Overeenkomst voor evenementdiensten
Deze overeenkomst is gesloten op 7 november 2026 tussen:
- Riverside Events Ltd, gevestigd te 3 Quay Street, Bristol BS1 4DJ, Verenigd Koninkrijk ("de Leverancier"); en
- Priya Nair, gevestigd te 22 Maple Avenue, Bath BA1 2LP, Verenigd Koninkrijk ("de Klant").
De Leverancier verleent diensten voor het evenement van de Klant onder de hieronder vermelde voorwaarden.
1. Definities
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
- "Evenement": het volgende evenement: huwelijksfeest van Priya Nair en James Cole.
- "Locatie": de plaats waar het Evenement plaatsvindt, vermeld in artikel 2.
- "Diensten": de diensten en goederen die in artikel 3 zijn omschreven.
- "Vergoeding": de totale vergoeding in artikel 5.
- "Gasten": de mensen die het Evenement bijwonen.
- "Definitieve Aantallen": het aantal Gasten dat de Klant op grond van artikel 6 bevestigt.
2. Het Evenement
- Datum: 12 juni 2027
- Tijden: van 15:00 tot middernacht, met opbouw vanaf 11:00
- Locatie: The Orangery, Kingsmead Park, Bath BA2 6QR, Verenigd Koninkrijk
- Verwachte Gasten: 120
- Contactpersoon van de Klant op de dag zelf: Priya Nair, +44 7700 900123
- Contactpersoon van de Leverancier op de dag zelf: Hannah Brooks, evenementenmanager, +44 7700 900456
De Leverancier heeft de datum voor de Klant gereserveerd vanaf de datum waarop deze overeenkomst wordt ondertekend en een aanbetaling is gedaan. De Leverancier neemt op die datum geen andere boeking aan voor dezelfde diensten.
3. Diensten en leveringen
De Leverancier levert het volgende:
Exclusief gebruik van de Orangery, tafels en stoelen voor de gasten, een driegangendiner met avondbuffet, frisdranken en een toast, een locatiecoördinator, en een geluidsinstallatie met microfoon.
De Leverancier verleent de Diensten met redelijke vakbekwaamheid en zorg, met behulp van passend opgeleide mensen en in overeenstemming met de wet, de goede praktijk in zijn vakgebied en eventuele vergunningsvoorwaarden. De Leverancier mag een artikel vervangen door een ander van gelijke of betere kwaliteit als het oorspronkelijke artikel om redenen die hij redelijkerwijs niet kon vermijden niet beschikbaar komt, en laat dit de Klant zo snel mogelijk weten. Wat hierboven niet is vermeld, is niet inbegrepen.
4. Plichten van de Klant
De Klant zal:
- de Leverancier voor de data waarom hij vraagt de informatie geven die hij nodig heeft, zoals het programma, de planning, bijzondere eisen, toegankelijkheidsbehoeften en de naam van de persoon die namens de Klant beslist;
- de Leverancier samen met de Definitieve Aantallen laten weten of Gasten dieetwensen of allergieën hebben; de Leverancier gaat zorgvuldig om met de informatie die hij krijgt;
- ervoor zorgen dat de Gasten en de andere leveranciers van de Klant zich netjes gedragen, de regels van de Locatie en de veiligheidsinstructies van het personeel van de Leverancier volgen, en geen schade toebrengen aan de Locatie of de eigendommen van de Leverancier;
- de toestemmingen verkrijgen die de Klant moet verkrijgen, bijvoorbeeld voor vuurwerk, optredens, muzieklicenties of een wegafsluiting, tenzij de Leverancier schriftelijk heeft ingestemd ze te regelen;
- verantwoordelijk zijn voor de Gasten en voor iedereen die de Klant naar de Locatie meebrengt, en voor spullen die zij meebrengen of achterlaten;
- de Vergoeding betalen zoals bepaald in artikel 5.
