Podręcznik pracownika

Podręcznik pracownika

Northwind Studio Sp. z o.o.
ul. Portowa 14, Kraków, Polska

Obowiązuje od 1 stycznia 2027

1. Witamy

Witamy w firmie Northwind Studio Sp. z o.o.. Cieszymy się, że jesteś z nami, i chcemy, aby Twoja praca u nas układała się dobrze.

Ten podręcznik wyjaśnia, jak razem pracujemy: czego od Ciebie oczekujemy, czego Ty możesz oczekiwać od nas i gdzie szukać pomocy. Nie jest w stanie objąć każdej sytuacji. Tam, gdzie milczy, prosimy wszystkich o zdrowy rozsądek, działanie zgodne z naszymi wartościami i pytanie, gdy mają wątpliwości.

Jeśli masz pytanie dotyczące czegokolwiek w tym podręczniku, zwróć się do: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example).

2. O nas

Projektujemy i budujemy strony internetowe oraz aplikacje mobilne dla małych firm i opiekujemy się nimi po uruchomieniu.

Nasze wartości wyznaczają sposób, w jaki traktujemy siebie nawzajem, naszych klientów i osoby, z którymi współpracujemy:

Jesteśmy uczciwi wobec siebie i klientów. Pracujemy starannie. Pomagamy współpracownikom. Stale się uczymy.

3. Jak korzystać z tego podręcznika

• Podręcznik dotyczy wszystkich osób pracujących dla firmy Northwind Studio Sp. z o.o. (zwanej dalej „Firmą”), niezależnie od stanowiska. W tym podręczniku „Ty” oznacza osobę, która go czyta, a „Twój przełożony” oznacza osobę, której podlegasz.
• Wiele Twoich praw w pracy, na przykład minimalne wynagrodzenie, urlop, czas pracy i ochrona przed nierównym traktowaniem, określa prawo właściwe dla: Irlandia. Jeżeli prawo daje Ci więcej niż ten podręcznik, stosuje się prawo. Jeżeli ten podręcznik daje Ci więcej niż prawo, stosuje się ten podręcznik.
• Głównym dokumentem dotyczącym Twojej pracy jest umowa o pracę lub oferta zatrudnienia. Jeżeli mówi ona coś innego niż ten podręcznik, stosuje się umowę, chyba że podręcznik jest dla Ciebie korzystniejszy.
• Ten podręcznik jest przewodnikiem po tym, jak pracujemy. Sam w sobie nie składa żadnych obietnic, których nie ma w Twojej umowie, i nie jest umową, chyba że umowa tak stanowi.
• Możemy od czasu do czasu zmieniać ten podręcznik, na przykład gdy zmieni się prawo lub działalność Firmy. O ważnych zmianach poinformujemy Cię przed ich wejściem w życie, a aktualną wersję będziemy przechowywać w miejscu dostępnym dla wszystkich pracowników.

4. Podstawy zatrudnienia

4.1 Twoje warunki

Główne warunki otrzymasz na piśmie: nazwę stanowiska, przełożonego, miejsce pracy, wynagrodzenie, godziny pracy, urlop i obowiązujący okres wypowiedzenia. Jeśli któryś z nich ulegnie zmianie, poinformujemy Cię o tym na piśmie.

4.2 Prawo do pracy i dokumentacja

Przed rozpoczęciem pracy możemy potrzebować sprawdzenia, czy możesz legalnie pracować w kraju, w którym będziesz wykonywać pracę, i poprosimy o dokumenty wymagane przez prawo. Prosimy, aby Twoje dane osobowe, w tym adres, dane kontaktowe, dane bankowe i osoba do kontaktu w nagłych wypadkach, były aktualne u: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example). Wykorzystujemy te informacje wyłącznie w sposób określony w sekcji 12.

4.3 Okres próbny

Twój pierwszy okres zatrudnienia, czyli pierwsze 3 miesiące, jest okresem próbnym. To czas, w którym Ty i my sprawdzamy, czy praca jest dla Ciebie odpowiednia. W okresie próbnym przełożony będzie regularnie rozmawiać z Tobą o tym, jak idzie praca, i wcześnie poinformuje Cię o problemie. Okres ten może zostać przedłużony za porozumieniem stron lub w zakresie, w jakim pozwala na to prawo, jeśli byłeś nieobecny lub potrzeba więcej czasu na decyzję. Jeżeli prawo zapewnia Ci ochronę w okresie próbnym, ochrona ta obowiązuje.

4.4 Zmiany w Twojej pracy

Twoje obowiązki mogą się zmieniać wraz ze zmianami w działalności Firmy. Przed wprowadzeniem każdej istotnej zmiany dotyczącej Twojej roli, miejsca pracy, godzin pracy lub wynagrodzenia porozmawiamy z Tobą, a zmianę wprowadzimy w sposób dozwolony przez prawo i Twoją umowę.

4.5 Inna praca

Musisz poinformować przełożonego, zanim podejmiesz inną płatną pracę, rozpoczniesz prowadzenie działalności lub objęcie funkcji w innej organizacji. Nie możesz tego robić, jeśli zaszkodziłoby to Twojej pracy dla nas, powodowałoby konflikt interesów, wykorzystywałoby czas lub mienie Firmy albo stanowiłoby konkurencję dla Firmy. Wolontariat bez wynagrodzenia i zainteresowania osobiste są Twoją prywatną sprawą, o ile nie wpływają na pracę.

5. Godziny pracy i obecność

5.1 Normalne godziny

Twój normalny tydzień pracy to: 40 godzin, od poniedziałku do piątku, 9:00 do 17:30 z 30-minutową nieopłacaną przerwą na lunch. Jeśli Twoje godziny są inne, określa to umowa.

