Personeelshandboek

Personeelshandboek

Northwind Studio Ltd
14 Harbour Road, Cork, Ierland

Geldig vanaf 1 januari 2027

1. Welkom

Welkom bij Northwind Studio Ltd. Wij zijn blij dat u er bent en wij willen dat uw werk bij ons goed verloopt.

Dit handboek legt uit hoe wij samenwerken: wat wij van u verwachten, wat u van ons mag verwachten en waar u terechtkunt als u hulp nodig hebt. Het kan niet elke situatie regelen. Waar het handboek zwijgt, vragen wij iedereen om gezond verstand te gebruiken, te handelen in lijn met onze waarden en te vragen als men twijfelt.

Hebt u een vraag over iets in dit handboek, dan kunt u terecht bij Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example).

2. Over ons

Wij ontwerpen en bouwen websites en mobiele apps voor kleine bedrijven en onderhouden ze na de lancering.

Onze waarden bepalen hoe wij met elkaar, met onze klanten en met de mensen met wie wij werken omgaan:

Wij zijn eerlijk tegenover elkaar en tegenover klanten. Wij leveren zorgvuldig werk. Wij helpen collega's. Wij blijven leren.

3. Hoe u dit handboek gebruikt

• Dit handboek geldt voor iedereen die voor Northwind Studio Ltd (de "Onderneming") werkt, ongeacht de functie. In dit handboek betekent "u" de persoon die het leest en "uw leidinggevende" de persoon aan wie u rapporteert.
• Het recht van Ierland bepaalt veel van uw rechten op het werk, bijvoorbeeld minimumloon, verlof, arbeidstijden en bescherming tegen onredelijke behandeling. Waar de wet u meer geeft dan dit handboek, geldt de wet. Waar dit handboek u meer geeft dan de wet, geldt dit handboek.
• Uw arbeidsovereenkomst of aanbiedingsbrief is het belangrijkste document over uw functie. Als daarin iets anders staat dan in dit handboek, geldt uw overeenkomst, tenzij dit handboek gunstiger voor u is.
• Dit handboek is een richtlijn voor onze manier van werken. Het doet op zichzelf geen toezeggingen die niet in uw overeenkomst staan en het is geen overeenkomst, tenzij uw overeenkomst dat bepaalt.
• Wij kunnen dit handboek van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer de wet of het bedrijf verandert. Wij informeren u over belangrijke wijzigingen voordat zij ingaan en wij bewaren de actuele versie op een plaats waar al het personeel haar kan lezen.

4. Basis van uw dienstverband

4.1 Uw voorwaarden

U ontvangt uw belangrijkste arbeidsvoorwaarden schriftelijk: uw functienaam, uw leidinggevende, uw werklocatie, uw loon, uw werktijden, uw verlof en de opzegtermijn die geldt. Als een van deze punten wijzigt, laten wij dat u schriftelijk weten.

4.2 Recht om te werken en persoonlijke gegevens

Voordat u begint, kunnen wij moeten controleren of u rechtmatig mag werken in het land waar u werkt, en wij vragen u om de documenten die de wet voorschrijft. Houd uw persoonlijke gegevens bij Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example) actueel, waaronder uw adres, contactgegevens, bankgegevens en noodcontact. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend zoals beschreven in paragraaf 12.

4.3 Proeftijd

Uw eerste werkperiode, de eerste 3 maanden, is een proeftijd. Het is een periode waarin u en wij bekijken of de functie goed bij u past. Tijdens de proeftijd spreekt uw leidinggevende regelmatig met u over hoe het gaat en laat hij of zij het u vroeg weten als er een probleem is. De periode kan in onderling overleg worden verlengd, of voor zover de wet dat toestaat, als u afwezig bent geweest of als er meer tijd nodig is om te beslissen. Waar de wet u tijdens de proeftijd bescherming biedt, geldt die bescherming.

4.4 Wijzigingen in uw functie

Uw taken kunnen veranderen naarmate het bedrijf verandert. Wij overleggen met u voordat wij een belangrijke wijziging in uw functie, uw werkplek, uw werktijden of uw loon doorvoeren, en wij voeren zo'n wijziging uit op de wijze die de wet en uw overeenkomst toestaan.

4.5 Andere werkzaamheden

U moet uw leidinggevende op de hoogte stellen voordat u ander betaald werk aanvaardt, een bedrijf begint of een functie bij een andere organisatie bekleedt. Dat is niet toegestaan als het uw werk voor ons zou schaden, een belangenconflict zou veroorzaken, tijd of eigendommen van de Onderneming zou gebruiken of met de Onderneming zou concurreren. Onbetaald vrijwilligerswerk en persoonlijke interesses zijn uw eigen zaak, tenzij zij uw werk beïnvloeden.

5. Werktijden en aanwezigheid

5.1 Normale werktijden

Uw normale werkweek is: 40 uur, van maandag tot en met vrijdag, van 9:00 tot 17:30 met een onbetaalde lunchpauze van 30 minuten. Als uw werktijden afwijken, staat dat in uw overeenkomst.

