Manuale del dipendente

Manuale del dipendente

Northwind Studio S.r.l.
14 Harbour Road, Cork, Irlanda

In vigore dal 1 gennaio 2027

1. Benvenuto

Benvenuto in Northwind Studio S.r.l.. Siamo lieti di averti con noi e vogliamo che il tuo lavoro qui proceda bene.

Questo manuale spiega come lavoriamo insieme: che cosa ci aspettiamo da te, che cosa puoi aspettarti da noi e a chi rivolgerti quando hai bisogno di aiuto. Non può coprire ogni situazione. Dove non dice nulla, chiediamo a tutti di usare buon senso, di agire in linea con i nostri valori e di chiedere quando hanno un dubbio.

Per qualsiasi domanda su questo manuale, rivolgiti a Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example).

2. Chi siamo

Progettiamo e realizziamo siti web e app mobile per piccole imprese e ce ne prendiamo cura dopo il lancio.

I nostri valori guidano il modo in cui trattiamo i colleghi, i clienti e le persone con cui lavoriamo:

Siamo onesti tra di noi e con i clienti. Lavoriamo con cura. Aiutiamo i colleghi. Continuiamo a imparare.

3. Come usare questo manuale

• Questo manuale si applica a tutte le persone che lavorano per Northwind Studio S.r.l. (la "Società"), qualunque sia la loro mansione. In questo manuale "tu" indica la persona che lo legge e "il tuo responsabile" indica la persona a cui rispondi.
• La legge di Irlanda stabilisce molti dei tuoi diritti sul lavoro, ad esempio la retribuzione minima, le ferie, l'orario di lavoro e la tutela contro i trattamenti ingiusti. Dove la legge ti riconosce più di questo manuale, si applica la legge. Dove questo manuale ti riconosce più della legge, si applica questo manuale.
• Il tuo contratto di lavoro o la tua lettera di assunzione è il documento principale sul tuo impiego. Se dice qualcosa di diverso da questo manuale, si applica il contratto, salvo che questo manuale sia più favorevole per te.
• Questo manuale è una guida al nostro modo di lavorare. Da solo non costituisce alcuna promessa che non sia nel tuo contratto e non è un contratto, a meno che il tuo contratto non lo preveda.
• Possiamo modificare questo manuale di volta in volta, ad esempio quando cambiano la legge o l'attività. Ti informeremo delle modifiche importanti prima che abbiano effetto e conserveremo la versione aggiornata in un luogo dove tutto il personale possa consultarla.

4. Nozioni di base sul rapporto di lavoro

4.1 Le tue condizioni

Riceverai per iscritto le condizioni principali del rapporto: la qualifica, il tuo responsabile, il luogo di lavoro, la retribuzione, l'orario, le ferie e il preavviso applicabile. Se una di queste condizioni cambia, te lo comunicheremo per iscritto.

4.2 Diritto di lavorare e dati anagrafici

Prima che tu inizi, potremmo dover verificare che tu sia legittimato a lavorare nel Paese in cui lavorerai e ti chiederemo i documenti richiesti dalla legge. Ti preghiamo di tenere aggiornati i tuoi dati personali presso Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example), compresi indirizzo, recapiti, coordinate bancarie e contatto in caso di emergenza. Usiamo queste informazioni solo come indicato nella sezione 12.

4.3 Periodo di prova

Il tuo primo periodo di impiego, i primi 3 mesi, è un periodo di prova. È un tempo in cui tu e noi verifichiamo se il lavoro è adatto. Durante la prova il tuo responsabile parlerà regolarmente con te dell'andamento e ti segnalerà tempestivamente eventuali problemi. Il periodo può essere prorogato di comune accordo, o nei limiti consentiti dalla legge, se sei stato assente o se serve più tempo per decidere. Dove la legge ti tutela durante la prova, tale tutela si applica.

4.4 Modifiche al tuo lavoro

Le tue mansioni possono cambiare con l'evolversi dell'attività. Parleremo con te prima di apportare qualsiasi modifica importante al tuo ruolo, al luogo di lavoro, all'orario o alla retribuzione e realizzeremo tale modifica nei modi consentiti dalla legge e dal tuo contratto.

4.5 Altre attività lavorative

Devi informare il tuo responsabile prima di svolgere altri lavori retribuiti, di gestire un'attività o di ricoprire una carica in un'altra organizzazione. Non puoi farlo se ciò danneggia il tuo lavoro per noi, crea un conflitto di interessi, utilizza il tempo o i beni della Società o è in concorrenza con la Società. Il volontariato non retribuito e gli interessi personali sono affari tuoi, a meno che non influiscano sul tuo lavoro.

5. Orario e presenza

5.1 Orario normale

La tua settimana lavorativa normale è la seguente: 40 ore, dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:30 con una pausa pranzo non retribuita di 30 minuti. Il tuo contratto indica se il tuo orario è diverso.

