Contract de servicii pentru evenimente
Prezentul contract se încheie la data de 7 noiembrie 2026 între:
- Riverside Events Ltd, cu sediul în 3 Quay Street, Bristol BS1 4DJ, Regatul Unit („Furnizorul"); și
- Priya Nair, cu sediul în 22 Maple Avenue, Bath BA1 2LP, Regatul Unit („Clientul").
Furnizorul va presta servicii pentru evenimentul Clientului în condițiile de mai jos.
1. Definiții
În prezentul contract:
- „Eveniment" înseamnă recepția de nuntă a Priyei Nair și a lui James Cole.
- „Locația" înseamnă locul în care se desfășoară Evenimentul, indicat la secțiunea 2.
- „Servicii" înseamnă serviciile și bunurile descrise la secțiunea 3.
- „Onorariu" înseamnă onorariul total prevăzut la secțiunea 5.
- „Invitați" înseamnă persoanele care participă la Eveniment.
- „Numărul Final" înseamnă numărul de Invitați pe care Clientul îl confirmă în temeiul secțiunii 6.
2. Evenimentul
- Data: 12 iunie 2027
- Ore: de la 15:00 până la miezul nopții, cu amenajarea de la 11:00
- Locația: The Orangery, Kingsmead Park, Bath BA2 6QR, Regatul Unit
- Invitați așteptați: 120
- Persoana de contact a Clientului în ziua evenimentului: Priya Nair, +44 7700 900123
- Persoana de contact a Furnizorului în ziua evenimentului: Hannah Brooks, manager de evenimente, +44 7700 900456
Furnizorul a rezervat data pentru Client de la data semnării prezentului contract și a plății unui avans. Furnizorul nu va accepta o altă rezervare pentru aceleași servicii în acea dată.
3. Servicii și livrabile
Furnizorul va asigura următoarele:
Folosirea exclusivă a locației The Orangery, mese și scaune pentru invitați, o cină de trei feluri servită la masă cu bufet seara, băuturi răcoritoare și o băutură pentru toast, un coordonator al locației și o instalație de sonorizare cu microfon.
Furnizorul va presta Serviciile cu diligența și competența rezonabile, folosind persoane instruite corespunzător și în conformitate cu legea, cu bunele practici din domeniul său și cu condițiile oricărei licențe. Furnizorul poate înlocui un element cu altul de calitate egală sau superioară dacă cel inițial devine indisponibil din motive pe care nu le putea evita în mod rezonabil și va informa Clientul cât mai curând posibil. Tot ce nu este enumerat mai sus nu este inclus.
4. Obligațiile Clientului
Clientul se obligă:
- să furnizeze Furnizorului, la datele solicitate de acesta, informațiile de care are nevoie, precum programul, orarul, cerințele speciale, nevoile de accesibilitate și numele persoanei care decide pentru Client;
- să comunice Furnizorului orice cerință alimentară sau alergie a Invitaților, odată cu Numărul Final, iar Furnizorul va acționa cu grija rezonabilă pe baza informațiilor primite;
- să se asigure că Invitații și ceilalți furnizori ai Clientului se comportă corespunzător, respectă regulile Locației și instrucțiunile personalului Furnizorului privind siguranța și nu deteriorează Locația sau bunurile Furnizorului;
- să obțină autorizările pe care trebuie să le obțină Clientul, de exemplu pentru artificii, spectacole, licențe de muzică sau închiderea unui drum, cu excepția cazului în care Furnizorul a convenit în scris să le obțină el;
- să răspundă pentru Invitați și pentru orice persoană adusă de Client în Locație, precum și pentru bunurile pe care acestea le aduc sau le lasă;
- să plătească Onorariul conform secțiunii 5.
