Contrat de prestations événementielles

Contrat de prestations événementielles

Le présent contrat est conclu le 7 novembre 2026 entre :

1. Riverside Events Ltd, domicilié(e) ou ayant son siège à 3 Quay Street, Bristol BS1 4DJ, Royaume-Uni (« le Prestataire ») ; et
2. Priya Nair, domicilié(e) ou ayant son siège à 22 Maple Avenue, Bath BA1 2LP, Royaume-Uni (« le Client »).

Le Prestataire fournira des prestations pour l'événement du Client aux conditions ci-dessous.

1. Définitions

Dans le présent contrat :

• « Événement » désigne l'événement suivant : la réception de mariage de Priya Nair et James Cole.
• « Lieu » désigne l'endroit où se déroule l'Événement, indiqué à l'article 2.
• « Prestations » désigne les services et biens décrits à l'article 3.
• « Prix » désigne le prix total prévu à l'article 5.
• « Invités » désigne les personnes qui assistent à l'Événement.
• « Effectif définitif » désigne le nombre d'Invités que le Client confirme en application de l'article 6.

2. L'Événement

• Date : 12 juin 2027
• Horaires : de 15 h 00 à minuit, avec installation à partir de 11 h 00
• Lieu : The Orangery, Kingsmead Park, Bath BA2 6QR, Royaume-Uni
• Invités attendus : 120
• Interlocuteur du Client le jour de l'Événement : Priya Nair, +44 7700 900123
• Interlocuteur du Prestataire le jour de l'Événement : Hannah Brooks, responsable d'événement, +44 7700 900456

Le Prestataire réserve la date pour le Client à compter de la signature du présent contrat et du versement d'un acompte. Le Prestataire n'acceptera pas d'autre réservation pour les mêmes prestations à cette date.

3. Prestations et livrables

Le Prestataire fournira ce qui suit :

Utilisation exclusive de l'Orangery, tables et chaises pour les invités, dîner assis en trois services avec buffet en soirée, boissons sans alcool et boisson de toast, un coordinateur de lieu, et une sonorisation avec microphone.

Le Prestataire fournira les Prestations avec la compétence et le soin raisonnables, en recourant à du personnel dûment formé, et dans le respect de la loi, des bonnes pratiques de son secteur et des conditions de ses licences. Le Prestataire peut remplacer un élément par un autre de qualité égale ou supérieure si l'original devient indisponible pour des raisons qu'il ne pouvait raisonnablement éviter, et en informera le Client dès que possible. Tout ce qui n'est pas listé ci-dessus n'est pas inclus.

4. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• fournir au Prestataire, aux dates que celui-ci demande, les informations dont il a besoin, telles que le programme, le calendrier, les exigences particulières, les besoins d'accessibilité et le nom de la personne qui décide pour le Client ;
• informer le Prestataire de tout régime alimentaire ou allergie des Invités en même temps que l'Effectif définitif, le Prestataire apportant un soin raisonnable aux informations reçues ;
• veiller à ce que les Invités et les autres prestataires du Client se conduisent correctement, respectent les règles du Lieu et les consignes de sécurité du personnel du Prestataire, et n'endommagent ni le Lieu ni les biens du Prestataire ;
• obtenir les autorisations dont il a la charge, par exemple pour des feux d'artifice, des spectacles, des licences musicales ou une fermeture de route, sauf si le Prestataire a accepté par écrit de s'en occuper ;
• répondre des Invités et de toute personne qu'il amène au Lieu, ainsi que des objets qu'ils apportent ou laissent ;
• payer le Prix conformément à l'article 5.

5. Prix et paiement

Le Prix des Prestations est de 11 500 GBP, pour un effectif pouvant aller jusqu'à l'Effectif définitif. Le Client le paie comme suit :

• un acompte de 2 300 GBP à la signature du présent contrat, non remboursable sauf dans les cas où le présent contrat prévoit qu'il l'est ;
• 4 600 GBP le 12 mars 2027, et le solde de 4 600 GBP le 29 mai 2027.

Le Client règle chaque échéance à sa date d'exigibilité, par les moyens indiqués par le Prestataire. Le Prestataire peut refuser de fournir les Prestations si une échéance n'est pas payée à son terme, après avoir mis le Client en demeure de payer dans un délai de 3 jours, et les frais d'annulation de l'article 8 s'appliquent alors. Les sommes s'entendent hors taxe sur les ventes, taxe sur la valeur ajoutée ou frais de service, qui s'ajoutent lorsqu'ils sont applicables. Le Client paie des intérêts sur les sommes en retard au taux autorisé par la loi.

500 GBP

Si un dépôt de garantie s'applique, le Client le verse avec la dernière échéance. Le Prestataire le restitue dans les 14 jours suivant l'Événement, déduction faite du coût raisonnable de réparation de tout dommage ou de remplacement de tout bien perdu pendant l'Événement, qu'il justifie par écrit.