5.2 Puntualità

Ti preghiamo di essere pronto a iniziare il lavoro all'ora concordata. Se arriverai in ritardo o non puoi venire, informa il tuo responsabile il prima possibile, prima dell'inizio della tua giornata lavorativa, indicando quando prevedi di rientrare. Se lavori da casa, informa il tuo responsabile se non sarai disponibile negli orari consueti.

5.3 Pause e riposo

Hai diritto alle pause e ai periodi di riposo previsti dalla legge e ci aspettiamo che tu li faccia. Quando puoi, fai le pause lontano dalla tua postazione. Il tuo responsabile organizzerà il lavoro in modo che i periodi di riposo possano essere goduti.

5.4 Lavoro straordinario

Lavoro straordinario

Non puoi essere obbligato a lavorare oltre il limite settimanale stabilito dalla legge e non puoi essere trattato in modo ingiusto per aver rifiutato di lavorare più di quanto la legge consente.

5.5 Assenza imprevista

Se non puoi venire al lavoro per un motivo diverso da un'assenza programmata, ad esempio una malattia o un'emergenza, segui la sezione 7.2 o avvisa il tuo responsabile il prima possibile. L'assenza non comunicata o non giustificata può essere considerata assenza ingiustificata e gestita ai sensi della sezione 14.

6. Retribuzione e rimborsi spese

6.1 Retribuzione

La tua retribuzione è indicata nel tuo contratto. È pagata in euro: mensilmente, l'ultimo giorno lavorativo del mese, con bonifico bancario. Ogni pagamento è accompagnato da un prospetto paga che indica la retribuzione lorda, le trattenute e la retribuzione netta. Tratteniamo imposte, contributi sociali e altri importi richiesti dalla legge. Non effettueremo altre trattenute sulla tua retribuzione senza il tuo consenso, salvo che la legge lo consenta.

Se ritieni che la tua retribuzione sia errata, comunicalo a Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example) non appena te ne accorgi, per iscritto se possibile. Verificheremo rapidamente e correggeremo ogni errore. Se ti abbiamo pagato più del dovuto, parleremo con te prima di recuperare la somma e concorderemo una modalità ragionevole di restituzione, nei limiti consentiti dalla legge.

6.2 Revisione della retribuzione

Riesaminiamo regolarmente le retribuzioni. Una revisione non garantisce un aumento. La retribuzione è valutata alla luce dei risultati, del mercato, della situazione finanziaria della Società e della legge, e miriamo a retribuire in modo equo le persone per un lavoro di pari valore.

6.3 Rimborsi spese

Rimborsiamo le spese ragionevoli che sostieni per l'attività della Società, ad esempio viaggio, alloggio e pasti durante le trasferte, e le attrezzature che il tuo responsabile ti ha chiesto di acquistare. Per chiedere il rimborso:

• ottieni l'approvazione del tuo responsabile prima di ogni singola spesa superiore a 100 EUR;
• conserva la ricevuta o la fattura;
• invia tempestivamente la richiesta con le ricevute e comunque entro 60 giorni;
• non chiedere il rimborso di articoli personali né di nulla che sia già stato pagato da altri.

Rimborsiamo le richieste approvate con la tua prima retribuzione ordinaria successiva. Le richieste false o gonfiate costituiscono una grave mancanza.

6.4 Carte aziendali e anticipi

Se la Società ti affida una carta di pagamento o un anticipo, usali solo per l'attività della Società e consegna le ricevute al tuo responsabile. Segnala subito lo smarrimento di una carta.

7. Permessi e congedi

I diritti ai congedi variano da Paese a Paese. Dove la legge ti riconosce più congedo, una retribuzione maggiore durante il congedo o una tutela maggiore di quanto indicato di seguito, si applica la legge.

7.1 Ferie annuali e festività

Hai diritto a ferie annuali retribuite pari a 25 giorni lavorativi all'anno, o di più se la legge ne riconosce di più. L'anno di ferie decorre secondo quanto indicato nel tuo contratto. Hai inoltre diritto alle festività: le festività del Paese in cui il dipendente lavora. La fruizione e il riporto delle ferie seguono queste regole:

• Chiedi le ferie al tuo responsabile con congruo anticipo e per iscritto. Per le ferie più lunghe serve un preavviso maggiore. Risponderemo il prima possibile e non rifiuteremo le ferie senza un motivo organizzativo.
• Possiamo chiederti di fruire delle ferie in un periodo determinato, ad esempio quando la Società è chiusa, dandoti un ragionevole preavviso.
• Le ferie non godute nell'anno sono riportate o monetizzate solo nei modi consentiti dalla legge o dal tuo contratto.
• Alla cessazione del rapporto ti sono pagate le ferie maturate e non godute, oppure ti può essere chiesto di fruirne durante il preavviso, nei limiti consentiti dalla legge.

