Personalhåndbok

Personalhåndbok

Northwind Studio AS
Havnegata 14, 0150 Oslo, Norge

Gjelder fra 1. januar 2027

1. Velkommen

Velkommen til Northwind Studio AS. Vi er glade for at du er her, og vi ønsker at arbeidet ditt hos oss skal gå godt.

Denne håndboken forklarer hvordan vi samarbeider: hva vi forventer av deg, hva du kan forvente av oss, og hvor du kan henvende deg når du trenger hjelp. Den kan ikke dekke alle situasjoner. Der håndboken er taus, ber vi alle om å bruke sunn fornuft, handle i tråd med verdiene våre og spørre når de er i tvil.

Har du spørsmål om noe i denne håndboken, kan du spørre Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example).

2. Om oss

Vi designer og bygger nettsteder og mobilapper for små bedrifter, og tar hånd om dem etter lansering.

Verdiene våre styrer hvordan vi behandler hverandre, kundene våre og dem vi samarbeider med:

Vi er ærlige mot hverandre og mot kundene. Vi gjør nøyaktig arbeid. Vi hjelper kolleger. Vi fortsetter å lære.

3. Slik bruker du håndboken

• Denne håndboken gjelder alle som arbeider for Northwind Studio AS («selskapet»), uansett stilling. I håndboken betyr «du» den som leser den, og «din leder» betyr den du rapporterer til.
• Lovgivningen i Norge fastsetter mange av rettighetene dine i arbeidslivet, for eksempel minstelønn, ferie og fravær, arbeidstid og vern mot usaklig forskjellsbehandling. Der loven gir deg mer enn denne håndboken, gjelder loven. Der håndboken gir deg mer enn loven, gjelder håndboken.
• Arbeidsavtalen eller tilbudsbrevet ditt er det viktigste dokumentet om stillingen din. Sier det noe annet enn denne håndboken, gjelder avtalen din, med mindre håndboken er gunstigere for deg.
• Denne håndboken er en veiledning om hvordan vi arbeider. Den gir ikke i seg selv noen lovnad som ikke står i avtalen din, og den er ikke en avtale med mindre avtalen din sier det.
• Vi kan endre håndboken fra tid til annen, for eksempel når loven eller virksomheten endres. Vi varsler deg om viktige endringer før de trer i kraft, og vi holder den gjeldende versjonen tilgjengelig der alle ansatte kan lese den.

4. Grunnleggende om ansettelsen

4.1 Vilkårene dine

Du får de viktigste vilkårene skriftlig: stillingstittel, leder, arbeidssted, lønn, arbeidstid, ferie og gjeldende oppsigelsestid. Endres noe av dette, varsler vi deg skriftlig.

4.2 Arbeidstillatelse og opplysninger

Før du begynner, kan vi måtte kontrollere at du lovlig kan arbeide i landet der du skal arbeide, og vi ber om de dokumentene loven krever. Hold personopplysningene dine oppdatert hos Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example), blant annet adresse, kontaktopplysninger, bankopplysninger og nærmeste pårørende. Vi bruker disse opplysningene bare slik det er beskrevet i punkt 12.

4.3 Prøvetid

Den første perioden av ansettelsen, de første 3 månedene, er en prøvetid. Den gir både deg og oss tid til å se om stillingen passer. I prøvetiden snakker lederen din jevnlig med deg om hvordan det går, og sier fra tidlig dersom det er et problem. Perioden kan forlenges ved avtale, eller i den utstrekning loven tillater det, dersom du har vært borte eller det trengs mer tid for å avgjøre saken. Der loven gir deg vern i prøvetiden, gjelder dette vernet.

4.4 Endringer i stillingen

Arbeidsoppgavene dine kan endre seg når virksomheten endrer seg. Vi snakker med deg før vi gjør noen viktig endring i rollen, arbeidsstedet, arbeidstiden eller lønnen din, og vi gjennomfører slike endringer på den måten loven og avtalen din tillater.

4.5 Annet arbeid

Du må si fra til lederen din før du tar annet betalt arbeid, driver virksomhet eller har en stilling i en annen organisasjon. Du kan ikke gjøre dette dersom det vil skade arbeidet ditt for oss, skape en interessekonflikt, bruke selskapets tid eller eiendom, eller konkurrere med selskapet. Ubetalt frivillig arbeid og personlige interesser er din egen sak, med mindre de påvirker arbeidet ditt.

5. Arbeidstid og oppmøte

5.1 Normal arbeidstid

Din normale arbeidsuke er: 40 timer, mandag til fredag, 9:00 til 17:30 med 30 minutters ulønnet lunsjpause. Avtalen din sier fra dersom arbeidstiden din er en annen.