5.2 Punktualność

Prosimy o gotowość do rozpoczęcia pracy o uzgodnionej porze. Jeśli się spóźnisz lub nie możesz przyjść, poinformuj o tym przełożonego jak najwcześniej, przed początkiem dnia pracy, i podaj, kiedy spodziewasz się wrócić. Jeśli pracujesz z domu, poinformuj przełożonego, gdy nie będziesz dostępny w swoich zwykłych godzinach.

5.3 Przerwy i odpoczynek

Przysługują Ci przerwy i okresy odpoczynku określone w prawie i oczekujemy, że będziesz z nich korzystać. Jeśli możesz, spędzaj przerwy z dala od biurka. Przełożony zaplanuje pracę tak, aby można było odpoczywać.

5.4 Godziny nadliczbowe

Godziny nadliczbowe

Nie można od Ciebie żądać pracy ponad tygodniowy limit określony w prawie, a odmowa pracy ponad to, na co pozwala prawo, nie może prowadzić do Twojego niesprawiedliwego traktowania.

5.5 Nieplanowana nieobecność

Jeśli nie możesz przyjść do pracy z powodu innego niż planowany urlop, na przykład z powodu choroby lub nagłego wypadku, postępuj zgodnie z sekcją 7.2 lub powiadom przełożonego tak szybko, jak to możliwe. Nieobecność niezgłoszona lub nieusprawiedliwiona może zostać uznana za nieusprawiedliwioną i rozpatrzona zgodnie z sekcją 14.

6. Wynagrodzenie i wydatki

6.1 Wynagrodzenie

Twoje wynagrodzenie określa umowa. Jest wypłacane w walucie euro, według zasad: co miesiąc, w ostatnim dniu roboczym miesiąca, przelewem bankowym. Do każdej wypłaty dołączamy zestawienie wynagrodzenia, które pokazuje wynagrodzenie brutto, potrącenia i wynagrodzenie netto. Potrącamy podatek, składki społeczne i inne kwoty wymagane przez prawo. Nie dokonamy żadnych innych potrąceń z Twojego wynagrodzenia bez Twojej zgody, chyba że pozwala na to prawo.

Jeśli uważasz, że Twoje wynagrodzenie jest nieprawidłowe, poinformuj o tym jak najszybciej, w miarę możliwości na piśmie: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example). Szybko to sprawdzimy i poprawimy każdy błąd. Jeśli wypłaciliśmy Ci za dużo, porozmawiamy z Tobą przed odzyskaniem pieniędzy i uzgodnimy rozsądny sposób zwrotu, w granicach dozwolonych przez prawo.

6.2 Przegląd wynagrodzeń

Wynagrodzenia przeglądamy regularnie. Przegląd nie oznacza obietnicy podwyżki. Wynagrodzenie jest oceniane z uwzględnieniem wyników pracy, rynku, sytuacji finansowej Firmy i prawa, a naszym celem jest sprawiedliwe wynagradzanie za pracę o jednakowej wartości.

6.3 Wydatki

Zwracamy rozsądne wydatki poniesione w związku z działalnością Firmy, na przykład podróż, zakwaterowanie i posiłki w czasie podróży oraz sprzęt, który przełożony polecił Ci kupić. Aby się o zwrot ubiegać:

• uzyskaj zgodę przełożonego przed każdym pojedynczym wydatkiem powyżej 100 EUR;
• zachowaj paragon lub fakturę;
• przekaż wniosek wraz z rachunkami niezwłocznie, a w każdym razie w ciągu 60 dni;
• nie wnioskuj o zwrot za rzeczy osobiste ani za cokolwiek, co ktoś inny już zapłacił.

Zatwierdzone wnioski zwracamy z najbliższą regularną wypłatą. Fałszywe lub zawyżone wnioski są poważnym uchybieniem.

6.4 Karty firmowe i zaliczki

Jeśli Firma da Ci kartę płatniczą lub zaliczkę, używaj ich wyłącznie do spraw Firmy i przekaż przełożonemu rachunki. Utratę karty zgłoś natychmiast.

7. Urlopy

Prawa do urlopu różnią się w poszczególnych krajach. Jeżeli prawo daje Ci więcej urlopu, wyższe wynagrodzenie w czasie urlopu lub większą ochronę niż poniżej, stosuje się prawo.

7.1 Urlop wypoczynkowy i dni świąteczne

Przysługuje Ci płatny urlop wypoczynkowy w wymiarze: 25 dni roboczych rocznie lub więcej, jeśli prawo przyznaje więcej. Rok urlopowy biegnie tak, jak określa umowa. Przysługują Ci także dni wolne z tytułu świąt: święta państwowe kraju, w którym pracuje pracownik. Wykorzystywanie urlopu i przenoszenie go na kolejny rok odbywa się według następujących zasad:

• Wnioskuj o urlop do przełożonego z odpowiednim wyprzedzeniem i na piśmie. Dłuższy urlop wymaga dłuższego wyprzedzenia. Odpowiemy tak szybko, jak to możliwe, i nie odmówimy urlopu bez uzasadnionej przyczyny biznesowej.
• Możemy poprosić Cię o wykorzystanie urlopu w określonym terminie, na przykład gdy Firma jest zamknięta, i damy Ci na to rozsądne wyprzedzenie.
• Urlop niewykorzystany w danym roku jest przenoszony lub wypłacany tylko w zakresie, w jakim pozwala na to prawo lub Twoja umowa.
• Gdy zatrudnienie się kończy, otrzymujesz wynagrodzenie za zebrany i niewykorzystany urlop albo możemy poprosić Cię o jego wykorzystanie w okresie wypowiedzenia, jeśli pozwala na to prawo.