7.2 Malattia

Se non stai bene, informa il tuo responsabile prima del tuo orario normale di inizio, indica per quanto tempo prevedi di restare assente e mantieni i contatti. Per una malattia breve può esserti chiesto di confermare in una breve nota la causa dell'assenza. Per un'assenza più lunga, o dove la legge lo richiede, può esserti chiesto un certificato medico. Non chiederemo più dettagli medici di quelli necessari.

Indennità di malattia: retribuzione piena per i primi 10 giorni in un anno, poi l'indennità di malattia stabilita dalla legge.

Manteniamo riservati i motivi della tua malattia e li condividiamo solo con chi ne ha bisogno per gestire la tua assenza e sostenerti. Al tuo rientro, il tuo responsabile potrà parlare con te di come stai e di che cosa possiamo fare per aiutarti, comprese eventuali modifiche al tuo lavoro. Se hai una patologia di lunga durata o una disabilità, adotteremo accomodamenti ragionevoli, come richiesto dalla legge e per quanto possibile.

7.3 Congedi familiari

I congedi di maternità, paternità, adozione, parentale e di assistenza seguono la legge di Irlanda e quanto segue:

Come stabilito dalla legge. La Società aggiunge 4 settimane a retribuzione piena al congedo di maternità legale dopo 12 mesi di servizio.

Non sei tenuta o tenuto a comunicarci la gravidanza prima di sentirti pronta o pronto, ma ti preghiamo di avvisarci il prima ragionevolmente possibile, così da poter tutelare la tua salute e sicurezza e organizzare il tuo congedo. Tuteleremo il tuo posto di lavoro e i tuoi diritti durante e dopo il congedo familiare, come richiesto dalla legge, e non ti tratteremo in modo sfavorevole perché sei in gravidanza, hai fruito o chiesto un congedo familiare o hai doveri di cura.

7.4 Permessi per emergenze e doveri pubblici

Hai diritto a un ragionevole permesso per emergenze che riguardano una persona che dipende da te e per doveri pubblici, come il servizio di giurato o l'incarico presso un ente pubblico, secondo quanto previsto dalla legge di Irlanda. Informa il tuo responsabile il prima possibile. Il fatto che tale permesso sia retribuito dipende dalla legge.

7.5 Altri congedi

3 giorni di permesso retribuito per lutto di un familiare stretto, 1 giorno retribuito per trasloco e aspettativa non retribuita per studio previo accordo.

7.6 Aspettativa non retribuita

Puoi chiedere un'aspettativa non retribuita per un motivo non previsto sopra. Ogni richiesta è valutata nel merito e, se la respingiamo, ne indicheremo il motivo.

8. Condotta sul lavoro

8.1 Che cosa ci aspettiamo

Ci aspettiamo che tutti:

• svolgano il proprio lavoro con cura e secondo lo standard concordato;
• siano onesti e trasparenti nel lavoro e in ciò che comunicano a colleghi, clienti e alla Società;
• trattino tutti con cortesia e rispetto, di persona e online;
• seguano le istruzioni ragionevoli e rispettino la legge sul lavoro;
• abbiano cura dei beni e del denaro della Società come se fossero propri;
• rispettino le politiche di questo manuale.

8.2 Conflitti di interessi

Si ha un conflitto di interessi quando i tuoi interessi personali potrebbero influire, o sembrare influire, sul tuo giudizio nel lavoro. Ne sono esempi fare affari con una società di proprietà di un parente, accettare un secondo lavoro presso un concorrente o usare le informazioni della Società a proprio vantaggio. Informa il tuo responsabile non appena rilevi un possibile conflitto, in modo che possa essere affrontato apertamente.

8.3 Regali e ospitalità

Non accettare né offrire regali, favori od ospitalità che potrebbero influenzare una decisione aziendale o sembrare in grado di farlo. I piccoli regali occasionali di modico valore e i normali pasti di lavoro sono in genere accettabili. Se ti viene offerto qualcosa di più o hai dubbi, chiedi al tuo responsabile. Non offrire né accettare mai denaro, né altra cosa di valore, per ottenere o concedere un vantaggio indebito.

8.4 Corruzione, frode e rispetto della legge

La Società non paga né accetta tangenti e non tollera frodi, furti, riciclaggio di denaro o evasione fiscale. Ciò vale in ogni Paese in cui operiamo e per chi agisce per nostro conto. Se sospetti uno di questi comportamenti, informa subito il tuo responsabile o il responsabile del personale, o l'amministratore delegato se il reclamo riguarda il responsabile del personale.

8.5 Segnalare irregolarità

Se vedi sul lavoro qualcosa di illecito, pericoloso o gravemente scorretto, ad esempio una frode, un rischio per la sicurezza, una violazione della protezione dei dati, un abuso o un tentativo di occultamento, vogliamo che tu ce lo dica. Segnalalo al tuo responsabile o, se preferisci, a il responsabile del personale, o l'amministratore delegato se il reclamo riguarda il responsabile del personale. Esamineremo quanto riferisci, manterremo riservato il tuo nome per quanto possibile e nei limiti consentiti dalla legge e non ti puniremo per aver sollevato in buona fede una preoccupazione, anche se si rivelasse infondata. La legge può inoltre tutelarti se segnali i fatti a un'autorità pubblica.