6. Effectif et modifications

• Le Client communique l'Effectif définitif au Prestataire au plus tard 14 jours avant l'événement (la « Date de l'effectif »).
• Le Client paie au moins 100 Invités, même si moins de personnes y assistent.
• 85 GBP
• Après la Date de l'effectif, le Client ne peut augmenter le nombre d'Invités qu'avec l'accord du Prestataire, et ne peut réduire le nombre d'Invités payés en dessous de l'Effectif définitif.
• Si l'Effectif définitif dépasse le nombre autorisé par la licence du Lieu ou par les règles d'incendie et de sécurité, ou le nombre que le Prestataire peut raisonnablement servir, le Prestataire peut refuser les Invités supplémentaires.
• Toute modification des Prestations, des dates ou des horaires doit être convenue par écrit. Le Prestataire indique au Client l'incidence sur le prix avant d'y procéder. Si le Prestataire ne peut accepter une modification, le contrat se poursuit sans changement.

7. Report

Le Client peut demander à reporter l'Événement à une autre date. Le Prestataire s'efforcera d'y consentir s'il est disponible à cette date. S'il y consent, le Client prend en charge les coûts supplémentaires qui en résultent et les frais de changement de date prévus par le présent contrat, et le présent contrat s'applique à la nouvelle date. Si le Prestataire ne peut proposer dans un délai de 12 mois une nouvelle date qui convienne au Client, le Client peut annuler selon l'article 8.

500 GBP

8. Annulation par le Client

Le Client peut annuler à tout moment par notification écrite. Le Prestataire réservant son temps et ses moyens pour l'Événement, et pouvant ne pas être en mesure de les remettre sur le marché, le Client paie des frais d'annulation comme suit :

Plus de 180 jours avant l'événement : l'acompte. De 180 à 91 jours : 50 % du prix total. De 90 à 31 jours : 75 %. 30 jours ou moins : 100 %.

Ces frais sont une estimation équitable du préjudice subi par le Prestataire et ne constituent pas une pénalité. Le Prestataire prend des mesures raisonnables pour revendre la date ou les biens et services, et réduit les frais des économies qu'il réalise ou des sommes qu'il perçoit de ce fait, sans pouvoir descendre sous le montant de l'acompte. Si le Client a payé plus que les frais d'annulation, le Prestataire rembourse la différence dans les 14 jours.

9. Annulation ou modification par le Prestataire

Si le Prestataire ne peut fournir les Prestations, pour une cause autre que celles visées à l'article 12, il en informe le Client dès que possible et, au choix du Client, lui propose de fournir les prestations à une autre date, lui trouve si possible un prestataire similaire à conditions équivalentes, ou lui rembourse tout ce qu'il a payé. La responsabilité du Prestataire dans ce cas est limitée au remboursement et aux coûts raisonnables du changement de prestataire par le Client, dans la limite du Prix.

10. Règles du Lieu et sécurité

Le Client et les Invités respectent les règles du Lieu et la loi, notamment :

Pas de flammes nues ni de confettis. La musique doit s'arrêter à 23 h 30. Les décorations ne doivent pas être fixées aux murs. Les invités ne peuvent pas apporter leur propre alcool.

• Le Prestataire et le Client respectent chacun la réglementation applicable en matière d'incendie, d'hygiène et de sécurité et d'hygiène alimentaire. Le Prestataire peut interrompre ou modifier toute partie de l'Événement, ou demander à des Invités de partir, s'il estime raisonnablement que la sécurité, la loi ou la licence sont menacées ou que quelqu'un se comporte de manière inacceptable, et le Prix reste dû.
• L'alcool n'est servi qu'aux personnes ayant l'âge légal, et jamais à une personne manifestement ivre. Le Prestataire peut refuser de servir toute personne.
• Le Prestataire a besoin d'un accès raisonnable au Lieu aux horaires indiqués à l'article 2 pour installer et débarrasser. Le Client veille à ce que le Lieu soit accessible, sûr et prêt.
• Le Client ne permettra pas que quoi que ce soit soit emporté du Lieu ou des biens du Prestataire. Le Client répond des dommages causés par lui-même, ses Invités ou ses autres prestataires.
• Tout temps supplémentaire au-delà de l'heure de fin indiquée à l'article 2 est facturé à un tarif équitable, que le Prestataire indique à l'avance.

11. Assurance et responsabilité

• Le Prestataire souscrit une assurance de responsabilité civile d'au moins 5 000 000 GBP par événement, et en justifie sur demande.
• Assurance annulation d'événement et responsabilité civile d'au moins 2 000 000 GBP, avec justificatif envoyé 30 jours avant l'événement.
• Le Prestataire n'est pas responsable des biens des Invités. Le Client répond des Invités et de leur comportement.
• Aucune stipulation du présent contrat ne limite ni n'exclut la responsabilité en cas de décès ou de dommage corporel causé par négligence, de fraude, ou pour toute autre cause dont la loi n'autorise pas la limitation.
• Sous cette réserve, aucune partie n'est responsable de la perte de bénéfices ni de tout dommage indirect ou consécutif. La responsabilité totale du Prestataire envers le Client pour l'ensemble des réclamations relatives à l'Événement est limitée au Prix.
• Le Client est invité à envisager sa propre assurance annulation d'événement, qui peut couvrir des coûts que le présent contrat ne couvre pas.

