Personalhandbok

Personalhandbok

Northwind Studio AB
Hamngatan 14, 111 47 Stockholm, Sverige

Gäller från 1 januari 2027

1. Välkommen

Välkommen till Northwind Studio AB. Vi är glada att du är här och vill att ditt arbete hos oss ska fungera väl.

Den här handboken förklarar hur vi arbetar tillsammans: vad vi förväntar oss av dig, vad du kan förvänta dig av oss och vart du vänder dig när du behöver hjälp. Den kan inte omfatta alla situationer. Där handboken är tyst ber vi alla att använda sunt förnuft, handla i linje med våra värderingar och fråga när de är osäkra.

Om du har en fråga om något i den här handboken kan du vända dig till Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example).

2. Om oss

Vi designar och bygger webbplatser och mobilappar för småföretag och tar hand om dem efter lanseringen.

Våra värderingar vägleder hur vi behandlar varandra, våra kunder och de människor vi arbetar med:

Vi är ärliga mot varandra och mot kunderna. Vi gör noggrant arbete. Vi hjälper kollegor. Vi lär oss hela tiden.

3. Så använder du handboken

• Handboken gäller alla som arbetar för Northwind Studio AB ("Företaget"), oavsett befattning. I handboken avser "du" den som läser den och "din chef" den person som du rapporterar till.
• Lagstiftningen i Irland fastställer många av dina rättigheter i arbetet, till exempel minimilön, ledighet, arbetstid och skydd mot orättvis behandling. Där lagen ger dig mer än handboken gäller lagen. Där handboken ger dig mer än lagen gäller handboken.
• Ditt anställningsavtal eller ditt anställningserbjudande är det viktigaste dokumentet om din tjänst. Om det säger något annat än handboken gäller avtalet, om inte handboken är förmånligare för dig.
• Handboken är en vägledning om hur vi arbetar. Den innebär inte i sig något löfte som saknas i ditt avtal, och den är inte ett avtal om inte ditt avtal anger det.
• Vi kan ändra handboken från tid till annan, till exempel när lagen eller verksamheten förändras. Vi informerar dig om viktiga ändringar innan de träder i kraft och håller den gällande versionen tillgänglig för all personal.

4. Grunderna i anställningen

4.1 Dina villkor

Du får dina viktigaste anställningsvillkor skriftligen: din befattning, din chef, var du arbetar, din lön, din arbetstid, din ledighet och den uppsägningstid som gäller. Om något av detta ändras informerar vi dig skriftligen.

4.2 Rätt att arbeta och uppgifter om dig

Innan du börjar kan vi behöva kontrollera att du lagligen får arbeta i det land där du ska arbeta, och vi ber då om de handlingar som lagen kräver. Håll dina personuppgifter uppdaterade hos Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example), bland annat adress, kontaktuppgifter, bankuppgifter och närmaste anhörig i nödfall. Vi använder uppgifterna endast på det sätt som anges i avsnitt 12.

4.3 Provanställning

Din första anställningsperiod, de första 3 månaderna, är en provanställning. Under den tiden får både du och vi se om tjänsten passar. Under provanställningen talar din chef regelbundet med dig om hur det går och säger till i god tid om det finns ett problem. Perioden kan förlängas genom överenskommelse, eller i den mån lagen tillåter, om du har varit frånvarande eller om mer tid behövs för att fatta ett beslut. Där lagen ger dig skydd under provanställning gäller det skyddet.

4.4 Ändringar i din tjänst

Dina arbetsuppgifter kan förändras i takt med att verksamheten förändras. Vi talar med dig innan vi gör någon viktig ändring av din roll, din arbetsplats, din arbetstid eller din lön, och vi genomför en sådan ändring på det sätt som lagen och ditt avtal tillåter.

4.5 Annat arbete

Du måste informera din chef innan du tar annat betalt arbete, driver en verksamhet eller har ett uppdrag i en annan organisation. Du får inte göra detta om det skulle skada ditt arbete för oss, skapa en intressekonflikt, innebära att du använder Företagets tid eller egendom eller konkurrera med Företaget. Obetalt ideellt arbete och personliga intressen är din egen sak så länge de inte påverkar ditt arbete.

5. Arbetstid och närvaro

5.1 Normal arbetstid

Din normala arbetsvecka är: 40 timmar, måndag till fredag, 9.00 till 17.30 med 30 minuters obetald lunchrast. Om din arbetstid är en annan framgår det av ditt avtal.

5.2 Punktlighet

Var beredd att börja arbeta vid den överenskomna tiden. Om du blir sen eller inte kan komma, meddela din chef så tidigt du kan, före arbetsdagens början, och ange när du räknar med att vara tillbaka. Om du arbetar hemifrån ska du meddela din chef om du inte kommer att vara tillgänglig under dina vanliga tider.