7.2 Choroba

Jeśli źle się czujesz, powiadom przełożonego przed zwykłą porą rozpoczęcia pracy, podaj, jak długo spodziewasz się być nieobecny, i utrzymuj kontakt. Przy krótkiej chorobie możemy poprosić o krótkie pisemne potwierdzenie przyczyny. Przy dłuższej nieobecności lub gdy wymaga tego prawo, możemy poprosić o zaświadczenie lekarskie. Nie będziemy żądać więcej informacji medycznych, niż potrzebujemy.

Wynagrodzenie w czasie choroby: pełne wynagrodzenie za pierwsze 10 dni w roku, a następnie ustawowe wynagrodzenie chorobowe określone przez prawo.

Przyczyny Twojej choroby zachowujemy w tajemnicy i ujawniamy je tylko osobom, które potrzebują ich do zarządzania Twoją nieobecnością i wspierania Cię. Po powrocie przełożony może porozmawiać z Tobą o tym, jak się czujesz i czy możemy w czymś pomóc, w tym zmienić zakres Twojej pracy. Jeśli masz przewlekłą chorobę lub niepełnosprawność, wprowadzimy racjonalne dostosowania, tak jak wymaga prawo i w granicach naszych możliwości.

7.3 Urlopy rodzinne

Urlop macierzyński, ojcowski, adopcyjny, rodzicielski i opiekuńczy podlega prawu właściwemu dla: Irlandia oraz poniższym zasadom:

Zgodnie z prawem. Firma dodaje 4 tygodnie pełnego wynagrodzenia do ustawowego urlopu macierzyńskiego po 12 miesiącach pracy.

Nie musisz informować nas o ciąży, zanim będziesz na to gotowa, ale prosimy o poinformowanie nas tak wcześnie, jak możesz to rozsądnie zrobić, abyśmy mogli chronić Twoje zdrowie i bezpieczeństwo oraz zaplanować Twój urlop. Będziemy chronić Twoje stanowisko i prawa w czasie urlopu rodzinnego i po nim, tak jak wymaga prawo, i nie będziemy traktować Cię mniej korzystnie z powodu ciąży, skorzystania z urlopu rodzinnego lub złożenia wniosku o niego albo z powodu obowiązków opiekuńczych.

7.4 Czas wolny w nagłych sytuacjach i na obowiązki publiczne

Przysługuje Ci rozsądna ilość czasu wolnego w nagłych sytuacjach dotyczących osoby, która jest od Ciebie zależna, oraz na obowiązki publiczne, takie jak pełnienie funkcji ławnika lub służba w organie publicznym, zgodnie z prawem właściwym dla: Irlandia. Poinformuj przełożonego tak szybko, jak możesz. To, czy ten czas jest płatny, określa prawo.

7.5 Inne urlopy

3 dni płatnego urlopu żałobnego po śmierci bliskiego członka rodziny, 1 płatny dzień na przeprowadzkę oraz bezpłatny urlop szkoleniowy za porozumieniem.

7.6 Urlop bezpłatny

Możesz poprosić o urlop bezpłatny z powodu, który nie jest objęty powyżej. Każdy wniosek rozpatrujemy indywidualnie, a w razie odmowy podamy powód.

8. Zachowanie w pracy

8.1 Czego oczekujemy

Oczekujemy od wszystkich, że będą:

• wykonywać swoją pracę starannie i na uzgodnionym poziomie;
• być uczciwi i otwarci w pracy oraz w tym, co mówią współpracownikom, klientom i Firmie;
• traktować wszystkich uprzejmie i z szacunkiem, osobiście i w sieci;
• wykonywać uzasadnione polecenia i przestrzegać prawa w pracy;
• dbać o mienie i pieniądze Firmy jak o własne;
• przestrzegać zasad zawartych w tym podręczniku.

8.2 Konflikt interesów

Konflikt interesów powstaje, gdy Twoje osobiste interesy mogą wpływać na Twoją ocenę sytuacji w pracy lub sprawiać takie wrażenie. Przykłady to prowadzenie interesów z firmą należącą do krewnego, podjęcie drugiej pracy u konkurenta lub wykorzystanie informacji Firmy dla własnych korzyści. Poinformuj przełożonego, gdy tylko dostrzeżesz możliwy konflikt, aby można go było rozwiązać otwarcie.

8.3 Prezenty i gościnność

Nie przyjmuj ani nie oferuj prezentów, przysług ani gościnności, które mogłyby wpłynąć na decyzję biznesową lub wyglądać, jakby mogły. Małe, okazjonalne prezenty o niewielkiej wartości i zwykłe posiłki biznesowe są zazwyczaj dopuszczalne. Jeśli oferowane jest Ci coś więcej lub nie jesteś pewien, zapytaj przełożonego. Nigdy nie oferuj ani nie przyjmuj pieniędzy ani niczego wartościowego w celu uzyskania lub przyznania nieuczciwej przewagi.

8.4 Łapówki, oszustwa i prawo

Firma nie daje ani nie przyjmuje łapówek i nie toleruje oszustw, kradzieży, prania pieniędzy ani uchylania się od opodatkowania. Dotyczy to każdego kraju, w którym działamy, i osób działających w naszym imieniu. Jeśli podejrzewasz cokolwiek z tego, niezwłocznie poinformuj przełożonego lub osobę wskazaną w tym celu, czyli: kierowniczka ds. ludzi lub dyrektor zarządzający, jeśli skarga dotyczy kierowniczki ds. ludzi.

