absent ou si un délai supplémentaire est nécessaire pour décider. Lorsque la loi vous protège pendant l'essai, cette protection s'applique.

4.4 Évolution de votre poste

Vos missions peuvent évoluer avec l'activité. Nous vous consulterons avant toute modification importante de votre rôle, de votre lieu de travail, de vos horaires ou de votre rémunération, et nous procéderons à toute modification de ce type selon ce que permettent la loi et votre contrat.

4.5 Autres activités professionnelles

Vous devez informer votre responsable avant d'exercer une autre activité rémunérée, de diriger une entreprise ou d'occuper une fonction dans une autre organisation. Vous ne pouvez pas le faire si cela nuit à votre travail pour nous, crée un conflit d'intérêts, utilise le temps ou les biens de la Société, ou fait concurrence à la Société. Le bénévolat et les activités personnelles relèvent de votre vie privée, sauf s'ils affectent votre travail.

5. Horaires et présence

5.1 Horaires normaux

Votre semaine de travail normale est la suivante : 40 heures, du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 30, avec une pause déjeuner non rémunérée de 30 minutes. Votre contrat précise si vos horaires sont différents.

5.2 Ponctualité

Veuillez être prêt à commencer votre travail à l'heure convenue. Si vous êtes en retard ou ne pouvez pas venir, prévenez votre responsable le plus tôt possible, avant le début de votre journée de travail, et indiquez quand vous comptez revenir. Si vous travaillez à domicile, prévenez votre responsable si vous n'êtes pas disponible à vos horaires habituels.

5.3 Pauses et repos

Vous avez droit aux pauses et aux périodes de repos fixées par la loi, et nous attendons de vous que vous les preniez. Prenez vos pauses loin de votre poste de travail dans la mesure du possible. Votre responsable organisera le travail de façon à permettre ces périodes de repos.

5.4 Heures supplémentaires

Heures supplémentaires

On ne peut pas vous demander de travailler au-delà de la limite hebdomadaire fixée par la loi, et vous ne pouvez pas être traité de manière injuste pour avoir refusé de travailler plus que ce que la loi permet.

5.5 Absence imprévue

Si vous ne pouvez pas venir travailler pour un motif autre qu'un congé prévu, par exemple une maladie ou une urgence, suivez la section 7.2 ou prévenez votre responsable dès que possible. Une absence qui n'est pas signalée ou pas justifiée peut être considérée comme une absence non autorisée et traitée conformément à la section 14.

6. Rémunération et frais

6.1 Rémunération

Votre rémunération est fixée dans votre contrat. Elle est versée en euros : chaque mois, le dernier jour ouvrable du mois, par virement bancaire. Chaque paiement est accompagné d'un bulletin de paie indiquant votre rémunération brute, les retenues et votre rémunération nette. Nous retenons les impôts, les cotisations sociales et les autres sommes exigés par la loi. Nous n'opérerons aucune autre retenue sur votre rémunération sans votre accord, sauf si la loi l'autorise.

Si vous pensez que votre rémunération est erronée, signalez-le à Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example) dès que vous le constatez, par écrit si possible. Nous examinerons la question rapidement et corrigerons toute erreur. Si nous vous avons trop payé, nous vous en parlerons avant de récupérer les sommes et nous conviendrons d'un mode de remboursement raisonnable, dans les limites permises par la loi.

6.2 Révision de la rémunération

Nous révisons la rémunération régulièrement. Une révision ne promet pas une augmentation. La rémunération est examinée au regard des performances, du marché, de la situation financière de la Société et de la loi, et nous visons à rémunérer équitablement les travaux de valeur égale.

6.3 Frais professionnels

Nous remboursons les frais raisonnables que vous engagez pour les besoins de la Société, par exemple les déplacements, l'hébergement et les repas en déplacement, ainsi que le matériel que votre responsable vous a demandé d'acheter. Pour demander un remboursement :

• obtenez l'accord de votre responsable avant toute dépense unique supérieure à 100 EUR ;
• conservez le reçu ou la facture ;
• transmettez rapidement votre demande avec les justificatifs, et en tout cas dans un délai de 60 jours ;
• ne demandez pas le remboursement d'achats personnels ni de dépenses déjà payées par quelqu'un d'autre.

Nous remboursons les demandes approuvées avec votre prochaine paie régulière. Les demandes fausses ou gonflées constituent une faute grave.

6.4 Cartes de paiement et avances

Si la Société vous remet une carte de paiement ou une avance, utilisez-la uniquement pour les besoins de la Société et remettez les justificatifs à votre responsable. Signalez immédiatement la perte d'une carte.