5.3 Raster och vila

Du har rätt till de raster och viloperioder som lagen föreskriver, och vi förväntar oss att du tar dem. Ta dina raster bort från skrivbordet när det är möjligt. Din chef planerar arbetet så att viloperioder kan tas ut.

5.4 Övertid

Övertid

Du får inte åläggas att arbeta mer än den veckogräns som lagen anger, och du får inte behandlas orättvist för att du vägrar arbeta mer än lagen tillåter.

5.5 Oplanerad frånvaro

Om du inte kan komma till arbetet av ett annat skäl än planerad ledighet, till exempel sjukdom eller ett akut förhållande, följ avsnitt 7.2 eller meddela din chef så snart du kan. Frånvaro som inte anmäls eller inte förklaras kan behandlas som oauktoriserad frånvaro och hanteras enligt avsnitt 14.

6. Lön och utlägg

6.1 Lön

Din lön framgår av ditt avtal. Den betalas i euro: månadsvis, sista arbetsdagen i månaden, via banköverföring. Varje utbetalning åtföljs av ett lönebesked som visar din bruttolön, avdrag och nettolön. Vi gör avdrag för skatt, sociala avgifter och andra belopp som lagen kräver. Vi gör inga andra avdrag från din lön utan ditt samtycke, om inte lagen tillåter det.

Om du anser att din lön är fel ska du säga till Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example) så snart du upptäcker det, skriftligen om du kan. Vi utreder det snabbt och rättar varje fel. Om vi har betalat ut för mycket talar vi med dig innan vi kräver tillbaka pengarna och kommer överens om ett rimligt sätt att betala tillbaka, inom ramen för vad lagen tillåter.

6.2 Lönerevision

Vi går igenom lönerna regelbundet. En revision utlovar ingen höjning. Lönen bedöms utifrån prestation, marknaden, Företagets ekonomi och lagen, och vi strävar efter att betala människor rättvist för likvärdigt arbete.

6.3 Utlägg

Vi ersätter rimliga utlägg som du har haft för Företagets verksamhet, till exempel resor, boende och måltider under resa samt utrustning som din chef har bett dig köpa. För att begära ersättning gäller följande:

• inhämta din chefs godkännande före varje enskilt utlägg som överstiger 100 EUR;
• spara kvittot eller fakturan;
• skicka in begäran med kvitton utan dröjsmål och i alla händelser inom 60 dagar;
• begär inte ersättning för privata varor eller för något som någon annan redan har betalat.

Vi betalar ut godkända begäranden tillsammans med din nästa ordinarie lön. Falska eller uppblåsta begäranden är allvarligt tjänstefel.

6.4 Företagskort och förskott

Om Företaget ger dig ett betalkort eller ett förskott får du använda det endast för Företagets verksamhet och ska lämna kvitton till din chef. Anmäl ett förlorat kort omedelbart.

7. Ledighet

Rätten till ledighet skiljer sig mellan länder. Där lagen ger dig mer ledighet, mer ersättning under ledighet eller mer skydd än vad som anges nedan gäller lagen.

7.1 Semester och allmänna helgdagar

Du har rätt till betald årlig semester om 25 arbetsdagar per år, eller fler om lagen ger mer. Semesteråret löper enligt ditt avtal. Du har också rätt till allmänna helgdagar: de allmänna helgdagarna i det land där den anställde arbetar. Uttag och överföring av semester sker enligt följande regler:

• Ansök om semester hos din chef i god tid och skriftligen. Längre ledighet kräver längre varsel. Vi svarar så snart vi kan och nekar inte semester utan verksamhetsskäl.
• Vi kan be dig ta ut semester vid en viss tidpunkt, till exempel när Företaget stänger, och vi ger dig då rimligt varsel.
• Semester som inte tas ut under året förs över eller ersätts med pengar endast i den mån lagen eller ditt avtal tillåter.
• När din anställning upphör får du ersättning för intjänad semester som du inte har tagit ut, eller så kan du ombes ta ut den under uppsägningstiden, i den mån lagen tillåter.

7.2 Sjukdom

Om du är sjuk ska du meddela din chef före din vanliga arbetstidsstart, ange hur länge du räknar med att vara borta och hålla kontakten. Vid kortare sjukdom kan du ombes bekräfta orsaken i en kort anteckning. Vid längre frånvaro, eller när lagen kräver det, kan du ombes visa upp ett läkarintyg. Vi begär inte fler medicinska uppgifter än vi behöver.

