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Politique de conservation des données

Indiquez quels documents vous conservez, pendant combien de temps et pourquoi, qui en est responsable et comment ils sont supprimés.

Remplir et prévisualiser

Politique de conservation des données

Société : Northgate Supplies Ltd
Droit applicable : Allemagne
Responsable : Délégué à la protection des données
Date d'entrée en vigueur : 1er mai 2027
Prochaine revue : 1er mai 2028

Objet

Northgate Supplies Ltd ne conserve des documents que le temps nécessaire et pour une raison claire, comme une obligation légale, un contrat ou un véritable besoin professionnel. Conserver des données trop longtemps est un risque, et les supprimer trop tôt peut enfreindre la loi ou faire perdre des preuves.

Principes

  1. Ne conserver que ce dont nous avons besoin, sans excédent et pas plus longtemps que nécessaire.
  2. Chaque catégorie de documents a un responsable, une raison d'être et une durée de conservation.
  3. Les données personnelles sont supprimées ou anonymisées à l'issue de la durée de conservation.
  4. Les documents sont conservés en sécurité pendant leur durée de conservation, puis détruits de manière sûre.

Calendrier de conservation

Document Durée de conservation Motif Lieu de conservation
Commandes clients et factures 7 ans à compter de la clôture de l'exercice Droit fiscal et comptable Système financier
Dossiers du personnel 6 ans après le départ Litiges liés à l'emploi Système RH
Candidatures non retenues 12 mois Traitement des réclamations Outil de recrutement
Images de vidéosurveillance 30 jours Sécurité Enregistreur local
Données analytiques du site web 14 mois Amélioration du service Outil d'analyse

Suppression

Les documents numériques sont supprimés des systèmes et des sauvegardes lors du cycle de sauvegarde suivant. Les documents papier sont broyés par un prestataire certifié.

Suspensions pour motif juridique

En cas de litige, d'enquête ou d'audit probable, le responsable peut suspendre la suppression des documents concernés jusqu'à nouvel ordre.

Exceptions

Tout document hors calendrier doit obtenir l'approbation écrite du responsable.

Rôles

  • Délégué à la protection des données tient à jour le calendrier et répond aux questions.
  • Les responsables de service veillent à ce que leurs documents respectent ce calendrier.
  • Chacun conserve les documents uniquement dans les systèmes approuvés et ne les copie pas ailleurs.

Le calendrier est revu au plus tard le 1er mai 2028.

Les modèles sont un point de départ soigné, pas un conseil juridique. Lorsque l'aspect juridique est important, vérifiez ce qui s'applique là où vous vous trouvez.

Entreprise et juridique

À quoi sert ce modèle

Modèle de politique de conservation des données avec calendrier. Quels documents garder, combien de temps, pourquoi, où et comment les supprimer en sécurité.

Le remplissage en ligne est gratuit, ne nécessite aucun compte et le document se télécharge au format Word ou PDF. Voir tous les modèles de Entreprise et juridique

Entreprise et juridique

Ce que vous remplissez

Le formulaire demande 9 informations. Le document se remplit au fur et à mesure que vous tapez.

  • Nom de la société

    Par exemple : Northgate Supplies Ltd

  • Pays ou région dont le droit s'applique

    Par exemple : Allemagne

  • Responsable de la politique

    Par exemple : Délégué à la protection des données

  • Date d'entrée en vigueur

    Par exemple : 1er mai 2027

  • Prochaine revue

    Par exemple : 1er mai 2028

  • Calendrier de conservation

    Une ligne par type de document.

    Par exemple : Commandes clients et factures | 7 ans à compter de la clôture de l'exercice | Droit fiscal et comptable | Système financier Dossiers du personnel | 6 ans après le départ | Litiges liés à l'emploi | Système RH Candidatures non retenues | 12 mois | Traitement des réclamations | Outil de recrutement Images de vidéosurveillance | 30 jours | Sécurité | Enregistreur local Données analytiques du site web | 14 mois | Amélioration du service | Outil d'analyse

  • Mode de suppression des documents

    Expliquez la suppression sécurisée.

    Par exemple : Les documents numériques sont supprimés des systèmes et des sauvegardes lors du cycle de sauvegarde suivant. Les documents papier sont broyés par un prestataire certifié.

  • Suspensions pour motif juridiquefacultatif

    Par exemple : En cas de litige, d'enquête ou d'audit probable, le responsable peut suspendre la suppression des documents concernés jusqu'à nouvel ordre.

  • Exceptionsfacultatif

    Par exemple : Tout document hors calendrier doit obtenir l'approbation écrite du responsable.

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Contenu du document

Les parties de ce document, dans l'ordre.

  1. 1Objet
  2. 2Principes
  3. 3Calendrier de conservation
  4. 4Suppression
  5. 5Suspensions pour motif juridique
  6. 6Exceptions
  7. 7Rôles

Modèles

Comment ça marche

  1. 01

    Remplir

    Saisissez vos informations dans le formulaire. Le document se remplit au fur et à mesure ; cliquez sur un espace à remplir pour accéder à son champ.

  2. 02

    Vérifier

    Relisez-le. Les espaces non remplis restent signalés, pour qu'aucun document ne soit envoyé à moitié terminé.

  3. 03

    Télécharger

    Enregistrez-le en document Word pour le modifier, ou en PDF pour l'envoyer ou l'imprimer.

Personnalisez-le avec l'IA

Ouvrez-le dans le chat et demandez des modifications : plus court, plus ferme, une autre situation, une autre langue.

L'adapter avec nerix

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Questions fréquentes

Quelles informations ce modèle demande-t-il ?

Le formulaire demande 9 informations, à commencer par Nom de la société, Pays ou région dont le droit s'applique, Responsable de la politique, Date d'entrée en vigueur, Prochaine revue. 2 autres sont facultatives.

Puis-je télécharger ce modèle au format Word ou PDF ?

Oui. Une fois le formulaire rempli, enregistrez-le au format Word pour continuer à le modifier, ou au format PDF pour l’envoyer ou l’imprimer. C’est gratuit et aucun compte n’est nécessaire.

Ce que je saisis est-il envoyé quelque part ?

Non. Ce que vous saisissez reste dans votre navigateur pendant que vous remplissez le document. Cela n’est transmis à nerix que si vous choisissez d’ouvrir le modèle dans le chat.

Que dois-je vérifier avant d’utiliser ce modèle ?

Ce modèle est un point de départ et ne constitue pas un avis juridique. Les lois en la matière varient d'un endroit à l'autre. Vérifiez ce qui s'applique là où vous exercez avant de l'adopter. Les durées minimales et maximales de conservation sont fixées par la législation fiscale, le droit du travail, les règles de santé et la protection des données, qui varient selon les pays. Confirmez chaque durée avec un conseiller.

Ces modèles d'entreprise sont-ils gratuits ?

La plupart. Remplissez-les et téléchargez-les gratuitement en Word ou en PDF, sans compte. Quelques documents plus longs sont premium : gratuits à remplir, payés une fois pour le téléchargement, et marqués de leur prix.

Un modèle vaut-il un conseil juridique ?

Non. Un modèle est un point de départ soigné. Le droit des sociétés, des contrats et de la protection des données varie selon les pays : faites relire par un juriste tout ce qui présente un vrai risque avant de signer.

Puis-je modifier les clauses ?

Oui. Téléchargez la version Word et modifiez-la, ou ouvrez le modèle dans le chat nerix et demandez une clause plus stricte, plus courte ou dans une autre langue.

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