Tapahtumapalvelusopimus

Tapahtumapalvelusopimus

Tämä sopimus tehdään 7. marraskuuta 2026 seuraavien osapuolten välillä:

1. Riverside Events Ltd, osoite 3 Quay Street, Bristol BS1 4DJ, Yhdistynyt kuningaskunta (”Toimittaja”); ja
2. Priya Nair, osoite 22 Maple Avenue, Bath BA1 2LP, Yhdistynyt kuningaskunta (”Asiakas”).

Toimittaja tuottaa palveluja Asiakkaan tapahtumaan jäljempänä olevin ehdoin.

1. Määritelmät

Tässä sopimuksessa:

• ”Tapahtuma” tarkoittaa seuraavaa tilaisuutta: Priya Nairin ja James Colen hääjuhla.
• ”Tapahtumapaikka” tarkoittaa paikkaa, jossa Tapahtuma järjestetään ja joka mainitaan kohdassa 2.
• ”Palvelut” tarkoittaa kohdassa 3 kuvattuja palveluja ja tuotteita.
• ”Palkkio” tarkoittaa kohdassa 5 mainittua kokonaispalkkiota.
• ”Vieraat” tarkoittaa Tapahtumaan osallistuvia henkilöitä.
• ”Lopullinen määrä” tarkoittaa Vieraiden määrää, jonka Asiakas vahvistaa kohdan 6 mukaisesti.

2. Tapahtuma

• Päivämäärä: 12. kesäkuuta 2027
• Ajat: klo 15.00 keskiyöhön, pystytys alkaen klo 11.00
• Tapahtumapaikka: The Orangery, Kingsmead Park, Bath BA2 6QR, Yhdistynyt kuningaskunta
• Odotettu vieraiden määrä: 120
• Asiakkaan yhteyshenkilö tapahtumapäivänä: Priya Nair, +44 7700 900123
• Toimittajan yhteyshenkilö tapahtumapäivänä: Hannah Brooks, tapahtumapäällikkö, +44 7700 900456

Toimittaja on varannut päivämäärän Asiakkaalle siitä lähtien, kun tämä sopimus on allekirjoitettu ja käsiraha maksettu. Toimittaja ei ota vastaan toista varausta samoille palveluille kyseiselle päivälle.

3. Palvelut ja toimitukset

Toimittaja tuottaa seuraavat:

Orangeryn yksinomainen käyttö, pöydät ja tuolit vieraille, kolmen ruokalajin istuva illallinen ja iltapala, alkoholittomat juomat ja malja, tilaisuuden koordinaattori sekä äänentoisto mikrofonilla.

Toimittaja tuottaa Palvelut asianmukaisella ammattitaidolla ja huolellisuudella, riittävän koulutettua henkilöstöä käyttäen sekä lain, alansa hyvän tavan ja lupaehtojen mukaisesti. Toimittaja voi korvata tuotteen toisella samanarvoisella tai parempilaatuisella, jos alkuperäinen ei ole saatavilla syistä, joita se ei kohtuudella olisi voinut välttää, ja ilmoittaa siitä Asiakkaalle mahdollisimman pian. Mitä ei ole edellä lueteltu, ei sisälly Palveluihin.

4. Asiakkaan velvollisuudet

Asiakas

• antaa Toimittajalle sen pyytämiin päivämääriin mennessä tarvittavat tiedot, kuten ohjelman, aikataulun, erityisvaatimukset, esteettömyystarpeet ja sen henkilön nimen, joka tekee päätökset Asiakkaan puolesta;
• ilmoittaa Toimittajalle Vieraiden ruokavaliovaatimukset ja allergiat Lopullisen määrän yhteydessä, ja Toimittaja noudattaa saamiensa tietojen osalta kohtuullista huolellisuutta;
• huolehtii siitä, että Vieraat ja Asiakkaan muut toimittajat käyttäytyvät asiallisesti, noudattavat Tapahtumapaikan sääntöjä ja Toimittajan henkilöstön turvallisuutta koskevia ohjeita eivätkä vahingoita Tapahtumapaikkaa tai Toimittajan omaisuutta;
• hankkii luvat, jotka Asiakkaan on hankittava, esimerkiksi ilotulitteille, esityksille, musiikkilisensseille tai tien sulkemiselle, ellei Toimittaja ole kirjallisesti sitoutunut järjestämään niitä;
• vastaa Vieraista ja kaikista, jotka Asiakas tuo Tapahtumapaikalle, sekä heidän tuomistaan tai jättämistään tavaroista;
• maksaa Palkkion kohdan 5 mukaisesti.