7. Congés

Les droits à congés diffèrent d'un pays à l'autre. Lorsque la loi vous accorde plus de congés, une meilleure rémunération pendant les congés ou une protection plus étendue que ce qui suit, la loi s'applique.

7.1 Congés annuels et jours fériés

Vous avez droit à des congés annuels payés de 25 jours ouvrés par an, ou davantage si la loi en accorde plus. L'année de congés suit les dispositions de votre contrat. Vous avez également droit aux jours fériés : les jours fériés du pays où le salarié travaille. La prise et le report des congés obéissent aux règles suivantes :

• Demandez vos congés à votre responsable suffisamment à l'avance, par écrit. Un congé plus long exige un préavis plus long. Nous répondrons dès que possible et ne refuserons pas un congé sans motif tenant à l'activité.
• Nous pouvons vous demander de prendre des congés à une date déterminée, par exemple lors d'une fermeture de la Société, en respectant un préavis raisonnable.
• Les congés non pris dans l'année sont reportés ou payés uniquement dans les conditions prévues par la loi ou par votre contrat.
• À la fin de votre emploi, les congés acquis et non pris vous sont payés, ou il peut vous être demandé de les prendre pendant votre préavis, dans les conditions permises par la loi.

7.2 Maladie

Si vous êtes souffrant, prévenez votre responsable avant votre heure habituelle de prise de poste, indiquez la durée d'absence prévue et restez joignable. Pour une courte maladie, il peut vous être demandé de préciser la cause de l'absence dans une brève note. Pour une absence plus longue, ou lorsque la loi l'exige, il peut vous être demandé un certificat médical établi par un médecin. Nous ne demanderons pas plus de précisions médicales que nécessaire.

Indemnisation de la maladie : maintien intégral de la rémunération pendant les 10 premiers jours de l'année, puis indemnité légale de maladie fixée par la loi.

Nous gardons confidentiels les motifs de votre maladie et ne les communiquons qu'aux personnes qui en ont besoin pour gérer votre absence et vous soutenir. À votre retour, votre responsable peut s'entretenir avec vous de votre état et de ce que nous pouvons faire pour vous aider, y compris par des aménagements de votre travail. Si vous avez une maladie de longue durée ou un handicap, nous mettrons en place des aménagements raisonnables, comme la loi l'exige et dans la mesure de nos moyens.

7.3 Congés familiaux

Les congés de maternité, de paternité, d'adoption, parentaux et de soutien à un proche suivent le droit de l'Irlande ainsi que ce qui suit :

Selon la loi. L'entreprise ajoute 4 semaines de rémunération intégrale au congé de maternité légal après 12 mois d'ancienneté.

Vous n'êtes pas tenue de nous annoncer une grossesse avant d'y être prête, mais veuillez nous en informer aussi tôt que raisonnablement possible afin que nous puissions protéger votre santé et votre sécurité et organiser votre congé. Nous protégerons votre emploi et vos droits pendant et après un congé familial, comme la loi l'exige, et nous ne vous traiterons pas défavorablement parce que vous êtes enceinte, que vous avez pris ou demandé un congé familial, ou que vous avez des obligations d'aidant.

7.4 Absences pour urgence et pour fonctions civiques

Vous avez droit à un temps d'absence raisonnable en cas d'urgence concernant une personne à votre charge, ainsi que pour l'exercice de fonctions civiques telles qu'un service de juré ou un mandat dans un organisme public, comme le prévoit le droit de l'Irlande. Prévenez votre responsable dès que possible. Le caractère rémunéré ou non de cette absence suit la loi.

7.5 Autres congés

3 jours de congé de deuil payés pour un proche parent, 1 jour payé pour un déménagement, et un congé d'études sans solde convenu d'un commun accord.

7.6 Congé sans solde

Vous pouvez demander un congé sans solde pour un motif non couvert ci-dessus. Chaque demande est examinée selon ses mérites, et nous motiverons notre refus.

8. Conduite au travail

8.1 Ce que nous attendons

Nous attendons de chacun qu'il :

• fasse son travail avec soin et selon le niveau convenu ;
• soit honnête et transparent dans son travail et dans ce qu'il dit à ses collègues, aux clients et à la Société ;
• traite chacun avec courtoisie et respect, en personne comme en ligne ;
• suive les instructions raisonnables, et la loi, au travail ;
• prenne soin des biens et de l'argent de la Société comme des siens ;
• respecte les règles de ce guide.