5. Vergoeding en betaling
De Vergoeding voor de Diensten bedraagt GBP 11.500, voor ten hoogste de Definitieve Aantallen. De Klant betaalt haar als volgt:
- een aanbetaling van GBP 2.300 bij ondertekening van deze overeenkomst, die niet wordt terugbetaald, behalve waar deze overeenkomst anders bepaalt;
- GBP 4.600 op 12 maart 2027, en het restant van GBP 4.600 op 29 mei 2027.
De Klant betaalt elke termijn op de vervaldatum, op de wijze die de Leverancier opgeeft. De Leverancier mag weigeren de Diensten te verlenen als een termijn niet op tijd is betaald, nadat hij de Klant daarvan in kennis heeft gesteld en 3 dagen heeft gegeven om te betalen; de annuleringskosten van artikel 8 zijn dan van toepassing. Bedragen zijn vermeld exclusief omzetbelasting, btw of servicekosten, die worden toegevoegd als ze verschuldigd zijn. De Klant betaalt over te late bedragen rente tegen het percentage dat de wet toestaat.
GBP 500
Is een waarborgsom van toepassing, dan betaalt de Klant deze bij de laatste termijn. De Leverancier betaalt haar binnen 14 dagen na het Evenement terug, onder aftrek van de redelijke kosten van herstel van schade of vervanging van tijdens het Evenement verloren gegane zaken, die de Leverancier schriftelijk toelicht.
6. Aantallen en wijzigingen
- De Klant geeft de Leverancier de Definitieve Aantallen uiterlijk op 14 dagen vóór het evenement (de "Aantallendatum").
- De Klant betaalt voor ten minste 100 Gasten, ook als er minder komen.
- GBP 85
- Na de Aantallendatum mag de Klant het aantal Gasten alleen verhogen als de Leverancier daarmee instemt, en mag hij het aantal waarvoor hij betaalt niet verlagen tot beneden de Definitieve Aantallen.
- Liggen de Definitieve Aantallen boven het aantal dat de vergunning van de Locatie of de brand- en veiligheidsregels toestaan, of boven het aantal dat de Leverancier redelijkerwijs kan bedienen, dan mag de Leverancier de extra Gasten weigeren.
- Elke wijziging van de Diensten, data of tijden moet schriftelijk worden overeengekomen. De Leverancier laat de Klant het effect op de prijs weten voordat hij de wijziging doorvoert. Kan de Leverancier niet met een wijziging instemmen, dan blijft de overeenkomst ongewijzigd.
7. Uitstel
De Klant kan vragen het Evenement naar een andere datum te verplaatsen. De Leverancier probeert daarmee in te stemmen, als hij de datum beschikbaar heeft. Stemt hij in, dan betaalt de Klant de extra kosten die daaruit voortvloeien en de vergoeding in deze overeenkomst voor het verplaatsen van de datum, en is deze overeenkomst van toepassing op de nieuwe datum. Kan de Leverancier binnen 12 maanden geen nieuwe datum aanbieden die de Klant schikt, dan kan de Klant op grond van artikel 8 annuleren.
GBP 500
8. Annulering door de Klant
De Klant kan op elk moment schriftelijk annuleren. Omdat de Leverancier zijn tijd en middelen voor het Evenement reserveert en deze mogelijk niet opnieuw kan verhuren, betaalt de Klant annuleringskosten als volgt:
Meer dan 180 dagen vóór het evenement: de aanbetaling. 180 tot 91 dagen: 50% van de totale vergoeding. 90 tot 31 dagen: 75%. 30 dagen of minder: 100%.
De kosten zijn een redelijke schatting van de schade die de Leverancier lijdt en zijn geen boete. De Leverancier neemt redelijke maatregelen om de datum of de goederen en diensten opnieuw te verkopen en verlaagt de kosten met elke besparing die hij daardoor realiseert of elk bedrag dat hij daardoor verdient, maar niet tot onder de aanbetaling. Heeft de Klant meer betaald dan de annuleringskosten, dan betaalt de Leverancier het verschil binnen 14 dagen terug.