5.2 Punktlighet

Vær klar til å begynne på avtalt tid. Kommer du for sent eller kan du ikke møte, må du si fra til lederen din så tidlig som mulig, før arbeidsdagen begynner, og oppgi når du regner med å være tilbake. Arbeider du hjemmefra, må du si fra til lederen din dersom du ikke er tilgjengelig til vanlig tid.

5.3 Pauser og hvile

Du har rett til de pausene og hvileperiodene som loven fastsetter, og vi forventer at du tar dem. Ta pausene unna arbeidsplassen når du kan. Lederen din planlegger arbeidet slik at hvileperiodene kan tas.

5.4 Overtid

Overtid

Du skal ikke bes om å arbeide mer enn den ukentlige grensen loven setter, og du kan ikke behandles usaklig fordi du nekter å arbeide mer enn loven tillater.

5.5 Uplanlagt fravær

Kan du ikke komme på jobb av en annen grunn enn planlagt fri, for eksempel sykdom eller en nødssituasjon, følger du punkt 7.2 eller sier fra til lederen din så snart du kan. Fravær som ikke meldes eller ikke forklares, kan behandles som ulovlig fravær og håndteres etter punkt 14.

6. Lønn og utgifter

6.1 Lønn

Lønnen din er fastsatt i avtalen din. Den utbetales i norske kroner: månedlig, den siste arbeidsdagen i måneden, ved bankoverføring. Hver utbetaling følger med en lønnsslipp som viser bruttolønn, trekk og nettolønn. Vi trekker skatt, trygde- og pensjonsavgifter og andre beløp som loven krever. Vi foretar ingen andre trekk i lønnen din uten ditt samtykke, med mindre loven tillater det.

Mener du at lønnen din er feil, må du si fra til Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example) så snart du oppdager det, skriftlig om mulig. Vi undersøker saken raskt og retter eventuelle feil. Har vi utbetalt for mye til deg, snakker vi med deg før vi krever pengene tilbake, og vi blir enige om en rimelig måte å tilbakebetale på, innenfor rammene av loven.

6.2 Lønnsvurdering

Vi vurderer lønnen regelmessig. En vurdering lover ikke lønnsøkning. Lønnen vurderes ut fra prestasjoner, markedet, selskapets økonomi og loven, og vi tar sikte på å lønne folk rettferdig for arbeid av lik verdi.

6.3 Utgifter

Vi dekker rimelige utgifter du har i forbindelse med selskapets virksomhet, for eksempel reise, overnatting og måltider på reise, og utstyr som lederen din har bedt deg kjøpe. For å kreve dekning gjelder dette:

• få lederens godkjenning før enhver enkeltutgift som overstiger NOK 1 000;
• ta vare på kvitteringen eller fakturaen;
• send kravet med kvitteringer raskt, og i alle tilfeller innen 60 dager;
• ikke krev dekning for private ting, eller for noe som en annen allerede har betalt.

Godkjente krav dekkes sammen med neste ordinære lønnsutbetaling. Falske eller oppblåste krav er grovt tjenestebrudd.

6.4 Betalingskort og forskudd

Gir selskapet deg et betalingskort eller et forskudd, skal du bare bruke det til selskapets virksomhet og gi lederen din kvitteringene. Meld fra umiddelbart hvis et kort går tapt.

7. Permisjon og fri

Rettigheter til fri varierer fra land til land. Der loven gir deg mer fri, mer lønn under fri eller mer vern enn det som står nedenfor, gjelder loven.

7.1 Ferie og helligdager

Du har rett til betalt ferie på 25 arbeidsdager i året, eller mer hvis loven gir mer. Ferieåret følger det avtalen din sier. Du har også rett til helligdager: helligdagene i landet der den ansatte arbeider. Avvikling og overføring av ferie følger disse reglene:

• Be lederen din om ferie i god tid og skriftlig. Lengre ferie krever lengre varsel. Vi svarer så snart vi kan, og vi nekter ikke ferie uten en saklig driftsmessig grunn.
• Vi kan be deg ta ferie på et bestemt tidspunkt, for eksempel når selskapet er stengt, og vi gir deg rimelig varsel.
• Ferie som ikke er tatt ut i året, overføres eller utbetales bare slik loven eller avtalen din tillater.
• Når ansettelsen opphører, får du utbetalt opptjent ferie som ikke er tatt ut, eller du kan bli bedt om å ta den ut i oppsigelsestiden, slik loven tillater.

7.2 Sykdom

Er du syk, må du si fra til lederen din før vanlig arbeidstid begynner, opplyse hvor lenge du regner med å være borte, og holde kontakten. Ved kortvarig sykdom kan du bli bedt om å bekrefte i en kort melding hva som feilet deg. Ved lengre fravær, eller der loven krever det, kan du bli bedt om legeerklæring. Vi ber ikke om flere helseopplysninger enn vi trenger.