5.2 Stiptheid

Zorg dat u op de afgesproken tijd klaarstaat om te beginnen. Als u te laat komt of niet kunt komen, meld dat dan zo vroeg mogelijk aan uw leidinggevende, vóór het begin van uw werkdag, en geef aan wanneer u terug verwacht te zijn. Als u thuiswerkt, meld het uw leidinggevende wanneer u op uw gebruikelijke tijden niet beschikbaar bent.

5.3 Pauzes en rust

U hebt recht op de pauzes en rustperioden die de wet voorschrijft en wij verwachten dat u ze neemt. Neem uw pauze waar mogelijk weg van uw werkplek. Uw leidinggevende plant het werk zo dat rustperioden kunnen worden opgenomen.

5.4 Overwerk

Overwerk

Van u mag niet worden gevraagd meer te werken dan de wekelijkse grens die de wet stelt, en u mag niet onredelijk worden behandeld omdat u weigert meer te werken dan de wet toestaat.

5.5 Onverwachte afwezigheid

Als u om een andere reden dan gepland verlof niet kunt werken, bijvoorbeeld bij ziekte of een noodgeval, volg dan paragraaf 7.2 of meld het zo snel mogelijk aan uw leidinggevende. Afwezigheid die niet wordt gemeld of niet wordt toegelicht, kan worden aangemerkt als ongeoorloofde afwezigheid en worden behandeld volgens paragraaf 14.

6. Loon en onkosten

6.1 Loon

Uw loon staat in uw overeenkomst. Het wordt betaald in euro's: maandelijks, op de laatste werkdag van de maand, per bankoverschrijving. Bij elke betaling ontvangt u een loonstrook met uw brutoloon, inhoudingen en nettoloon. Wij houden belasting, sociale premies en andere bedragen in die de wet voorschrijft. Wij nemen geen andere inhoudingen op uw loon zonder uw instemming, tenzij de wet dit toestaat.

Als u denkt dat uw loon onjuist is, meld dat dan zodra u het merkt bij Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example), zo mogelijk schriftelijk. Wij onderzoeken dit snel en herstellen elke fout. Als wij u te veel hebben betaald, bespreken wij dit met u voordat wij het geld terugvorderen en spreken wij een redelijke wijze van terugbetaling af, binnen de grenzen van de wet.

6.2 Loonherziening

Wij herzien het loon regelmatig. Een herziening is geen belofte van een loonsverhoging. Het loon wordt beoordeeld in het licht van prestaties, de markt, de financiële situatie van de Onderneming en de wet, en wij streven ernaar mensen eerlijk te betalen voor werk van gelijke waarde.

6.3 Onkostenvergoeding

Wij vergoeden redelijke onkosten die u maakt voor de zaken van de Onderneming, bijvoorbeeld reis-, verblijfs- en maaltijdkosten tijdens een reis en apparatuur die uw leidinggevende u heeft gevraagd aan te schaffen. Om te declareren:

• vraag vooraf de goedkeuring van uw leidinggevende voor elke afzonderlijke uitgave boven EUR 100;
• bewaar de kassabon of factuur;
• dien de declaratie met bewijsstukken tijdig in, en in elk geval binnen 60 dagen;
• declareer geen persoonlijke aankopen, en niets wat al door iemand anders is betaald.

Wij betalen goedgekeurde declaraties uit met uw eerstvolgende reguliere loonbetaling. Valse of opgeblazen declaraties zijn ernstig wangedrag.

6.4 Bedrijfspassen en voorschotten

Als de Onderneming u een betaalpas of een voorschot geeft, gebruik die dan uitsluitend voor zaken van de Onderneming en geef uw leidinggevende de bewijsstukken. Meld een verloren pas onmiddellijk.

7. Verlof

Verlofrechten verschillen per land. Waar de wet u meer verlof, meer loon tijdens verlof of meer bescherming geeft dan hieronder, geldt de wet.

7.1 Jaarlijks verlof en feestdagen

U hebt recht op betaald jaarlijks verlof van 25 werkdagen per jaar, of meer als de wet meer geeft. Het verlofjaar loopt zoals uw overeenkomst bepaalt. U hebt ook recht op feestdagen: de feestdagen van het land waar de werknemer werkt. Voor het opnemen en overdragen van verlof gelden deze regels:

• Vraag uw leidinggevende tijdig en schriftelijk om verlof. Voor langer verlof is een langere termijn nodig. Wij antwoorden zo snel mogelijk en weigeren verlof niet zonder zakelijke reden.
• Wij kunnen u vragen verlof op een bepaald tijdstip op te nemen, bijvoorbeeld wanneer de Onderneming gesloten is, en wij geven u daarvoor een redelijke termijn.
• Verlof dat in het jaar niet is opgenomen, wordt alleen overgedragen of uitbetaald voor zover de wet of uw overeenkomst dat toestaat.
• Wanneer uw dienstverband eindigt, ontvangt u betaling voor opgebouwd verlof dat u niet hebt opgenomen, of kunt u worden gevraagd het tijdens uw opzegtermijn op te nemen, voor zover de wet dat toestaat.

7.2 Ziekte

Als u ziek bent, meld dat dan aan uw leidinggevende vóór uw normale begintijd, geef aan hoe lang u verwacht afwezig te zijn en blijf in contact. Bij een korte ziekte kan u worden gevraagd in een korte notitie te bevestigen wat er aan de hand was. Bij een langere afwezigheid, of waar de wet dat vereist, kan u worden gevraagd om een medische verklaring van een arts. Wij vragen niet om meer medische details dan nodig is.

