Política de retención de datos
Empresa: Northgate Supplies Ltd
Se aplica conforme a la legislación de: Alemania
Responsable: Delegado de Protección de Datos
Vigente desde: 1 de mayo de 2027
Próxima revisión: 1 de mayo de 2028
Finalidad
Northgate Supplies Ltd conserva los registros solo durante el tiempo necesario y por un motivo claro, como una obligación legal, un contrato o una necesidad real del negocio. Conservar los datos demasiado tiempo supone un riesgo, y eliminarlos demasiado pronto puede infringir la ley o hacer perder pruebas.
Principios
- Conservamos lo que necesitamos, nada más, y no más tiempo del necesario.
- Cada tipo de registro tiene un responsable, un motivo y un plazo de conservación.
- Los datos personales se eliminan o se anonimizan cuando termina el plazo.
- Los registros se conservan de forma segura mientras los tenemos y se destruyen de forma segura después.
Calendario de conservación
| Registro | Conservar durante | Motivo | Dónde se guarda |
|---|---|---|---|
| Pedidos y facturas de clientes | 7 años desde el cierre del ejercicio | Legislación fiscal y contable | Sistema financiero |
| Expedientes de empleados | 6 años tras la baja | Reclamaciones laborales | Sistema de RR. HH. |
| Candidaturas no seleccionadas | 12 meses | Atender reclamaciones | Herramienta de selección |
| Grabaciones de videovigilancia | 30 días | Seguridad | Grabadora local |
| Analítica web | 14 meses | Mejora del servicio | Herramienta de analítica |
Eliminación
Los registros digitales se eliminan de los sistemas y de las copias de seguridad en el siguiente ciclo de copia. Los registros en papel se destruyen con un servicio certificado.
Bloqueos legales
Si es probable que haya una reclamación, una investigación o una auditoría, el responsable puede suspender la eliminación de los registros afectados hasta que se indique lo contrario.
Excepciones
Todo lo que quede fuera del calendario necesita la aprobación por escrito del responsable.
Funciones
- Delegado de Protección de Datos mantiene el calendario y responde a las preguntas.
- Los responsables de departamento se aseguran de que sus registros lo cumplan.
- Todos conservan los registros únicamente en los sistemas aprobados y no los copian a otros lugares.
El calendario se revisa en la fecha 1 de mayo de 2028 o antes.