Sykelønn: full lønn de første 10 dagene i året, deretter den lovbestemte sykelønnen.

Vi holder årsaken til sykdommen din fortrolig og deler den bare med dem som trenger den for å følge opp fraværet og støtte deg. Når du kommer tilbake, kan lederen din snakke med deg om hvordan du har det og om vi kan gjøre noe for å hjelpe, blant annet endringer i arbeidet ditt. Har du en langvarig sykdom eller en funksjonsnedsettelse, foretar vi rimelig tilrettelegging, slik loven krever og så langt vi kan.

7.3 Foreldrepermisjon og omsorgspermisjon

Svangerskapspermisjon, fedrepermisjon, adopsjonspermisjon, foreldrepermisjon og omsorgspermisjon følger lovgivningen i Norge og følgende:

Som fastsatt i loven. Selskapet legger til 4 uker med full lønn til den lovbestemte svangerskapspermisjonen etter 12 måneders ansettelse.

Du trenger ikke fortelle oss at du er gravid før du er klar for det, men si fra så tidlig du rimeligvis kan, slik at vi kan ivareta din helse og sikkerhet og planlegge permisjonen din. Vi beskytter stillingen din og rettighetene dine under og etter permisjonen slik loven krever, og vi behandler deg ikke dårligere fordi du er gravid, har tatt ut eller bedt om permisjon, eller har omsorgsoppgaver.

7.4 Fri ved nødssituasjoner og offentlige verv

Du har rett til rimelig fri ved nødssituasjoner som gjelder en person som er avhengig av deg, og til offentlige verv som lekdommertjeneste eller tjeneste i et offentlig organ, slik lovgivningen i Norge bestemmer. Si fra til lederen din så snart du kan. Om slik fri er lønnet, følger loven.

7.5 Annen permisjon

3 dager betalt permisjon ved dødsfall i nær familie, 1 betalt dag ved flytting, og ulønnet studiepermisjon etter avtale.

7.6 Ulønnet permisjon

Du kan be om ulønnet permisjon av en grunn som ikke er dekket ovenfor. Hver forespørsel vurderes konkret, og vi oppgir en begrunnelse dersom vi sier nei.

8. Opptreden på arbeidsplassen

8.1 Hva vi forventer

Vi forventer at alle:

• utfører jobben sin med omhu og etter den avtalte standarden;
• er ærlige og åpne i arbeidet og i det de forteller kolleger, kunder og selskapet;
• behandler alle høflig og med respekt, både ansikt til ansikt og på nett;
• følger rimelige instrukser, og loven, på jobben;
• tar vare på selskapets eiendom og penger som om det var deres egne;
• holder seg til retningslinjene i denne håndboken.

8.2 Interessekonflikter

En interessekonflikt oppstår når dine personlige interesser kan påvirke, eller se ut til å påvirke, vurderingsevnen din på jobben. Eksempler er å gjøre forretninger med et selskap som eies av et familiemedlem, å ta en ekstrajobb hos en konkurrent, eller å bruke selskapets opplysninger til egen vinning. Si fra til lederen din så snart du ser en mulig konflikt, slik at den kan håndteres åpent.

8.3 Gaver og gjestfrihet

Ikke ta imot eller gi gaver, tjenester eller gjestfrihet som kan påvirke en forretningsbeslutning eller se ut til å kunne gjøre det. Små, tilfeldige gaver av beskjeden verdi og vanlige forretningsmåltider er normalt greit. Blir du tilbudt noe mer, eller er du usikker, spør lederen din. Aldri tilby eller ta imot penger, eller noe annet av verdi, for å skaffe eller gi en urettmessig fordel.

8.4 Bestikkelser, svindel og loven

Selskapet betaler eller tar ikke imot bestikkelser, og tolererer ikke svindel, tyveri, hvitvasking eller skatteunndragelse. Dette gjelder i alle land der vi arbeider og for alle som handler på våre vegne. Si umiddelbart fra til lederen din eller personalsjefen, eller daglig leder hvis klagen gjelder personalsjefen dersom du mistenker noe av dette.

8.5 Varsling

Ser du noe på jobben som er ulovlig, farlig eller sterkt kritikkverdig, for eksempel svindel, en sikkerhetsrisiko, brudd på personvernet, overgrep eller tildekking, ønsker vi at du sier fra. Ta det opp med lederen din, eller med personalsjefen, eller daglig leder hvis klagen gjelder personalsjefen om du foretrekker det. Vi undersøker det du sier, holder navnet ditt konfidensielt så langt vi kan og loven tillater, og vi straffer deg ikke for å ha tatt opp en bekymring i god tro, selv om den viser seg å være feil. Loven kan også beskytte deg dersom du varsler til en offentlig myndighet.