8.6 Alcol, droghe e idoneità al lavoro

Devi essere in condizione di lavorare in sicurezza. Non puoi lavorare sotto l'influenza di alcol o droghe illegali, né consumarli nei locali della Società o durante l'orario di lavoro. Se assumi un farmaco che può influire sul tuo lavoro o sulla tua sicurezza, comunicalo al tuo responsabile così da poter proteggere te e gli altri; non sei tenuto a dire per quale motivo lo assumi. Se hai un problema con l'alcol o le droghe, diccelo. Ti sosterremo per quanto ragionevolmente possibile.

8.7 Abbigliamento e aspetto

Vesti in modo adatto al tuo lavoro e alle persone che incontri, e in modo sicuro. Applichiamo qualsiasi indicazione sull'abbigliamento in modo uguale per tutti e terremo conto in modo ragionevole di religione, convinzioni, salute, disabilità e cultura.

9. Parità di trattamento, dignità e molestie

9.1 Il nostro impegno

Northwind Studio S.r.l. si impegna a garantire un luogo di lavoro in cui ognuno sia trattato in modo equo e con dignità. Non accettiamo discriminazioni, molestie o ritorsioni. Selezioniamo, formiamo, retribuiamo, promuoviamo e gestiamo le persone sulla base delle capacità e del merito.

9.2 Che cosa è tutelato

Non puoi essere trattato peggio, in alcun aspetto del tuo lavoro, a causa di una caratteristica tutelata dalla legge di Irlanda e, in ogni caso, a causa di razza, colore, origine etnica o nazionale, cittadinanza, religione o convinzioni, sesso, genere, identità o espressione di genere, orientamento sessuale, stato civile o familiare, gravidanza, età, disabilità o condizione di salute. Ciò riguarda assunzione, retribuzione, formazione, promozione, provvedimenti disciplinari, licenziamento e trattamento quotidiano.

9.3 Molestie e bullismo

Le molestie sono comportamenti indesiderati che violano la dignità di una persona o creano un clima intimidatorio, ostile, degradante o offensivo. Comprendono battute, commenti, soprannomi, gesti, messaggi, immagini, contatti fisici, esclusione e pressioni per ottenere attenzioni personali o sessuali non gradite. Il bullismo è una serie ripetuta di comportamenti che sminuiscono, umiliano o spaventano una persona. Entrambi costituiscono una mancanza, sia che avvengano sul luogo di lavoro, a eventi, durante i viaggi, nei messaggi, sui social media o fuori dall'orario di lavoro, se collegati al lavoro. Non importa se la persona non intendeva offendere. Conta l'effetto e se una persona ragionevole riterrebbe il comportamento inaccettabile.

Una gestione ragionevole, come dare un riscontro sincero, fissare obiettivi o avviare un equo procedimento disciplinare, non costituisce molestia né bullismo.

9.4 Se subisci o assisti a un episodio

Se te la senti, puoi dire alla persona che il suo comportamento non è gradito. Non sei obbligato a farlo. Puoi rivolgerti direttamente a il responsabile del personale, o l'amministratore delegato se il reclamo riguarda il responsabile del personale o seguire la sezione 15. Prenderemo sul serio quanto riferisci, agiremo con rapidità, manterremo la questione riservata per quanto possibile e ti proteggeremo da ritorsioni. Indagheremo in modo equo, ascolteremo tutte le persone coinvolte e decideremo come procedere. Chiunque risulti aver molestato o fatto bullismo nei confronti di un'altra persona, o aver attuato ritorsioni contro chi ha sollevato una preoccupazione, sarà soggetto ai provvedimenti previsti dalla sezione 14, che possono comprendere il licenziamento.

9.5 Accomodamenti

Adotteremo accomodamenti ragionevoli per i dipendenti con disabilità o condizioni di salute e soluzioni ragionevoli per la pratica religiosa, per quanto possibile e come richiesto dalla legge. Ti preghiamo di parlare con Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example) di ciò che potrebbe esserti utile.

10. Salute e sicurezza

10.1 Il nostro dovere e il tuo

Forniremo un luogo di lavoro sicuro e salubre, le attrezzature e la formazione di cui hai bisogno e un modo per segnalare le preoccupazioni, come richiesto dalla legge di Irlanda. La persona responsabile della salute e sicurezza è Tom Reilly, responsabile operativo.

Devi prenderti ragionevole cura della tua salute e sicurezza e di quella delle altre persone che possono essere toccate dalle tue azioni, seguire le istruzioni e la formazione in materia di sicurezza, usare correttamente le attrezzature e non manomettere nulla di ciò che è fornito per la sicurezza.