8.5 Zgłaszanie nieprawidłowości

Jeśli w pracy zobaczysz coś niezgodnego z prawem, niebezpiecznego lub poważnie niewłaściwego, na przykład oszustwo, zagrożenie bezpieczeństwa, naruszenie ochrony danych, nadużycie lub tuszowanie sprawy, chcemy, abyś nam o tym powiedział. Zgłoś to przełożonemu lub, jeśli wolisz, osobie wskazanej w tym celu, czyli: kierowniczka ds. ludzi lub dyrektor zarządzający, jeśli skarga dotyczy kierowniczki ds. ludzi. Zbadamy to, co zgłosisz, zachowamy Twoje dane w poufności w granicach naszych możliwości i dozwolonych przez prawo, i nie ukarzemy Cię za rzetelne zgłoszenie obaw, nawet jeśli okażą się błędne. Prawo może także chronić Cię, jeśli zgłosisz sprawę organowi publicznemu.

8.6 Alkohol, narkotyki i zdolność do pracy

Musisz być zdolny do bezpiecznej pracy. Nie możesz pracować pod wpływem alkoholu ani nielegalnych narkotyków ani ich używać na terenie Firmy lub w czasie pracy. Jeśli przyjmujesz leki, które mogą wpływać na Twoją pracę lub bezpieczeństwo, powiedz o tym przełożonemu, abyśmy mogli chronić Ciebie i innych; nie musisz mówić, na co jest lek. Jeśli masz problem z alkoholem lub narkotykami, powiedz nam. Wesprzemy Cię w rozsądnym zakresie.

8.7 Ubiór i wygląd

Ubieraj się w sposób odpowiedni do Twojej pracy i osób, które spotykasz, oraz bezpieczny. Wszelkie wytyczne dotyczące ubioru stosujemy do wszystkich jednakowo i wprowadzimy rozsądne wyjątki ze względu na religię, przekonania, zdrowie, niepełnosprawność i kulturę.

9. Równe traktowanie, godność i molestowanie

9.1 Nasze zobowiązanie

Firma Northwind Studio Sp. z o.o. dba o miejsce pracy, w którym wszyscy są traktowani sprawiedliwie i z godnością. Nie akceptujemy dyskryminacji, molestowania ani działań odwetowych. Rekrutujemy, szkolimy, wynagradzamy, awansujemy i zarządzamy ludźmi na podstawie umiejętności i zasług.

9.2 Co jest chronione

Nie możesz być traktowany gorzej, w żadnym aspekcie pracy, z powodu cechy chronionej przez prawo właściwe dla: Irlandia, a w każdym razie z powodu rasy, koloru skóry, pochodzenia etnicznego lub narodowego, obywatelstwa, religii lub przekonań, płci, tożsamości lub ekspresji płciowej, orientacji seksualnej, stanu cywilnego lub rodzinnego, ciąży, wieku, niepełnosprawności lub stanu zdrowia. Dotyczy to rekrutacji, wynagrodzenia, szkoleń, awansów, kar, zwolnień i codziennego traktowania.

9.3 Molestowanie i mobbing

Molestowanie to niechciane zachowanie, które narusza czyjąś godność lub tworzy atmosferę zastraszenia, wrogości, poniżenia lub obrazy. Obejmuje niechciane żarty, uwagi, przezwiska, gesty, wiadomości, obrazy, dotyk, wykluczanie i naciski w celu uzyskania uwagi osobistej lub seksualnej. Mobbing to powtarzający się wzorzec zachowań, który podważa, poniża lub zastrasza osobę. Jedno i drugie jest uchybieniem, niezależnie od tego, czy zdarza się w miejscu pracy, na wydarzeniach, w podróży, w wiadomościach, w mediach społecznościowych czy poza godzinami pracy, jeśli ma związek z pracą. Nie ma znaczenia, czy osoba chciała obrazić. Liczy się skutek i to, czy rozsądna osoba uznałaby takie zachowanie za niedopuszczalne.

Rozsądne zarządzanie, takie jak udzielanie szczerej informacji zwrotnej, wyznaczanie celów lub wszczęcie rzetelnego postępowania dyscyplinarnego, nie jest molestowaniem ani mobbingiem.

9.4 Jeśli tego doświadczasz lub to widzisz

Możesz powiedzieć osobie, że jej zachowanie jest niepożądane, jeśli czujesz, że możesz. Nie musisz. Możesz zgłosić się bezpośrednio do osoby wskazanej w tym celu, czyli: kierowniczka ds. ludzi lub dyrektor zarządzający, jeśli skarga dotyczy kierowniczki ds. ludzi, lub postępować zgodnie z sekcją 15. Potraktujemy Twoje słowa poważnie, zadziałamy szybko, zachowamy sprawę w tajemnicy tak, jak to możliwe, i ochronimy Cię przed odwetem. Przeprowadzimy rzetelne postępowanie, wysłuchamy wszystkich zainteresowanych i zdecydujemy, co zrobić. Osoba, która dopuściła się molestowania lub mobbingu wobec innej osoby albo wyrządziła krzywdę komuś, kto zgłosił zastrzeżenie, poniesie konsekwencje zgodnie z sekcją 14, co może obejmować rozwiązanie stosunku pracy.

9.5 Dostosowania

Wprowadzimy racjonalne dostosowania dla pracowników z niepełnosprawnością lub problemami zdrowotnymi oraz racjonalne ułatwienia dla praktyk religijnych, w granicach naszych możliwości i tak, jak wymaga prawo. Porozmawiaj o tym, co by Ci pomogło, z: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example).

10. Bezpieczeństwo i higiena pracy

10.1 Nasz obowiązek i Twój

Zapewnimy bezpieczne i zdrowe miejsce pracy, potrzebny Ci sprzęt i szkolenia oraz sposób zgłaszania zastrzeżeń, tak jak wymaga prawo właściwe dla: Irlandia. Osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo i higienę pracy jest Tom Reilly, kierownik operacyjny.

Musisz dbać w rozsądny sposób o własne zdrowie i bezpieczeństwo oraz innych osób, na które mogą wpłynąć Twoje działania, przestrzegać instrukcji i szkoleń z zakresu bezpieczeństwa, właściwie używać sprzętu i nie ingerować w nic, co służy bezpieczeństwu.