8.6 Alkohol, rusmidler og arbeidsdyktighet

Du må være i stand til å arbeide trygt. Du kan ikke arbeide påvirket av alkohol eller ulovlige rusmidler, eller bruke dem i selskapets lokaler eller i arbeidstiden. Bruker du medisiner som kan påvirke arbeidet eller sikkerheten din, må du si fra til lederen din, slik at vi kan beskytte deg og andre, og du trenger ikke oppgi hva medisinen er mot. Har du et problem med alkohol eller rusmidler, si fra til oss. Vi støtter deg så langt vi rimeligvis kan.

8.7 Kleskode og framtoning

Kle deg på en måte som passer til arbeidet ditt og til menneskene du møter, og som er trygg. Vi anvender eventuelle retningslinjer for klær likt overfor alle, og vi tar rimelig hensyn til religion, livssyn, helse, funksjonsnedsettelse og kultur.

9. Likebehandling, verdighet og trakassering

9.1 Vårt løfte

Northwind Studio AS har som mål å ha en arbeidsplass der alle blir behandlet rettferdig og med verdighet. Vi godtar ikke diskriminering, trakassering eller gjengjeldelse. Vi ansetter, lærer opp, lønner, fremmer og leder folk på grunnlag av dyktighet og fortjeneste.

9.2 Hva som er vernet

Du skal ikke behandles dårligere, i noen del av arbeidet ditt, på grunn av et kjennetegn som lovgivningen i Norge verner, og i alle tilfeller ikke på grunn av rase, hudfarge, etnisk eller nasjonal opprinnelse, statsborgerskap, religion eller livssyn, kjønn, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk, seksuell orientering, sivilstand eller familiesituasjon, graviditet, alder, funksjonsnedsettelse eller helsetilstand. Dette gjelder ansettelse, lønn, opplæring, opprykk, disiplinærtiltak, oppsigelse og den daglige behandlingen.

9.3 Trakassering og mobbing

Trakassering er uønsket atferd som krenker en annens verdighet eller skaper en truende, fiendtlig, nedverdigende eller støtende atmosfære. Det omfatter uønskede vitser, kommentarer, kallenavn, gester, meldinger, bilder, berøring, utestenging og press om personlig eller seksuell oppmerksomhet. Mobbing er et gjentatt atferdsmønster som undergraver, ydmyker eller skremmer en person. Begge deler er tjenestebrudd enten de skjer på arbeidsplassen, på arrangementer, under reise, i meldinger, på sosiale medier eller utenfor arbeidstiden, dersom de har sammenheng med arbeidet. Det spiller ingen rolle om personen mente å krenke. Det som teller, er virkningen og om en fornuftig person ville funnet det uakseptabelt.

Rimelig ledelse, som å gi ærlige tilbakemeldinger, sette mål eller starte en rettferdig disiplinærprosess, er ikke trakassering eller mobbing.

9.4 Hvis du opplever eller ser det

Du kan si til personen at atferden er uønsket, hvis du føler at du kan det. Du må ikke. Du kan gå direkte til personalsjefen, eller daglig leder hvis klagen gjelder personalsjefen, eller følge punkt 15. Vi tar det du sier på alvor, handler raskt, holder saken så privat vi kan, og beskytter deg mot gjengjeldelse. Vi undersøker rettferdig, hører alle involverte og bestemmer hva som skal gjøres. Den som viser seg å ha trakassert eller mobbet en annen, eller å ha utsatt noen som tok opp en bekymring for gjengjeldelse, møter tiltak etter punkt 14, som kan omfatte oppsigelse eller avskjed.

9.5 Tilrettelegging

Vi foretar rimelig tilrettelegging for ansatte med funksjonsnedsettelse eller helsetilstand, og rimelig imøtekommelse av religionsutøvelse, så langt vi kan og loven krever. Snakk med Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example) om hva som ville hjelpe deg.

10. Helse, miljø og sikkerhet

10.1 Vår plikt og din

Vi sørger for en trygg og sunn arbeidsplass, det utstyret og den opplæringen du trenger, og en måte å melde fra om bekymringer på, slik lovgivningen i Norge krever. Den som har ansvar for helse og sikkerhet, er Tom Reilly, driftssjef.

Du må ta rimelig vare på din egen helse og sikkerhet og på andre som kan bli berørt av det du gjør, følge sikkerhetsinstrukser og opplæring, bruke utstyr riktig og ikke tukle med noe som er satt opp for sikkerhetens skyld.

10.2 Melding

Meld fra om alle ulykker, skader, nestenulykker, farer eller utrygge forhold til lederen din og Tom Reilly, driftssjef med en gang, selv om ingen er skadet. Vi fører register over ulykker og rapporterer dem til myndighetene der loven krever det. Du kan stanse arbeidet og forlate en fare du med rimelighet mener er alvorlig og umiddelbar, og du skal ikke straffes for det.