5. Palkkio ja maksu

Palveluiden Palkkio on GBP 11 500 enintään Lopullisen määrän mukaiselle vierasmäärälle. Asiakas maksaa sen seuraavasti:

• käsiraha, jonka määrä on GBP 2 300, tämän sopimuksen allekirjoitettaessa; käsiraha ei ole palautettava, paitsi jos tässä sopimuksessa toisin määrätään;
• GBP 4 600 12. maaliskuuta 2027 ja loppusumma GBP 4 600 29. toukokuuta 2027.

Asiakas maksaa kunkin erän eräpäivänä Toimittajan ilmoittamalla tavalla. Toimittaja voi kieltäytyä tuottamasta Palveluja, jos erää ei ole maksettu eräpäivänä, kun Asiakkaalle on ilmoitettu asiasta ja annettu 3 päivää maksuaikaa; tällöin sovelletaan kohdan 8 peruutusmaksuja. Summat ilmoitetaan ilman myynti-, arvonlisä- tai palveluveroa, joka lisätään, jos se on sovellettavissa. Asiakas maksaa viivästyneille määrille korkoa lain sallimalla korkokannalla.

GBP 500

Jos vakuusmaksu on käytössä, Asiakas maksaa sen viimeisen erän yhteydessä. Toimittaja palauttaa sen 14 päivän kuluessa Tapahtumasta vähennettynä vahinkojen korjaamisen tai Tapahtuman aikana kadonneen korvaamisen kohtuullisilla kustannuksilla, jotka Toimittaja osoittaa kirjallisesti.

6. Määrät ja muutokset

• Asiakas ilmoittaa Toimittajalle Lopullisen määrän viimeistään seuraavasti: 14 päivää ennen tapahtumaa (”Ilmoituspäivä”).
• Asiakas maksaa vähintään 100 Vieraan mukaan, vaikka Vieraita saapuisi vähemmän.
• GBP 85
• Ilmoituspäivän jälkeen Asiakas voi lisätä Vieraiden määrää vain, jos Toimittaja suostuu siihen, eikä Asiakas voi vähentää maksettavaa määrää Lopullisen määrän alle.
• Jos Lopullinen määrä ylittää Tapahtumapaikan luvan tai palo- ja turvallisuussääntöjen salliman määrän tai määrän, jonka Toimittaja voi kohtuudella palvella, Toimittaja voi kieltäytyä ottamasta ylimääräisiä Vieraita.
• Kaikista Palveluja, päivämääriä tai aikoja koskevista muutoksista on sovittava kirjallisesti. Toimittaja ilmoittaa Asiakkaalle muutoksen vaikutuksen hintaan ennen muutoksen tekemistä. Jos Toimittaja ei voi hyväksyä muutosta, sopimus jatkuu muuttumattomana.

7. Siirtäminen

Asiakas voi pyytää Tapahtuman siirtämistä toiselle päivälle. Toimittaja pyrkii sopimaan siitä, jos päivä on sillä vapaana. Jos se suostuu, Asiakas maksaa siitä aiheutuvat lisäkustannukset ja mahdollisen tässä sopimuksessa päivämäärän siirrosta määrätyn maksun, ja tätä sopimusta sovelletaan uuteen päivään. Jos Toimittaja ei voi tarjota Asiakkaalle sopivaa uutta päivää 12 kuukauden kuluessa, Asiakas voi peruuttaa kohdan 8 mukaisesti.

GBP 500

8. Asiakkaan peruutus

Asiakas voi peruuttaa kirjallisella ilmoituksella milloin tahansa. Koska Toimittaja varaa aikansa ja resurssinsa Tapahtumaa varten eikä välttämättä voi vuokrata niitä uudelleen, Asiakas maksaa peruutusmaksun seuraavasti:

Yli 180 päivää ennen tapahtumaa: käsiraha. 180 päivästä 91 päivään ennen: 50 % kokonaispalkkiosta. 90 päivästä 31 päivään ennen: 75 %. 30 päivää tai vähemmän: 100 %.

Maksut ovat oikeudenmukainen arvio Toimittajalle aiheutuvasta menetyksestä, eivätkä ne ole sakko. Toimittaja ryhtyy kohtuullisiin toimiin päivän tai tuotteiden ja palveluiden myymiseksi uudelleen ja alentaa maksua säästämällään tai ansaitsemallaan määrällä, kuitenkin enintään käsirahan määrään asti. Jos Asiakas on maksanut enemmän kuin peruutusmaksun, Toimittaja palauttaa erotuksen 14 päivän kuluessa.

