Siirry sisältöön
Aloita ilmaiseksi

Tietojensäilytysperiaatteet

Kerro, mitä tietoja säilytät, kuinka kauan ja miksi, kuka ne omistaa ja miten ne poistetaan.

Täytä ja esikatsele

Tietojensäilytysperiaatteet

Yritys: Northgate Supplies Ltd
Sovellettava lainsäädäntö: Saksa
Vastuuhenkilö: Tietosuojavastaava
Voimassa alkaen: 1.5.2027
Seuraava tarkistus: 1.5.2028

Tarkoitus

Northgate Supplies Ltd säilyttää tietoja vain niin kauan kuin se tarvitsee niitä selkeästä syystä, kuten lakisääteisen velvoitteen, sopimuksen tai todellisen liiketoiminnan tarpeen vuoksi. Liian pitkä säilytysaika on riski, ja liian aikainen poistaminen voi rikkoa lakia tai kadottaa todisteita.

Periaatteet

  1. Säilytämme sen, mitä tarvitsemme, emme enempää emmekä kauemmin kuin on tarpeen.
  2. Jokaisella tietotyypillä on vastuuhenkilö, syy ja säilytysaika.
  3. Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun säilytysaika päättyy.
  4. Tietoja säilytetään turvallisesti koko säilytysajan ja tuhotaan turvallisesti sen jälkeen.

Säilytysaikataulu

Asiakirja Säilytysaika Syy Missä sitä säilytetään
Asiakastilaukset ja laskut 7 vuotta tilikauden päättymisestä Vero- ja kirjanpitolainsäädäntö Taloushallinnon järjestelmä
Työntekijöiden henkilöstötiedostot 6 vuotta työsuhteen päättymisestä Työoikeudelliset vaatimukset HR-järjestelmä
Työhakemukset, ei valitut 12 kuukautta Valitusten käsittely Rekrytointityökalu
Kameravalvontatallenteet 30 päivää Turvallisuus Paikallinen tallennin
Verkkosivuston analytiikka 14 kuukautta Palvelun kehittäminen Analytiikkatyökalu

Poistaminen

Digitaaliset tiedot poistetaan järjestelmistä ja varmuuskopioista seuraavan varmuuskopiointikierroksen yhteydessä. Paperiset tiedot silputaan sertifioidussa palvelussa.

Oikeudelliset säilytysvelvoitteet

Jos vaatimus, tutkinta tai tilintarkastus on todennäköinen, vastuuhenkilö voi keskeyttää kyseisten tietojen poistamisen, kunnes toisin ilmoitetaan.

Poikkeukset

Kaikki aikataulun ulkopuoliset poikkeukset edellyttävät vastuuhenkilön kirjallista hyväksyntää.

Vastuut

  • Tietosuojavastaava ylläpitää aikataulua ja vastaa kysymyksiin.
  • Osastopäälliköt varmistavat, että heidän tietonsa noudattavat sitä.
  • Jokainen säilyttää tietoja vain hyväksytyissä järjestelmissä eikä kopioi niitä muualle.

Aikataulu tarkistetaan viimeistään 1.5.2028.

Mallit ovat huolellinen lähtökohta, eivät oikeudellista neuvontaa. Kun laki on ratkaiseva, tarkista, mitä sinun sijainnissasi sovelletaan.

Yritys ja juridiikka

Mihin tämä pohja on tarkoitettu

Tietojensäilytysperiaatteet ja aikataulu: mitä tietoja säilytät, kuinka kauan, miksi ja miten ne poistetaan turvallisesti. Täytä verkossa.

Voit täyttää sen ilmaiseksi verkossa, se ei vaadi tiliä, ja sen voi ladata Word-asiakirjana tai PDF-tiedostona. Näytä kaikki Yritys ja juridiikka-mallit

Yritys ja juridiikka

Täytettävät tiedot

Lomake kysyy 9 tietoa. Asiakirja täyttyy itsestään sitä mukaa, kun kirjoitat.

  • Yrityksen nimi

    Esimerkiksi: Northgate Supplies Ltd

  • Maa tai alue, jonka lakia sovelletaan

    Esimerkiksi: Saksa

  • Käytännön vastuuhenkilö

    Esimerkiksi: Tietosuojavastaava

  • Voimassa alkaen

    Esimerkiksi: 1.5.2027

  • Seuraava tarkistus

    Esimerkiksi: 1.5.2028

  • Säilytysaikataulu

    Yksi rivi kutakin asiakirjatyyppiä kohden.

    Esimerkiksi: Asiakastilaukset ja laskut | 7 vuotta tilikauden päättymisestä | Vero- ja kirjanpitolainsäädäntö | Taloushallinnon järjestelmä Työntekijöiden henkilöstötiedostot | 6 vuotta työsuhteen päättymisestä | Työoikeudelliset vaatimukset | HR-järjestelmä Työhakemukset, ei valitut | 12 kuukautta | Valitusten käsittely | Rekrytointityökalu Kameravalvontatallenteet | 30 päivää | Turvallisuus | Paikallinen tallennin Verkkosivuston analytiikka | 14 kuukautta | Palvelun kehittäminen | Analytiikkatyökalu

  • Miten tiedot poistetaan

    Kuvaa tietoturvallinen poistaminen.