10.3 Nødsituasjoner

Sørg for at du vet hvor utgangene, førstehjelpsutstyret og brannslokkingsutstyret er, og følg evakueringsinstruksene. I en nødssituasjon kommer liv først, deretter ringer du nødetatene.

10.4 Arbeidsplass og velvære

Arbeider du foran en skjerm, må du stille inn stol og skjerm riktig og ta korte pauser fra den jevnlig. Si fra hvis arbeidsplassen din gjør at du får plager. Vi bryr oss om din psykiske helse like mye som den fysiske. Hvis arbeidet gir deg stress, snakk med lederen din eller med Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example). Vi ser på hva vi kan endre, for eksempel arbeidsmengde eller frister.

10.5 Røyking og damping

Røyking og damping er ikke tillatt inne i lokalene, i selskapets kjøretøy eller på steder der loven forbyr det.

10.6 Reiser

Når du reiser for selskapet, følger du reglene vi gir deg og lovene på stedene du besøker. Si fra til lederen din om helsetilstander eller bekymringer som kan påvirke reisen.

11. Selskapets utstyr, IT og sikkerhet

11.1 Bruk av selskapets utstyr

Datamaskiner, telefoner, kontoer, nettverk, programvare og annet utstyr vi stiller til rådighet, er til selskapets virksomhet. Begrenset privat bruk er greit dersom den er rimelig, ikke går ut over arbeidet ditt, ikke koster selskapet penger, ikke bryter loven eller noen retningslinje i denne håndboken, og ikke innebærer noe støtende. Husk at selskapets systemer overvåkes på den måten som er beskrevet i punkt 11.6.

11.2 Passord og kontoer

• Hold passordene dine hemmelige. Del dem aldri, heller ikke med kolleger eller IT-ansatte.
• Bruk et langt og unikt passord for hver konto, helst med en passordbehandler, og slå på tofaktorautentisering overalt hvor det finnes.
• Lås skjermen når du forlater arbeidsplassen.
• Bruk bare kontoer og verktøy som selskapet har godkjent for å lagre eller sende selskapets opplysninger. Ikke flytt selskapets data til privat e-post, privat skylagring eller private enheter uten godkjenning.

11.3 Enheter

Hold selskapets enheter, og private enheter du bruker i arbeidet, oppdatert, beskyttet med skjermlås og kryptert der det er mulig. Ikke installer programvare som ikke er godkjent, og ikke slå av sikkerhetsbeskyttelsen. Meld fra umiddelbart til support@northwind.example hvis en enhet er mistet eller stjålet, slik at vi kan låse eller slette den.

11.4 Phishing og sikkerhetshendelser

Vær forsiktig med uventede e-poster, lenker, vedlegg, betalingsforespørsler og forespørsler om passord. Ser noe galt ut, ikke klikk, og meld fra til support@northwind.example. Tror du at du har gjort en feil, for eksempel ved å klikke på en lenke eller sende noe til feil person, må du melde fra med en gang. Rask melding begrenser skaden, og du blir ikke straffet for å melde fra om en ærlig feil.

11.5 Verktøy med kunstig intelligens

Du kan bruke godkjente verktøy med kunstig intelligens som hjelp i arbeidet. Ikke legg inn personopplysninger, kundedata, passord, kildekode eller fortrolig informasjon om selskapet i verktøy som ikke er godkjent til dette formålet. Kontroller det et verktøy lager før du stoler på det eller sender det videre: du har fortsatt ansvaret for arbeidet du leverer. Ikke framstill maskinprodusert materiale som din egen faglige rådgivning dersom det ville villede en kunde.

11.6 Overvåking

For å beskytte selskapet, kundene og de ansatte kan vi overvåke og logge bruken av selskapets systemer, for eksempel e-post, internettbruk, filer, adgang til bygninger og posisjonen til selskapets kjøretøy. Vi gjør dette bare så langt lovgivningen i Norge tillater, til lovlige formål, i forhold til formålet, og slik det er beskrevet i personvernerklæringen vår for ansatte. Vi leser ikke private meldinger på private kontoer eller enheter.

11.7 Selskapets eiendom

Selskapets utstyr forblir selskapets eiendom. Ta vare på det, og ikke lån det ut til andre. Du må levere det tilbake når vi ber om det, og i alle tilfeller etter punkt 17.

