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Política de retenção de dados

Diga que registos guarda, durante quanto tempo e porquê, quem é o responsável por eles e como são eliminados.

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Política de retenção de dados

Empresa: Northgate Supplies Ltd
Legislação aplicável: Alemanha
Responsável pela política: Encarregado de Proteção de Dados
Em vigor a partir de: 1 de maio de 2027
Próxima revisão: 1 de maio de 2028

Objetivo

A Northgate Supplies Ltd conserva registos apenas enquanto forem necessários por um motivo claro, como uma obrigação legal, um contrato ou uma necessidade real do negócio. Conservar dados durante demasiado tempo é um risco, e eliminá-los demasiado cedo pode violar a lei ou levar à perda de provas.

Princípios

  1. Guardar apenas o que é necessário, e nunca por mais tempo do que o necessário.
  2. Cada tipo de registo tem um responsável, um motivo e um prazo de conservação.
  3. Os dados pessoais são eliminados ou anonimizados quando o prazo termina.
  4. Os registos são conservados em segurança enquanto os detivermos e destruídos em segurança depois disso.

Calendário de conservação

Registo Guardar durante Motivo Onde é guardado
Encomendas e faturas de clientes 7 anos a partir do fim do exercício económico Legislação fiscal e contabilística Sistema financeiro
Processos de colaboradores 6 anos após a saída Litígios laborais Sistema de RH
Candidaturas a emprego não selecionadas 12 meses Tratar reclamações Ferramenta de recrutamento
Imagens de videovigilância 30 dias Segurança Gravador local
Dados analíticos do site 14 meses Melhoria do serviço Ferramenta de análise

Eliminação

Os registos digitais são eliminados dos sistemas e das cópias de segurança no ciclo de cópia seguinte. Os registos em papel são triturados por um serviço certificado.

Bloqueios legais

Se for provável uma ação judicial, investigação ou auditoria, o responsável pode suspender a eliminação dos registos em causa até indicação em contrário.

Exceções

Qualquer situação fora do calendário requer a aprovação escrita do responsável.

Funções

  • Encarregado de Proteção de Dados mantém o calendário e responde a questões.
  • Os responsáveis de departamento garantem que os registos do seu departamento seguem este calendário.
  • Todos guardam registos apenas em sistemas aprovados e não os copiam para outros locais.

O calendário é revisto até 1 de maio de 2028.

Os modelos são um ponto de partida preparado com cuidado, não aconselhamento jurídico. Quando houver questões legais, verifique a legislação aplicável no local onde se encontra.

Empresa e jurídico

Para que serve este modelo

Uma política de retenção de dados com um calendário: que registos guardar, por quanto tempo, porquê, onde ficam e como eliminar em segurança. Preencha online.

É grátis preencher online, não exige conta e pode ser descarregado como documento Word ou PDF. Ver todos os modelos de Empresa e jurídico

Empresa e jurídico

O que preenche

O formulário pede 9 dados. O documento é preenchido à medida que escreve.

  • Nome da empresa

    Por exemplo: Northgate Supplies Ltd

  • País ou região cuja legislação se aplica

    Por exemplo: Alemanha

  • Responsável pela política

    Por exemplo: Encarregado de Proteção de Dados

  • Em vigor a partir de

    Por exemplo: 1 de maio de 2027

  • Próxima revisão

    Por exemplo: 1 de maio de 2028

  • Calendário de conservação

    Uma linha por cada tipo de registo.

    Por exemplo: Encomendas e faturas de clientes | 7 anos a partir do fim do exercício económico | Legislação fiscal e contabilística | Sistema financeiro Processos de colaboradores | 6 anos após a saída | Litígios laborais | Sistema de RH Candidaturas a emprego não selecionadas | 12 meses | Tratar reclamações | Ferramenta de recrutamento Imagens de videovigilância | 30 dias | Segurança | Gravador local Dados analíticos do site | 14 meses | Melhoria do serviço | Ferramenta de análise

  • Como são eliminados os registos

    Explique a eliminação segura.

    Por exemplo: Os registos digitais são eliminados dos sistemas e das cópias de segurança no ciclo de cópia seguinte. Os registos em papel são triturados por um serviço certificado.

  • Bloqueios legaisopcional

    Por exemplo: Se for provável uma ação judicial, investigação ou auditoria, o responsável pode suspender a eliminação dos registos em causa até indicação em contrário.

  • Exceçõesopcional

    Por exemplo: Qualquer situação fora do calendário requer a aprovação escrita do responsável.

Empresa e jurídico

O que contém

As partes deste documento, por ordem.

  1. 1Objetivo
  2. 2Princípios
  3. 3Calendário de conservação
  4. 4Eliminação
  5. 5Bloqueios legais
  6. 6Exceções
  7. 7Funções

Modelos

Como funciona

  1. 01

    Preencher

    Introduza os seus dados no formulário. O documento é preenchido automaticamente à medida que escreve; clique em qualquer espaço por preencher para ir para o respetivo campo.

  2. 02

    Rever

    Leia o documento na íntegra. Os espaços que não preencheu continuam assinalados, para que nada seja enviado por concluir.

  3. 03

    Descarregar

    Guarde como documento Word para continuar a editar ou como PDF para enviar ou imprimir.

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Perguntas frequentes

Que dados pede este modelo?

O formulário pede 9 dados, a começar por Nome da empresa, País ou região cuja legislação se aplica, Responsável pela política, Em vigor a partir de, Próxima revisão. Mais 2 são opcionais.

Posso descarregar este modelo em Word ou PDF?

Sim. Depois de preencher o formulário, guarde-o como documento Word para continuar a editar ou como PDF para enviar ou imprimir. É grátis e não exige conta.

O que escrevo é enviado para algum lado?

Não. O que escreve fica no seu navegador enquanto preenche o documento. Só chega ao nerix se optar por abrir o modelo no chat.

O que devo verificar antes de usar este modelo?

Este modelo é um ponto de partida e não constitui aconselhamento jurídico. As leis sobre esta matéria variam de local para local, pelo que deve verificar o que se aplica onde exerce atividade antes de o adotar. Os prazos mínimos e máximos de conservação são fixados pela legislação fiscal, laboral, de saúde e de proteção de dados, que varia de país para país. Confirme cada prazo com um especialista.

Estes modelos de empresa são gratuitos?

A maioria, sim. Preencha e descarregue gratuitamente em Word ou PDF, sem conta. Alguns documentos mais longos são premium: gratuitos para preencher, pagos uma vez para descarregar e marcados com o preço.

Um modelo é o mesmo que aconselhamento jurídico?

Não. Um modelo é um ponto de partida cuidado. O direito das sociedades, dos contratos e da proteção de dados varia consoante o país: peça a um advogado que leia tudo o que envolva risco real antes de assinar.

Posso alterar as cláusulas?

Sim. Descarregue a versão Word e edite-a, ou abra o modelo no chat da nerix e peça uma cláusula mais rigorosa, mais curta ou noutra língua.