Datenaufbewahrungsrichtlinie
Unternehmen: Northgate Supplies Ltd
Es gilt das Recht von: Deutschland
Verantwortlich: Datenschutzbeauftragter
Gültig ab: 1. Mai 2027
Nächste Überprüfung: 1. Mai 2028
Zweck
Northgate Supplies Ltd bewahrt Unterlagen nur so lange auf, wie sie aus einem klaren Grund benötigt werden, etwa wegen einer gesetzlichen Pflicht, eines Vertrags oder eines tatsächlichen geschäftlichen Bedarfs. Eine zu lange Aufbewahrung ist ein Risiko, eine zu frühe Löschung kann gegen Gesetze verstoßen oder Beweise vernichten.
Grundsätze
- Wir bewahren auf, was wir brauchen, nicht mehr und nicht länger als nötig.
- Jede Art von Unterlage hat eine verantwortliche Person, einen Grund und eine Aufbewahrungsfrist.
- Personenbezogene Daten werden nach Ablauf der Frist gelöscht oder anonymisiert.
- Unterlagen werden während der Aufbewahrung sicher verwahrt und danach sicher vernichtet.
Aufbewahrungsplan
| Unterlage | Aufbewahren für | Grund | Wo es aufbewahrt wird |
|---|---|---|---|
| Kundenaufträge und Rechnungen | 7 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres | Steuer- und Handelsrecht | Finanzsystem |
| Personalakten | 6 Jahre nach dem Ausscheiden | Arbeitsrechtliche Ansprüche | HR-System |
| Bewerbungen, abgelehnt | 12 Monate | Bearbeitung von Beschwerden | Recruiting-Tool |
| Videoüberwachung | 30 Tage | Sicherheit | Lokaler Rekorder |
| Website-Analysen | 14 Monate | Verbesserung des Angebots | Analyse-Tool |
Löschung
Digitale Unterlagen werden aus den Systemen gelöscht und mit dem nächsten Sicherungszyklus auch aus den Sicherungen. Papierunterlagen werden von einem zertifizierten Dienst geschreddert.
Aufbewahrungssperren
Bei einem möglichen Anspruch, einer Untersuchung oder einer Prüfung kann die verantwortliche Person die Löschung der betroffenen Unterlagen aussetzen, bis sie etwas anderes anordnet.
Ausnahmen
Alles, was nicht im Plan steht, bedarf der schriftlichen Zustimmung der verantwortlichen Person.
Zuständigkeiten
- Datenschutzbeauftragter pflegt den Plan und beantwortet Fragen.
- Abteilungsleitungen sorgen dafür, dass ihre Unterlagen dem Plan entsprechen.
- Alle Mitarbeitenden legen Unterlagen nur in freigegebenen Systemen ab und kopieren sie nicht an andere Orte.
Der Plan wird bis spätestens 1. Mai 2028 überprüft.