5. Onorariu și plată
Onorariul pentru Servicii este de GBP 11.500, pentru cel mult Numărul Final. Clientul îl va plăti astfel:
- un avans de GBP 2.300 la semnarea prezentului contract, nerambursabil, cu excepția cazurilor în care prezentul contract prevede altfel;
- GBP 4.600 la 12 martie 2027 și restul de GBP 4.600 la 29 mai 2027.
Clientul va plăti fiecare tranșă la scadență, prin mijloacele indicate de Furnizor. Furnizorul poate refuza prestarea Serviciilor dacă o tranșă nu este plătită la scadență, după ce i-a dat Clientului o înștiințare și 3 zile pentru plată, caz în care se aplică taxele de anulare de la secțiunea 8. Sumele sunt exprimate fără taxa pe valoarea adăugată, taxe pe vânzări sau taxă de servicii, care se vor adăuga dacă sunt aplicabile. Clientul va plăti dobândă pentru sumele plătite cu întârziere, la rata permisă de lege.
GBP 500
Dacă se aplică o garanție, Clientul o va plăti odată cu ultima tranșă. Furnizorul o va rambursa în termen de 14 zile după Eveniment, minus costul rezonabil al repunerii în stare a oricărei deteriorări sau al înlocuirii a ceea ce s-a pierdut în timpul Evenimentului, pe care Furnizorul îl va arăta în scris.
6. Număr de invitați și modificări
- Clientul va comunica Furnizorului Numărul Final până la 14 zile înainte de eveniment („Data Numărului").
- Clientul plătește pentru cel puțin 100 Invitați, chiar dacă participă mai puțini.
- GBP 85
- După Data Numărului, Clientul poate crește numărul de Invitați numai dacă Furnizorul este de acord și nu poate reduce numărul pentru care plătește sub Numărul Final.
- Dacă Numărul Final depășește numărul permis de licența Locației sau de normele de securitate la incendiu și de siguranță, ori numărul pe care Furnizorul îl poate deservi în mod rezonabil, Furnizorul poate refuza Invitații suplimentari.
- Orice modificare a Serviciilor, a datelor sau a orelor trebuie convenită în scris. Furnizorul va comunica Clientului efectul asupra prețului înainte de a efectua modificarea. Dacă Furnizorul nu poate accepta o modificare, contractul continuă neschimbat.
7. Amânare
Clientul poate cere mutarea Evenimentului la altă dată. Furnizorul va încerca să accepte, dacă are data disponibilă. Dacă acceptă, Clientul va plăti costurile suplimentare rezultate și orice taxă prevăzută în prezentul contract pentru mutarea datei, iar prezentul contract se aplică noii date. Dacă Furnizorul nu poate oferi, în termen de 12 luni, o nouă dată convenabilă Clientului, Clientul poate anula în temeiul secțiunii 8.
GBP 500
8. Anularea de către Client
Clientul poate anula oricând, prin înștiințare scrisă. Întrucât Furnizorul își rezervă timpul și resursele pentru Eveniment și poate să nu le poată închiria din nou, Clientul va plăti o taxă de anulare după cum urmează:
Cu mai mult de 180 de zile înainte de eveniment: avansul. Între 180 și 91 de zile: 50% din onorariul total. Între 90 și 31 de zile: 75%. 30 de zile sau mai puțin: 100%.
Taxele reprezintă o estimare echitabilă a pierderii suferite de Furnizor și nu sunt o penalitate. Furnizorul va lua măsuri rezonabile pentru a revinde data ori bunurile și serviciile și va reduce taxa cu orice economie realizată sau sumă câștigată prin aceasta, dar nu sub nivelul avansului. Dacă Clientul a plătit mai mult decât taxa de anulare, Furnizorul va rambursa diferența în termen de 14 zile.
9. Anularea sau modificarea de către Furnizor
Dacă Furnizorul nu poate presta Serviciile, din alt motiv decât o cauză prevăzută la secțiunea 12, îl va informa pe Client cât mai curând posibil și, la alegerea Clientului, va oferi prestarea serviciilor la altă dată, va găsi un furnizor similar în condiții echivalente, acolo unde poate, sau va rambursa tot ce a plătit Clientul. Răspunderea Furnizorului în acest caz este limitată la rambursare și la costurile rezonabile ale trecerii Clientului la un furnizor alternativ, până la valoarea Onorariului.