12. Événements échappant à notre contrôle

Si un événement échappant au contrôle raisonnable d'une partie rend impossible, illicite ou dangereux de tenir l'Événement ou de fournir les Prestations, par exemple une catastrophe naturelle, des conditions météorologiques extrêmes, un incendie, un ordre d'une autorité publique, une restriction sanitaire, une guerre, un acte de terrorisme, la fermeture du Lieu, une panne générale d'électricité ou de transport, ou le décès ou la maladie grave d'une personne clé, cette partie n'est pas en manquement pour le retard ou la défaillance dans la mesure où ils résultent de cet événement. Elle en informe l'autre partie dès que possible et s'efforce d'en réduire les effets.

Si l'Événement ne peut se tenir à la date prévue, les parties s'efforcent de bonne foi de le reporter à une nouvelle date dans un délai de 12 mois, sans frais d'annulation. À défaut, chaque partie peut mettre fin au contrat par notification écrite. Le Client paie alors les Prestations déjà fournies ainsi que les coûts non remboursables que le Prestataire a déjà engagés pour l'Événement et ne peut récupérer, qu'il justifie par écrit, et le Prestataire rembourse le reste de ce que le Client a payé dans les 14 jours.

13. Photographies et utilisation de l'Événement

Le Prestataire peut prendre des photographies et des vidéos de son propre travail lors de l'Événement, par exemple sa décoration et sa cuisine, et les utiliser pour promouvoir son activité, sauf si le Client lui indique par écrit avant l'Événement qu'il n'y consent pas. Le Prestataire n'utilise pas d'images dans lesquelles un Invité est identifiable sans l'autorisation de celui-ci. Rien dans le présent article ne confère au Prestataire de droit sur les éléments du Client.

14. Confidentialité et données personnelles

Le Prestataire garde confidentielles les informations du Client et n'utilise les données personnelles du Client et des Invités, telles que les noms, coordonnées et besoins alimentaires, que pour fournir les Prestations et comme l'exige la législation sur la protection des données. Il ne les communique qu'aux personnes qui en ont besoin pour l'Événement, ou comme la loi l'exige.

15. Résiliation pour manquement

Chaque partie peut résilier le présent contrat par notification écrite si l'autre commet un manquement grave auquel elle ne remédie pas dans les 7 jours suivant une demande écrite, ou devient insolvable. Si le Client résilie le contrat en raison d'un manquement du Prestataire, le Prestataire rembourse ce que le Client a payé pour les Prestations non fournies. Si le Prestataire le résilie en raison d'un manquement du Client, les frais d'annulation de l'article 8 s'appliquent comme si le Client avait annulé ce jour-là.

16. Litiges et droit applicable

Le présent contrat est régi par le droit de l'Angleterre et le pays de Galles.

En cas de différend, les parties tentent d'abord de le régler par la discussion, et le Client signale au Prestataire toute réclamation relative à l'Événement dans les 7 jours qui suivent, afin qu'il puisse y être remédié si possible. À défaut de règlement dans un délai de 30 jours, chacune d'elles peut saisir l'instance compétente comme suit.

Le lieu de règlement de tout litige né du présent contrat est Bristol. Mode de règlement des litiges

Chaque partie peut saisir un tribunal, en tout lieu, d'une demande de mesure urgente destinée à protéger ses droits pendant le règlement du litige.

17. Dispositions générales

• Le présent contrat constitue l'intégralité de l'accord entre les parties relatif à l'Événement et remplace tout engagement oral ou écrit antérieur. Il ne peut être modifié que par écrit signé des deux parties.
• Le Prestataire est un prestataire indépendant ; il peut recourir à des sous-traitants mais demeure responsable de ceux-ci.
• Aucune partie ne peut céder ses droits ou obligations au titre du présent contrat sans l'accord écrit de l'autre.
• Les notifications sont faites par écrit et peuvent être envoyées par courriel à l'interlocuteur visé à l'article 2, ou à l'adresse indiquée en tête du présent contrat.
• Si une stipulation du présent contrat est inapplicable, le reste demeure en vigueur. La partie qui n'exerce pas immédiatement un droit n'y renonce pas.
• Le contrat peut être signé en plusieurs exemplaires et par voie électronique, l'ensemble formant un seul et même contrat.

Signatures

Pour le Prestataire : Riverside Events Ltd
Nom et fonction : ______________
Signature : ______________
Date : ______________

Le Client : Priya Nair
Nom et qualité : ______________
Signature : ______________
Date : ______________