12. Data, personvern og taushetsplikt

12.1 Personopplysninger om ansatte

Vi samler inn og bruker opplysninger om deg, for eksempel kontaktopplysninger, lønn, bankopplysninger, oppmøte, prestasjoner og, der det er nødvendig, helseopplysninger, for å ansette deg, betale deg, drive virksomheten og oppfylle loven. Vi oppbevarer dem sikkert, deler dem bare med dem som trenger dem, som lønningskontor, skattemyndigheter, forsikringsselskaper og profesjonelle rådgivere, og oppbevarer dem bare så lenge det er nødvendig. Du kan be om innsyn i personopplysningene dine, få dem rettet, og, der loven gir deg rett til det, få dem slettet eller protestere mot hvordan de brukes. Spør Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example). Personvernerklæringen vår for ansatte gir detaljene.

12.2 Personopplysninger om andre

I arbeidet kan du behandle personopplysninger om kunder, kolleger og andre. Bruk dem bare til det formålet de ble innhentet for, bare så mye du trenger, og bare slik jobben din krever. Hold dem sikre, og ikke del dem utenfor selskapet unntatt slik selskapets regler tillater. Meld umiddelbart fra til support@northwind.example om tap, tyveri eller feilaktig utlevering av personopplysninger, siden loven kan kreve at vi varsler myndighetene og de berørte innen kort tid.

12.3 Fortrolig informasjon

Fortrolig informasjon er informasjon som ikke er offentlig, og som har verdi for selskapet eller for andre som har gitt den til oss. Eksempler er kundelister, priser, planer, regnskapsresultater, kildekode, design, kunnskap og erfaring, avtaler og alt som er merket fortrolig. Du må:

• bare bruke den til arbeidet ditt;
• ikke fortelle den til noen utenfor selskapet, eller til noen kollega som ikke trenger den;
• oppbevare den sikkert, og levere den tilbake eller slette den når du slutter.

Denne plikten fortsetter etter at ansettelsen er avsluttet. Den hindrer deg ikke i å gjøre noe som loven beskytter, som å varsle om kritikkverdige forhold (punkt 8.5), melde fra til en offentlig myndighet, snakke med andre om din egen lønn eller dine egne arbeidsvilkår, eller bruke dine generelle ferdigheter og din erfaring.

12.4 Arbeid du skaper

Med mindre avtalen din eller loven bestemmer noe annet, tilhører arbeid du skaper som del av jobben, som dokumenter, design, programvare og ideer, selskapet, i den utstrekning lovgivningen i Norge tillater det. Før oversikt over det i selskapets systemer.

13. Sosiale medier og offentlige uttalelser

• De personlige kontoene dine er dine egne, og vi respekterer ytringsfriheten din. Gjør det tydelig at synspunktene er dine egne, og snakk ikke på vegne av selskapet med mindre du har fullmakt til det.
• Ikke legg ut fortrolig informasjon, kundeopplysninger, uannonserte planer eller private bilder av kolleger eller kunder tatt på jobben.
• Ikke legg ut noe som trakasserer, truer eller diskriminerer kolleger, kunder eller andre, eller som er ulovlig. Punkt 9 gjelder atferd på nett.
• Nevner du jobben din, eller et produkt eller en tjeneste fra selskapet, og du får betaling eller belønning for det, må du opplyse om det, slik loven og plattformen krever.
• Ikke gi intervjuer eller uttalelser på vegne av selskapet til pressen uten godkjenning. Send spørsmål fra pressen videre til lederen din.
• Vær forsiktig hvis du blir spurt om en referanse eller om tidligere kolleger. Send slike forespørsler videre til Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example).

Ser du noe på nett som skader selskapet eller en kollega, si fra til lederen din. Ikke svar i selskapets navn.

14. Prestasjoner, disiplinærtiltak og oppsigelse

14.1 Prestasjoner

Lederen din setter klare mål sammen med deg og snakker ofte med deg om arbeidet ditt. Prestasjonene dine vurderes to ganger i året, i juni og desember. En vurdering er en samtale om hva som går bra, hva som kan bli bedre, og om utvikling og opplæring. Er arbeidet ditt ikke på det nødvendige nivået, sier lederen din fra tidlig, forklarer hva som forventes, gir deg støtte og opplæring og rimelig tid til å forbedre deg. Skjer det ingen forbedring, kan vi bruke trinnene i punkt 14.3.

14.2 Tjenestebrudd

Tjenestebrudd er en alvorlig eller gjentatt unnlatelse av å følge reglene på arbeidsplassen. Eksempler er:

• gjentatt forsinkelse eller ulovlig fravær;
• å nekte å følge en lovlig og rimelig instruks;
• uforsiktighet som forårsaker skade eller tap;
• brudd på retningslinjene i denne håndboken;
• uærlighet, blant annet falske timelister eller utgiftskrav;
• trakassering, mobbing eller diskriminering;
• misbruk av selskapets systemer eller data;
• brudd på taushetsplikten;
• atferd på jobben eller utenfor den som alvorlig skader selskapets omdømme eller tilliten vi har til deg.