10.2 Zgłaszanie

Każdy wypadek, uraz, zdarzenie potencjalnie wypadkowe, zagrożenie lub niebezpieczny stan zgłoś przełożonemu i osobie odpowiedzialnej za bezpieczeństwo (kontakt: Tom Reilly, kierownik operacyjny) od razu, nawet jeśli nikomu nic się nie stało. Prowadzimy rejestr wypadków i zgłaszamy je organom, gdy prawo tego wymaga. Możesz przerwać pracę i opuścić zagrożenie, które w rozsądnym przekonaniu jest poważne i bezpośrednie, i nie możesz zostać za to ukarany.

10.3 Sytuacje nagłe

Upewnij się, że wiesz, gdzie są wyjścia, apteczki i sprzęt przeciwpożarowy, i stosuj się do instrukcji ewakuacji. W sytuacji nagłej najpierw chroń życie, a potem wezwij służby ratunkowe.

10.4 Stanowiska pracy i dobrostan

Jeśli pracujesz przy ekranie, właściwie ustaw krzesło i ekran oraz rób regularne krótkie przerwy. Powiedz nam, jeśli Twoje stanowisko pracy powoduje dyskomfort. Dbamy o Twoje zdrowie psychiczne tak samo jak o fizyczne. Jeśli praca powoduje u Ciebie stres, porozmawiaj z przełożonym lub z: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example). Zastanowimy się, co możemy zmienić, na przykład obciążenie pracą lub terminy.

10.5 Palenie i wapowanie

Palenie i wapowanie jest zabronione wewnątrz pomieszczeń, w pojazdach Firmy i w każdym miejscu, w którym zakazuje tego prawo.

10.6 Podróże

Podczas podróży służbowych przestrzegaj zasad podróży, które Ci przekazujemy, oraz prawa miejsc, które odwiedzasz. Poinformuj przełożonego o każdym problemie zdrowotnym lub obawie, które mogą wpłynąć na Twoją podróż.

11. Sprzęt firmowy, IT i bezpieczeństwo

11.1 Korzystanie ze sprzętu firmowego

Komputery, telefony, konta, sieci, oprogramowanie i inny sprzęt, który zapewniamy, służą sprawom Firmy. Ograniczone użycie prywatne jest dopuszczalne, jeśli jest rozsądne, nie utrudnia Twojej pracy, nie kosztuje Firmy pieniędzy, nie łamie prawa ani żadnej zasady z tego podręcznika i nie dotyczy niczego obraźliwego. Pamiętaj, że systemy Firmy są monitorowane w sposób opisany w sekcji 11.6.

11.2 Hasła i konta

• Zachowaj swoje hasła w tajemnicy. Nigdy ich nie udostępniaj, nawet współpracownikom ani pracownikom IT.
• Używaj długiego, unikalnego hasła do każdego konta, najlepiej z menedżerem haseł, i włącz weryfikację dwuetapową wszędzie tam, gdzie jest dostępna.
• Blokuj ekran, gdy odchodzisz od biurka.
• Do przechowywania lub wysyłania informacji Firmy używaj wyłącznie kont i narzędzi zatwierdzonych przez Firmę. Nie przenoś danych Firmy na prywatną pocztę, prywatny dysk w chmurze ani prywatne urządzenia bez zgody.

11.3 Urządzenia

Dbaj o to, aby urządzenia Firmy oraz prywatne urządzenia, których używasz do pracy, były aktualne, zabezpieczone blokadą ekranu i, jeśli to możliwe, zaszyfrowane. Nie instaluj niezatwierdzonego oprogramowania ani nie wyłączaj zabezpieczeń. Utratę lub kradzież urządzenia zgłoś natychmiast do: support@northwind.example, abyśmy mogli je zablokować lub wyczyścić.

11.4 Phishing i incydenty bezpieczeństwa

Zachowuj ostrożność wobec nieoczekiwanych wiadomości e-mail, linków, załączników, próśb o płatności i próśb o hasła. Jeśli coś wygląda podejrzanie, nie klikaj i zgłoś to do: support@northwind.example. Jeśli sądzisz, że popełniłeś błąd, na przykład kliknąłeś link lub wysłałeś coś do niewłaściwej osoby, zgłoś to natychmiast. Szybkie zgłoszenie ogranicza szkody, a za zgłoszenie szczerego błędu nie zostaniesz ukarany.

11.5 Narzędzia sztucznej inteligencji

Możesz korzystać z zatwierdzonych narzędzi sztucznej inteligencji, aby wspomagać swoją pracę. Nie wprowadzaj danych osobowych, danych klientów, haseł, kodu źródłowego ani poufnych informacji Firmy do żadnego narzędzia, które nie zostało zatwierdzone do tego celu. Sprawdź to, co narzędzie wygeneruje, zanim na tym polegasz lub przekażesz to dalej: pozostajesz odpowiedzialny za dostarczaną pracę. Nie przedstawiaj materiału wygenerowanego maszynowo jako własnej fachowej porady, jeśli wprowadzałoby to klienta w błąd.

11.6 Monitorowanie

Aby chronić Firmę, jej klientów i pracowników, możemy monitorować i rejestrować korzystanie z systemów Firmy, na przykład poczty e-mail, internetu, plików, wejść do budynków i lokalizacji pojazdów Firmy. Robimy to tylko w zakresie, w jakim pozwala na to prawo właściwe dla: Irlandia, w uzasadnionych celach, proporcjonalnie do celu i w sposób opisany w naszej informacji o prywatności dla pracowników. Nie czytamy prywatnych wiadomości na prywatnych kontach ani urządzeniach.