10. Regulile Locației și siguranța
Clientul și Invitații vor respecta regulile Locației și legea, inclusiv:
Fără flăcări deschise sau confetti. Muzica trebuie să se încheie până la 23:30. Decorurile nu se fixează pe pereți. Invitații nu pot aduce alcool propriu.
- Furnizorul și Clientul vor respecta fiecare legislația privind securitatea la incendiu, sănătatea și securitatea în muncă și igiena alimentelor care li se aplică. Furnizorul poate opri sau modifica orice parte a Evenimentului ori poate cere Invitaților să plece, dacă are motive rezonabile să creadă că siguranța, legea sau licența sunt în pericol ori că o persoană are un comportament inacceptabil, iar Onorariul rămâne datorat.
- Alcoolul va fi servit numai persoanelor care au vârsta legală și nu celor care par în stare de ebrietate. Furnizorul poate refuza să servească orice persoană.
- Furnizorul are nevoie de acces rezonabil în Locație la orele din secțiunea 2 pentru amenajare și strângere. Clientul se va îngriji ca Locația să fie accesibilă, sigură și pregătită.
- Clientul nu va permite scoaterea de bunuri din Locație sau din bunurile Furnizorului. Clientul va plăti pentru daunele cauzate de Client, de Invitații săi sau de ceilalți furnizori ai săi.
- Orice timp suplimentar după ora de încheiere din secțiunea 2 se taxează la un tarif echitabil, pe care Furnizorul îl va indica în prealabil.
11. Asigurare și răspundere
- Furnizorul deține o asigurare de răspundere civilă față de terți de cel puțin GBP 5.000.000 pentru fiecare eveniment și va prezenta dovada la cerere.
- Asigurare de anulare a evenimentului și de răspundere civilă față de terți de cel puțin GBP 2.000.000, cu dovada trimisă cu 30 de zile înainte de eveniment.
- Furnizorul nu răspunde pentru bunurile Invitaților. Clientul răspunde pentru Invitați și pentru comportamentul lor.
- Nicio prevedere a prezentului contract nu limitează și nu exclude răspunderea pentru deces sau vătămare corporală cauzate din neglijență, pentru fraudă sau pentru orice alt aspect pentru care legea nu permite limitarea răspunderii.
- Sub rezerva acestei prevederi, niciuna dintre părți nu răspunde pentru pierderea profitului sau pentru vreun prejudiciu indirect ori subsecvent. Răspunderea totală a Furnizorului față de Client pentru toate pretențiile privind Evenimentul este limitată la Onorariu.
- Clientul ar trebui să ia în considerare propria asigurare de anulare a evenimentului, care poate acoperi costuri pe care prezentul contract nu le acoperă.
12. Evenimente aflate în afara controlului nostru
Dacă un eveniment aflat în afara controlului rezonabil al unei părți face imposibilă, ilegală sau nesigură organizarea Evenimentului ori prestarea Serviciilor, de exemplu dezastru natural, vreme extremă, incendiu, un ordin al guvernului, o restricție de sănătate publică, război, terorism, închiderea Locației, o pană generală de curent sau de transport ori decesul sau boala gravă a unei persoane-cheie, atunci acea parte nu se află în culpă pentru întârzierea sau neîndeplinirea în măsura în care acestea rezultă din acel eveniment. Ea o va informa pe cealaltă parte cât mai curând posibil și va încerca să reducă efectele.