9. Toimittajan peruutus tai muutos

Jos Toimittaja ei voi tuottaa Palveluja muusta kuin kohdassa 12 tarkoitetusta syystä, se ilmoittaa siitä Asiakkaalle mahdollisimman pian ja tarjoaa Asiakkaan valinnan mukaan joko palvelujen tuottamista toisena päivänä, vastaavan toimittajan löytämistä samoin ehdoin, jos se on mahdollista, tai kaiken Asiakkaan maksaman palauttamista. Toimittajan vastuu tässä tapauksessa rajoittuu palautukseen ja Asiakkaan siirtymisestä vaihtoehtoiselle toimittajalle aiheutuviin kohtuullisiin kustannuksiin Palkkion määrään asti.

10. Tapahtumapaikan säännöt ja turvallisuus

Asiakas ja Vieraat noudattavat Tapahtumapaikan sääntöjä ja lakia, mukaan lukien:

Avotuli ja konfetti kielletty. Musiikin on loputtava klo 23.30. Koristeita ei saa kiinnittää seiniin. Vieraat eivät saa tuoda omaa alkoholia.

• Toimittaja ja Asiakas noudattavat kumpikin niihin sovellettavaa palo-, työterveys- ja turvallisuus- sekä elintarvikehygieniaa koskevaa lainsäädäntöä. Toimittaja voi keskeyttää tai muuttaa mitä tahansa Tapahtuman osaa tai pyytää Vieraita poistumaan, jos se kohtuudella katsoo turvallisuuden, lain tai luvan olevan vaarassa tai jos joku käyttäytyy sopimattomasti, ja Palkkio on edelleen maksettava.
• Alkoholia tarjoillaan vain laillisen iän saavuttaneille eikä kenellekään, joka vaikuttaa päihtyneeltä. Toimittaja voi kieltäytyä palvelemasta ketä tahansa.
• Toimittaja tarvitsee kohtuullisen pääsyn Tapahtumapaikalle kohdassa 2 mainittuina aikoina pystytystä ja purkua varten. Asiakas huolehtii siitä, että Tapahtumapaikka on esteetön, turvallinen ja valmis.
• Asiakas ei salli mitään viedyn pois Tapahtumapaikalta tai Toimittajan omaisuudesta. Asiakas korvaa vahingon, jonka Asiakas, Vieraat tai Asiakkaan muut toimittajat aiheuttavat.
• Kohdassa 2 mainitun päättymisajan jälkeinen lisäaika veloitetaan oikeudenmukaisella hinnalla, jonka Toimittaja ilmoittaa etukäteen.

11. Vakuutukset ja vastuu

• Toimittajalla on yleinen vastuuvakuutus, jonka määrä on vähintään GBP 5 000 000 tapahtumaa kohden, ja se osoittaa sen pyydettäessä.
• Tapahtuman peruutus- ja yleinen vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärä on vähintään GBP 2 000 000 ja jonka todiste lähetetään 30 päivää ennen tapahtumaa.
• Toimittaja ei vastaa Vieraiden omaisuudesta. Asiakas vastaa Vieraista ja heidän käytöksestään.
• Mikään tässä sopimuksessa ei rajoita tai sulje pois vastuuta huolimattomuudesta johtuvasta kuolemasta tai henkilövahingosta, vilpistä eikä muusta sellaisesta, mitä lain mukaan ei saa rajoittaa.
• Tämän estämättä kumpikaan osapuoli ei vastaa menetetystä voitosta eikä välillisestä vahingosta tai seuraamusvahingosta. Toimittajan kokonaisvastuu Asiakkaalle kaikista Tapahtumaa koskevista vaatimuksista on rajoitettu Palkkion määrään.
• Asiakkaan kannattaa harkita omaa tapahtuman peruutusvakuutusta, joka voi kattaa kustannuksia, joita tämä sopimus ei kata.

12. Hallinnan ulkopuolella olevat tapahtumat

Jos osapuolen kohtuullisen vaikutusvallan ulkopuolella oleva tapahtuma tekee Tapahtuman järjestämisen tai Palveluiden tuottamisen mahdottomaksi, lainvastaiseksi tai vaaralliseksi, esimerkiksi luonnonkatastrofi, ankara sää, tulipalo, viranomaisen määräys, kansanterveydellinen rajoitus, sota, terrorismi, Tapahtumapaikan sulkeminen, yleinen sähkö- tai liikennekatko tai keskeisen henkilön kuolema tai vakava sairaus, kyseinen osapuoli ei ole sopimusrikkomuksessa siltä osin kuin viivästys tai laiminlyönti johtuu tapahtumasta. Se ilmoittaa asiasta toiselle osapuolelle mahdollisimman pian ja pyrkii vähentämään vaikutusta.