Loon bij ziekte: volledig loon gedurende de eerste 10 dagen per jaar, daarna het wettelijk bepaalde ziekengeld.

Wij houden de redenen van uw ziekte vertrouwelijk en delen ze alleen met degenen die ze nodig hebben om uw afwezigheid te beheren en u te ondersteunen. Na uw terugkeer kan uw leidinggevende met u bespreken hoe het met u gaat en of wij iets kunnen doen om te helpen, waaronder aanpassingen in uw werk. Als u een langdurige aandoening of een beperking hebt, treffen wij redelijke aanpassingen, zoals de wet vereist en voor zover wij dat kunnen.

7.3 Gezinsverlof

Zwangerschaps-, vaderschaps-, adoptie-, ouderschaps- en zorgverlof volgen het recht van Ierland en het volgende:

Zoals de wet bepaalt. De onderneming voegt na 12 maanden dienstverband 4 weken volledig loon toe aan het wettelijk zwangerschapsverlof.

U hoeft niet te melden dat u zwanger bent voordat u daar klaar voor bent, maar meld het ons zo vroeg als redelijkerwijs mogelijk is, zodat wij uw gezondheid en veiligheid kunnen beschermen en uw verlof kunnen plannen. Wij beschermen uw baan en uw rechten tijdens en na gezinsverlof zoals de wet vereist, en wij behandelen u niet ongunstiger omdat u zwanger bent, gezinsverlof hebt opgenomen of hebt gevraagd, of zorgtaken hebt.

7.4 Verlof voor noodgevallen en openbare taken

U hebt recht op redelijk verlof voor noodgevallen met betrekking tot iemand die van u afhankelijk is, en voor openbare taken zoals juryplicht of het vervullen van een functie in een openbaar orgaan, zoals het recht van Ierland bepaalt. Meld het uw leidinggevende zodra u kunt. Of dat verlof wordt betaald, volgt uit de wet.

7.5 Overig verlof

3 dagen betaald rouwverlof voor een naaste familielid, 1 betaalde dag voor een verhuizing en onbetaald studieverlof in overleg.

7.6 Onbetaald verlof

U kunt onbetaald verlof aanvragen om een reden die hierboven niet is geregeld. Elk verzoek wordt op zijn merites beoordeeld en als wij nee zeggen, geven wij daarvoor een reden.

8. Gedrag op het werk

8.1 Wat wij verwachten

Wij verwachten van iedereen dat zij:

• hun werk zorgvuldig en op het afgesproken niveau doen;
• eerlijk en open zijn in hun werk en in wat zij aan collega's, klanten en de Onderneming vertellen;
• iedereen met beleefdheid en respect behandelen, persoonlijk en online;
• redelijke instructies en de wet op het werk opvolgen;
• zorg dragen voor eigendommen en geld van de Onderneming alsof het hun eigen bezit is;
• zich houden aan het beleid in dit handboek.

8.2 Belangenconflicten

Een belangenconflict ontstaat wanneer uw persoonlijke belangen uw oordeel op het werk kunnen beïnvloeden, of die schijn kunnen wekken. Voorbeelden zijn zaken doen met een bedrijf dat eigendom is van een familielid, een tweede baan nemen bij een concurrent, of informatie van de Onderneming gebruiken voor eigen gewin. Meld een mogelijk conflict aan uw leidinggevende zodra u het ziet, zodat het openlijk kan worden aangepakt.

8.3 Geschenken en gastvrijheid

Neem geen geschenken, gunsten of gastvrijheid aan en bied ze niet aan als zij een zakelijke beslissing kunnen beïnvloeden of de schijn daarvan kunnen wekken. Kleine, incidentele geschenken van bescheiden waarde en gewone zakelijke maaltijden zijn doorgaans toegestaan. Wordt u iets meer aangeboden, of twijfelt u, vraag dan uw leidinggevende. Bied of aanvaard nooit geld of iets van waarde om een oneerlijk voordeel te verkrijgen of te verlenen.

8.4 Omkoping, fraude en de wet

De Onderneming betaalt of aanvaardt geen steekpenningen en duldt geen fraude, diefstal, witwassen of belastingontduiking. Dit geldt in elk land waar wij werken en voor mensen die namens ons optreden. Meld het onmiddellijk aan uw leidinggevende of aan de People Manager, of de algemeen directeur als de klacht over de People Manager gaat als u een van deze zaken vermoedt.

8.5 Misstanden melden

Als u op het werk iets ziet wat onwettig, gevaarlijk of ernstig verkeerd is, bijvoorbeeld fraude, een veiligheidsrisico, een inbreuk op de gegevensbescherming, misbruik of doofpotpraktijken, willen wij dat u het ons meldt. Meld het bij uw leidinggevende, of bij de People Manager, of de algemeen directeur als de klacht over de People Manager gaat als u dat liever doet. Wij onderzoeken wat u meldt, houden uw naam vertrouwelijk voor zover wij kunnen en de wet toestaat, en wij straffen u niet omdat u te goeder trouw een zorg uit, ook als die onjuist blijkt. De wet kan u ook beschermen als u een melding doet bij een overheidsinstantie.