8.2 Conflits d'intérêts

Un conflit d'intérêts survient lorsque vos intérêts personnels pourraient influencer, ou sembler influencer, votre jugement au travail. Par exemple : faire affaire avec une société détenue par un proche, prendre un second emploi chez un concurrent, ou utiliser les informations de la Société à votre profit. Signalez à votre responsable tout conflit possible dès que vous le constatez, afin qu'il soit traité ouvertement.

8.3 Cadeaux et invitations

N'acceptez ni ne proposez de cadeaux, de faveurs ou d'invitations susceptibles d'influencer une décision commerciale, ou qui pourraient en avoir l'apparence. Les petits cadeaux occasionnels de valeur modeste et les repas d'affaires habituels sont en général acceptables. Si on vous offre davantage, ou en cas de doute, demandez à votre responsable. N'offrez ni n'acceptez jamais d'argent ou quoi que ce soit de valeur pour obtenir ou accorder un avantage indu.

8.4 Corruption, fraude et respect de la loi

La Société ne verse ni n'accepte de pots-de-vin et ne tolère ni la fraude, ni le vol, ni le blanchiment d'argent, ni l'évasion fiscale. Cela s'applique dans tous les pays où nous travaillons et aux personnes qui agissent pour notre compte. Informez immédiatement votre responsable ou le responsable des ressources humaines, ou le directeur général si la plainte vise le responsable des ressources humaines si vous soupçonnez l'un de ces faits.

8.5 Alerte et signalement

Si vous constatez au travail quelque chose d'illégal, de dangereux ou de gravement répréhensible, par exemple une fraude, un risque pour la sécurité, une violation de la protection des données, un abus ou une dissimulation, nous voulons que vous nous en informiez. Signalez-le à votre responsable ou, si vous le préférez, à le responsable des ressources humaines, ou le directeur général si la plainte vise le responsable des ressources humaines. Nous examinerons ce que vous nous dites, nous garderons votre nom confidentiel dans la mesure du possible et de ce que permet la loi, et nous ne vous sanctionnerons pas pour avoir signalé de bonne foi une préoccupation, même si elle s'avère erronée. La loi peut également vous protéger si vous faites un signalement à une autorité publique.

8.6 Alcool, drogues et aptitude au travail

Vous devez être apte à travailler en sécurité. Vous ne pouvez pas travailler sous l'influence de l'alcool ou de drogues illicites, ni en consommer dans les locaux de la Société ou pendant le temps de travail. Si vous prenez un médicament susceptible d'affecter votre travail ou votre sécurité, informez-en votre responsable afin que nous puissions vous protéger ainsi que les autres, sans avoir à préciser la raison du traitement. Si vous avez un problème d'alcool ou de drogues, dites-le-nous. Nous vous soutiendrons dans la mesure du raisonnable.

8.7 Tenue et apparence

Habillez-vous d'une manière adaptée à votre travail et aux personnes que vous rencontrez, et qui soit sûre. Nous appliquons toute consigne vestimentaire de la même manière à tous, et nous ferons des aménagements raisonnables pour tenir compte de la religion, des convictions, de la santé, du handicap et de la culture.

9. Égalité de traitement, dignité et harcèlement

9.1 Notre engagement

Northwind Studio SARL s'engage à offrir un lieu de travail où chacun est traité équitablement et avec dignité. Nous n'acceptons ni la discrimination, ni le harcèlement, ni les représailles. Nous recrutons, formons, rémunérons, promouvons et encadrons les personnes en fonction de leurs capacités et de leur mérite.

9.2 Ce qui est protégé

Vous ne devez pas être moins bien traité, dans quelque aspect que ce soit de votre travail, en raison d'une caractéristique protégée par le droit de l'Irlande, et en tout état de cause en raison de votre race, de votre couleur, de votre origine ethnique ou nationale, de votre nationalité, de votre religion ou de vos convictions, de votre sexe, de votre genre, de votre identité ou expression de genre, de votre orientation sexuelle, de votre situation matrimoniale ou familiale, de votre grossesse, de votre âge, de votre handicap ou de votre état de santé. Cela couvre l'embauche, la rémunération, la formation, la promotion, la discipline, le licenciement et le traitement au quotidien.

