Bewaarbeleid voor gegevens
Bedrijf: Northgate Supplies Ltd
Van toepassing onder het recht van: Duitsland
Eigenaar: Functionaris voor gegevensbescherming
Van kracht vanaf: 1 mei 2027
Volgende herziening: 1 mei 2028
Doel
Northgate Supplies Ltd bewaart gegevens alleen zolang dat nodig is voor een duidelijke reden, zoals een wettelijke plicht, een overeenkomst of een echte bedrijfsbehoefte. Gegevens te lang bewaren is een risico, en ze te vroeg verwijderen kan de wet overtreden of bewijs doen verloren gaan.
Uitgangspunten
- Bewaar wat we nodig hebben, niet meer, en niet langer dan nodig.
- Elk soort gegeven heeft een eigenaar, een reden en een bewaartermijn.
- Persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer de termijn afloopt.
- Gegevens worden veilig bewaard zolang we ze hebben en daarna veilig vernietigd.
Bewaarschema
| Document | Bewaren gedurende | Reden | Waar het wordt bewaard |
|---|---|---|---|
| Klantorders en facturen | 7 jaar vanaf het einde van het boekjaar | Fiscale en boekhoudkundige wetgeving | Financieel systeem |
| Personeelsdossiers | 6 jaar na uitdiensttreding | Arbeidsrechtelijke claims | HR-systeem |
| Sollicitaties, afgewezen | 12 maanden | Klachten afhandelen | Recruitmenttool |
| CCTV-beelden | 30 dagen | Beveiliging | Lokale recorder |
| Websiteanalyses | 14 maanden | Dienstverbetering | Analysetool |
Verwijdering
Digitale gegevens worden bij de volgende back-upcyclus verwijderd uit systemen en back-ups. Papieren gegevens worden versnipperd door een gecertificeerde dienst.
Juridische bewaarplicht
Als een claim, onderzoek of audit waarschijnlijk is, kan de eigenaar het verwijderen van de betrokken gegevens stopzetten tot anders wordt besloten.
Uitzonderingen
Alles buiten het schema vereist de schriftelijke goedkeuring van de eigenaar.
Rollen
- Functionaris voor gegevensbescherming onderhoudt het schema en beantwoordt vragen.
- Afdelingshoofden zorgen ervoor dat hun gegevens het schema volgen.
- Iedereen bewaart gegevens alleen in goedgekeurde systemen en kopieert ze niet naar elders.
Het schema wordt herzien op of vóór 1 mei 2028.