8.6 Alcohol, drugs en geschiktheid voor het werk

U moet in staat zijn om veilig te werken. U mag niet werken onder invloed van alcohol of illegale drugs, en u mag ze niet gebruiken op het terrein van de Onderneming of tijdens werktijd. Als u medicijnen gebruikt die uw werk of veiligheid kunnen beïnvloeden, meld dat dan aan uw leidinggevende, zodat wij u en anderen kunnen beschermen; u hoeft niet te zeggen waarvoor het medicijn is. Hebt u een probleem met alcohol of drugs, vertel het ons dan. Wij ondersteunen u voor zover redelijkerwijs mogelijk.

8.7 Kleding en uiterlijk

Kleed u op een manier die past bij uw werk en bij de mensen die u ontmoet, en die veilig is. Wij passen kledingrichtlijnen op dezelfde manier toe op iedereen en houden redelijk rekening met godsdienst, overtuiging, gezondheid, beperking en cultuur.

9. Gelijke behandeling, waardigheid en intimidatie

9.1 Onze verbintenis

Northwind Studio Ltd streeft naar een werkplek waar iedereen eerlijk en met waardigheid wordt behandeld. Wij aanvaarden geen discriminatie, intimidatie of represailles. Wij werven, trainen, belonen, bevorderen en leiden mensen op basis van bekwaamheid en verdienste.

9.2 Wat is beschermd

U mag in geen enkel onderdeel van uw werk slechter worden behandeld vanwege een kenmerk dat het recht van Ierland beschermt, en in elk geval niet vanwege uw ras, huidskleur, etnische of nationale afkomst, nationaliteit, godsdienst of overtuiging, geslacht, genderidentiteit of genderexpressie, seksuele gerichtheid, burgerlijke of gezinsstatus, zwangerschap, leeftijd, beperking of gezondheidstoestand. Dit geldt voor werving, loon, opleiding, bevordering, sancties, ontslag en de dagelijkse behandeling.

9.3 Intimidatie en pesten

Intimidatie is ongewenst gedrag dat iemands waardigheid aantast of een bedreigende, vijandige, vernederende of beledigende sfeer creëert. Het omvat ongewenste grappen, opmerkingen, bijnamen, gebaren, berichten, afbeeldingen, aanrakingen, uitsluiting en druk om persoonlijke of seksuele aandacht. Pesten is een herhaald gedragspatroon dat een persoon ondermijnt, vernedert of bang maakt. Beide zijn wangedrag, of zij nu plaatsvinden op de werkplek, bij evenementen, tijdens reizen, in berichten, op sociale media of buiten werktijd, indien zij met het werk verband houden. Het maakt niet uit of de betrokkene niet de bedoeling had te kwetsen. Wat telt, is het effect en of een redelijk persoon het gedrag onaanvaardbaar zou vinden.

Redelijke leidinggevende handelingen, zoals eerlijke feedback geven, doelen stellen of een billijke tuchtprocedure starten, vormen geen intimidatie of pesten.

9.4 Als u het ervaart of ziet

U kunt de persoon laten weten dat zijn of haar gedrag ongewenst is, als u zich daartoe in staat voelt. Dat hoeft niet. U kunt zich rechtstreeks wenden tot de People Manager, of de algemeen directeur als de klacht over de People Manager gaat, of paragraaf 15 volgen. Wij nemen wat u zegt serieus, handelen snel, houden de zaak zo privé als wij kunnen en beschermen u tegen represailles. Wij onderzoeken de zaak eerlijk, horen alle betrokkenen en beslissen wat er moet gebeuren. Wie iemand anders heeft geïntimideerd of gepest, of iemand heeft benadeeld die een zorg heeft geuit, krijgt een maatregel op grond van paragraaf 14, die ontslag kan omvatten.

9.5 Aanpassingen

Wij treffen redelijke aanpassingen voor werknemers met een beperking of een gezondheidsprobleem en redelijke voorzieningen voor de uitoefening van godsdienst, voor zover wij dat kunnen en de wet dat vereist. Bespreek met Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example) wat u zou helpen.

10. Gezondheid en veiligheid

10.1 Onze plicht en de uwe

Wij zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, de apparatuur en opleiding die u nodig hebt en een manier om zorgen te melden, zoals het recht van Ierland vereist. De persoon die verantwoordelijk is voor gezondheid en veiligheid is Tom Reilly, Operations Manager.

U moet redelijke zorg dragen voor uw eigen gezondheid en veiligheid en voor die van anderen die door uw handelen kunnen worden getroffen, veiligheidsinstructies en training opvolgen, apparatuur juist gebruiken en niet knoeien met wat voor de veiligheid is aangebracht.

10.2 Melden

Meld elk ongeval, elke verwonding, bijna-ongeval, gevaar of onveilige situatie onmiddellijk aan uw leidinggevende en Tom Reilly, Operations Manager, ook als niemand gewond is. Wij houden een register van ongevallen bij en melden ze aan de autoriteiten waar de wet dat voorschrijft. U mag het werk stoppen en een gevaar verlaten waarvan u redelijkerwijs aanneemt dat het ernstig en onmiddellijk is, en u mag daarvoor niet worden gestraft.