9.3 Harcèlement et intimidation

Le harcèlement est un comportement non désiré qui porte atteinte à la dignité d'une personne ou crée une atmosphère intimidante, hostile, dégradante ou offensante. Il comprend les plaisanteries, remarques, surnoms, gestes, messages, images, contacts physiques, mises à l'écart et pressions visant à obtenir une attention personnelle ou sexuelle non désirées. L'intimidation est un comportement répété qui mine, humilie ou effraie une personne. L'un et l'autre constituent une faute, qu'ils se produisent sur le lieu de travail, lors d'événements, en déplacement, dans des messages, sur les réseaux sociaux ou en dehors des heures de travail, dès lors qu'ils sont liés au travail. Peu importe que la personne ait eu l'intention d'offenser. Ce qui compte, c'est l'effet produit et la question de savoir si une personne raisonnable jugerait ce comportement inacceptable.

Un management raisonnable, tel que donner un retour honnête, fixer des objectifs ou engager une procédure disciplinaire équitable, ne constitue ni du harcèlement ni de l'intimidation.

9.4 Si vous en êtes victime ou témoin

Vous pouvez dire à la personne que son comportement est malvenu, si vous vous en sentez capable. Vous n'y êtes pas obligé. Vous pouvez vous adresser directement à le responsable des ressources humaines, ou le directeur général si la plainte vise le responsable des ressources humaines, ou suivre la section 15. Nous prendrons votre signalement au sérieux, agirons rapidement, garderons l'affaire aussi confidentielle que possible et vous protégerons contre les représailles. Nous mènerons une enquête équitable, entendrons toutes les personnes concernées et déciderons des suites à donner. Toute personne reconnue coupable d'avoir harcelé ou intimidé une autre personne, ou d'avoir exercé des représailles contre quelqu'un qui avait signalé un problème, s'exposera à une mesure prise en application de la section 14, pouvant aller jusqu'au licenciement.

9.5 Aménagements

Nous mettrons en place des aménagements raisonnables pour les salariés en situation de handicap ou ayant un problème de santé, ainsi que des accommodements raisonnables pour la pratique religieuse, dans la mesure de nos moyens et comme la loi l'exige. Veuillez parler à Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example) de ce qui pourrait vous aider.

10. Santé et sécurité

10.1 Notre devoir et le vôtre

Nous vous fournirons un lieu de travail sûr et sain, le matériel et la formation dont vous avez besoin, ainsi qu'un moyen de signaler vos préoccupations, comme l'exige le droit de l'Irlande. La personne responsable de la santé et de la sécurité est Tom Reilly, responsable des opérations.

Vous devez prendre raisonnablement soin de votre propre santé et de votre sécurité, ainsi que de celles des autres personnes susceptibles d'être affectées par vos actes, suivre les consignes et formations de sécurité, utiliser correctement le matériel et ne pas entraver ce qui est prévu pour la sécurité.

10.2 Signalement

Signalez immédiatement à votre responsable et à Tom Reilly, responsable des opérations tout accident, blessure, incident évité de justesse, danger ou situation dangereuse, même si personne n'est blessé. Nous tenons un registre des accidents et les déclarons aux autorités lorsque la loi nous y oblige. Vous pouvez interrompre votre travail et quitter un danger que vous estimez raisonnablement grave et imminent, et vous ne devez pas être sanctionné pour l'avoir fait.

10.3 Urgences

Assurez-vous de savoir où se trouvent les issues, le matériel de premiers secours et les équipements de lutte contre l'incendie, et suivez les consignes d'évacuation. En cas d'urgence, protégez d'abord les vies, puis appelez les services d'urgence.

10.4 Postes de travail et bien-être

Si vous travaillez sur écran, réglez correctement votre siège et votre écran et faites régulièrement de courtes pauses. Dites-nous si votre poste de travail vous cause une gêne. Nous nous soucions de votre santé mentale autant que de votre santé physique. Si le travail vous cause du stress, parlez-en à votre responsable ou à Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example). Nous examinerons ce que nous pouvons changer, par exemple la charge de travail ou les délais.

10.5 Tabac et cigarette électronique

Il est interdit de fumer et de vapoter à l'intérieur des locaux, dans les véhicules de la Société et dans tout lieu où la loi l'interdit.

10.6 Déplacements

Lorsque vous voyagez pour la Société, suivez les règles de déplacement que nous vous communiquons et la loi des lieux que vous visitez. Informez votre responsable de tout problème de santé ou de toute préoccupation susceptible d'affecter votre voyage.

11. Matériel de la Société, informatique et sécurité

11.1 Utilisation du matériel de la Société

Les ordinateurs, téléphones, comptes, réseaux, logiciels et autres équipements que nous fournissons sont destinés aux besoins de la Société. Un usage personnel limité est admis s'il est raisonnable, n'interfère pas avec votre travail, ne coûte rien à la Société, ne viole ni la loi ni aucune règle de ce guide et n'a rien d'offensant. Rappelez-vous que les systèmes de la Société font l'objet d'une surveillance dans les conditions prévues à la section 11.6.