Sjuklön: full lön de första 10 dagarna under ett år, därefter den lagstadgade sjuklönen.

Vi håller orsakerna till din sjukdom privata och delar dem endast med dem som behöver dem för att hantera din frånvaro och stödja dig. När du kommer tillbaka kan din chef tala med dig om hur du mår och om vi kan göra något för att hjälpa dig, bland annat ändringar i ditt arbete. Om du har ett långvarigt tillstånd eller en funktionsnedsättning gör vi rimliga anpassningar, i enlighet med lagen och så långt vi kan.

7.3 Föräldra- och omsorgsledighet

Mammaledighet, pappaledighet, adoptionsledighet, föräldraledighet och omsorgsledighet följer lagstiftningen i Irland samt följande:

Enligt lag. Företaget lägger till 4 veckor med full lön till den lagstadgade mammaledigheten efter 12 månaders anställning.

Du behöver inte berätta att du är gravid förrän du är redo, men säg gärna till så tidigt som du rimligen kan, så att vi kan skydda din hälsa och säkerhet och planera för din ledighet. Vi skyddar din tjänst och dina rättigheter under och efter föräldra- och omsorgsledighet i enlighet med lagen, och vi behandlar dig inte sämre därför att du är gravid, har tagit ut eller begärt sådan ledighet eller har omsorgsansvar.

7.4 Ledighet vid akuta händelser och för samhällsuppdrag

Du har rätt till skälig ledighet vid akuta händelser som rör någon som är beroende av dig, och för samhällsuppdrag såsom nämndemanna- eller juryuppdrag eller uppdrag i ett offentligt organ, i enlighet med lagstiftningen i Irland. Meddela din chef så snart du kan. Om ledigheten är betald följer av lagen.

7.5 Annan ledighet

3 dagars betald ledighet vid dödsfall i närmaste familjen, 1 betald dag för flytt och obetald studieledighet efter överenskommelse.

7.6 Tjänstledighet utan lön

Du kan ansöka om ledighet utan lön av ett skäl som inte omfattas ovan. Varje ansökan prövas efter sina egna förutsättningar, och vi anger skälet om vi säger nej.

8. Uppförande på arbetet

8.1 Vad vi förväntar oss

Vi förväntar oss att alla:

• utför sitt arbete omsorgsfullt och enligt den överenskomna standarden;
• är ärliga och öppna i sitt arbete och i det de säger till kollegor, kunder och Företaget;
• behandlar alla med hövlighet och respekt, både personligen och på nätet;
• följer rimliga instruktioner, och lagen, på arbetet;
• tar hand om Företagets egendom och pengar som om de vore deras egna;
• följer riktlinjerna i den här handboken.

8.2 Intressekonflikter

En intressekonflikt uppstår när dina personliga intressen kan påverka, eller verka påverka, ditt omdöme i arbetet. Exempel är att göra affärer med ett företag som ägs av en släkting, att ta ett andra jobb hos en konkurrent eller att använda Företagets information för egen vinning. Berätta för din chef så snart du ser en möjlig intressekonflikt, så att den kan hanteras öppet.

8.3 Gåvor och representation

Ta inte emot eller ge gåvor, tjänster eller gästfrihet som kan påverka ett affärsbeslut eller se ut att kunna göra det. Små, tillfälliga gåvor av ringa värde och vanliga affärsmåltider är i regel acceptabla. Om du erbjuds något mer, eller om du är osäker, fråga din chef. Erbjud eller ta aldrig emot pengar, eller något annat av värde, för att få eller ge en otillbörlig fördel.

8.4 Mutor, bedrägeri och lagen

Företaget betalar eller tar inte emot mutor och tolererar inte bedrägeri, stöld, penningtvätt eller skatteflykt. Detta gäller i varje land där vi verkar och för personer som handlar för vår räkning. Berätta omedelbart för din chef eller personalchefen, eller verkställande direktören om klagomålet gäller personalchefen om du misstänker något av detta.

8.5 Att säga ifrån

Om du ser något på arbetet som är olagligt, farligt eller allvarligt fel, till exempel bedrägeri, en säkerhetsrisk, ett brott mot dataskyddet, övergrepp eller mörkläggning, vill vi att du berättar det för oss. Ta upp det med din chef, eller med personalchefen, eller verkställande direktören om klagomålet gäller personalchefen om du föredrar det. Vi utreder det du säger, håller ditt namn konfidentiellt så långt vi kan och lagen tillåter, och vi straffar dig inte för att du i god tro har tagit upp ett bekymmer, även om det visar sig vara felaktigt. Lagen kan också skydda dig om du anmäler till en myndighet.