10.3 Noodgevallen

Zorg dat u weet waar de uitgangen, de EHBO-middelen en de brandblusapparatuur zijn, en volg de ontruimingsinstructies. Bescherm in een noodgeval eerst levens en bel daarna de hulpdiensten.

10.4 Werkplek en welzijn

Als u achter een beeldscherm werkt, stel dan uw stoel en scherm goed in en neem regelmatig korte pauzes van het scherm. Laat het ons weten als uw werkplek ongemak veroorzaakt. Wij geven om uw geestelijke gezondheid en om uw lichamelijke gezondheid. Als uw werk stress veroorzaakt, praat dan met uw leidinggevende of met Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example). Wij bekijken wat wij kunnen veranderen, zoals werkdruk of deadlines.

10.5 Roken en vapen

Roken en vapen zijn niet toegestaan binnen de bedrijfsruimten, in bedrijfsvoertuigen of op plaatsen waar de wet het verbiedt.

10.6 Reizen

Wanneer u voor de Onderneming reist, volg dan de reisregels die wij u geven en de wet van de plaatsen die u bezoekt. Meld uw leidinggevende elke gezondheidstoestand of zorg die uw reis kan beïnvloeden.

11. Bedrijfsmiddelen, IT en beveiliging

11.1 Gebruik van bedrijfsmiddelen

Computers, telefoons, accounts, netwerken, software en andere apparatuur die wij verstrekken, zijn bedoeld voor zaken van de Onderneming. Beperkt persoonlijk gebruik is toegestaan als het redelijk is, uw werk niet hindert, de Onderneming geen geld kost, de wet of het beleid in dit handboek niet schendt en niets aanstootgevends omvat. Bedenk dat de systemen van de Onderneming worden gecontroleerd op de wijze die in paragraaf 11.6 is beschreven.

11.2 Wachtwoorden en accounts

• Houd uw wachtwoorden geheim. Deel ze nooit, ook niet met collega's of IT-medewerkers.
• Gebruik voor elk account een lang, uniek wachtwoord, bij voorkeur met een wachtwoordbeheerder, en schakel tweestapsverificatie in waar die beschikbaar is.
• Vergrendel uw scherm wanneer u uw werkplek verlaat.
• Gebruik alleen accounts en hulpmiddelen die de Onderneming heeft goedgekeurd om informatie van de Onderneming op te slaan of te verzenden. Verplaats gegevens van de Onderneming niet naar persoonlijke e-mail, persoonlijke cloudopslag of persoonlijke apparaten zonder goedkeuring.

11.3 Apparaten

Houd apparaten van de Onderneming, en persoonlijke apparaten die u voor het werk gebruikt, up-to-date, beveiligd met een schermvergrendeling en waar mogelijk versleuteld. Installeer geen software die niet is goedgekeurd en schakel de beveiliging niet uit. Meld een verloren of gestolen apparaat onmiddellijk aan support@northwind.example, zodat wij het kunnen vergrendelen of wissen.

11.4 Phishing en beveiligingsincidenten

Wees voorzichtig met onverwachte e-mails, links, bijlagen, betalingsverzoeken en verzoeken om wachtwoorden. Als iets niet klopt, klik dan niet en meld het aan support@northwind.example. Als u denkt dat u een fout hebt gemaakt, bijvoorbeeld door op een link te klikken of iets naar de verkeerde persoon te sturen, meld dat dan onmiddellijk. Snel melden beperkt de schade en u wordt niet gestraft voor het melden van een eerlijke fout.

11.5 Hulpmiddelen met kunstmatige intelligentie

U mag goedgekeurde hulpmiddelen met kunstmatige intelligentie gebruiken om u bij uw werk te helpen. Voer geen persoonsgegevens, klantgegevens, wachtwoorden, broncode of vertrouwelijke informatie van de Onderneming in een hulpmiddel dat daarvoor niet is goedgekeurd. Controleer wat een hulpmiddel oplevert voordat u erop vertrouwt of het doorstuurt: u blijft verantwoordelijk voor het werk dat u aflevert. Presenteer door machines gegenereerd materiaal niet als uw eigen deskundig advies als dat een klant zou misleiden.

11.6 Controle

Ter bescherming van de Onderneming, haar klanten en personeel kunnen wij het gebruik van de systemen van de Onderneming controleren en registreren, bijvoorbeeld e-mail, internetgebruik, bestanden, toegang tot gebouwen en de locatie van bedrijfsvoertuigen. Dit doen wij alleen voor zover het recht van Ierland dit toestaat, voor rechtmatige doeleinden, evenredig aan het doel en zoals beschreven in onze privacyverklaring voor personeel. Wij lezen geen privéberichten op persoonlijke accounts of apparaten.

11.7 Eigendommen van de Onderneming

Apparatuur van de Onderneming blijft eigendom van de Onderneming. Ga er zorgvuldig mee om en leen het niet uit aan anderen. U moet het teruggeven wanneer wij erom vragen en in elk geval overeenkomstig paragraaf 17.

