Contrato de servicios para eventos
El presente contrato se celebra el 7 de noviembre de 2026 entre:
- Riverside Events Ltd, con domicilio en 3 Quay Street, Bristol BS1 4DJ, Reino Unido ("el Proveedor"); y
- Priya Nair, con domicilio en 22 Maple Avenue, Bath BA1 2LP, Reino Unido ("el Cliente").
El Proveedor prestará servicios para el evento del Cliente en los términos que se indican a continuación.
1. Definiciones
En el presente contrato:
- "Evento" significa el siguiente evento: banquete de boda de Priya Nair y James Cole.
- "Lugar" significa el sitio donde se celebra el Evento, indicado en la cláusula 2.
- "Servicios" significa los servicios y bienes descritos en la cláusula 3.
- "Tarifa" significa la tarifa total prevista en la cláusula 5.
- "Invitados" significa las personas que asisten al Evento.
- "Cifras Finales" significa el número de Invitados que el Cliente confirma conforme a la cláusula 6.
2. El Evento
- Fecha: 12 de junio de 2027
- Horario: de las 15:00 a medianoche, con montaje desde las 11:00
- Lugar: The Orangery, Kingsmead Park, Bath BA2 6QR, Reino Unido
- Invitados previstos: 120
- Contacto del Cliente el día del Evento: Priya Nair, +44 7700 900123
- Contacto del Proveedor el día del Evento: Hannah Brooks, directora del evento, +44 7700 900456
El Proveedor reserva la fecha para el Cliente desde que se firma el presente contrato y se paga un depósito. El Proveedor no aceptará otra reserva para los mismos servicios en esa fecha.
3. Servicios y entregables
El Proveedor prestará lo siguiente:
Uso exclusivo de The Orangery, mesas y sillas para los invitados, cena sentada de tres platos con bufé nocturno, bebidas sin alcohol y una bebida para el brindis, un coordinador del lugar y un equipo de sonido con micrófono.
El Proveedor prestará los Servicios con la habilidad y el cuidado razonables, mediante personal debidamente formado y conforme a la ley, a las buenas prácticas de su sector y a las condiciones de sus licencias. El Proveedor podrá sustituir un elemento por otro de igual o superior calidad si el original deja de estar disponible por motivos que no pudo evitar razonablemente, y lo comunicará al Cliente lo antes posible. Lo que no figure arriba no está incluido.
4. Obligaciones del Cliente
El Cliente:
- facilitará al Proveedor, en las fechas que este solicite, la información que necesite, como el programa, los horarios, los requisitos especiales, las necesidades de accesibilidad y el nombre de la persona que decide por el Cliente;
- comunicará al Proveedor, junto con las Cifras Finales, cualquier requisito dietético o alergia de los Invitados, y el Proveedor tendrá un cuidado razonable con la información que reciba;
- se asegurará de que los Invitados y los demás proveedores del Cliente se comporten debidamente, cumplan las normas del Lugar y las instrucciones del personal del Proveedor en materia de seguridad, y no dañen el Lugar ni los bienes del Proveedor;
- obtendrá los permisos que le corresponda obtener, por ejemplo para fuegos artificiales, actuaciones, licencias de música o un corte de calle, salvo que el Proveedor haya aceptado por escrito gestionarlos;
- será responsable de los Invitados y de cualquier persona que lleve al Lugar, así como de los objetos que traigan o dejen;
- pagará la Tarifa conforme a la cláusula 5.
5. Tarifa y pago
La Tarifa por los Servicios es de 11.500 GBP, para un máximo de las Cifras Finales. El Cliente la pagará del siguiente modo:
- un depósito de 2.300 GBP al firmar el presente contrato, que no es reembolsable salvo en los casos en que este contrato disponga lo contrario;
- 4.600 GBP el 12 de marzo de 2027 y el saldo de 4.600 GBP el 29 de mayo de 2027.
El Cliente pagará cada plazo en su fecha de vencimiento, por los medios que indique el Proveedor. El Proveedor podrá negarse a prestar los Servicios si un plazo no se paga a su vencimiento, previo aviso al Cliente y concediéndole 3 días para pagar, y entonces se aplicarán los cargos por cancelación de la cláusula 8. Las sumas se expresan sin impuestos sobre las ventas, impuesto sobre el valor añadido ni cargo por servicio, que se añadirán si resultan aplicables. El Cliente pagará intereses por los importes vencidos al tipo que permita la ley.
500 GBP
Si se aplica un depósito de garantía, el Cliente lo pagará junto con el último plazo. El Proveedor lo reembolsará dentro de los 14 días siguientes al Evento, descontado el costo razonable de reparar cualquier daño o reponer cualquier objeto perdido durante el Evento, que el Proveedor justificará por escrito.
6. Cifras y cambios
- El Cliente entregará al Proveedor las Cifras Finales a más tardar el 14 días antes del evento (la "Fecha de Cifras").