11.7 Mienie Firmy

Sprzęt Firmy pozostaje jej własnością. Dbaj o niego i nie pożyczaj go innym. Musisz go zwrócić na nasze żądanie, a w każdym razie zgodnie z sekcją 17.

12. Dane, prywatność i poufność

12.1 Dane osobowe pracowników

Zbieramy i wykorzystujemy informacje o Tobie, na przykład dane kontaktowe, wynagrodzenie, dane bankowe, obecność, wyniki pracy i, gdy to konieczne, informacje o zdrowiu, aby Cię zatrudniać, wypłacać wynagrodzenie, prowadzić działalność i spełniać wymogi prawa. Przechowujemy je bezpiecznie, udostępniamy tylko osobom, które ich potrzebują, takim jak dział płac, organy podatkowe, ubezpieczyciele i doradcy zawodowi, i zachowujemy je tylko tak długo, jak to potrzebne. Możesz poprosić o wgląd w swoje dane osobowe, ich poprawienie oraz, jeśli prawo daje Ci takie uprawnienie, o ich usunięcie lub sprzeciwić się ich wykorzystywaniu. Zwróć się do: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example). Szczegóły zawiera nasza informacja o prywatności dla pracowników.

12.2 Dane osobowe innych osób

W pracy możesz przetwarzać dane osobowe klientów, współpracowników i innych osób. Wykorzystuj je tylko w celu, w jakim zostały zebrane, tylko w takim zakresie, jak potrzebujesz, i tylko tak, jak wymaga Twoja praca. Przechowuj je bezpiecznie i nie udostępniaj poza Firmą, chyba że zasady Firmy na to pozwalają. Każdą utratę, kradzież lub niewłaściwe ujawnienie danych osobowych zgłoś natychmiast do: support@northwind.example, ponieważ prawo może wymagać od nas powiadomienia organów i zainteresowanych osób w krótkim czasie.

12.3 Informacje poufne

Informacje poufne to informacje, które nie są publiczne i mają wartość dla Firmy lub dla innych osób, które nam je powierzyły. Przykłady to listy klientów, ceny, plany, wyniki finansowe, kod źródłowy, projekty, know-how, umowy i wszystko, co oznaczono jako poufne. Musisz:

• wykorzystywać je wyłącznie do swojej pracy;
• nie mówić o nich nikomu spoza Firmy ani żadnemu współpracownikowi, który ich nie potrzebuje;
• przechowywać je bezpiecznie oraz zwrócić je lub usunąć, gdy odchodzisz.

Ten obowiązek trwa po zakończeniu zatrudnienia. Nie powstrzymuje Cię on od niczego, co chroni prawo, takiego jak zgłaszanie nieprawidłowości (sekcja 8.5), zgłoszenie do organu publicznego, rozmowa z innymi o własnym wynagrodzeniu lub warunkach albo wykorzystywanie ogólnych umiejętności i doświadczenia.

12.4 Utwory i wyniki Twojej pracy

O ile Twoja umowa lub prawo nie stanowi inaczej, prace, które tworzysz w ramach swojej pracy, takie jak dokumenty, projekty, oprogramowanie i pomysły, należą do Firmy w zakresie, na jaki pozwala prawo właściwe dla: Irlandia. Prowadź ich zapisy w systemach Firmy.

13. Media społecznościowe i wypowiedzi publiczne

• Twoje prywatne konta należą do Ciebie i szanujemy Twoją wolność wyrażania poglądów. Prosimy, abyś jasno zaznaczał, że Twoje poglądy są Twoje, i nie wypowiadał się w imieniu Firmy, chyba że jesteś do tego upoważniony.
• Nie publikuj informacji poufnych, danych klientów, niewydanych planów ani prywatnych zdjęć współpracowników lub klientów wykonanych w pracy.
• Nie publikuj niczego, co nęka, grozi lub dyskryminuje współpracowników, klientów lub kogokolwiek innego, ani niczego niezgodnego z prawem. Sekcja 9 dotyczy także zachowania w sieci.
• Jeśli wspominasz o swojej pracy lub o produkcie albo usłudze Firmy i otrzymujesz za to wynagrodzenie lub nagrodę, musisz to ujawnić, tak jak wymagają prawo i platforma.
• Nie udzielaj wywiadów ani oświadczeń w imieniu Firmy prasie bez zgody. Pytania prasy przekazuj przełożonemu.
• Zachowaj ostrożność, jeśli ktoś prosi Cię o referencje lub o byłych współpracowników. Takie prośby przekazuj do: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example).

Jeśli zobaczysz w sieci coś, co szkodzi Firmie lub współpracownikowi, powiedz o tym przełożonemu. Nie odpowiadaj w imieniu Firmy.

14. Wyniki pracy, postępowanie dyscyplinarne i zwolnienie

14.1 Wyniki pracy

Przełożony wyznaczy z Tobą jasne cele i będzie często rozmawiać z Tobą o Twojej pracy. Wyniki Twojej pracy są oceniane dwa razy w roku, w czerwcu i grudniu. Ocena to rozmowa o tym, co idzie dobrze, co mogłoby być lepsze, oraz o Twoim rozwoju i szkoleniach. Jeśli Twoja praca nie spełnia wymaganego standardu, przełożony powie o tym wcześnie, wyjaśni, czego się oczekuje, zapewni Ci wsparcie i szkolenia oraz rozsądny czas na poprawę. Jeśli poprawy nie będzie, możemy zastosować kroki opisane w sekcji 14.3.