    Esimerkiksi: Digitaaliset tiedot poistetaan järjestelmistä ja varmuuskopioista seuraavan varmuuskopiointikierroksen yhteydessä. Paperiset tiedot silputaan sertifioidussa palvelussa.

  • Oikeudelliset säilytysvelvoitteetvalinnainen

    Esimerkiksi: Jos vaatimus, tutkinta tai tilintarkastus on todennäköinen, vastuuhenkilö voi keskeyttää kyseisten tietojen poistamisen, kunnes toisin ilmoitetaan.

  • Poikkeuksetvalinnainen

    Esimerkiksi: Kaikki aikataulun ulkopuoliset poikkeukset edellyttävät vastuuhenkilön kirjallista hyväksyntää.

Yritys ja juridiikka

Sisältö

Asiakirjan osat järjestyksessä.

  1. 1Tarkoitus
  2. 2Periaatteet
  3. 3Säilytysaikataulu
  4. 4Poistaminen
  5. 5Oikeudelliset säilytysvelvoitteet
  6. 6Poikkeukset
  7. 7Vastuut

Mallit

Näin se toimii

  1. 01

    Täytä

    Kirjoita tietosi lomakkeeseen. Asiakirja täyttyy itsestään kirjoittaessasi. Napsauta mitä tahansa aukkoa, niin siirryt sen kenttään.

  2. 02

    Tarkista

    Lue se läpi. Täyttämättömät aukot pysyvät merkittyinä, jotta mitään ei lähetetä puolivalmiina.

  3. 03

    Lataa

    Tallenna se Word-asiakirjana, jos haluat muokata sitä lisää, tai PDF-tiedostona lähetettäväksi tai tulostettavaksi.

Tee siitä omanlaisesi tekoälyn avulla

Avaa se keskustelussa ja pyydä muutoksia: lyhyempi, napakampi, toinen tilanne, toinen kieli.

Mukauta se nerixillä

Yritys ja juridiikka

Usein kysytyt kysymykset

Mitä tietoja tämä pohja pyytää?

Lomake pyytää 9 tietoa, ensimmäisenä Yrityksen nimi, Maa tai alue, jonka lakia sovelletaan, Käytännön vastuuhenkilö, Voimassa alkaen, Seuraava tarkistus. 2 muuta tietoa on valinnaista.

Voinko ladata tämän pohjan Word- tai PDF-tiedostona?

Kyllä. Kun olet täyttänyt lomakkeen, tallenna se Word-asiakirjaksi, jos haluat jatkaa muokkausta, tai PDF-tiedostoksi lähetettäväksi tai tulostettavaksi. Se on maksuton eikä vaadi tiliä.

Lähetetäänkö kirjoittamani tiedot jonnekin?

Ei. Kirjoittamasi tiedot pysyvät selaimessasi, kun täytät asiakirjaa. Ne menevät nerixille vain, jos valitset mallipohjan avaamisen chatissa.

Mitä minun pitäisi tarkistaa ennen kuin käytän tätä pohjaa?

Tämä mallipohja on lähtökohta, ei oikeudellinen neuvo. Tätä aihetta koskevat lait vaihtelevat paikasta toiseen, joten tarkista ennen käyttöönottoa, mitä säännöksiä sinun toimintaasi sovelletaan. Säilytysaikojen vähimmäis- ja enimmäispituudet määräytyvät vero-, työ-, terveys- ja tietosuojalainsäädännön mukaan, ja ne vaihtelevat maittain. Vahvista jokainen säilytysaika asiantuntijan kanssa.

Ovatko nämä yrityspohjat ilmaisia?

Useimmat ovat. Täytä ja lataa ne ilmaiseksi Word- tai PDF-muodossa ilman tiliä. Muutama pidempi asiakirja on premium: ilmainen täyttää, kertamaksu latauksesta ja hinta merkitty.

Onko pohja sama asia kuin oikeudellinen neuvonta?

Ei. Pohja on huolellinen lähtökohta. Yhtiö-, sopimus- ja tietosuojaoikeus vaihtelevat maittain, joten pyydä lakimiestä lukemaan kaikki, mihin liittyy todellinen riski, ennen allekirjoitusta.

Voinko muuttaa lausekkeita?

Kyllä. Lataa Word-versio ja muokkaa sitä tai avaa pohja nerix-chatissa ja pyydä tiukempaa, lyhyempää tai toisella kielellä kirjoitettua lauseketta.

Mallit

Näytä kaikki Yritys ja juridiikka-mallit

Mallit

Lisää asiakirjatyyppejä

Jokaisella kategorialla on oma sivunsa, joten näet kaikki sen mallit kerralla.

Käytä nerixissä

Lue lisää