12. Gegevens, privacy en vertrouwelijkheid

12.1 Persoonsgegevens van personeel

Wij verzamelen en gebruiken informatie over u, bijvoorbeeld uw contactgegevens, loon, bankgegevens, aanwezigheid, prestaties en, waar nodig, gezondheidsgegevens, om u in dienst te hebben, uw loon te betalen, het bedrijf te runnen en aan de wet te voldoen. Wij beveiligen die gegevens, delen ze alleen met wie ze nodig heeft, zoals de loonadministratie, belastingautoriteiten, verzekeraars en professionele adviseurs, en bewaren ze niet langer dan nodig. U kunt vragen uw persoonsgegevens in te zien, ze te laten corrigeren en, waar de wet u dat recht geeft, ze te laten verwijderen of bezwaar te maken tegen het gebruik ervan. Neem contact op met Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example). Onze privacyverklaring voor personeel bevat de details.

12.2 Persoonsgegevens van anderen

Op het werk kunt u persoonsgegevens van klanten, collega's en andere mensen verwerken. Gebruik ze alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, niet meer dan u nodig hebt en alleen zoals uw functie vereist. Beveilig ze en deel ze niet buiten de Onderneming, behalve zoals de regels van de Onderneming toestaan. Meld elk verlies, elke diefstal of onjuiste openbaarmaking van persoonsgegevens onmiddellijk aan support@northwind.example, aangezien de wet kan eisen dat wij de autoriteiten en de betrokkenen binnen korte tijd op de hoogte stellen.

12.3 Vertrouwelijke informatie

Vertrouwelijke informatie is informatie die niet openbaar is en die waarde heeft voor de Onderneming of voor anderen die haar aan ons hebben toevertrouwd. Voorbeelden zijn klantenlijsten, prijzen, plannen, financiële resultaten, broncode, ontwerpen, knowhow, contracten en alles wat als vertrouwelijk is gemarkeerd. U moet:

• haar alleen voor uw werk gebruiken;
• haar niet vertellen aan iemand buiten de Onderneming, of aan een collega die haar niet nodig heeft;
• haar beveiligd houden en teruggeven of verwijderen wanneer u vertrekt.

Deze plicht blijft gelden nadat uw dienstverband is beëindigd. Zij belet u niet te doen wat de wet beschermt, zoals misstanden melden (paragraaf 8.5), een melding doen bij een overheidsinstantie, met anderen over uw eigen loon of arbeidsvoorwaarden spreken, of uw algemene vaardigheden en ervaring gebruiken.

12.4 Werk dat u creëert

Tenzij uw overeenkomst of de wet anders bepaalt, behoort werk dat u als onderdeel van uw functie creëert, zoals documenten, ontwerpen, software en ideeën, toe aan de Onderneming, voor zover het recht van Ierland dat toestaat. Bewaar de bestanden ervan in de systemen van de Onderneming.

13. Sociale media en openbare uitspraken

• Uw persoonlijke accounts zijn uw eigen zaak en wij respecteren uw vrijheid om uw mening te uiten. Maak duidelijk dat uw mening de uwe is en spreek niet namens de Onderneming, tenzij u daartoe bevoegd bent.
• Plaats geen vertrouwelijke informatie, klantgegevens, onaangekondigde plannen of privéafbeeldingen van collega's of klanten die op het werk zijn gemaakt.
• Plaats niets wat collega's, klanten of anderen intimideert, bedreigt of discrimineert, of wat onwettig is. Paragraaf 9 is ook van toepassing op gedrag online.
• Als u uw werk, of een product of dienst van de Onderneming, noemt en u daarvoor wordt betaald of beloond, moet u dat vermelden, zoals de wet en het platform vereisen.
• Geef namens de Onderneming geen interviews of verklaringen aan de pers zonder goedkeuring. Verwijs vragen van de pers door naar uw leidinggevende.
• Wees voorzichtig als u om een referentie wordt gevraagd of vragen krijgt over voormalige collega's. Verwijs zulke verzoeken door naar Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example).

Als u online iets ziet wat de Onderneming of een collega schaadt, meld dat dan aan uw leidinggevende. Reageer niet namens de Onderneming.

14. Prestaties, sancties en ontslag

14.1 Prestaties

Uw leidinggevende stelt samen met u duidelijke doelen vast en spreekt vaak met u over uw werk. Uw prestaties worden beoordeeld twee keer per jaar, in juni en december. Een beoordeling is een gesprek over wat goed gaat, wat beter kan en over uw ontwikkeling en opleiding. Als uw werk niet het vereiste niveau haalt, zegt uw leidinggevende dat vroeg, legt uit wat er wordt verwacht, biedt u ondersteuning en opleiding en een redelijke termijn om te verbeteren. Als het niet verbetert, kunnen wij de stappen in paragraaf 14.3 gebruiken.

14.2 Wangedrag

Wangedrag is een ernstig of herhaald nalaten om de regels van de werkplek te volgen. Voorbeelden zijn:

• herhaald te laat komen of ongeoorloofde afwezigheid;
• het weigeren van een rechtmatige en redelijke instructie;
• onachtzaamheid die schade of verlies veroorzaakt;
• het schenden van het beleid in dit handboek;
• oneerlijkheid, waaronder valse urenstaten of onkostendeclaraties;
• intimidatie, pesten of discriminatie;
• misbruik van systemen of gegevens van de Onderneming;
• schending van de vertrouwelijkheid;
• gedrag op het werk of daarbuiten dat de reputatie van de Onderneming of het vertrouwen dat wij in u hebben ernstig schaadt.