8.6 Alkohol, droger och arbetsförhet

Du måste vara i skick att arbeta säkert. Du får inte arbeta påverkad av alkohol eller olagliga droger eller använda dem i Företagets lokaler eller under arbetstid. Om du tar läkemedel som kan påverka ditt arbete eller din säkerhet ska du berätta det för din chef, så att vi kan skydda dig och andra, och du behöver inte uppge vad läkemedlet är avsett för. Om du har problem med alkohol eller droger, berätta det för oss. Vi stödjer dig så långt vi rimligen kan.

8.7 Klädsel och framtoning

Klä dig på ett sätt som passar ditt arbete och de människor du möter och som är säkert. Vi tillämpar eventuella klädråd på samma sätt för alla och tar rimlig hänsyn till religion, övertygelse, hälsa, funktionsnedsättning och kultur.

9. Lika behandling, värdighet och trakasserier

9.1 Vårt åtagande

Northwind Studio AB åtar sig att verka för en arbetsplats där alla behandlas rättvist och med värdighet. Vi accepterar inte diskriminering, trakasserier eller repressalier. Vi rekryterar, utbildar, avlönar, befordrar och leder människor på grundval av förmåga och förtjänst.

9.2 Vad som skyddas

Du får inte behandlas sämre, i någon del av ditt arbete, på grund av en egenskap som skyddas av lagstiftningen i Irland, och i vart fall inte på grund av ras, hudfärg, etniskt eller nationellt ursprung, nationalitet, religion eller övertygelse, kön, könsidentitet eller könsuttryck, sexuell läggning, civilstånd eller familjesituation, graviditet, ålder, funktionsnedsättning eller hälsotillstånd. Detta gäller anställning, lön, utbildning, befordran, disciplinära åtgärder, uppsägning och den vardagliga behandlingen.

9.3 Trakasserier och mobbning

Trakasserier är ett oönskat beteende som kränker någons värdighet eller skapar en hotfull, fientlig, förnedrande eller sårande stämning. Det omfattar oönskade skämt, kommentarer, öknamn, gester, meddelanden, bilder, beröring, utfrysning och påtryckningar om personlig eller sexuell uppmärksamhet. Mobbning är ett upprepat beteendemönster som undergräver, förödmjukar eller skrämmer en person. Båda är tjänstefel, oavsett om de sker på arbetsplatsen, vid evenemang, under resor, i meddelanden, i sociala medier eller utanför arbetstid, om de har samband med arbetet. Det saknar betydelse om personen avsåg att såra. Det avgörande är effekten och om en förnuftig person skulle finna beteendet oacceptabelt.

Rimlig ledning, till exempel att ge ärlig återkoppling, sätta mål eller inleda en rättvis disciplinär process, är varken trakasserier eller mobbning.

9.4 Om du utsätts för det eller ser det

Du kan tala om för personen att beteendet är oönskat, om du känner att du kan. Du måste inte. Du kan vända dig direkt till personalchefen, eller verkställande direktören om klagomålet gäller personalchefen eller följa avsnitt 15. Vi tar det du säger på allvar, agerar snabbt, behandlar saken så diskret som vi kan och skyddar dig mot repressalier. Vi utreder rättvist, hör alla inblandade och beslutar vad som ska göras. Den som befinns ha trakasserat eller mobbat en annan person, eller utsatt någon för repressalier för att personen tagit upp ett bekymmer, utsätts för åtgärder enligt avsnitt 14, vilket kan innefatta uppsägning eller avsked.

9.5 Anpassningar

Vi gör rimliga anpassningar för anställda med en funktionsnedsättning eller ett hälsotillstånd, och rimliga lösningar för religionsutövning, så långt vi kan och lagen kräver. Tala med Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example) om vad som skulle hjälpa dig.

10. Hälsa och säkerhet

10.1 Vårt ansvar och ditt

Vi ger dig en säker och hälsosam arbetsplats, den utrustning och utbildning du behöver och ett sätt att rapportera bekymmer, i enlighet med lagstiftningen i Irland. Den som ansvarar för hälsa och säkerhet är Tom Reilly, driftchef.

Du måste ta rimlig hänsyn till din egen och andras hälsa och säkerhet när de kan beröras av det du gör, följa säkerhetsinstruktioner och utbildning, använda utrustning på rätt sätt och inte störa något som är avsett för säkerheten.

10.2 Rapportering

Rapportera varje olycka, skada, tillbud, fara eller osäkert förhållande till din chef och Tom Reilly, driftchef omedelbart, även om ingen har skadats. Vi för register över olyckor och rapporterar dem till myndigheterna där lagen kräver det. Du får avbryta arbetet och lämna en fara som du rimligen anser vara allvarlig och omedelbar, och du får inte bestraffas för det.