Jos Tapahtumaa ei voida järjestää kyseisenä päivänä, osapuolet pyrkivät vilpittömässä mielessä siirtämään sen uudelle päivälle 12 kuukauden kuluessa ilman peruutusmaksua. Jos he eivät siihen pääse, kumpikin osapuoli voi päättää sopimuksen kirjallisella ilmoituksella. Asiakas maksaa tällöin jo tuotetut Palvelut ja ne palauttamattomat kulut, jotka Toimittaja on jo Tapahtumaa varten maksanut eikä voi saada takaisin ja jotka se osoittaa kirjallisesti, ja Toimittaja palauttaa loput Asiakkaan maksamasta 14 päivän kuluessa.

13. Valokuvat ja Tapahtuman käyttö

Toimittaja voi ottaa valokuvia ja videota omasta työstään Tapahtumassa, esimerkiksi sisustuksesta ja ruoasta, ja käyttää niitä liiketoimintansa markkinointiin, ellei Asiakas ilmoita Toimittajalle kirjallisesti ennen Tapahtumaa, ettei hyväksy sitä. Toimittaja ei käytä kuvia, joissa Vieras on tunnistettavissa, ilman Vieraan lupaa. Mikään tässä kohdassa ei anna Toimittajalle oikeuksia Asiakkaan aineistoon.

14. Luottamuksellisuus ja henkilötiedot

Toimittaja pitää Asiakkaan tiedot luottamuksellisina ja käyttää Asiakkaan ja Vieraiden henkilötietoja, kuten nimiä, yhteystietoja ja ruokavaliotarpeita, vain Palveluiden tuottamiseen ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Se ei luovuta niitä muille kuin niille, jotka tarvitsevat niitä Tapahtumaa varten, tai lain edellyttämällä tavalla.

15. Päättäminen sopimusrikkomuksen vuoksi

Kumpikin osapuoli voi purkaa tämän sopimuksen kirjallisella ilmoituksella, jos toinen osapuoli syyllistyy olennaiseen sopimusrikkomukseen eikä korjaa sitä 7 päivän kuluessa kirjallisesta korjauspyynnöstä tai jos se on maksukyvytön. Jos Asiakas purkaa sopimuksen Toimittajan rikkomuksen vuoksi, Toimittaja palauttaa Asiakkaan maksaman määrän tuottamatta jääneiltä Palveluilta. Jos Toimittaja purkaa sopimuksen Asiakkaan rikkomuksen vuoksi, sovelletaan kohdan 8 peruutusmaksuja ikään kuin Asiakas olisi peruuttanut kyseisenä päivänä.

16. Riidat ja sovellettava laki

Tähän sopimukseen sovelletaan seuraavan lainsäädäntöä: Englanti ja Wales.

Jos osapuolten välillä on erimielisyys, osapuolet yrittävät ensin sopia siitä neuvottelemalla, ja Asiakas ilmoittaa Toimittajalle kaikista Tapahtumaa koskevista valituksista 7 päivän kuluessa sen jälkeen, jotta asia voidaan mahdollisuuksien mukaan korjata. Jos he eivät pääse sopuun 30 päivän kuluessa, kumpikin voi viedä asian eteenpäin seuraavasti.

Riidan ratkaisupaikka tämän sopimuksen nojalla on Bristol. Riitojen ratkaisutapa

Kumpikin osapuoli voi pyytää miltä tahansa tuomioistuimelta kiireellistä määräystä oikeuksiensa suojaamiseksi riidan ratkaisun ajaksi.

17. Yleistä

• Tämä sopimus on osapuolten välinen koko sopimus Tapahtumasta ja korvaa kaiken aiemmin sanotun tai kirjoitetun. Sitä voidaan muuttaa vain molempien osapuolten allekirjoittamalla kirjallisella sopimuksella.
• Toimittaja on itsenäinen toimeksisaaja, ja se voi käyttää alihankkijoita mutta vastaa niistä.
• Kumpikaan osapuoli ei saa siirtää tämän sopimuksen mukaisia oikeuksiaan tai velvollisuuksiaan ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta.
• Ilmoitusten on oltava kirjallisia, ja ne voidaan lähettää sähköpostilla kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle tai tämän sopimuksen alussa mainittuun osoitteeseen.
• Jos jokin tämän sopimuksen osa ei ole täytäntöönpanokelpoinen, loput pysyy voimassa. Se, että osapuoli ei käytä oikeuttaan heti, ei tarkoita, että se olisi luopunut siitä.
• Sopimus voidaan allekirjoittaa useina kappaleina ja sähköisesti, ja ne muodostavat yhdessä yhden sopimuksen.

Allekirjoitukset

Toimittajan puolesta: Riverside Events Ltd
Nimi ja asema: ______________
Allekirjoitus: ______________
Päivämäärä: ______________

Asiakas: Priya Nair
Nimi ja asema: ______________
Allekirjoitus: ______________
Päivämäärä: ______________