11.2 Mots de passe et comptes

• Gardez vos mots de passe secrets. Ne les partagez jamais, pas même avec des collègues ou le personnel informatique.
• Utilisez un mot de passe long et unique pour chaque compte, de préférence avec un gestionnaire de mots de passe, et activez la vérification en deux étapes partout où elle est disponible.
• Verrouillez votre écran lorsque vous quittez votre poste.
• Utilisez uniquement les comptes et outils approuvés par la Société pour stocker ou transmettre des informations de la Société. Ne transférez pas de données de la Société vers une messagerie personnelle, un stockage en ligne personnel ou des appareils personnels sans autorisation.

11.3 Appareils

Maintenez à jour les appareils de la Société, ainsi que les appareils personnels que vous utilisez pour le travail, protégez-les par un verrouillage d'écran et chiffrez-les lorsque c'est possible. N'installez pas de logiciel non approuvé et ne désactivez pas la protection de sécurité. Signalez immédiatement à support@northwind.example la perte ou le vol d'un appareil, afin que nous puissions le verrouiller ou l'effacer.

11.4 Hameçonnage et incidents de sécurité

Soyez prudent face aux courriels, liens, pièces jointes, demandes de paiement et demandes de mots de passe inattendus. Si quelque chose vous paraît anormal, ne cliquez pas et signalez-le à support@northwind.example. Si vous pensez avoir commis une erreur, par exemple en cliquant sur un lien ou en envoyant quelque chose à la mauvaise personne, signalez-le immédiatement. Un signalement rapide limite les dégâts, et vous ne serez pas sanctionné pour avoir signalé une erreur commise de bonne foi.

11.5 Outils d'intelligence artificielle

Vous pouvez utiliser des outils d'intelligence artificielle approuvés pour vous aider dans votre travail. Ne saisissez pas de données personnelles, de données de clients, de mots de passe, de code source ou d'informations confidentielles de la Société dans un outil qui n'a pas été approuvé à cet effet. Vérifiez ce qu'un outil produit avant de vous y fier ou de le transmettre : vous restez responsable du travail que vous livrez. Ne présentez pas un contenu généré par une machine comme votre propre avis d'expert lorsque cela induirait un client en erreur.

11.6 Surveillance

Pour protéger la Société, ses clients et son personnel, nous pouvons surveiller et enregistrer l'utilisation des systèmes de la Société, par exemple la messagerie, l'usage d'internet, les fichiers, l'accès aux bâtiments et la localisation des véhicules de la Société. Nous le faisons uniquement dans la mesure permise par le droit de l'Irlande, à des fins légitimes, de manière proportionnée à l'objectif poursuivi et conformément à notre notice d'information sur la vie privée destinée au personnel. Nous ne lisons pas les messages privés sur des comptes ou appareils personnels.

11.7 Biens de la Société

Le matériel de la Société reste la propriété de la Société. Prenez-en soin et ne le prêtez pas à d'autres. Vous devez le restituer lorsque nous vous le demandons, et en tout cas conformément à la section 17.

12. Données, vie privée et confidentialité

12.1 Données personnelles des salariés

Nous collectons et utilisons des informations vous concernant, par exemple vos coordonnées, votre rémunération, vos coordonnées bancaires, votre présence, vos performances et, lorsque c'est nécessaire, des informations de santé, afin de vous employer, de vous payer, de gérer l'activité et de respecter la loi. Nous les conservons de manière sécurisée, ne les communiquons qu'aux personnes qui en ont besoin, telles que la paie, les autorités fiscales, les assureurs et les conseils professionnels, et ne les gardons que le temps nécessaire. Vous pouvez demander à accéder à vos données personnelles, à les faire rectifier et, lorsque la loi vous en donne le droit, à les faire effacer ou à vous opposer à leur utilisation. Adressez-vous à Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example). Notre notice d'information sur la vie privée du personnel en donne le détail.

12.2 Données personnelles d'autres personnes

Dans le cadre de votre travail, vous pouvez traiter des données personnelles concernant des clients, des collègues et d'autres personnes. Utilisez-les uniquement pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées, dans la seule mesure nécessaire et comme votre travail l'exige. Conservez-les de manière sécurisée et ne les communiquez pas en dehors de la Société, sauf dans les conditions permises par les règles de la Société. Signalez immédiatement à support@northwind.example toute perte, tout vol ou toute divulgation erronée de données personnelles, car la loi peut nous imposer d'en informer les autorités et les personnes concernées dans un délai court.

