Politica di conservazione dei dati
Azienda: Northgate Supplies Ltd
Legge applicabile: Germania
Responsabile: Responsabile della protezione dei dati
In vigore dal: 1 maggio 2027
Prossima revisione: 1 maggio 2028
Finalità
Northgate Supplies Ltd conserva i documenti solo per il tempo necessario e per una ragione chiara, come un obbligo legale, un contratto o un'esigenza aziendale reale. Conservare i dati troppo a lungo è un rischio, mentre eliminarli troppo presto può violare la legge o far perdere prove.
Principi
- Conserviamo ciò che ci serve, non di più e non più a lungo del necessario.
- Ogni tipo di documento ha un responsabile, un motivo e un periodo di conservazione.
- I dati personali vengono eliminati o anonimizzati alla fine del periodo.
- I documenti sono custoditi in modo sicuro finché restano in nostro possesso e distrutti in modo sicuro in seguito.
Prospetto di conservazione
| Documento | Conservare per | Motivo | Dove viene conservato |
|---|---|---|---|
| Ordini dei clienti e fatture | 7 anni dalla fine dell'esercizio finanziario | Normativa fiscale e contabile | Sistema finanziario |
| Fascicoli dei dipendenti | 6 anni dopo la cessazione | Contenziosi di lavoro | Sistema delle risorse umane |
| Candidature non andate a buon fine | 12 mesi | Gestione dei reclami | Strumento di selezione |
| Filmati delle telecamere | 30 giorni | Sicurezza | Registratore locale |
| Analisi del sito web | 14 mesi | Miglioramento del servizio | Strumento di analisi |
Eliminazione
I documenti digitali vengono eliminati dai sistemi e dai backup al ciclo di backup successivo. I documenti cartacei vengono triturati da un servizio certificato.
Blocchi legali
Se è probabile un contenzioso, un'indagine o una verifica, il responsabile può sospendere l'eliminazione dei documenti interessati fino a diversa comunicazione.
Eccezioni
Qualsiasi caso non previsto dal prospetto richiede l'approvazione scritta del responsabile.
Ruoli
- Responsabile della protezione dei dati aggiorna il prospetto e risponde alle domande.
- I responsabili di reparto assicurano che i propri documenti lo rispettino.
- Tutti conservano i documenti solo nei sistemi approvati e non ne fanno copie altrove.
Il prospetto viene riesaminato entro e non oltre il 1 maggio 2028.