Dacă Evenimentul nu poate avea loc la data stabilită, părțile vor încerca cu bună-credință să îl mute la o nouă dată în termen de 12 luni, fără taxă de anulare. Dacă nu reușesc, oricare parte poate înceta contractul printr-o înștiințare scrisă. Clientul va plăti atunci Serviciile deja prestate și costurile nerambursabile pe care Furnizorul le-a suportat deja pentru Eveniment și nu le poate recupera, pe care le va arăta în scris, iar Furnizorul va rambursa restul sumelor plătite de Client în termen de 14 zile.
13. Fotografii și utilizarea Evenimentului
Furnizorul poate face fotografii și înregistrări video ale propriei sale lucrări la Eveniment, de exemplu decorul și mâncarea, și le poate folosi pentru promovarea afacerii sale, cu excepția cazului în care Clientul îi comunică în scris, înainte de Eveniment, că nu este de acord. Furnizorul nu va folosi imagini în care un Invitat poate fi identificat fără permisiunea acestuia. Nicio prevedere a prezentei secțiuni nu conferă Furnizorului vreun drept asupra materialelor Clientului.
14. Confidențialitate și date cu caracter personal
Furnizorul va păstra confidențiale informațiile Clientului și va folosi datele cu caracter personal ale Clientului și ale Invitaților, precum nume, date de contact și nevoi alimentare, numai pentru prestarea Serviciilor și conform cerințelor legislației privind protecția datelor. Nu le va comunica, decât celor care au nevoie de ele pentru Eveniment sau dacă legea o cere.
15. Încetarea pentru încălcare
Oricare parte poate înceta prezentul contract printr-o înștiințare scrisă dacă cealaltă comite o încălcare gravă și nu o remediază în 7 zile de la o cerere scrisă în acest sens, sau devine insolvabilă. Dacă Clientul încetează contractul din cauza încălcării de către Furnizor, Furnizorul va rambursa ceea ce Clientul a plătit pentru Serviciile neprestate. Dacă Furnizorul îl încetează din cauza încălcării de către Client, se aplică taxele de anulare de la secțiunea 8, ca și cum Clientul ar fi anulat în acea zi.
16. Litigii și legea aplicabilă
Prezentul contract este guvernat de legea din Anglia și Țara Galilor.
În caz de neînțelegere, părțile vor încerca mai întâi să o soluționeze prin discuții, iar Clientul va comunica Furnizorului, în termen de 7 zile după Eveniment, orice reclamație privind Evenimentul, pentru ca aceasta să poată fi remediată, dacă este posibil. Dacă nu pot soluționa chestiunea în termen de 30 de zile, oricare dintre ele poate merge mai departe după cum urmează.
Locul de soluționare a oricărui litigiu izvorât din prezentul contract este Bristol. Modul de soluționare a litigiilor
Oricare parte poate solicita oricărei instanțe, oriunde, o măsură urgentă pentru protejarea drepturilor sale, pe durata soluționării unui litigiu.
17. Dispoziții generale
- Prezentul contract reprezintă întregul acord dintre părți cu privire la Eveniment și înlocuiește orice s-a spus sau s-a scris anterior. Poate fi modificat numai printr-un înscris semnat de ambele părți.
- Furnizorul este un contractant independent și poate folosi subcontractanți, dar rămâne răspunzător pentru aceștia.
- Niciuna dintre părți nu poate transfera drepturile sau obligațiile sale din prezentul contract fără acordul scris al celeilalte.
- Comunicările trebuie făcute în scris și pot fi trimise prin e-mail persoanei de contact de la secțiunea 2 sau la adresa indicată la începutul prezentului contract.
- Dacă o parte a prezentului contract nu poate fi pusă în executare, restul rămâne în vigoare. Partea care nu își exercită imediat un drept nu a renunțat la acesta.
- Poate fi semnat în exemplare separate și electronic, iar împreună acestea formează un singur contract.
Semnături
Pentru Furnizor: Riverside Events Ltd
Nume și funcție: ______________
Semnătura: ______________
Data: ______________
Clientul: Priya Nair
Nume și calitate: ______________
Semnătura: ______________
Data: ______________