10.2 Segnalazioni

Segnala subito ogni incidente, infortunio, quasi incidente, pericolo o condizione non sicura al tuo responsabile e a Tom Reilly, responsabile operativo, anche se nessuno si è fatto male. Teniamo un registro degli incidenti e li segnaliamo alle autorità dove la legge ce lo impone. Puoi interrompere il lavoro e allontanarti da un pericolo che ragionevolmente ritieni grave e immediato e non devi essere punito per averlo fatto.

10.3 Emergenze

Assicurati di sapere dove si trovano le uscite, il materiale di primo soccorso e le attrezzature antincendio e segui le istruzioni di evacuazione. In caso di emergenza, tutela prima la vita, poi chiama i servizi di emergenza.

10.4 Postazioni di lavoro e benessere

Se lavori davanti a uno schermo, regola correttamente sedia e schermo e fai regolarmente brevi pause. Dicci se la tua postazione ti causa disagio. Ci stanno a cuore la tua salute mentale oltre a quella fisica. Se il lavoro ti causa stress, parlane con il tuo responsabile o con Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example). Valuteremo che cosa possiamo cambiare, ad esempio il carico di lavoro o le scadenze.

10.5 Fumo e sigarette elettroniche

Il fumo e lo svapo non sono consentiti all'interno dei locali, nei veicoli della Società e in qualsiasi luogo in cui la legge li vieti.

10.6 Viaggi

Quando viaggi per la Società, segui le regole di viaggio che ti forniamo e la legge dei luoghi che visiti. Informa il tuo responsabile di qualsiasi condizione di salute o preoccupazione che possa influire sul viaggio.

11. Attrezzature aziendali, IT e sicurezza

11.1 Uso delle attrezzature aziendali

Computer, telefoni, account, reti, software e altre attrezzature che forniamo sono destinati all'attività della Società. Un uso personale limitato è ammesso se è ragionevole, non interferisce con il tuo lavoro, non comporta costi per la Società, non viola la legge né alcuna politica di questo manuale e non riguarda nulla di offensivo. Ricorda che i sistemi della Società sono monitorati nei modi indicati nella sezione 11.6.

11.2 Password e account

• Mantieni segrete le tue password. Non condividerle mai, nemmeno con colleghi o personale IT.
• Usa una password lunga e unica per ogni account, possibilmente con un gestore di password, e attiva la verifica in due passaggi ovunque sia disponibile.
• Blocca lo schermo quando ti allontani dalla scrivania.
• Usa solo account e strumenti approvati dalla Società per conservare o inviare informazioni aziendali. Non spostare i dati della Società su posta personale, archiviazione cloud personale o dispositivi personali senza approvazione.

11.3 Dispositivi

Mantieni aggiornati i dispositivi della Società, e i dispositivi personali che usi per lavoro, proteggili con il blocco dello schermo e, ove possibile, con la cifratura. Non installare software non approvato e non disattivare le protezioni di sicurezza. Segnala subito a support@northwind.example lo smarrimento o il furto di un dispositivo, così da poterlo bloccare o cancellare.

11.4 Phishing e incidenti di sicurezza

Fai attenzione a email, link, allegati, richieste di pagamento e richieste di password inattesi. Se qualcosa ti sembra anomalo, non cliccare e segnalalo a support@northwind.example. Se pensi di aver commesso un errore, ad esempio cliccando su un link o inviando qualcosa alla persona sbagliata, segnalalo subito. Una segnalazione rapida limita i danni e non sarai punito per aver segnalato un errore commesso in buona fede.

11.5 Strumenti di intelligenza artificiale

Puoi usare strumenti di intelligenza artificiale approvati per aiutarti nel lavoro. Non inserire dati personali, dati dei clienti, password, codice sorgente o informazioni riservate della Società in alcuno strumento che non sia stato approvato per tale scopo. Verifica ciò che uno strumento produce prima di farvi affidamento o di inoltrarlo: resti responsabile del lavoro che consegni. Non presentare materiale generato da una macchina come tua consulenza professionale quando ciò potrebbe ingannare un cliente.

11.6 Monitoraggio

Per proteggere la Società, i suoi clienti e il personale, possiamo monitorare e registrare l'uso dei sistemi della Società, ad esempio email, uso di internet, file, accessi agli edifici e posizione dei veicoli aziendali. Lo facciamo solo nei limiti consentiti dalla legge di Irlanda, per finalità lecite, in modo proporzionato allo scopo e come indicato nell'informativa sulla privacy per il personale. Non leggiamo i messaggi privati su account o dispositivi personali.

11.7 Beni della Società

Le attrezzature della Società restano di proprietà della Società. Abbine cura e non prestarle ad altri. Devi restituirle quando te lo chiediamo e in ogni caso ai sensi della sezione 17.