Grovt tjenestebrudd er tjenestebrudd som er så alvorlig at det kan rettferdiggjøre oppsigelse selv ved første forseelse. Eksempler er tyveri, svindel, vold eller trusler, alvorlig trakassering, alvorlig brudd på sikkerhets- eller personvernregler, å arbeide påvirket av rusmidler eller alkohol, forsettlig skade på eiendom og alvorlig brudd på taushetsplikten. Disse listene er eksempler og er ikke uttømmende.

14.3 Trinn i disiplinærprosessen

Vi håndterer problemer rettferdig og slik lovgivningen i Norge krever. Normalt gjelder:

1. Uformell samtale. Ved mindre bekymringer snakker lederen din med deg og forklarer hva som må endres.
2. Undersøkelse. Er saken mer alvorlig, undersøker noen fakta uten opphold og uten å forhåndsdømme resultatet. Du kan bli bedt om å møte til en samtale om faktaene. Hvis det er nødvendig for å beskytte folk eller undersøkelsen, kan du bli suspendert med full lønn i så kort tid som mulig. Suspensjon er ikke en straff.
3. Innkalling til møte. Du får skriftlig beskjed om hva bekymringen går ut på, får se bevisene, og får rimelig varsel om et møte der du kan svare.
4. Møtet. Du kan ta med en kollega eller, der loven gir deg rett til det, en tillitsvalgt eller en annen ledsager. Du kan forklare din side og la vitner komme til orde.
5. Beslutning. Du får beslutningen skriftlig, med begrunnelse. Avhengig av hvor alvorlig saken er, kan den bli ingen tiltak, en merknad i personalmappen, en skriftlig advarsel, en endelig skriftlig advarsel, endring av arbeidsoppgaver, oppsigelse med varsel, eller for grovt tjenestebrudd, avskjed uten varsel.
6. Klage. Du kan klage skriftlig innen 7 dager etter beslutningen til en mer overordnet person som ikke har vært involvert tidligere. Vedkommende vurderer beslutningen på nytt, og klageavgjørelsen er endelig.

Advarsler ligger i personalmappen din i en begrenset tid, normalt 12 måneder, med mindre saken er alvorlig. Vi kan endre eller hoppe over et trinn der loven eller omstendighetene krever det, for eksempel ved grovt tjenestebrudd. Andre regler kan gjelde for deg i prøvetiden eller hvis du har kort ansiennitet, men vi handler alltid rettferdig.

14.4 Svake prestasjoner og manglende evne

Er du ikke i stand til å gjøre jobben din på grunn av prestasjoner eller langvarige helseforhold, ser vi på hvilken støtte, opplæring eller tilrettelegging som kan hjelpe før vi vurderer andre tiltak. Vi følger den samme rettferdige fremgangsmåten som i punkt 14.3.

14.5 Nedbemanning

Når en stilling ikke lenger er nødvendig, for eksempel på grunn av en endring i virksomheten, varsler vi de berørte så tidlig vi kan, rådfører oss med dem slik loven krever, ser etter annet passende arbeid i selskapet, velger ut folk rettferdig etter objektive kriterier, og utbetaler det loven og avtalen fastsetter.

15. Klage og tvist

Har du et problem på jobben, vil vi gjerne høre om det og rette det opp.

1. Snakk først. Der du kan, snakk med lederen din. Mange problemer kan løses raskt og uformelt.
2. Skriv det ned. Hvis det ikke løses, eller hvis klagen gjelder lederen din, skriv til personalsjefen, eller daglig leder hvis klagen gjelder personalsjefen og forklar hva problemet er og hva du ønsker skal skje.
3. Møte. Vi setter opp et møte uten urimelig opphold. Du kan ta med en ledsager, som i punkt 14.3. Gjelder klagen noen, får vedkommende anledning til å svare.
4. Resultat. Vi undersøker så langt det trengs og gir deg resultatet skriftlig, sammen med hva vi vil gjøre.
5. Klage på resultatet. Er du ikke fornøyd, kan du klage skriftlig innen 7 dager til en mer overordnet person som ikke har vært involvert tidligere. Vedkommendes avgjørelse avslutter selskapets prosess.

At du tar opp en klage i god tro, vil aldri bli holdt mot deg. Bruk av denne prosessen hindrer deg ikke i å gå til en arbeidstilsynsmyndighet, et tvisteløsningsorgan eller en domstol, eller i å søke uavhengig rådgivning når som helst.

16. Hjemmekontor og arbeid borte

16.1 Ordningen

Hjemmekontor

tirsdag og torsdag

Hjemmekontor er en måte å arbeide på, ikke en annen jobb. Lønn, goder, rettigheter og plikter er de samme, og det samme gjelder reglene i denne håndboken. Arbeid fra det stedet du har avtalt med oss, og si fra til lederen din før du arbeider fra et annet sted, særlig i et annet land, siden regler om lønn, skatt, trygd, personvern og innvandring kan være forskjellige.