10.3 Nödsituationer

Se till att du vet var utgångar, förstahjälpenutrustning och brandutrustning finns, och följ utrymningsanvisningarna. I en nödsituation skyddar du först liv och ringer därefter räddningstjänsten.

10.4 Arbetsplats och välmående

Om du arbetar vid en skärm ska du ställa in stol och skärm på rätt sätt och ta regelbundna korta pauser från den. Berätta för oss om din arbetsplats ger dig besvär. Vi bryr oss om din psykiska hälsa lika mycket som din fysiska. Om arbetet ger dig stress, tala med din chef eller med Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example). Vi undersöker vad vi kan ändra, till exempel arbetsbörda eller tidsfrister.

10.5 Rökning och vaping

Rökning och vaping är inte tillåtet inomhus i lokalerna, i Företagets fordon eller på någon plats där lagen förbjuder det.

10.6 Resor

När du reser för Företaget ska du följa de reseregler vi ger dig och lagen på de platser du besöker. Berätta för din chef om något hälsotillstånd eller bekymmer som kan påverka din resa.

11. Företagets utrustning, IT och säkerhet

11.1 Användning av Företagets utrustning

Datorer, telefoner, konton, nätverk, programvara och annan utrustning som vi tillhandahåller är avsedda för Företagets verksamhet. Begränsad privat användning är tillåten om den är rimlig, inte stör ditt arbete, inte kostar Företaget pengar, inte strider mot lag eller någon riktlinje i den här handboken och inte innehåller något stötande. Kom ihåg att Företagets system övervakas på det sätt som anges i avsnitt 11.6.

11.2 Lösenord och konton

• Håll dina lösenord hemliga. Dela dem aldrig, inte ens med kollegor eller IT-personal.
• Använd ett långt, unikt lösenord för varje konto, helst med en lösenordshanterare, och aktivera tvåstegsverifiering överallt där det finns.
• Lås skärmen när du lämnar skrivbordet.
• Använd endast konton och verktyg som Företaget har godkänt för att lagra eller skicka Företagets information. Flytta inte Företagets data till privat e-post, privat molnlagring eller privata enheter utan godkännande.

11.3 Enheter

Håll Företagets enheter, och privata enheter som du använder för arbetet, uppdaterade, skyddade med skärmlås och krypterade där det är möjligt. Installera inte programvara som inte är godkänd och stäng inte av säkerhetsskydd. Anmäl en borttappad eller stulen enhet till support@northwind.example omedelbart, så att vi kan låsa eller rensa den.

11.4 Nätfiske och säkerhetsincidenter

Var försiktig med oväntade e-postmeddelanden, länkar, bilagor, betalningsbegäranden och förfrågningar om lösenord. Om något ser fel ut, klicka inte och rapportera det till support@northwind.example. Om du tror att du har gjort ett misstag, till exempel genom att klicka på en länk eller skicka något till fel person, rapportera det omedelbart. Snabb rapportering begränsar skadan, och du bestraffas inte för att du rapporterar ett ärligt misstag.

11.5 Verktyg med artificiell intelligens

Du får använda godkända verktyg med artificiell intelligens som stöd i ditt arbete. Skriv inte in personuppgifter, kunduppgifter, lösenord, källkod eller konfidentiell information från Företaget i något verktyg som inte har godkänts för det ändamålet. Kontrollera vad ett verktyg ger dig innan du förlitar dig på det eller skickar vidare det: du är fortsatt ansvarig för det arbete du levererar. Presentera inte maskinellt framställt material som din egen expertrådgivning om det skulle vilseleda en kund.

11.6 Övervakning

För att skydda Företaget, dess kunder och personal kan vi övervaka och logga användningen av Företagets system, till exempel e-post, internetanvändning, filer, tillträde till byggnader och Företagets fordons position. Vi gör det endast i den mån lagstiftningen i Irland tillåter, för lagliga ändamål, i proportion till ändamålet och på det sätt som anges i vår integritetspolicy för personal. Vi läser inte privata meddelanden på privata konton eller enheter.

11.7 Företagets egendom

Företagets utrustning förblir Företagets egendom. Ta hand om den och låna inte ut den till andra. Du måste lämna tillbaka den när vi ber om det och i alla händelser enligt avsnitt 17.