12. Dati, privacy e riservatezza

12.1 Dati personali del personale

Raccogliamo e utilizziamo informazioni su di te, ad esempio recapiti, retribuzione, coordinate bancarie, presenze, prestazioni e, ove necessario, informazioni sulla salute, per impiegarti, pagarti, gestire l'attività e rispettare la legge. Le conserviamo in modo sicuro, le condividiamo solo con chi ne ha bisogno, come l'ufficio paghe, le autorità fiscali, gli assicuratori e i consulenti professionali, e le conserviamo solo per il tempo necessario. Puoi chiedere di consultare i tuoi dati personali, di correggerli e, dove la legge ti riconosce il diritto, di cancellarli o di opporti al loro uso. Rivolgiti a Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example). L'informativa sulla privacy per il personale ne indica i dettagli.

12.2 Dati personali di altri

Sul lavoro puoi trattare dati personali di clienti, colleghi e altre persone. Usali solo per la finalità per cui sono stati raccolti, solo nella misura necessaria e solo come richiede il tuo lavoro. Conservali in modo sicuro e non condividerli all'esterno della Società se non nei limiti consentiti dalle regole della Società. Segnala subito a support@northwind.example qualsiasi perdita, furto o comunicazione errata di dati personali, poiché la legge può imporci di informare le autorità e le persone interessate entro un breve termine.

12.3 Informazioni riservate

Sono informazioni riservate quelle non pubbliche che hanno valore per la Società o per altri che ce le hanno affidate. Ne sono esempi elenchi di clienti, prezzi, piani, risultati finanziari, codice sorgente, progetti, know-how, contratti e tutto ciò che è contrassegnato come riservato. Devi:

• usarle solo per il tuo lavoro;
• non comunicarle a nessuno all'esterno della Società né a colleghi che non ne hanno bisogno;
• conservarle in modo sicuro e restituirle o cancellarle quando lasci la Società.

Questo obbligo continua dopo la fine del rapporto di lavoro. Non ti impedisce di fare ciò che la legge tutela, come segnalare irregolarità (sezione 8.5), riferire a un'autorità pubblica, parlare con altri della tua retribuzione o delle tue condizioni di lavoro, o usare le tue competenze ed esperienze generali.

12.4 Opere che realizzi

Salvo diversa disposizione del tuo contratto o della legge, le opere che realizzi nell'ambito del tuo lavoro, come documenti, progetti grafici, software e idee, appartengono alla Società, nella misura consentita dalla legge di Irlanda. Conserva la documentazione di tali opere nei sistemi della Società.

13. Social media e dichiarazioni pubbliche

• I tuoi account personali sono tuoi e rispettiamo la tua libertà di esprimere le tue opinioni. Ti preghiamo di chiarire che le tue opinioni sono personali e di non parlare a nome della Società se non sei autorizzato.
• Non pubblicare informazioni riservate, dati dei clienti, piani non ancora resi pubblici né immagini private di colleghi o clienti riprese sul lavoro.
• Non pubblicare nulla che molesti, minacci o discrimini colleghi, clienti o chiunque altro, né nulla di illecito. La sezione 9 si applica alla condotta online.
• Se parli del tuo lavoro, o di un prodotto o servizio della Società, e ricevi un compenso o un vantaggio per farlo, devi dichiararlo, come richiedono la legge e la piattaforma.
• Non rilasciare interviste né dichiarazioni alla stampa a nome della Società senza approvazione. Inoltra al tuo responsabile le domande della stampa.
• Fai attenzione se ti viene chiesta una referenza o se ti chiedono di ex colleghi. Inoltra tali richieste a Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example).

Se vedi online qualcosa che danneggia la Società o un collega, informa il tuo responsabile. Non rispondere a nome della Società.

14. Prestazioni, provvedimenti disciplinari e licenziamento

14.1 Prestazioni

Il tuo responsabile fisserà con te obiettivi chiari e parlerà spesso con te del tuo lavoro. Le tue prestazioni sono valutate due volte all'anno, a giugno e a dicembre. La valutazione è un colloquio su ciò che va bene, su ciò che potrebbe essere migliorato e sul tuo sviluppo e sulla tua formazione. Se il tuo lavoro non è al livello richiesto, il tuo responsabile te lo dirà tempestivamente, spiegherà che cosa ci si aspetta, ti offrirà sostegno e formazione e un tempo ragionevole per migliorare. Se non migliora, potremo ricorrere alle fasi previste dalla sezione 14.3.

14.2 Mancanze disciplinari

Per mancanza disciplinare si intende una violazione grave o ripetuta delle regole del luogo di lavoro. Ne sono esempi:

• ritardi ripetuti o assenza ingiustificata;
• rifiuto di un'istruzione lecita e ragionevole;
• negligenza che causa danno o perdita;
• violazione delle politiche di questo manuale;
• disonestà, compresi fogli presenze o richieste di rimborso falsi;
• molestie, bullismo o discriminazione;
• uso improprio dei sistemi o dei dati della Società;
• violazione della riservatezza;
• comportamenti, sul lavoro o fuori, che danneggiano gravemente la reputazione della Società o la fiducia che riponiamo in te.