9. Annulering of wijziging door de Leverancier
Kan de Leverancier de Diensten niet leveren, anders dan door een oorzaak als bedoeld in artikel 12, dan laat hij dat de Klant zo snel mogelijk weten en biedt hij, naar keuze van de Klant, aan de diensten op een andere datum te leveren, waar mogelijk een vergelijkbare leverancier op gelijke voorwaarden te vinden, of alles terug te betalen wat de Klant heeft betaald. De aansprakelijkheid van de Leverancier is in dat geval beperkt tot de terugbetaling en de redelijke kosten van de overstap van de Klant naar een alternatieve leverancier, tot ten hoogste de Vergoeding.
10. Locatieregels en veiligheid
De Klant en de Gasten houden zich aan de regels van de Locatie en de wet, waaronder:
Geen open vuur of confetti. De muziek moet om 23:30 stoppen. Versieringen mogen niet aan de muren worden bevestigd. Gasten mogen geen eigen alcohol meebrengen.
- De Leverancier en de Klant houden zich elk aan de brand-, gezondheids-, veiligheids- en voedselhygiënewetgeving die voor hen geldt. De Leverancier mag een deel van het Evenement stopzetten of wijzigen, of Gasten vragen te vertrekken, als hij redelijkerwijs meent dat de veiligheid, de wet of de vergunning in gevaar is of iemand zich onaanvaardbaar gedraagt, en de Vergoeding blijft verschuldigd.
- Alcohol wordt alleen geschonken aan mensen van de wettelijke leeftijd en niet aan iemand die dronken lijkt. De Leverancier mag weigeren iemand te bedienen.
- De Leverancier heeft op de tijden in artikel 2 redelijke toegang tot de Locatie nodig om op te bouwen en op te ruimen. De Klant zorgt ervoor dat de Locatie toegankelijk, veilig en gereed is.
- De Klant laat niet toe dat iets wordt meegenomen van de Locatie of uit de eigendommen van de Leverancier. De Klant betaalt voor schade die is veroorzaakt door de Klant, zijn Gasten of zijn andere leveranciers.
- Extra tijd na de eindtijd in artikel 2 wordt tegen een redelijk tarief in rekening gebracht, dat de Leverancier vooraf bekendmaakt.
11. Verzekering en aansprakelijkheid
- De Leverancier heeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van ten minste GBP 5.000.000 per evenement en toont op verzoek bewijs daarvan.
- Annuleringsverzekering voor het evenement en aansprakelijkheidsdekking van ten minste GBP 2.000.000, met bewijs dat 30 dagen vóór het evenement wordt gestuurd.
- De Leverancier is niet verantwoordelijk voor de eigendommen van de Gasten. De Klant is verantwoordelijk voor de Gasten en hun gedrag.
- Niets in deze overeenkomst beperkt of sluit aansprakelijkheid uit voor overlijden of lichamelijk letsel door nalatigheid, voor fraude, of voor al het andere waarvoor de wet geen beperking toestaat.
- Onder voorbehoud daarvan is geen van de partijen aansprakelijk voor gederfde winst of voor enige indirecte schade of gevolgschade. De totale aansprakelijkheid van de Leverancier jegens de Klant voor alle vorderingen over het Evenement is beperkt tot de Vergoeding.
- De Klant kan overwegen zelf een evenementenannuleringsverzekering af te sluiten, die kosten kan dekken die deze overeenkomst niet dekt.
12. Gebeurtenissen buiten onze macht
Maakt een gebeurtenis buiten de redelijke macht van een partij het onmogelijk, onrechtmatig of onveilig om het Evenement te houden of de Diensten te verlenen, bijvoorbeeld een natuurramp, zwaar weer, brand, een overheidsbevel, een volksgezondheidsbeperking, oorlog, terrorisme, sluiting van de Locatie, een algemene stroom- of vervoersstoring, of het overlijden of de ernstige ziekte van een sleutelpersoon, dan is die partij niet in verzuim voor de vertraging of het tekortschieten voor zover die daaruit voortvloeit. Zij laat de andere partij dat zo snel mogelijk weten en probeert het effect te beperken.
