Přeskočit na obsah
Začít zdarma

Zásady uchovávání dat

Uveďte, jaké záznamy uchováváte, jak dlouho a proč, kdo za ně odpovídá a jak se mažou.

Vyplňte a zobrazte náhled

Zásady uchovávání dat

Společnost: Northgate Supplies s.r.o.
Rozhodné právo: Německo
Odpovědná osoba: Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Účinnost od: 1. května 2027
Další revize: 1. května 2028

Účel

Northgate Supplies s.r.o. uchovává záznamy pouze po dobu, kterou potřebuje z jasného důvodu, například kvůli zákonné povinnosti, smlouvě nebo skutečné obchodní potřebě. Příliš dlouhé uchovávání dat je riziko a příliš brzké smazání může porušit zákon nebo vést ke ztrátě důkazů.

Zásady

  1. Uchováváme jen to, co potřebujeme, nic navíc a ne déle, než je nutné.
  2. Každý druh záznamu má odpovědnou osobu, důvod a dobu uchovávání.
  3. Osobní údaje se po skončení doby mažou nebo anonymizují.
  4. Záznamy jsou po dobu uchovávání bezpečně uložené a poté bezpečně zničené.

Harmonogram uchovávání

Záznam Uchovávat po dobu Důvod Kde je uloženo
Zákaznické objednávky a faktury 7 let od konce finančního roku Daňové a účetní předpisy Finanční systém
Osobní spisy zaměstnanců 6 let po odchodu Pracovněprávní nároky Personální systém
Přihlášky do zaměstnání, neúspěšní uchazeči 12 měsíců Vyřizování stížností Náborový nástroj
Kamerové záznamy 30 dní Bezpečnost Místní záznamové zařízení
Webová analytika 14 měsíců Zlepšování služeb Analytický nástroj

Mazání

Digitální záznamy se mažou ze systémů a záloh při dalším cyklu zálohování. Papírové záznamy skartuje certifikovaná služba.

Právní pozastavení mazání

Hrozí-li nárok, vyšetřování nebo audit, může odpovědná osoba zastavit mazání dotčených záznamů, dokud nedostane jiný pokyn.

Výjimky

Cokoli mimo harmonogram vyžaduje písemný souhlas odpovědné osoby.

Role

  • Pověřenec pro ochranu osobních údajů spravuje harmonogram a odpovídá na dotazy.
  • Vedoucí oddělení zajišťují, aby se jejich záznamy řídily harmonogramem.
  • Všichni uchovávají záznamy pouze ve schválených systémech a nekopírují je jinam.

Harmonogram se přezkoumává nejpozději k 1. května 2028.

Šablony jsou pečlivým výchozím bodem, nikoli právním poradenstvím. Kde záleží na právu, ověřte, co platí tam, kde se nacházíte.

Společnost a právo

K čemu je tato šablona

Zásady uchovávání dat se soupisem: jaké záznamy vedete, jak dlouho, proč, kde jsou uložené a jak se bezpečně mažou. Vyplňte je online.

Vyplnit online je zdarma, nepotřebujete účet a dokument si stáhnete ve formátu Word nebo PDF. Zobrazit všechny šablony v kategorii Společnost a právo

Společnost a právo

Co vyplníte

Formulář vyžaduje 9 údajů. Dokument se vyplňuje sám, jak píšete.

  • Název společnosti

    Například: Northgate Supplies s.r.o.

  • Země nebo region, jehož právo se použije

    Například: Německo

  • Odpovědná osoba za zásady

    Například: Pověřenec pro ochranu osobních údajů

  • Účinnost od

    Například: 1. května 2027

  • Další revize

    Například: 1. května 2028

  • Harmonogram uchovávání

    Jeden řádek pro každý typ záznamu.

    Například: Zákaznické objednávky a faktury | 7 let od konce finančního roku | Daňové a účetní předpisy | Finanční systém Osobní spisy zaměstnanců | 6 let po odchodu | Pracovněprávní nároky | Personální systém Přihlášky do zaměstnání, neúspěšní uchazeči | 12 měsíců | Vyřizování stížností | Náborový nástroj Kamerové záznamy | 30 dní | Bezpečnost | Místní záznamové zařízení Webová analytika | 14 měsíců | Zlepšování služeb | Analytický nástroj

  • Jak se záznamy mažou

    Vysvětlete bezpečné mazání.