12. Uppgifter, integritet och sekretess

12.1 Personuppgifter om personalen

Vi samlar in och använder uppgifter om dig, till exempel dina kontaktuppgifter, lön, bankuppgifter, närvaro, prestation och, när det är nödvändigt, hälsouppgifter, för att anställa dig, betala dig, driva verksamheten och uppfylla lagen. Vi skyddar dem, delar dem endast med dem som behöver dem, såsom löneadministration, skattemyndigheter, försäkringsgivare och professionella rådgivare, och sparar dem endast så länge det behövs. Du kan begära att få se dina personuppgifter, att få dem rättade och, där lagen ger dig rätt till det, att få dem raderade eller invända mot hur de används. Vänd dig till Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example). Vår integritetspolicy för personal ger närmare information.

12.2 Personuppgifter om andra

I arbetet kan du hantera personuppgifter om kunder, kollegor och andra personer. Använd dem endast för det ändamål för vilket de samlades in, endast i den omfattning du behöver och endast som din tjänst kräver. Skydda dem och dela dem inte utanför Företaget annat än i enlighet med Företagets regler. Rapportera förlust, stöld eller felaktigt röjande av personuppgifter till support@northwind.example omedelbart, eftersom lagen kan kräva att vi underrättar myndigheterna och de berörda personerna inom kort tid.

12.3 Konfidentiell information

Konfidentiell information är information som inte är offentlig och som har värde för Företaget eller för andra som har anförtrott den åt oss. Exempel är kundlistor, priser, planer, ekonomiska resultat, källkod, designer, know-how, avtal och allt som är märkt konfidentiellt. Du måste:

• använda den endast för ditt arbete;
• inte berätta den för någon utanför Företaget, eller för någon kollega som inte behöver den;
• skydda den och lämna tillbaka eller radera den när du slutar.

Denna skyldighet består efter att din anställning har upphört. Den hindrar dig inte från att göra något som lagen skyddar, till exempel att säga ifrån om oegentligheter (avsnitt 8.5), anmäla till en myndighet, tala med andra om din egen lön eller dina egna villkor eller använda dina allmänna färdigheter och erfarenheter.

12.4 Arbete som du skapar

Om inte ditt avtal eller lagen anger annat tillhör arbete som du skapar som en del av din tjänst, såsom dokument, designer, programvara och idéer, Företaget, i den utsträckning lagstiftningen i Irland tillåter. Spara det i Företagets system.

13. Sociala medier och offentliga uttalanden

• Dina privata konton är dina egna, och vi respekterar din frihet att uttrycka dina åsikter. Gör det tydligt att åsikterna är dina egna och tala inte å Företagets vägnar om du inte har fått i uppdrag att göra det.
• Publicera inte konfidentiell information, kunduppgifter, ej offentliggjorda planer eller privata bilder på kollegor eller kunder som tagits på arbetet.
• Publicera inget som trakasserar, hotar eller diskriminerar kollegor, kunder eller någon annan, eller som är olagligt. Avsnitt 9 gäller även uppförande på nätet.
• Om du nämner din tjänst, eller en produkt eller tjänst från Företaget, och du får betalt eller belöning för det, måste du uppge detta, i enlighet med lagen och plattformens krav.
• Ge inte intervjuer eller uttalanden för Företaget till pressen utan godkännande. Lämna pressfrågor vidare till din chef.
• Var försiktig om du blir ombedd att lämna referenser eller om du får frågor om tidigare kollegor. Lämna sådana förfrågningar vidare till Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example).

Om du ser något på nätet som skadar Företaget eller en kollega, berätta det för din chef. Svara inte i Företagets namn.

14. Prestation, disciplinära åtgärder och uppsägning

14.1 Prestation

Din chef sätter tydliga mål tillsammans med dig och talar ofta med dig om ditt arbete. Din prestation utvärderas två gånger per år, i juni och december. En utvärdering är ett samtal om vad som går bra, vad som kunde bli bättre samt din utveckling och utbildning. Om ditt arbete inte håller den nödvändiga nivån säger din chef det i ett tidigt skede, förklarar vad som förväntas, ger dig stöd och utbildning och rimlig tid att förbättra dig. Om det inte blir bättre kan vi använda stegen i avsnitt 14.3.

14.2 Tjänstefel

Tjänstefel är ett allvarligt eller upprepat åsidosättande av arbetsplatsens regler. Exempel är:

• upprepade förseningar eller oauktoriserad frånvaro;
• vägran att följa en laglig och rimlig instruktion;
• vårdslöshet som orsakar skada eller förlust;
• brott mot riktlinjerna i den här handboken;
• oärlighet, bland annat falska tidrapporter eller utläggsbegäranden;
• trakasserier, mobbning eller diskriminering;
• missbruk av Företagets system eller data;
• brott mot sekretessen;
• beteende på arbetet eller utanför det som allvarligt skadar Företagets anseende eller det förtroende vi har för dig.