Kan het Evenement niet op de datum plaatsvinden, dan proberen de partijen te goeder trouw het binnen 12 maanden naar een nieuwe datum te verplaatsen, zonder annuleringskosten. Lukt dat niet, dan kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen. De Klant betaalt dan voor de reeds verleende Diensten en voor niet-terugbetaalbare kosten die de Leverancier al voor het Evenement heeft gemaakt en niet kan verhalen, die hij schriftelijk toelicht, en de Leverancier betaalt de rest van wat de Klant heeft betaald binnen 14 dagen terug.
13. Foto's en gebruik van het Evenement
De Leverancier mag foto's en video's maken van zijn eigen werk tijdens het Evenement, bijvoorbeeld zijn decor en eten, en deze gebruiken om zijn bedrijf te promoten, tenzij de Klant de Leverancier vóór het Evenement schriftelijk laat weten dat hij daarmee niet instemt. De Leverancier gebruikt geen beelden waarop een Gast herkenbaar is zonder toestemming van de Gast. Niets in dit artikel geeft de Leverancier enig recht op de materialen van de Klant.
14. Geheimhouding en persoonsgegevens
De Leverancier houdt de informatie van de Klant vertrouwelijk en gebruikt persoonsgegevens van de Klant en de Gasten, zoals namen, contactgegevens en dieetwensen, alleen om de Diensten te verlenen en zoals de wetgeving inzake gegevensbescherming vereist. Hij deelt ze niet, behalve met wie ze nodig heeft voor het Evenement, of zoals de wet vereist.
15. Beëindiging wegens tekortkoming
Elke partij kan deze overeenkomst schriftelijk beëindigen als de andere partij een ernstige tekortkoming begaat en deze niet binnen 7 dagen nadat daarom schriftelijk is gevraagd herstelt, of insolvent wordt. Beëindigt de Klant de overeenkomst wegens een tekortkoming van de Leverancier, dan betaalt de Leverancier terug wat de Klant heeft betaald voor niet geleverde Diensten. Beëindigt de Leverancier haar wegens een tekortkoming van de Klant, dan zijn de annuleringskosten van artikel 8 van toepassing alsof de Klant op die dag had geannuleerd.
16. Geschillen en toepasselijk recht
Op deze overeenkomst is het recht van Engeland en Wales van toepassing.
Bij een meningsverschil proberen de partijen dit eerst in overleg op te lossen, en de Klant meldt een klacht over het Evenement binnen 7 dagen daarna aan de Leverancier, zodat deze indien mogelijk kan worden verholpen. Lukt het niet binnen 30 dagen, dan kan elk van hen het geschil als volgt voortzetten.
De plaats waar geschillen uit deze overeenkomst worden beslecht is Bristol. Hoe geschillen worden beslecht
Elke partij kan overal ter wereld een rechter om een spoedmaatregel vragen om haar rechten te beschermen terwijl een geschil wordt beslecht.
17. Algemeen
- Deze overeenkomst is de volledige overeenkomst tussen de partijen over het Evenement en vervangt alles wat eerder is gezegd of geschreven. Zij kan alleen worden gewijzigd bij een door beide partijen ondertekend geschrift.
- De Leverancier is een zelfstandig opdrachtnemer en mag onderaannemers inschakelen, maar blijft voor hen verantwoordelijk.
- Geen van de partijen mag haar rechten of verplichtingen uit deze overeenkomst overdragen zonder schriftelijke toestemming van de ander.
- Kennisgevingen moeten schriftelijk worden gedaan en mogen per e-mail worden verstuurd aan de contactpersoon in artikel 2, of aan het adres bovenaan deze overeenkomst.
- Kan een deel van deze overeenkomst niet worden afgedwongen, dan blijft de rest van kracht. Een partij die een recht niet direct uitoefent, heeft daar geen afstand van gedaan.
- Zij mag in afzonderlijke exemplaren en elektronisch worden ondertekend, en samen vormen deze één overeenkomst.
Handtekeningen
Voor de Leverancier: Riverside Events Ltd
Naam en functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________
De Klant: Priya Nair
Naam en hoedanigheid: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________