12.3 Informations confidentielles

Les informations confidentielles sont des informations non publiques qui ont de la valeur pour la Société ou pour d'autres personnes qui nous les ont confiées. Il s'agit par exemple des listes de clients, des prix, des plans, des résultats financiers, du code source, des conceptions, du savoir-faire, des contrats et de tout ce qui est marqué confidentiel. Vous devez :

• les utiliser uniquement pour votre travail ;
• ne les révéler à personne en dehors de la Société, ni à aucun collègue qui n'en a pas besoin ;
• les conserver de manière sécurisée et les restituer ou les supprimer à votre départ.

Cette obligation se poursuit après la fin de votre emploi. Elle ne vous empêche pas de faire ce que la loi protège, comme dénoncer des agissements répréhensibles (section 8.5), faire un signalement à une autorité publique, parler de votre propre rémunération ou de vos conditions de travail avec d'autres personnes, ou utiliser vos compétences et votre expérience générales.

12.4 Travaux que vous créez

Sauf disposition contraire de votre contrat ou de la loi, les travaux que vous créez dans le cadre de votre emploi, tels que documents, conceptions, logiciels et idées, appartiennent à la Société, dans la mesure où le droit de l'Irlande le permet. Conservez-en une trace dans les systèmes de la Société.

13. Réseaux sociaux et déclarations publiques

• Vos comptes personnels vous appartiennent, et nous respectons votre liberté d'exprimer vos opinions. Veuillez préciser clairement que vos opinions sont les vôtres et ne parlez pas au nom de la Société sans y être autorisé.
• Ne publiez pas d'informations confidentielles, de détails sur des clients, de projets non annoncés, ni d'images privées de collègues ou de clients prises au travail.
• Ne publiez rien qui harcèle, menace ou discrimine des collègues, des clients ou toute autre personne, ni rien d'illégal. La section 9 s'applique à la conduite en ligne.
• Si vous évoquez votre emploi, ou un produit ou service de la Société, et que vous êtes payé ou récompensé pour cela, vous devez le dire, comme la loi et la plateforme l'exigent.
• Ne donnez pas d'entretiens ni de déclarations à la presse au nom de la Société sans autorisation. Transmettez les questions de la presse à votre responsable.
• Soyez prudent si l'on vous demande une référence ou des renseignements sur d'anciens collègues. Transmettez ces demandes à Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example).

Si vous voyez en ligne quelque chose qui nuit à la Société ou à un collègue, signalez-le à votre responsable. Ne répondez pas au nom de la Société.

14. Performance, discipline et licenciement

14.1 Performance

Votre responsable fixera avec vous des objectifs clairs et parlera souvent de votre travail avec vous. Votre performance est évaluée deux fois par an, en juin et en décembre. Une évaluation est un échange sur ce qui va bien, ce qui pourrait être amélioré, ainsi que sur votre développement et votre formation. Si votre travail n'atteint pas le niveau requis, votre responsable vous le dira tôt, expliquera ce qui est attendu, vous apportera un soutien et une formation, et vous laissera un délai raisonnable pour vous améliorer. En l'absence d'amélioration, nous pouvons recourir aux étapes de la section 14.3.

14.2 Faute

La faute est un manquement grave ou répété aux règles du lieu de travail. En voici des exemples :

• retards répétés ou absence non autorisée ;
• refus d'une instruction licite et raisonnable ;
• négligence causant un dommage ou une perte ;
• violation des règles de ce guide ;
• malhonnêteté, y compris de fausses feuilles de temps ou de faux justificatifs de frais ;
• harcèlement, intimidation ou discrimination ;
• mauvais usage des systèmes ou des données de la Société ;
• violation de la confidentialité ;
• comportement au travail ou en dehors qui porte gravement atteinte à la réputation de la Société ou à la confiance que nous vous accordons.

La faute lourde est une faute d'une gravité telle qu'elle peut justifier un licenciement même pour un premier manquement. En sont des exemples le vol, la fraude, la violence ou les menaces, le harcèlement grave, la violation grave des règles de sécurité ou de protection des données, le fait de travailler sous l'influence de drogues ou d'alcool, la dégradation volontaire de biens et la violation grave de la confidentialité. Ces listes sont données à titre d'exemples et ne sont pas exhaustives.