Grovt tjänstefel är tjänstefel som är så allvarligt att det kan motivera uppsägning eller avsked redan vid en första överträdelse. Exempel är stöld, bedrägeri, våld eller hot, allvarliga trakasserier, allvarligt brott mot säkerhets- eller dataskyddsregler, arbete under påverkan av droger eller alkohol, uppsåtlig skadegörelse och allvarligt brott mot sekretessen. Dessa uppräkningar är exempel och inte uttömmande.

14.3 Disciplinära steg

Vi hanterar problem rättvist och i enlighet med lagstiftningen i Irland. I regel gäller följande:

1. Informellt samtal. Vid mindre bekymmer talar din chef med dig och förklarar vad som måste ändras.
2. Utredning. När saken är allvarligare utreder någon fakta utan dröjsmål och utan att föregripa resultatet. Du kan ombes delta i ett möte om fakta. Om det behövs för att skydda personer eller utredningen kan du avstängas med full lön så kort tid som möjligt. Avstängning är inte ett straff.
3. Kallelse till möte. Du får skriftligt besked om vad bekymret gäller, får ta del av bevisningen och får rimligt varsel om ett möte där du kan svara.
4. Mötet. Du får ta med en kollega eller, där lagen ger dig rätt till det, en fackföreningsföreträdare eller annat sällskap. Du kan förklara din sida och åberopa vittnen.
5. Beslut. Du får beslutet skriftligen, med skäl. Beroende på hur allvarlig saken är kan det bli ingen åtgärd, en anteckning i din akt, en skriftlig varning, en slutlig skriftlig varning, en ändring av arbetsuppgifter, uppsägning med uppsägningstid eller, vid grovt tjänstefel, avsked utan uppsägningstid.
6. Överklagande. Du kan överklaga skriftligen inom 7 dagar från beslutet till en mer senior person som inte tidigare har varit inblandad. Den personen prövar beslutet, och beslutet efter överklagandet är slutgiltigt.

Varningar finns kvar i din akt under begränsad tid, normalt 12 månader, om inte saken är allvarlig. Vi kan ändra eller hoppa över ett steg där lagen eller omständigheterna kräver det, till exempel vid grovt tjänstefel. Andra regler kan gälla under provanställning eller om du har kort anställningstid, men vi handlar alltid rättvist.

14.4 Bristande prestation och arbetsförmåga

Om du inte kan utföra ditt arbete på grund av prestation eller långvariga hälsoskäl undersöker vi vilket stöd, vilken utbildning eller vilka anpassningar som skulle hjälpa innan vi överväger något annat steg. Vi följer samma rättvisa tillvägagångssätt som i avsnitt 14.3.

14.5 Uppsägning på grund av arbetsbrist

Om en befattning inte längre behövs, till exempel på grund av en förändring i verksamheten, informerar vi de berörda så snart vi kan, samråder med dem i enlighet med lagen, söker annat lämpligt arbete inom Företaget, väljer ut personer rättvist enligt objektiva kriterier och betalar det som lagen och avtalet föreskriver.

15. Klagomål och missnöje

Om du har ett problem på arbetet vill vi höra om det och åtgärda det.

1. Prata först. Där du kan, tala med din chef. Många problem kan lösas snabbt och informellt.
2. Skriv ner det. Om det inte löses, eller om klagomålet gäller din chef, skriv till personalchefen, eller verkställande direktören om klagomålet gäller personalchefen och beskriv problemet och vad du vill ska hända.
3. Möte. Vi ordnar ett möte utan oskäligt dröjsmål. Du får ta med ett sällskap, som i avsnitt 14.3. Om klagomålet gäller någon får den personen möjlighet att svara.
4. Utfall. Vi utreder så långt som behövs och meddelar dig utfallet skriftligen, samt vad vi kommer att göra.
5. Överklagande. Om du inte är nöjd kan du överklaga skriftligen inom 7 dagar till en mer senior person som inte tidigare har varit inblandad. Den personens beslut avslutar Företagets process.

Att lämna ett klagomål i god tro räknas aldrig emot dig. Att använda den här processen hindrar dig inte från att vända dig till en arbetsmarknadsmyndighet, en domstol eller ett tribunal, eller från att söka oberoende råd när som helst.

16. Arbete hemifrån och på annan plats

16.1 Arrangemanget

Distansarbete

tisdag och torsdag

Att arbeta hemifrån är ett arbetssätt, inte en annan tjänst. Din lön, dina förmåner, dina rättigheter och ditt ansvar är desamma, liksom reglerna i den här handboken. Arbeta från den plats du har kommit överens om med oss, och meddela din chef innan du arbetar från en annan plats, särskilt i ett annat land, eftersom regler om lön, skatt, social trygghet, dataskydd och invandring kan skilja sig åt.