    Například: Digitální záznamy se mažou ze systémů a záloh při dalším cyklu zálohování. Papírové záznamy skartuje certifikovaná služba.

  • Právní pozastavení mazánínepovinné

    Například: Hrozí-li nárok, vyšetřování nebo audit, může odpovědná osoba zastavit mazání dotčených záznamů, dokud nedostane jiný pokyn.

  • Výjimkynepovinné

    Například: Cokoli mimo harmonogram vyžaduje písemný souhlas odpovědné osoby.

Společnost a právo

Co je uvnitř

Jednotlivé části dokumentu tak, jak jdou po sobě.

  1. 1Účel
  2. 2Zásady
  3. 3Harmonogram uchovávání
  4. 4Mazání
  5. 5Právní pozastavení mazání
  6. 6Výjimky
  7. 7Role

Šablony

Jak to funguje

  1. 01

    Vyplnění

    Zadejte své údaje do formuláře. Dokument se vyplňuje, jak píšete; kliknutím na kteroukoli mezeru přejdete na její pole.

  2. 02

    Kontrola

    Přečtěte si jej celý. Prázdná místa, která jste nevyplnili, zůstanou označená, takže nic neodejde nedokončené.

  3. 03

    Stažení

    Uložte jej jako dokument Word pro další úpravy nebo jako PDF k odeslání či tisku.

Přizpůsobte si jej pomocí AI

Otevřete jej v chatu a požádejte o změny: kratší, důraznější, pro jinou situaci, v jiném jazyce.

Přizpůsobit s nerix

Společnost a právo

Časté dotazy

Jaké údaje tato šablona vyžaduje?

Formulář vyžaduje 9 údajů, nejprve Název společnosti, Země nebo region, jehož právo se použije, Odpovědná osoba za zásady, Účinnost od, Další revize. 2 dalších je nepovinných.

Mohu si tuto šablonu stáhnout ve formátu Word nebo PDF?

Ano. Po vyplnění formuláře jej uložte jako dokument Word, abyste mohli dál upravovat, nebo jako PDF k odeslání či tisku. Je to zdarma a nepotřebujete účet.

Odesílá se někam to, co napíšu?

Ne. Co napíšete, zůstává ve vašem prohlížeči během vyplňování dokumentu. Do nerix se odešle jen tehdy, když se rozhodnete šablonu otevřít v chatu.

Co mám zkontrolovat, než tuto šablonu použiji?

Tato šablona je výchozím bodem a není právním poradenstvím. Právní předpisy v této oblasti se liší místo od místa, proto si před jejím přijetím ověřte, co platí v místě vaší činnosti. Minimální a maximální doby uchovávání stanoví daňové, pracovněprávní a zdravotnické předpisy a předpisy o ochraně osobních údajů, které se v jednotlivých zemích liší. Každou dobu potvrďte s poradcem.

Jsou tyto firemní šablony zdarma?

Většina ano. Vyplňte a stáhněte je zdarma jako Word nebo PDF, bez účtu. Několik delších dokumentů je prémiových: vyplnění zdarma, stažení za jednorázovou platbu a s uvedenou cenou.

Je šablona totéž co právní porada?

Ne. Šablona je pečlivý výchozí bod. Obchodní, smluvní a datové právo se v jednotlivých zemích liší, proto nechte před podpisem přečíst právníkem vše, co nese skutečné riziko.

Mohu klauzule měnit?

Ano. Stáhněte si verzi pro Word a upravte ji, nebo šablonu otevřete v chatu nerix a požádejte o klauzuli přísnější, kratší nebo v jiném jazyce.

Šablony

Zobrazit všechny šablony v kategorii Společnost a právo

Šablony

Další druhy dokumentů

Každá kategorie má vlastní stránku, takže si můžete prohlédnout všechny její šablony najednou.

Použijte to v nerix

Zjistěte více