- El Cliente paga como mínimo por 100 Invitados, aunque asistan menos.
- 85 GBP
- Después de la Fecha de Cifras, el Cliente solo podrá aumentar el número de Invitados si el Proveedor lo acepta, y no podrá reducir el número por el que paga por debajo de las Cifras Finales.
- Si las Cifras Finales superan el aforo permitido por la licencia del Lugar o por las normas de incendios y seguridad, o el número que el Proveedor puede atender razonablemente, el Proveedor podrá rechazar a los Invitados adicionales.
- Todo cambio en los Servicios, fechas u horarios debe acordarse por escrito. El Proveedor informará al Cliente del efecto en el precio antes de hacer el cambio. Si el Proveedor no puede aceptar un cambio, el contrato continúa sin modificación.
7. Aplazamiento
El Cliente podrá solicitar el traslado del Evento a otra fecha. El Proveedor intentará aceptarlo, si tiene la fecha disponible. Si lo acepta, el Cliente pagará los costos adicionales que resulten y cualquier cargo previsto en este contrato por el cambio de fecha, y este contrato se aplicará a la nueva fecha. Si el Proveedor no puede ofrecer dentro de los 12 meses siguientes una nueva fecha que convenga al Cliente, este podrá cancelar conforme a la cláusula 8.
500 GBP
8. Cancelación por el Cliente
El Cliente podrá cancelar en cualquier momento mediante notificación escrita. Dado que el Proveedor reserva su tiempo y recursos para el Evento y puede no poder reasignarlos, el Cliente pagará un cargo por cancelación según lo siguiente:
Más de 180 días antes del evento: el depósito. De 180 a 91 días: el 50 % de la tarifa total. De 90 a 31 días: el 75 %. 30 días o menos: el 100 %.
Los cargos son una estimación razonable de la pérdida que sufre el Proveedor y no constituyen una penalización. El Proveedor adoptará medidas razonables para volver a vender la fecha o los bienes y servicios, y reducirá el cargo en el ahorro que obtenga o en lo que gane por ello, pero no por debajo del depósito. Si el Cliente ha pagado más que el cargo por cancelación, el Proveedor reembolsará la diferencia dentro de los 14 días siguientes.
9. Cancelación o cambio por el Proveedor
Si el Proveedor no puede prestar los Servicios, salvo por una causa comprendida en la cláusula 12, lo comunicará al Cliente lo antes posible y, a elección del Cliente, le ofrecerá prestar los servicios en otra fecha, buscar un proveedor similar en condiciones equivalentes cuando pueda, o reembolsar todo lo que el Cliente haya pagado. En ese caso, la responsabilidad del Proveedor se limita al reembolso y a los costos razonables en que incurra el Cliente al cambiar a otro proveedor, hasta el importe de la Tarifa.
10. Normas del Lugar y seguridad
El Cliente y los Invitados cumplirán las normas del Lugar y la ley, en particular lo siguiente:
Sin llamas abiertas ni confeti. La música debe terminar a las 23:30. Las decoraciones no pueden fijarse a las paredes. Los invitados no pueden traer su propio alcohol.
- El Proveedor y el Cliente cumplirán cada uno la normativa de incendios, de salud y seguridad y de higiene alimentaria que les resulte aplicable. El Proveedor podrá detener o modificar cualquier parte del Evento, o pedir a los Invitados que se retiren, si considera razonablemente que la seguridad, la ley o la licencia corren riesgo o que alguien se comporta de forma inaceptable, y la Tarifa seguirá siendo exigible.
- El alcohol se servirá solo a personas que tengan la edad legal, y no a quien parezca estar ebrio. El Proveedor podrá negarse a servir a cualquier persona.
- El Proveedor necesita un acceso razonable al Lugar en los horarios de la cláusula 2 para montar y desmontar. El Cliente dispondrá que el Lugar sea accesible, seguro y esté preparado.
- El Cliente no permitirá que se retire nada del Lugar ni de los bienes del Proveedor. El Cliente pagará los daños causados por él, sus Invitados o sus otros proveedores.
- El tiempo adicional posterior a la hora de finalización de la cláusula 2 se cobrará a una tarifa razonable, que el Proveedor indicará de antemano.
11. Seguro y responsabilidad
- El Proveedor tiene un seguro de responsabilidad civil de al menos 5.000.000 GBP por evento y lo acreditará si se le solicita.
- Cobertura de cancelación del evento y de responsabilidad civil de al menos 2.000.000 GBP, con prueba enviada 30 días antes del evento.
- El Proveedor no es responsable de los bienes de los Invitados. El Cliente es responsable de los Invitados y de su conducta.
- Nada de lo dispuesto en el presente contrato limita o excluye la responsabilidad por muerte o lesiones personales causadas por negligencia, por fraude, ni por ninguna otra cuestión respecto de la cual la ley no permita limitar la responsabilidad.
