سياسة الاحتفاظ بالبيانات
الشركة: شركة نورثغيت للتوريدات المحدودة
تُطبَّق بموجب قانون: ألمانيا
المسؤول: مسؤول حماية البيانات
سارية من: 1 مايو 2027
المراجعة التالية: 1 مايو 2028
الغرض
لا تحتفظ شركة نورثغيت للتوريدات المحدودة بالسجلات إلا للمدة التي تحتاجها فيها لسبب واضح، مثل التزام قانوني أو عقد أو حاجة عمل حقيقية. فالاحتفاظ بالبيانات مدة أطول من اللازم مخاطرة، والحذف المبكر قد يخالف القانون أو يُفقدنا دليلاً.
المبادئ
- نحتفظ بما نحتاجه، لا أكثر، ولمدة لا تتجاوز الحاجة.
- لكل نوع من السجلات مسؤول وسبب ومدة احتفاظ.
- تُحذف البيانات الشخصية أو تُجعل مجهولة الهوية عند انتهاء المدة.
- تُحفظ السجلات بأمان طوال مدة الاحتفاظ بها وتُتلف بأمان بعد ذلك.
جدول الاحتفاظ
| السجل | مدة الاحتفاظ | السبب | مكان الحفظ |
|---|---|---|---|
| طلبات العملاء والفواتير | 7 سنوات من نهاية السنة المالية | قانون الضرائب والمحاسبة | النظام المالي |
| ملفات الموظفين | 6 سنوات بعد ترك العمل | مطالبات العمل | نظام الموارد البشرية |
| طلبات التوظيف غير الناجحة | 12 شهراً | معالجة الشكاوى | أداة التوظيف |
| تسجيلات كاميرات المراقبة | 30 يوماً | الأمن | مسجّل محلي |
| تحليلات الموقع | 14 شهراً | تحسين الخدمة | أداة التحليلات |
الحذف
تُحذف السجلات الرقمية من الأنظمة والنسخ الاحتياطية في دورة النسخ الاحتياطي التالية. وتُتلف السجلات الورقية عبر خدمة معتمدة.
الحجز القانوني
إذا كان هناك احتمال لمطالبة أو تحقيق أو تدقيق، يجوز للمسؤول إيقاف حذف السجلات المعنية حتى إشعار آخر.
الاستثناءات
أي حالة خارج الجدول تحتاج إلى موافقة كتابية من المسؤول.
الأدوار
- مسؤول حماية البيانات يحافظ على الجدول ويجيب على الأسئلة.
- رؤساء الأقسام يتأكدون من التزام سجلاتهم به.
- الجميع يحتفظ بالسجلات في الأنظمة المعتمدة فقط ولا ينسخها إلى مكان آخر.
يُراجَع الجدول في موعد أقصاه 1 مايو 2028.