14.2 Uchybienia

Uchybienie to poważne lub powtarzające się niestosowanie się do zasad miejsca pracy. Przykłady:

• powtarzające się spóźnienia lub nieusprawiedliwiona nieobecność;
• odmowa wykonania zgodnego z prawem i uzasadnionego polecenia;
• niedbalstwo powodujące szkodę lub stratę;
• łamanie zasad zawartych w tym podręczniku;
• nieuczciwość, w tym fałszywe ewidencje czasu pracy lub wnioski o zwrot wydatków;
• molestowanie, mobbing lub dyskryminacja;
• niewłaściwe wykorzystanie systemów lub danych Firmy;
• naruszenie poufności;
• zachowanie w pracy lub poza nią, które poważnie szkodzi reputacji Firmy lub zaufaniu, jakim Cię darzymy.

Ciężkie uchybienie to uchybienie tak poważne, że może uzasadniać zwolnienie nawet za pierwszym razem. Przykłady to kradzież, oszustwo, przemoc lub groźby, poważne molestowanie, poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa lub ochrony danych, praca pod wpływem narkotyków lub alkoholu, umyślne uszkodzenie mienia i poważne naruszenie poufności. Te listy są przykładami i nie są wyczerpujące.

14.3 Kroki dyscyplinarne

Problemy rozwiązujemy rzetelnie i tak, jak wymaga prawo właściwe dla: Irlandia. Zazwyczaj:

1. Nieformalna rozmowa. W przypadku drobnych zastrzeżeń przełożony porozmawia z Tobą i wyjaśni, co musi się zmienić.
2. Postępowanie wyjaśniające. Gdy sprawa jest poważniejsza, ktoś zbada fakty bez zwłoki i bez przesądzania wyniku. Możesz zostać poproszony o stawienie się na spotkanie dotyczące faktów. Jeśli jest to konieczne do ochrony osób lub postępowania, możesz zostać zawieszony z zachowaniem pełnego wynagrodzenia na jak najkrótszy czas. Zawieszenie nie jest karą.
3. Zaproszenie na spotkanie. Zostaniesz poinformowany na piśmie, na czym polega zastrzeżenie, otrzymasz dowody i rozsądne powiadomienie o spotkaniu, na którym możesz odpowiedzieć.
4. Spotkanie. Możesz przyprowadzić współpracownika lub, jeśli prawo daje Ci takie uprawnienie, przedstawiciela związku zawodowego albo inną osobę towarzyszącą. Możesz przedstawić swoje stanowisko i powołać świadków.
5. Decyzja. Decyzję otrzymasz na piśmie, z uzasadnieniem. W zależności od powagi sprawy może to być brak działań, adnotacja w aktach, pisemne ostrzeżenie, ostateczne pisemne ostrzeżenie, zmiana obowiązków, zwolnienie z wypowiedzeniem lub, w przypadku ciężkiego uchybienia, zwolnienie bez wypowiedzenia.
6. Odwołanie. Możesz odwołać się na piśmie w ciągu 7 dni od decyzji do wyższej rangą osoby, która wcześniej nie była zaangażowana. Przeanalizuje ona decyzję i odwołanie, a jej decyzja w sprawie odwołania jest ostateczna.

Ostrzeżenia pozostają w Twoich aktach przez ograniczony czas, zazwyczaj 12 miesięcy, chyba że sprawa jest poważna. Możemy zmienić lub pominąć krok, gdy wymaga tego prawo lub fakty, na przykład w przypadku ciężkiego uchybienia. W okresie próbnym lub przy krótkim stażu mogą obowiązywać inne zasady, ale zawsze będziemy działać rzetelnie.

14.4 Słabe wyniki pracy i zdolność do pracy

Jeśli nie możesz wykonywać pracy z powodu wyników lub długotrwałych względów zdrowotnych, zastanowimy się, jakie wsparcie, szkolenia lub dostosowania by pomogły, zanim rozważymy jakikolwiek inny krok. Zastosujemy to samo rzetelne podejście co w sekcji 14.3.

14.5 Redukcja zatrudnienia

Jeśli stanowisko nie jest już potrzebne, na przykład z powodu zmiany w działalności, poinformujemy zainteresowane osoby tak szybko, jak to możliwe, skonsultujemy się z nimi, jak wymaga prawo, poszukamy innej odpowiedniej pracy w Firmie, wybierzemy osoby rzetelnie według obiektywnych kryteriów i wypłacimy to, co przewidują prawo i umowa.

15. Składanie skargi lub zażalenia

Jeśli masz problem w pracy, chcemy o nim usłyszeć i go rozwiązać.

1. Najpierw porozmawiaj. Jeśli możesz, porozmawiaj z przełożonym. Wiele problemów można załatwić szybko i nieformalnie.
2. Napisz. Jeśli sprawa nie zostanie rozwiązana lub skarga dotyczy Twojego przełożonego, napisz do osoby wskazanej w tym celu, czyli: kierowniczka ds. ludzi lub dyrektor zarządzający, jeśli skarga dotyczy kierowniczki ds. ludzi, i wyjaśnij, na czym polega problem i co chciałbyś, aby się stało.
3. Spotkanie. Zorganizujemy spotkanie bez nieuzasadnionej zwłoki. Możesz przyprowadzić osobę towarzyszącą, jak w sekcji 14.3. Jeśli skarga dotyczy kogoś, ta osoba będzie miała możliwość odpowiedzi.
4. Wynik. Zbadamy sprawę w niezbędnym zakresie i poinformujemy Cię na piśmie o wyniku i o tym, co zrobimy.
5. Odwołanie. Jeśli nie jesteś zadowolony, możesz odwołać się na piśmie w ciągu 7 dni do wyższej rangą osoby, która wcześniej nie była zaangażowana. Jej decyzja kończy procedurę Firmy.

Złożenie skargi w dobrej wierze nigdy nie zostanie obrócone przeciwko Tobie. Skorzystanie z tej procedury nie uniemożliwia Ci zwrócenia się do organu pracy, trybunału lub sądu ani skorzystania z niezależnej porady w dowolnym czasie.