Ernstig wangedrag is wangedrag dat zo zwaar is dat het ontslag kan rechtvaardigen, ook bij een eerste overtreding. Voorbeelden zijn diefstal, fraude, geweld of bedreigingen, ernstige intimidatie, ernstige schending van veiligheidsregels of regels voor gegevensbescherming, werken onder invloed van drugs of alcohol, opzettelijke beschadiging van eigendommen en ernstige schending van de vertrouwelijkheid. Deze lijsten zijn voorbeelden en niet uitputtend.

14.3 Stappen bij sancties

Wij pakken problemen eerlijk aan, en zoals het recht van Ierland vereist. Normaal gesproken:

1. Informeel gesprek. Bij kleine zorgen spreekt uw leidinggevende met u en legt uit wat er moet veranderen.
2. Onderzoek. Als de zaak ernstiger is, onderzoekt iemand de feiten zonder uitstel en zonder vooruit te lopen op de uitkomst. U kunt worden gevraagd een gesprek over de feiten bij te wonen. Als dat nodig is om mensen of het onderzoek te beschermen, kunt u met behoud van volledig loon worden geschorst, voor een zo kort mogelijke tijd. Schorsing is geen straf.
3. Uitnodiging voor een gesprek. U krijgt schriftelijk te horen wat de zorg is, u ontvangt het bewijsmateriaal en u krijgt redelijke tijd vooraf voor een gesprek waarin u kunt reageren.
4. Het gesprek. U mag een collega meenemen of, waar de wet u dat recht geeft, een vakbondsvertegenwoordiger of een andere begeleider. U kunt uw kant van het verhaal uitleggen en getuigen oproepen.
5. Beslissing. U krijgt de beslissing schriftelijk en met redenen te horen. Afhankelijk van de ernst kan het gaan om geen maatregel, een notitie in uw dossier, een schriftelijke waarschuwing, een laatste schriftelijke waarschuwing, een wijziging van taken, ontslag met opzegtermijn of, bij ernstig wangedrag, ontslag zonder opzegtermijn.
6. Beroep. U kunt binnen 7 dagen na de beslissing schriftelijk in beroep gaan bij een hoger geplaatst persoon die er eerder niet bij betrokken was. Die beoordeelt de beslissing en de beslissing in beroep is definitief.

Waarschuwingen blijven beperkte tijd in uw dossier, normaal 12 maanden, tenzij de zaak ernstig is. Wij kunnen een stap wijzigen of overslaan waar de wet of de feiten dat vereisen, bijvoorbeeld bij ernstig wangedrag. Tijdens de proeftijd, of bij een kort dienstverband, kunnen andere regels voor u gelden, maar wij handelen altijd eerlijk.

14.4 Slecht functioneren en ongeschiktheid

Als u uw werk niet kunt doen vanwege uw prestaties of langdurige gezondheidsredenen, bekijken wij welke ondersteuning, opleiding of aanpassingen zouden helpen voordat wij een andere stap overwegen. Wij volgen dezelfde eerlijke aanpak als in paragraaf 14.3.

14.5 Reorganisatie en boventalligheid

Als een functie niet meer nodig is, bijvoorbeeld door een verandering in het bedrijf, informeren wij de betrokkenen zo snel mogelijk, plegen overleg zoals de wet vereist, zoeken naar ander passend werk binnen de Onderneming, kiezen mensen eerlijk op basis van objectieve criteria en betalen wat de wet en de overeenkomst bepalen.

15. Een klacht indienen

Als u een probleem op het werk hebt, willen wij dat graag horen en het oplossen.

1. Praat eerst. Praat waar mogelijk met uw leidinggevende. Veel problemen zijn snel en informeel op te lossen.
2. Leg het schriftelijk vast. Als het niet is opgelost, of als de klacht over uw leidinggevende gaat, schrijf dan naar de People Manager, of de algemeen directeur als de klacht over de People Manager gaat en vermeld wat het probleem is en wat u graag zou zien gebeuren.
3. Gesprek. Wij plannen zonder onredelijke vertraging een gesprek. U mag een begeleider meenemen, zoals in paragraaf 14.3. Als de klacht over iemand gaat, krijgt die persoon de kans te reageren.
4. Uitkomst. Wij onderzoeken de zaak voor zover nodig en laten u schriftelijk de uitkomst weten, en wat wij gaan doen.
5. Beroep. Als u niet tevreden bent, kunt u binnen 7 dagen schriftelijk in beroep gaan bij een hoger geplaatst persoon die er eerder niet bij betrokken was. Diens beslissing beëindigt de procedure binnen de Onderneming.

Een klacht te goeder trouw indienen wordt u nooit aangerekend. Gebruik van deze procedure belet u niet om u te wenden tot een arbeidsinspectie, een tribunaal of een rechtbank, of om op elk moment onafhankelijk advies in te winnen.