14.3 Étapes de la procédure disciplinaire

Nous traitons les problèmes de manière équitable, comme l'exige le droit de l'Irlande. Normalement :

1. Entretien informel. Pour les préoccupations mineures, votre responsable s'entretiendra avec vous et expliquera ce qui doit changer.
2. Enquête. Lorsque l'affaire est plus grave, une personne examinera les faits sans délai et sans préjuger du résultat. Il peut vous être demandé d'assister à une réunion sur les faits. Si cela est nécessaire pour protéger des personnes ou l'enquête, vous pouvez être suspendu avec maintien intégral de la rémunération, pour une durée aussi courte que possible. La suspension n'est pas une sanction.
3. Convocation à un entretien. Vous serez informé par écrit de la nature du grief, vous recevrez les éléments de preuve et un préavis raisonnable de la tenue d'un entretien au cours duquel vous pourrez répondre.
4. L'entretien. Vous pouvez vous faire accompagner d'un collègue ou, lorsque la loi vous en donne le droit, d'un représentant syndical ou d'une autre personne. Vous pouvez exposer votre point de vue et faire appel à des témoins.
5. Décision. La décision vous sera communiquée par écrit, avec ses motifs. Selon la gravité de l'affaire, il peut s'agir d'une absence de suite, d'une mention au dossier, d'un avertissement écrit, d'un dernier avertissement écrit, d'un changement de fonctions, d'un licenciement avec préavis ou, en cas de faute lourde, d'un licenciement sans préavis.
6. Recours. Vous pouvez former un recours écrit dans un délai de 7 jours à compter de la décision auprès d'une personne plus haut placée qui n'a pas participé auparavant à l'affaire. Elle réexaminera la décision, et sa décision sur le recours est définitive.

Les avertissements restent dans votre dossier pendant une durée limitée, normalement 12 mois, sauf si l'affaire est grave. Nous pouvons modifier ou omettre une étape lorsque la loi ou les faits l'exigent, par exemple en cas de faute lourde. Des règles différentes peuvent s'appliquer pendant la période d'essai ou si votre ancienneté est faible, mais nous agirons toujours équitablement.

14.4 Insuffisance de performance et incapacité

Si vous n'êtes pas en mesure d'exercer votre travail en raison de votre performance ou de problèmes de santé de longue durée, nous examinerons le soutien, la formation ou les aménagements qui pourraient vous aider avant d'envisager toute autre mesure. Nous suivrons la même démarche équitable que celle de la section 14.3.

14.5 Licenciement économique

Si un poste n'est plus nécessaire, par exemple en raison d'une évolution de l'activité, nous en informerons les personnes concernées dès que possible, nous les consulterons comme la loi l'exige, nous chercherons un autre emploi approprié au sein de la Société, nous choisirons les personnes de manière équitable selon des critères objectifs et nous verserons ce que prévoient la loi et le contrat.

15. Déposer une plainte ou une réclamation

Si vous rencontrez un problème au travail, nous voulons en être informés et y remédier.

1. Parlez d'abord. Lorsque vous le pouvez, parlez-en à votre responsable. De nombreux problèmes peuvent être réglés rapidement et de manière informelle.
2. Écrivez. Si le problème n'est pas réglé, ou si la plainte concerne votre responsable, écrivez à le responsable des ressources humaines, ou le directeur général si la plainte vise le responsable des ressources humaines en indiquant quel est le problème et ce que vous souhaiteriez qu'il se passe.
3. Entretien. Nous organiserons un entretien sans délai déraisonnable. Vous pouvez vous faire accompagner, comme à la section 14.3. Si la plainte vise une personne, celle-ci aura la possibilité de répondre.
4. Résultat. Nous enquêterons dans la mesure nécessaire et vous communiquerons par écrit le résultat et ce que nous ferons.
5. Recours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez former un recours écrit dans un délai de 7 jours auprès d'une personne plus haut placée qui n'a pas participé auparavant à l'affaire. Sa décision met fin à la procédure interne de la Société.

Déposer une plainte de bonne foi ne sera jamais retenu contre vous. Utiliser cette procédure ne vous empêche pas de saisir une autorité du travail, un tribunal ou une juridiction, ni de demander à tout moment un conseil indépendant.

16. Télétravail et travail hors des locaux

16.1 Le dispositif

Télétravail

mardi et jeudi

Le télétravail est une manière de travailler, non un autre emploi. Votre rémunération, vos avantages, vos droits et vos responsabilités sont les mêmes, de même que les règles de ce guide. Travaillez depuis le lieu convenu avec nous, et prévenez votre responsable avant de travailler depuis un autre lieu, surtout dans un autre pays, car les règles en matière de rémunération, d'impôt, de sécurité sociale, de protection des données et d'immigration peuvent différer.