16. Praca z domu i praca poza siedzibą

16.1 Ustalenia

Praca zdalna

wtorek i czwartek

Praca z domu to sposób pracy, a nie inna praca. Twoje wynagrodzenie, świadczenia, prawa i obowiązki są takie same, tak jak zasady z tego podręcznika. Pracuj z miejsca, które z nami uzgodniłeś, i poinformuj przełożonego, zanim zaczniesz pracować z innego miejsca, zwłaszcza w innym kraju, ponieważ zasady dotyczące wynagrodzenia, podatków, ubezpieczeń społecznych, ochrony danych i imigracji mogą się różnić.

16.2 Dostępność i wyniki

Bądź dostępny i osiągalny w uzgodnionych godzinach pracy. Zarządzamy przez wyniki i jasne ustalenia i ufamy, że wykonujesz swoją pracę. Aktualizuj swój kalendarz, odpowiadaj na wiadomości w rozsądnym czasie i uczestnicz w ważnych spotkaniach.

16.3 Twoja przestrzeń pracy

Wybierz przestrzeń, która jest bezpieczna, wystarczająco cicha do pracy i wystarczająco prywatna, aby chronić informacje poufne. Nie pozwalaj, aby inni widzieli lub słyszeli informacje poufne ani korzystali z urządzeń Firmy. Obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy z sekcji 10 obowiązują także w domu. Poinformuj nas o każdym wypadku, który zdarzy się podczas pracy. Pomożemy w zakresie sprzętu potrzebnego do pracy, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.

16.4 Koszty

O ile prawo lub Twoja umowa nie stanowi inaczej, Firma zwraca rozsądne, zatwierdzone koszty pracy z domu, na przykład sprzęt, którego użycia od Ciebie oczekujemy. Zapytaj przełożonego, zanim wydasz pieniądze.

16.5 Zakończenie ustalenia

Jeśli potrzeby Firmy się zmienią lub ustalenie się nie sprawdza, możemy je zmienić lub zakończyć po omówieniu z Tobą i z rozsądnym wyprzedzeniem, tak jak pozwalają na to umowa i prawo. Ty również możesz poprosić o jego zmianę.

17. Odejście z Firmy

17.1 Rezygnacja

Jeśli zdecydujesz się odejść, poinformuj najpierw przełożonego, a następnie potwierdź to na piśmie. Po okresie próbnym wypowiedzenie, które musisz złożyć, i wypowiedzenie, które musimy złożyć my, wynosi: 1 miesiąc ze strony pracownika, 2 miesiące ze strony firmy lub dłuższy okres wymagany przez prawo. Twoja umowa może przewidywać inny okres, a jeśli prawo wymaga od nas dłuższego wypowiedzenia, stosujemy dłuższe. W okresie próbnym obowiązuje wypowiedzenie wskazane w umowie.

17.2 W okresie wypowiedzenia

Musisz pracować w zwykły sposób, wykonywać obowiązki i pomóc w przekazaniu swojej pracy. Możemy poprosić Cię, abyś nie pracował lub nie przychodził przez część lub cały okres wypowiedzenia, i zapłacimy Ci tak, jak przewidują prawo i umowa. Możemy poprosić Cię o wykorzystanie zaległego urlopu w okresie wypowiedzenia.

17.3 Mienie Firmy i dostęp

W ciągu 5 dni roboczych po Twoim ostatnim dniu, lub wcześniej na nasze żądanie, musisz zwrócić całe mienie Firmy, w tym sprzęt, karty, klucze, dokumenty i kopie informacji Firmy, oraz usunąć informacje Firmy z prywatnych urządzeń i kont. Twój dostęp do systemów Firmy kończy się w ostatnim dniu lub wcześniej, jeśli będzie to potrzebne.

17.4 Ostateczne wynagrodzenie

Wypłacamy Twoje ostateczne wynagrodzenie do zwykłego dnia wypłaty lub wcześniej, jeśli wymaga tego prawo. Obejmie ono należne wynagrodzenie i niewykorzystany urlop, tak jak przewidują prawo i umowa, pomniejszone o zgodne z prawem potrącenia. Przekażemy Ci dokumenty wymagane przez prawo, na przykład świadectwo pracy i formularze podatkowe.

17.5 Referencje

Wydamy rzeczowe referencje, które potwierdzają daty Twojego zatrudnienia i nazwę stanowiska, a mogą zawierać więcej, jeśli tak uzgodniliśmy. Prośby kieruj do: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example).

17.6 Po odejściu

Twój obowiązek poufności z sekcji 12 trwa nadal. Wszelkie inne obowiązki po odejściu, na przykład zakaz konkurencji, obowiązują tylko wtedy, gdy są zapisane w umowie i są ważne według prawa.

17.7 Rozmowa kończąca

Chcielibyśmy poznać Twoje zdanie przed odejściem. Rozmowa jest poufna, a udział w niej jest dobrowolny, ale pomaga nam się doskonalić.

18. Potwierdzenie

Otrzymałem(-am) egzemplarz Podręcznika pracownika firmy Northwind Studio Sp. z o.o., obowiązującego od 1 stycznia 2027. Przeczytałem(-am) go i rozumiem, że w razie pytań powinienem(-nam) zwrócić się do: Maria Lopez, kierowniczka ds. ludzi (maria@northwind.example). Rozumiem, że wyjaśnia on, jak pracujemy, że Firma może go aktualizować oraz że sam w sobie nie daje mi praw wykraczających poza te wynikające z umowy i prawa.

Pracownik
Imię i nazwisko: ______________
Stanowisko: ______________
Podpis: ______________
Data: ______________

Za Northwind Studio Sp. z o.o.
Imię i nazwisko: ______________
Stanowisko: ______________
Podpis: ______________
Data: ______________