16. Thuiswerken en werken op afstand

16.1 De regeling

Werken op afstand

dinsdag en donderdag

Thuiswerken is een manier van werken, geen andere functie. Uw loon, voordelen, rechten en plichten zijn gelijk, evenals de regels in dit handboek. Werk vanaf de plaats die u met ons hebt afgesproken en meld uw leidinggevende voordat u vanaf een andere plaats werkt, vooral in een ander land, aangezien regels over loon, belasting, sociale zekerheid, gegevensbescherming en immigratie kunnen verschillen.

16.2 Beschikbaarheid en resultaten

Wees beschikbaar en bereikbaar tijdens uw afgesproken werktijden. Wij sturen op resultaten en op duidelijke afspraken en vertrouwen erop dat u uw werk doet. Houd uw agenda actueel, beantwoord berichten binnen redelijke tijd en woon belangrijke vergaderingen bij.

16.3 Uw werkruimte

Kies een ruimte die veilig is, rustig genoeg om te werken en privé genoeg om vertrouwelijke informatie te beschermen. Laat anderen geen vertrouwelijke informatie zien of horen en geen apparaten van de Onderneming gebruiken. De plichten op het gebied van gezondheid en veiligheid in paragraaf 10 gelden ook thuis. Meld ons elk ongeval dat zich voordoet terwijl u werkt. Wij helpen met de apparatuur die u voor uw werk nodig hebt, zoals vooraf is afgesproken.

16.4 Kosten

Tenzij de wet of uw overeenkomst anders bepaalt, vergoedt de Onderneming de redelijke, goedgekeurde kosten van thuiswerken, bijvoorbeeld apparatuur die wij u hebben gevraagd te gebruiken. Vraag uw leidinggevende voordat u geld uitgeeft.

16.5 Beëindiging van de regeling

Als de behoeften van het bedrijf veranderen, of als de regeling niet werkt, kunnen wij haar wijzigen of beëindigen na overleg met u en met een redelijke opzegtermijn, zoals uw overeenkomst en de wet toestaan. U kunt ook zelf vragen om een wijziging.

17. Uit dienst gaan

17.1 Ontslag nemen

Als u besluit te vertrekken, laat het dan eerst uw leidinggevende weten en bevestig het daarna schriftelijk. Na de proeftijd is de opzegtermijn die u in acht moet nemen en die wij in acht moeten nemen: 1 maand van de werknemer, 2 maanden van de onderneming, of de langere termijn die de wet vereist. Uw overeenkomst kan een andere termijn bepalen en als de wet van ons een langere termijn vereist, hanteren wij die. Tijdens de proeftijd geldt de opzegtermijn in uw overeenkomst.

17.2 Tijdens uw opzegtermijn

U moet op uw gewone manier blijven werken, uw taken blijven uitvoeren en helpen uw werk over te dragen. Wij kunnen u vragen niet te werken of weg te blijven gedurende een deel of de gehele opzegtermijn, en betalen u zoals de wet en uw overeenkomst bepalen. Wij kunnen u vragen openstaand verlof tijdens uw opzegtermijn op te nemen.

17.3 Eigendommen en toegang

Binnen 5 werkdagen na uw laatste werkdag, of eerder als wij erom vragen, moet u alle eigendommen van de Onderneming teruggeven, waaronder apparatuur, passen, sleutels, documenten en kopieën van informatie van de Onderneming, en informatie van de Onderneming van persoonlijke apparaten en accounts verwijderen. Uw toegang tot de systemen van de Onderneming eindigt op uw laatste werkdag, of eerder als dat nodig is.

17.4 Eindafrekening

Wij betalen uw eindafrekening uiterlijk op uw gebruikelijke betaaldag, of eerder als de wet dat vereist. Zij omvat verdiend loon en niet-opgenomen verlof zoals de wet en uw overeenkomst bepalen, verminderd met rechtmatige inhoudingen. Wij geven u de documenten die de wet vereist, bijvoorbeeld een werkgeversverklaring en belastingformulieren.

17.5 Referenties

Wij geven een feitelijke referentie die de data van uw dienstverband en uw functienaam bevestigt, en die meer kan vermelden als wij dat zijn overeengekomen. Verzoeken moeten naar Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example) gaan.

17.6 Nadat u bent vertrokken

Uw geheimhoudingsplicht uit paragraaf 12 blijft gelden. Andere plichten na vertrek, bijvoorbeeld een non-concurrentiebeding, gelden alleen als zij in uw overeenkomst zijn opgenomen en naar het recht geldig zijn.

17.7 Exitgesprek

Wij horen graag uw mening voordat u vertrekt. Het gesprek is vertrouwelijk en u hoeft niet deel te nemen, maar het helpt ons te verbeteren.

18. Ontvangstbevestiging

Ik heb een exemplaar van het Personeelshandboek van Northwind Studio Ltd ontvangen, geldig vanaf 1 januari 2027. Ik heb het gelezen en ik begrijp dat ik Maria Lopez, People Manager (maria@northwind.example) kan vragen als ik vragen heb. Ik begrijp dat het uitlegt hoe wij werken en dat de Onderneming het kan bijwerken, en dat het mij op zichzelf geen rechten geeft buiten die in mijn overeenkomst en de wet.

Werknemer
Naam: ______________
Functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________

Voor Northwind Studio Ltd
Naam: ______________
Functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________