- Sin perjuicio de lo anterior, ninguna de las partes responde por lucro cesante ni por daños indirectos o consecuenciales. La responsabilidad total del Proveedor frente al Cliente por todas las reclamaciones relativas al Evento se limita a la Tarifa.
- El Cliente debería considerar su propio seguro de cancelación de eventos, que puede cubrir costos que este contrato no cubre.
12. Hechos fuera de nuestro control
Si un hecho ajeno al control razonable de una de las partes hace imposible, ilícito o inseguro celebrar el Evento o prestar los Servicios, por ejemplo una catástrofe natural, condiciones meteorológicas extremas, un incendio, una orden gubernamental, una restricción de salud pública, una guerra, el terrorismo, el cierre del Lugar, un fallo general de energía o transporte, o el fallecimiento o enfermedad grave de una persona clave, esa parte no incumple por el retraso o la falta de cumplimiento en la medida en que se deba a ese hecho. Lo comunicará a la otra parte lo antes posible e intentará reducir sus efectos.
Si el Evento no puede celebrarse en la fecha prevista, las partes intentarán de buena fe trasladarlo a una nueva fecha dentro de los 12 meses siguientes, sin cargo por cancelación. Si no lo logran, cualquiera de ellas podrá poner fin al contrato mediante notificación escrita. El Cliente pagará entonces los Servicios ya prestados y los costos no reembolsables que el Proveedor ya haya asumido para el Evento y no pueda recuperar, que justificará por escrito, y el Proveedor reembolsará el resto de lo que el Cliente haya pagado dentro de los 14 días siguientes.
13. Fotografías y uso del Evento
El Proveedor podrá tomar fotografías y vídeos de su propio trabajo en el Evento, por ejemplo de su decoración y su comida, y utilizarlos para promocionar su negocio, salvo que el Cliente le comunique por escrito antes del Evento que no está de acuerdo. El Proveedor no utilizará imágenes en las que pueda identificarse a un Invitado sin su permiso. Nada de lo dispuesto en esta cláusula otorga al Proveedor derecho alguno sobre los materiales del Cliente.
14. Confidencialidad y datos personales
El Proveedor mantendrá confidencial la información del Cliente y utilizará los datos personales del Cliente y de los Invitados, como nombres, datos de contacto y necesidades dietéticas, solo para prestar los Servicios y conforme a lo que exige la normativa de protección de datos. No los compartirá salvo con quienes los necesiten para el Evento o cuando la ley lo exija.
15. Terminación por incumplimiento
Cualquiera de las partes podrá poner fin al presente contrato mediante notificación escrita si la otra incurre en un incumplimiento grave y no lo subsana dentro de los 7 días siguientes a un requerimiento escrito, o si cae en insolvencia. Si el Cliente pone fin al contrato por incumplimiento del Proveedor, este reembolsará lo que el Cliente haya pagado por Servicios no prestados. Si el Proveedor pone fin al contrato por incumplimiento del Cliente, se aplicarán los cargos por cancelación de la cláusula 8 como si el Cliente hubiera cancelado ese día.
16. Controversias y ley aplicable
El presente contrato se rige por las leyes de Inglaterra y Gales.
Si surge una discrepancia, las partes intentarán primero resolverla mediante diálogo, y el Cliente comunicará al Proveedor cualquier queja sobre el Evento dentro de los 7 días siguientes, para que pueda subsanarse si es posible. Si no logran resolver el asunto en 30 días, cualquiera de ellas podrá acudir a la vía siguiente.
El lugar para resolver cualquier controversia derivada del presente contrato es Bristol. Cómo se resuelven las controversias
Cualquiera de las partes podrá solicitar a un tribunal de cualquier lugar una medida urgente para proteger sus derechos mientras se resuelve la controversia.
17. Disposiciones generales
- El presente contrato constituye el acuerdo íntegro entre las partes sobre el Evento y sustituye a cualquier manifestación oral o escrita anterior. Solo podrá modificarse por escrito firmado por ambas partes.
- El Proveedor es un contratista independiente y puede valerse de subcontratistas, pero sigue siendo responsable de ellos.
- Ninguna de las partes podrá ceder sus derechos u obligaciones derivados del presente contrato sin el consentimiento escrito de la otra.
- Las notificaciones deberán hacerse por escrito y podrán enviarse por correo electrónico al contacto indicado en la cláusula 2, o a la dirección que figura al comienzo de este contrato.
- Si alguna parte del presente contrato no puede hacerse valer, el resto seguirá en vigor. La parte que no ejerza un derecho de inmediato no renuncia a él.
- Podrá firmarse en ejemplares separados y por medios electrónicos, y en conjunto constituirán un único contrato.
Firmas
Por el Proveedor: Riverside Events Ltd
Nombre y cargo: ______________
Firma: ______________
Fecha: ______________
El Cliente: Priya Nair
Nombre y calidad en que firma: ______________
Firma: ______________
Fecha: ______________