16.2 Tillgänglighet och resultat

Var tillgänglig och nåbar under dina överenskomna arbetstider. Vi leder genom resultat och tydliga överenskommelser, och vi litar på att du sköter ditt arbete. Håll din kalender uppdaterad, svara på meddelanden inom rimlig tid och delta i möten som är viktiga.

16.3 Din arbetsplats

Välj en plats som är säker, tillräckligt lugn för att arbeta och tillräckligt privat för att skydda konfidentiell information. Låt inte andra se eller höra konfidentiell information eller använda Företagets enheter. Skyldigheterna om hälsa och säkerhet i avsnitt 10 gäller även hemma. Berätta för oss om varje olycka som inträffar medan du arbetar. Vi hjälper till med den utrustning du behöver för ditt arbete, enligt överenskommelse i förväg.

16.4 Kostnader

Om inte lagen eller ditt avtal anger annat ersätter Företaget rimliga, godkända kostnader för arbete hemifrån, till exempel utrustning som vi har bett dig använda. Fråga din chef innan du spenderar pengar.

16.5 Avslutande av arrangemanget

Om verksamhetens behov förändras, eller om arrangemanget inte fungerar, kan vi ändra eller avsluta det efter att ha diskuterat det med dig och gett dig rimligt varsel, i enlighet med vad ditt avtal och lagen tillåter. Du kan också be om att få det ändrat.

17. När du lämnar Företaget

17.1 Egen uppsägning

Om du bestämmer dig för att sluta, säg det först till din chef och bekräfta därefter skriftligen. Efter provanställningen är den uppsägningstid du ska iaktta och den vi ska iaktta följande: 1 månad från den anställde, 2 månader från företaget, eller den längre tid som lagen kräver. Ditt avtal kan ange en annan period, och om lagen kräver längre uppsägningstid från vår sida tillämpar vi den. Under provanställningen gäller uppsägningstiden i ditt avtal.

17.2 Under uppsägningstiden

Du måste fortsätta arbeta som vanligt, fullgöra dina uppgifter och hjälpa till att lämna över ditt arbete. Vi kan be dig att inte arbeta eller att stanna hemma under hela eller delar av uppsägningstiden och betalar dig då i enlighet med lagen och ditt avtal. Vi kan be dig ta ut kvarvarande semester under uppsägningstiden.

17.3 Företagets egendom och åtkomst

Inom 5 arbetsdagar efter din sista dag, eller tidigare om vi ber om det, måste du lämna tillbaka all Företagets egendom, bland annat utrustning, kort, nycklar, handlingar och kopior av Företagets information, och radera Företagets information från privata enheter och konton. Din åtkomst till Företagets system upphör på din sista dag, eller tidigare om vi behöver det.

17.4 Slutlön

Vi betalar din slutlön senast på din vanliga löningsdag eller tidigare om lagen kräver det. Den omfattar intjänad lön och outtagen semester enligt lagen och ditt avtal, med avdrag för lagliga avdrag. Vi ger dig de handlingar som lagen kräver, till exempel ett anställningsbevis och skatteunderlag.

17.5 Referenser

Vi lämnar en sakligt hållen referens som bekräftar tiden för din anställning och din befattning, och som kan säga mer där vi har kommit överens om det. Förfrågningar ska skickas till Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example).

17.6 När du har slutat

Din sekretesskyldighet enligt avsnitt 12 består. Andra skyldigheter efter att du har slutat, till exempel konkurrensförbud, gäller endast om de är skrivna i ditt avtal och är giltiga enligt lagen.

17.7 Avslutningssamtal

Vi vill gärna höra dina synpunkter innan du går. Samtalet är privat och du måste inte delta, men det hjälper oss att förbättras.

18. Mottagningsbekräftelse

Jag har tagit emot ett exemplar av personalhandboken för Northwind Studio AB, som gäller från 1 januari 2027. Jag har läst den och förstår att jag ska fråga Maria Lopez, personalchef (maria@northwind.example) om jag har några frågor. Jag förstår att den förklarar hur vi arbetar och att Företaget kan uppdatera den, och att den inte i sig ger mig rättigheter utöver dem som följer av mitt avtal och lagen.

Anställd
Namn: ______________
Befattning: ______________
Underskrift: ______________
Datum: ______________

För Northwind Studio AB
Namn: ______________
Titel: ______________
Underskrift: ______________
Datum: ______________