Zasady retencji danych
Firma: Northgate Supplies Ltd
Obowiązuje na podstawie prawa: Niemcy
Właściciel: Inspektor ochrony danych
Obowiązuje od: 1 maja 2027
Następny przegląd: 1 maja 2028
Cel
Northgate Supplies Ltd przechowuje dokumenty tylko tak długo, jak jest to potrzebne z jasnego powodu, takiego jak obowiązek prawny, umowa lub rzeczywista potrzeba biznesowa. Zbyt długie przechowywanie danych to ryzyko, a zbyt wczesne usunięcie może naruszać prawo lub oznaczać utratę dowodów.
Zasady
- Przechowujemy to, co potrzebne, nie więcej i nie dłużej niż trzeba.
- Każdy rodzaj dokumentów ma właściciela, powód i okres przechowywania.
- Dane osobowe są usuwane lub anonimizowane po upływie okresu.
- Dokumenty są bezpiecznie przechowywane przez cały okres i bezpiecznie niszczone po jego zakończeniu.
Harmonogram retencji
| Rekord | Przechowywać przez | Powód | Gdzie jest przechowywane |
|---|---|---|---|
| Zamówienia i faktury klientów | 7 lat od końca roku obrotowego | Prawo podatkowe i rachunkowe | System finansowy |
| Akta pracowników | 6 lat po zakończeniu zatrudnienia | Roszczenia pracownicze | System kadrowy |
| Zgłoszenia kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni | 12 miesięcy | Rozpatrywanie skarg | Narzędzie do rekrutacji |
| Nagrania z monitoringu | 30 dni | Bezpieczeństwo | Lokalny rejestrator |
| Analityka strony internetowej | 14 miesięcy | Poprawa usług | Narzędzie analityczne |
Usuwanie
Dokumenty cyfrowe są usuwane z systemów i kopii zapasowych w następnym cyklu tworzenia kopii. Dokumenty papierowe są niszczone przez certyfikowaną firmę.
Wstrzymanie usuwania
Jeśli istnieje prawdopodobieństwo roszczenia, postępowania wyjaśniającego lub audytu, właściciel może wstrzymać usuwanie dotyczących ich dokumentów do odwołania.
Wyjątki
Wszystko poza harmonogramem wymaga pisemnej zgody właściciela.
Role
- Inspektor ochrony danych prowadzi harmonogram i odpowiada na pytania.
- Kierownicy działów pilnują, aby ich dokumenty były zgodne z harmonogramem.
- Wszyscy przechowują dokumenty wyłącznie w zatwierdzonych systemach i nie kopiują ich w inne miejsca.
Harmonogram jest przeglądany najpóźniej 1 maja 2028.