Si ha mancanza gravissima quando la mancanza è così grave da poter giustificare il licenziamento anche alla prima volta. Ne sono esempi furto, frode, violenza o minacce, molestie gravi, grave violazione delle norme di sicurezza o di protezione dei dati, lavoro sotto l'influenza di droghe o alcol, danneggiamento volontario di beni e grave violazione della riservatezza. Questi elenchi sono esemplificativi e non esaustivi.

14.3 Fasi del procedimento disciplinare

Affrontiamo i problemi in modo equo e come richiesto dalla legge di Irlanda. Normalmente:

1. Colloquio informale. Per questioni minori, il tuo responsabile parlerà con te e spiegherà che cosa deve cambiare.
2. Accertamento. Quando la questione è più seria, qualcuno verificherà i fatti senza ritardo e senza pregiudicarne l'esito. Ti potrà essere chiesto di partecipare a un incontro sui fatti. Se necessario per proteggere le persone o l'accertamento, potrai essere sospeso con retribuzione piena per il periodo più breve possibile. La sospensione non è una sanzione.
3. Convocazione a un incontro. Ti sarà comunicato per iscritto di che cosa si tratta, ti saranno fornite le prove e ti sarà dato un ragionevole preavviso di un incontro in cui potrai replicare.
4. L'incontro. Puoi farti accompagnare da un collega oppure, dove la legge te ne dà il diritto, da un rappresentante sindacale o da un'altra persona di tua fiducia. Puoi esporre la tua versione e indicare dei testimoni.
5. Decisione. La decisione ti sarà comunicata per iscritto, con le motivazioni. A seconda della gravità, può consistere in nessun provvedimento, un'annotazione nel fascicolo, un richiamo scritto, un ultimo richiamo scritto, un cambio di mansioni, il licenziamento con preavviso oppure, per mancanza gravissima, il licenziamento senza preavviso.
6. Impugnazione. Puoi impugnare la decisione per iscritto entro 7 giorni dalla sua comunicazione davanti a una persona di livello superiore che non sia stata coinvolta in precedenza. Tale persona riesaminerà la decisione e la decisione sull'impugnazione è definitiva.

I richiami restano nel tuo fascicolo per un periodo limitato, normalmente 12 mesi, salvo che la questione sia grave. Possiamo modificare o saltare una fase quando la legge o i fatti lo richiedono, ad esempio in un caso di mancanza gravissima. Durante la prova, o se la tua anzianità di servizio è breve, possono applicarsi regole diverse, ma agiremo sempre in modo equo.

14.4 Scarso rendimento e inidoneità

Se non sei in grado di svolgere il tuo lavoro per motivi di rendimento o di salute di lunga durata, valuteremo quale sostegno, formazione o accomodamenti potrebbero aiutarti prima di considerare qualsiasi altro passo. Seguiremo lo stesso approccio equo previsto dalla sezione 14.3.

14.5 Esuberi

Se un ruolo non è più necessario, ad esempio per un cambiamento dell'attività, informeremo le persone interessate il prima possibile, le consulteremo come richiede la legge, cercheremo altre mansioni idonee nella Società, sceglieremo le persone in modo equo secondo criteri oggettivi e corrisponderemo quanto previsto dalla legge e dal contratto.

15. Presentare un reclamo

Se hai un problema sul lavoro, vogliamo saperlo e risolverlo.

1. Parlane prima. Quando puoi, parlane con il tuo responsabile. Molti problemi si risolvono rapidamente e in modo informale.
2. Metti tutto per iscritto. Se il problema non si risolve, o se il reclamo riguarda il tuo responsabile, scrivi a il responsabile del personale, o l'amministratore delegato se il reclamo riguarda il responsabile del personale indicando qual è il problema e che cosa vorresti che accadesse.
3. Incontro. Fisseremo un incontro senza ritardo irragionevole. Puoi farti accompagnare, come previsto dalla sezione 14.3. Se il reclamo riguarda una persona, questa avrà la possibilità di replicare.
4. Esito. Indagheremo nella misura necessaria e ti comunicheremo per iscritto l'esito e ciò che faremo.
5. Impugnazione. Se non sei soddisfatto, puoi impugnare per iscritto entro 7 giorni davanti a una persona di livello superiore che non sia stata coinvolta in precedenza. La sua decisione conclude la procedura della Società.

Presentare un reclamo in buona fede non sarà mai usato contro di te. L'uso di questa procedura non ti impedisce di rivolgerti in qualsiasi momento a un'autorità del lavoro, a un tribunale o a un giudice, né di chiedere una consulenza indipendente.