16.2 Tilgjengelighet og resultater

Vær tilgjengelig og mulig å nå i den avtalte arbeidstiden din. Vi leder ut fra resultater og tydelige avtaler, og vi stoler på at du gjør jobben din. Hold kalenderen oppdatert, svar på meldinger innen rimelig tid og delta i møter som er viktige.

16.3 Arbeidsplassen din

Velg et sted som er trygt, stille nok til å arbeide og privat nok til å beskytte fortrolig informasjon. Ikke la andre se eller høre fortrolig informasjon eller bruke selskapets enheter. Plikter om helse, miljø og sikkerhet i punkt 10 gjelder også hjemme. Si fra om enhver ulykke som skjer mens du arbeider. Vi hjelper til med utstyret du trenger til arbeidet, slik det er avtalt på forhånd.

16.4 Kostnader

Med mindre loven eller avtalen din sier noe annet, dekker selskapet rimelige, godkjente kostnader ved hjemmekontor, for eksempel utstyr vi har bedt deg bruke. Spør lederen din før du bruker penger.

16.5 Avslutning av ordningen

Hvis virksomhetens behov endres, eller hvis ordningen ikke fungerer, kan vi endre eller avslutte den etter å ha drøftet det med deg og gitt deg rimelig varsel, slik avtalen din og loven tillater. Du kan også be om å endre den.

17. Når du slutter i selskapet

17.1 Oppsigelse fra din side

Bestemmer du deg for å slutte, si først fra til lederen din og bekreft deretter skriftlig. Etter prøvetiden er oppsigelsestiden du må overholde og den vi må overholde: 1 måned fra den ansatte, 2 måneder fra selskapet, eller den lengre fristen loven krever. Avtalen din kan gi en annen frist, og krever loven lengre varsel fra oss, gir vi det. I prøvetiden gjelder oppsigelsestiden i avtalen din.

17.2 I oppsigelsestiden

Du må fortsette å arbeide som vanlig, holde deg til arbeidsoppgavene dine og hjelpe til med å overlevere arbeidet ditt. Vi kan be deg om å ikke arbeide eller å holde deg borte i hele eller deler av oppsigelsestiden, og vi betaler deg slik loven og avtalen din bestemmer. Vi kan be deg ta ut gjenstående ferie i oppsigelsestiden.

17.3 Selskapets eiendom og tilgang

Innen 5 arbeidsdager etter din siste dag, eller tidligere hvis vi ber om det, må du levere tilbake all selskapets eiendom, blant annet utstyr, kort, nøkler, dokumenter og kopier av selskapets informasjon, og slette selskapets informasjon fra private enheter og kontoer. Tilgangen din til selskapets systemer opphører din siste dag, eller tidligere hvis vi trenger det.

17.4 Sluttoppgjør

Vi utbetaler sluttoppgjøret innen din vanlige lønningsdag, eller tidligere hvis loven krever det. Det omfatter opptjent lønn og ubrukt ferie slik loven og avtalen din bestemmer, fratrukket lovlige trekk. Vi gir deg de dokumentene loven krever, for eksempel en bekreftelse på ansettelsen og skattedokumenter.

17.5 Referanser

Vi gir en faktabasert referanse som bekrefter ansettelsesperioden og stillingstittelen din, og som kan si mer der vi har avtalt det. Forespørsler bør sendes til Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example).

17.6 Etter at du har sluttet

Taushetsplikten din etter punkt 12 fortsetter. Andre plikter etter at du har sluttet, for eksempel konkurranseforbud, gjelder bare dersom de er skrevet inn i avtalen din og er gyldige etter loven.

17.7 Avslutningssamtale

Vi vil gjerne høre hva du mener før du går. Samtalen er privat, og du trenger ikke delta, men den hjelper oss å bli bedre.

18. Bekreftelse på mottak

Jeg har mottatt en kopi av personalhåndboken til Northwind Studio AS, gjeldende fra 1. januar 2027. Jeg har lest den, og jeg forstår at jeg bør spørre Maria Lopez, personalsjef (maria@northwind.example) dersom jeg har spørsmål. Jeg forstår at den forklarer hvordan vi arbeider og at selskapet kan oppdatere den, og at den ikke i seg selv gir meg rettigheter utover dem som følger av avtalen min og loven.

Ansatt
Navn: ______________
Stillingstittel: ______________
Underskrift: ______________
Dato: ______________

For Northwind Studio AS
Navn: ______________
Tittel: ______________
Underskrift: ______________
Dato: ______________