Lieferantenkodex
Harbor & Pine Foods Ltd (das Unternehmen), gültig ab 1. Januar 2027
Lieferant: Greenfield Packaging Co.
1. Zweck und Geltungsbereich
Dieser Kodex legt fest, wie das Unternehmen von seinen Lieferanten erwartet, dass sie Geschäfte machen. Er gilt für den Lieferanten, seine Eigentümer und Beschäftigten und für jedes Unternehmen, das für den Lieferanten an Waren oder Dienstleistungen für das Unternehmen arbeitet (Unterauftragnehmer). Er ergänzt den Liefervertrag und ersetzt ihn nicht. Setzt ein Gesetz oder der Vertrag einen höheren Standard, gilt dieser Standard.
2. Gesetze und Vorschriften
Der Lieferant befolgt die Gesetze und Vorschriften, die überall dort gelten, wo er tätig ist, einschließlich derer zu Arbeit, Sicherheit, Umwelt, Steuern, Handel und Wettbewerb. Er hält die Genehmigungen und Lizenzen vor, die er benötigt.
3. Arbeit und Menschenrechte
- Arbeit wird frei gewählt. Keine Zwangs-, Schuld-, Gefängnis- oder Sklavenarbeit und kein Menschenhandel. Beschäftigte behalten ihre eigenen Ausweispapiere und können nach angemessener Kündigungsfrist frei gehen.
- Keine Kinderarbeit. Jugendliche Beschäftigte werden von Arbeit ferngehalten, die ihre Gesundheit, Sicherheit oder Schulbildung gefährden könnte.
- Vergütung, Überstunden und Arbeitszeiten richten sich nach dem Gesetz und der Vereinbarung mit den Beschäftigten. Beschäftigte erhalten klare schriftliche Bedingungen und Gehaltsabrechnungen, und Abzüge werden nie als Strafe eingesetzt.
- Beschäftigte werden mit Respekt behandelt. Keine Diskriminierung, Belästigung, Drohungen oder Gewalt.
- Beschäftigte dürfen sich untereinander austauschen und ohne Angst Bedenken äußern, soweit das Recht an ihrem Arbeitsort es erlaubt.
4. Gesundheit und Sicherheit
Der Lieferant sorgt für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz: sichere Gebäude und Maschinen, klare Ausgänge, Sicherheitsschulungen, bei Bedarf Schutzausrüstung, sauberes Trinkwasser und Toiletten sowie eine Möglichkeit, Unfälle und Beinaheunfälle zu melden.
5. Umwelt
Der Lieferant befolgt das Umweltrecht, geht verantwortungsvoll mit Abfall und Emissionen um und bemüht sich, weniger Energie, Wasser und Material zu verbrauchen. Er informiert das Unternehmen über jeden schweren Umweltvorfall, der die Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens betrifft.
6. Geschäftsethik
- Keine Bestechung, Schmiergelder oder unzulässigen Zahlungen, in keiner Form und an niemanden, auch nicht an Amtsträger.
- Geschenke und Bewirtung für Beschäftigte des Unternehmens sind bescheiden und offen und nie dazu bestimmt, eine Entscheidung zu beeinflussen.
- Der Lieferant informiert das Unternehmen über jeden Interessenkonflikt.
- Fairer Wettbewerb: keine Preisabsprachen, keine Angebotsabsprachen und keine Weitergabe von Geheimnissen von Wettbewerbern.
- Unterlagen, Rechnungen und Berichte sind ehrlich und zutreffend.
7. Informationen, Datenschutz und Vertraulichkeit
Der Lieferant schützt die vertraulichen Informationen des Unternehmens und alle personenbezogenen Daten, die er für das Unternehmen verarbeitet, verwendet sie nur für den vereinbarten Zweck und befolgt das geltende Datenschutzrecht. Er informiert das Unternehmen unverzüglich, wenn solche Daten verloren gehen oder offengelegt werden.
8. Unterauftragnehmer und Lieferkette
Der Lieferant stellt sicher, dass seine eigenen Unterauftragnehmer und Lieferanten die Standards dieses Kodex einhalten, und führt eine Liste derjenigen, die an den Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens arbeiten. Er nennt dem Unternehmen auf Verlangen, wer das ist.
9. Kontrollen und Audits
Das Unternehmen darf prüfen, ob dieser Kodex eingehalten wird, durch Fragebögen, Unterlagenanforderungen und Besuche an den Standorten des Lieferanten. Das Unternehmen kündigt einen Besuch mindestens 14 Tage vorher an, außer wenn es einen ernsten Grund zu der Annahme hat, dass ein Beschäftigter in Gefahr ist. Der Lieferant gewährt Zugang, Informationen und eine faire Gelegenheit, mit Beschäftigten unter vier Augen zu sprechen, und bestraft niemanden für die Teilnahme.
10. Bedenken melden
Jede Person darf ein Bedenken zu diesem Kodex an ethics@harborpine.example melden. Meldungen werden vertraulich behandelt. Das Unternehmen duldet keine Maßnahmen gegen eine Person, die in gutem Glauben meldet, und erwartet das auch vom Lieferanten.
11. Wenn der Kodex nicht eingehalten wird
Der Lieferant informiert das Unternehmen sofort über einen Verstoß, den er feststellt. Das Unternehmen und der Lieferant vereinbaren einen Plan zur Behebung, und der Lieferant behebt den Verstoß innerhalb von 30 Tage nach einer schriftlichen Aufforderung oder früher, wenn der Schaden schwer ist. Tut der Lieferant dies nicht oder ist der Verstoß sehr schwer oder wiederholt, kann das Unternehmen Bestellungen aussetzen oder die Geschäftsbeziehung beenden, soweit der Liefervertrag dies erlaubt.
12. Zusätzliche Anforderungen
Lieferanten von Lebensmittelverpackungen müssen ein gültiges Lebensmittelsicherheitszertifikat besitzen und es auf Verlangen vorlegen.
13. Recht und Streitigkeiten
Dieser Kodex ist zusammen mit dem Liefervertrag zu lesen. Regelt der Vertrag Recht und Streitigkeiten anders, entscheidet der Vertrag.
Anwendbares Recht: die Niederlande
Bestätigung und Einverständnis
Mit der Unterschrift bestätigt der Lieferant, dass er diesen Kodex gelesen und verstanden hat, ihn befolgen wird und dafür sorgt, dass seine Unterauftragnehmer dies ebenfalls tun.
Für das Unternehmen: Harbor & Pine Foods Ltd
Name und Funktion: Daniel Okafor, Leiter Einkauf
Unterschrift: ______________
Datum: ______________
Für den Lieferanten: Greenfield Packaging Co.
Name und Funktion: Ingrid Solberg, Geschäftsführerin
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Datum: ______________