16. Lavoro da casa e lavoro fuori sede

16.1 L'accordo

Lavoro da remoto

martedì e giovedì

Lavorare da casa è una modalità di lavoro, non un lavoro diverso. La tua retribuzione, i tuoi benefit, i tuoi diritti e le tue responsabilità sono gli stessi, così come le regole di questo manuale. Lavora dal luogo che hai concordato con noi e informa il tuo responsabile prima di lavorare da un altro luogo, in particolare in un altro Paese, poiché le norme su retribuzione, imposte, previdenza sociale, protezione dei dati e immigrazione possono essere diverse.

16.2 Disponibilità e risultati

Sii disponibile e raggiungibile durante l'orario di lavoro concordato. Gestiamo il lavoro per risultati e con accordi chiari e ci fidiamo di te nello svolgimento del tuo lavoro. Tieni aggiornato il tuo calendario, rispondi ai messaggi in tempi ragionevoli e partecipa alle riunioni importanti.

16.3 Il tuo spazio di lavoro

Scegli uno spazio sicuro, abbastanza silenzioso per lavorare e abbastanza riservato per proteggere le informazioni riservate. Non permettere ad altri di vedere o sentire informazioni riservate né di usare i dispositivi della Società. Gli obblighi in materia di salute e sicurezza della sezione 10 si applicano anche a casa. Informaci di qualsiasi incidente che avvenga mentre lavori. Ti aiuteremo con le attrezzature necessarie per il tuo lavoro, come concordato in anticipo.

16.4 Costi

Salvo diversa disposizione della legge o del tuo contratto, la Società rimborsa i costi ragionevoli e approvati del lavoro da casa, ad esempio le attrezzature che ti abbiamo chiesto di usare. Chiedi al tuo responsabile prima di spendere denaro.

16.5 Cessazione dell'accordo

Se le esigenze dell'attività cambiano, o se l'accordo non funziona, possiamo modificarlo o farlo cessare dopo averne parlato con te e dandoti un ragionevole preavviso, nei limiti consentiti dal tuo contratto e dalla legge. Puoi anche chiedere di modificarlo.

17. Lasciare la Società

17.1 Dimissioni

Se decidi di andartene, informa prima il tuo responsabile e poi conferma per iscritto. Dopo il periodo di prova, il preavviso che devi dare e quello che dobbiamo dare noi è il seguente: 1 mese da parte del dipendente, 2 mesi da parte della società, o il periodo più lungo richiesto dalla legge. Il tuo contratto può prevedere un periodo diverso e, se la legge richiede da parte nostra un preavviso più lungo, rispetteremo quello. Durante la prova si applica il preavviso previsto dal tuo contratto.

17.2 Durante il preavviso

Devi continuare a lavorare normalmente, rispettare i tuoi doveri e collaborare al passaggio di consegne. Possiamo chiederti di non lavorare o di restare a casa per tutto o parte del preavviso e ti pagheremo come previsto dalla legge e dal tuo contratto. Possiamo chiederti di fruire delle ferie residue durante il preavviso.

17.3 Beni della Società e accessi

Entro 5 giorni lavorativi dall'ultimo giorno, o prima se lo chiediamo, devi restituire tutti i beni della Società, comprese attrezzature, carte, chiavi, documenti e copie di informazioni della Società, e cancellare le informazioni della Società dai dispositivi e dagli account personali. Il tuo accesso ai sistemi della Società termina l'ultimo giorno, o prima se necessario.

17.4 Retribuzione finale

Paghiamo la tua retribuzione finale entro il normale giorno di paga o prima se la legge lo richiede. Includerà la retribuzione maturata e le ferie non godute, come previsto dalla legge e dal contratto, al netto delle trattenute lecite. Ti consegneremo i documenti richiesti dalla legge, ad esempio un attestato di servizio e i moduli fiscali.

17.5 Referenze

Rilasceremo una referenza basata sui fatti, che confermi le date del tuo impiego e la tua qualifica e che possa dire di più dove lo abbiamo concordato. Le richieste vanno rivolte a Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example).

17.6 Dopo la cessazione

Il tuo obbligo di riservatezza di cui alla sezione 12 continua. Gli altri obblighi successivi alla cessazione, ad esempio il divieto di concorrenza, si applicano solo se sono previsti per iscritto nel tuo contratto e sono validi secondo la legge.

17.7 Colloquio di uscita

Vorremmo conoscere la tua opinione prima che tu te ne vada. È riservato e non sei obbligato a partecipare, ma ci aiuta a migliorare.

18. Presa visione

Ho ricevuto una copia del Manuale del dipendente di Northwind Studio S.r.l., in vigore dal 1 gennaio 2027. L'ho letto e comprendo che devo rivolgermi a Maria Lopez, responsabile del personale (maria@northwind.example) in caso di domande. Comprendo che esso spiega come lavoriamo, che la Società può aggiornarlo e che da solo non mi conferisce diritti ulteriori rispetto a quelli previsti dal mio contratto e dalla legge.

Dipendente
Nome: ______________
Qualifica: ______________
Firma: ______________
Data: ______________

Per Northwind Studio S.r.l.
Nome: ______________
Qualifica: ______________
Firma: ______________
Data: ______________