Policy för datalagring
Företag: Northgate Supplies Ltd
Gäller enligt lagstiftningen i: Tyskland
Ägare: Dataskyddsombud
Gäller från: 1 maj 2027
Nästa översyn: 1 maj 2028
Syfte
Northgate Supplies Ltd bevarar handlingar bara så länge som det finns ett tydligt skäl, till exempel en rättslig skyldighet, ett avtal eller ett verkligt affärsbehov. Att spara data för länge är en risk, och att radera dem för tidigt kan bryta mot lagen eller innebära att bevis går förlorade.
Principer
- Vi sparar det vi behöver, inte mer, och inte längre än nödvändigt.
- Varje typ av handling har en ägare, ett skäl och en lagringstid.
- Personuppgifter raderas eller anonymiseras när lagringstiden löper ut.
- Handlingar förvaras säkert så länge vi har dem och förstörs säkert därefter.
Lagringsschema
| Handling | Spara i | Orsak | Var den förvaras |
|---|---|---|---|
| Kundorder och fakturor | 7 år från räkenskapsårets slut | Skatte- och bokföringslagstiftning | Ekonomisystem |
| Personalfiler | 6 år efter att anställningen upphörde | Anställningsanspråk | HR-system |
| Jobbansökningar, ej anställda | 12 månader | Hantera klagomål | Rekryteringsverktyg |
| Kameraövervakning | 30 dagar | Säkerhet | Lokal inspelare |
| Webbplatsanalys | 14 månader | Tjänsteförbättring | Analysverktyg |
Radering
Digitala handlingar raderas från system och säkerhetskopior vid nästa säkerhetskopieringscykel. Pappershandlingar strimlas av en certifierad tjänsteleverantör.
Rättsliga bevarandekrav
Om ett anspråk, en utredning eller en revision är sannolik får ägaren stoppa raderingen av berörda handlingar till dess att annat meddelas.
Undantag
Allt som faller utanför schemat kräver ägarens skriftliga godkännande.
Roller
- Dataskyddsombud underhåller schemat och svarar på frågor.
- Avdelningschefer ser till att deras handlingar följer det.
- Alla förvarar handlingar endast i godkända system och kopierar dem inte någon annanstans.
Schemat ses över senast 1 maj 2028.