Política de retenção de dados
Empresa: Northgate Supplies Ltd
Legislação aplicável: Alemanha
Responsável pela política: Encarregado de Proteção de Dados
Em vigor a partir de: 1 de maio de 2027
Próxima revisão: 1 de maio de 2028
Objetivo
A Northgate Supplies Ltd conserva registos apenas enquanto forem necessários por um motivo claro, como uma obrigação legal, um contrato ou uma necessidade real do negócio. Conservar dados durante demasiado tempo é um risco, e eliminá-los demasiado cedo pode violar a lei ou levar à perda de provas.
Princípios
- Guardar apenas o que é necessário, e nunca por mais tempo do que o necessário.
- Cada tipo de registo tem um responsável, um motivo e um prazo de conservação.
- Os dados pessoais são eliminados ou anonimizados quando o prazo termina.
- Os registos são conservados em segurança enquanto os detivermos e destruídos em segurança depois disso.
Calendário de conservação
| Registo | Guardar durante | Motivo | Onde é guardado |
|---|---|---|---|
| Encomendas e faturas de clientes | 7 anos a partir do fim do exercício económico | Legislação fiscal e contabilística | Sistema financeiro |
| Processos de colaboradores | 6 anos após a saída | Litígios laborais | Sistema de RH |
| Candidaturas a emprego não selecionadas | 12 meses | Tratar reclamações | Ferramenta de recrutamento |
| Imagens de videovigilância | 30 dias | Segurança | Gravador local |
| Dados analíticos do site | 14 meses | Melhoria do serviço | Ferramenta de análise |
Eliminação
Os registos digitais são eliminados dos sistemas e das cópias de segurança no ciclo de cópia seguinte. Os registos em papel são triturados por um serviço certificado.
Bloqueios legais
Se for provável uma ação judicial, investigação ou auditoria, o responsável pode suspender a eliminação dos registos em causa até indicação em contrário.
Exceções
Qualquer situação fora do calendário requer a aprovação escrita do responsável.
Funções
- Encarregado de Proteção de Dados mantém o calendário e responde a questões.
- Os responsáveis de departamento garantem que os registos do seu departamento seguem este calendário.
- Todos guardam registos apenas em sistemas aprovados e não os copiam para outros locais.
O calendário é revisto até 1 de maio de 2028.