16.2 Disponibilité et résultats

Soyez disponible et joignable pendant vos heures de travail convenues. Nous managons par les résultats et par des accords clairs, et nous vous faisons confiance pour faire votre travail. Tenez votre agenda à jour, répondez aux messages dans un délai raisonnable et participez aux réunions importantes.

16.3 Votre espace de travail

Choisissez un espace sûr, assez calme pour travailler et assez privé pour protéger les informations confidentielles. Ne laissez pas d'autres personnes voir ou entendre des informations confidentielles ni utiliser les appareils de la Société. Les obligations de santé et de sécurité de la section 10 s'appliquent à domicile. Signalez-nous tout accident survenant pendant que vous travaillez. Nous vous aiderons à obtenir le matériel nécessaire à votre travail, comme convenu à l'avance.

16.4 Coûts

Sauf disposition contraire de la loi ou de votre contrat, la Société rembourse les coûts raisonnables et approuvés du travail à domicile, par exemple le matériel que nous vous avons demandé d'utiliser. Demandez l'accord de votre responsable avant d'engager une dépense.

16.5 Fin du dispositif

Si les besoins de l'activité évoluent, ou si le dispositif ne fonctionne pas, nous pouvons le modifier ou y mettre fin après en avoir discuté avec vous et en respectant un préavis raisonnable, dans les conditions permises par votre contrat et la loi. Vous pouvez également demander à le modifier.

17. Départ de la Société

17.1 Démission

Si vous décidez de partir, veuillez d'abord en informer votre responsable puis le confirmer par écrit. Après la période d'essai, le préavis que vous devez donner et celui que nous devons donner est le suivant : 1 mois de la part du salarié, 2 mois de la part de l'entreprise, ou la durée plus longue exigée par la loi. Votre contrat peut prévoir une durée différente, et si la loi exige de notre part un préavis plus long, nous l'appliquons. Pendant la période d'essai, le préavis prévu dans votre contrat s'applique.

17.2 Pendant votre préavis

Vous devez continuer à travailler normalement, respecter vos obligations et aider à la passation de votre travail. Nous pouvons vous demander de ne pas travailler ou de rester chez vous pendant tout ou partie de votre préavis, et nous vous rémunérerons comme le prévoient la loi et votre contrat. Nous pouvons vous demander de prendre vos congés restants pendant votre préavis.

17.3 Biens de la Société et accès

Dans un délai de 5 jours ouvrés après votre dernier jour, ou plus tôt si nous le demandons, vous devez restituer tous les biens de la Société, notamment le matériel, les cartes, les clés, les documents et les copies d'informations de la Société, et supprimer les informations de la Société de vos appareils et comptes personnels. Votre accès aux systèmes de la Société prend fin à votre dernier jour, ou plus tôt si nécessaire.

17.4 Solde de tout compte

Nous vous versons votre dernière paie au plus tard à votre date de paie habituelle, ou plus tôt si la loi l'exige. Elle comprendra la rémunération acquise et les congés non pris comme le prévoient la loi et votre contrat, déduction faite des retenues légales. Nous vous remettrons les documents exigés par la loi, par exemple une attestation d'emploi et les documents fiscaux.

17.5 Références

Nous fournirons une référence factuelle, qui confirme les dates de votre emploi et votre intitulé de poste, et qui pourra en dire davantage lorsque nous en sommes convenus. Les demandes doivent être adressées à Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example).

17.6 Après votre départ

Votre obligation de confidentialité prévue à la section 12 se poursuit. Toute autre obligation après le départ, par exemple de non-concurrence, ne s'applique que si elle est écrite dans votre contrat et valable en droit.

17.7 Entretien de départ

Nous aimerions recueillir votre avis avant votre départ. Cet entretien est confidentiel et vous n'êtes pas tenu d'y participer, mais il nous aide à nous améliorer.

18. Accusé de réception

J'ai reçu un exemplaire du Guide du salarié de Northwind Studio SARL, en vigueur à compter du 1er janvier 2027. Je l'ai lu et je comprends que je dois m'adresser à Maria Lopez, responsable des ressources humaines (maria@northwind.example) si j'ai des questions. Je comprends qu'il explique notre manière de travailler et que la Société peut le mettre à jour, et qu'il ne me confère pas à lui seul de droits allant au-delà de ceux prévus par mon contrat et par la loi.

Salarié
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Signature : ______________
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Pour Northwind Studio SARL
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