Gedragscode voor leveranciers
Harbor & Pine Foods Ltd (het Bedrijf), van kracht vanaf 1 januari 2027
Leverancier: Greenfield Packaging Co.
1. Doel en reikwijdte
Deze code beschrijft hoe het Bedrijf van zijn leveranciers verwacht dat zij zaken doen. Zij geldt voor de Leverancier, zijn eigenaren en personeel, en voor elk bedrijf dat voor de Leverancier werkt aan goederen of diensten voor het Bedrijf (onderaannemers). Zij komt bovenop de leveringsovereenkomst en vervangt die niet. Als een wet of de overeenkomst een hogere norm stelt, geldt die norm.
2. Wet- en regelgeving
De Leverancier volgt de wet- en regelgeving die geldt waar hij actief is, waaronder die over arbeid, veiligheid, milieu, belasting, handel en mededinging. Hij beschikt over de vergunningen en licenties die hij nodig heeft.
3. Arbeid en mensenrechten
- Werk wordt vrijwillig gekozen. Geen gedwongen arbeid, schuldarbeid, gevangenisarbeid of slavenarbeid, en geen mensenhandel. Werknemers houden hun eigen identiteitsbewijzen en mogen na een redelijke opzegtermijn vrij vertrekken.
- Geen kinderarbeid. Jonge werknemers worden weggehouden van werk dat hun gezondheid, veiligheid of schoolgang kan schaden.
- Loon, overwerk en werktijden volgen de wet en de overeenkomst met de werknemer. Werknemers krijgen duidelijke schriftelijke voorwaarden en loonstroken, en inhoudingen worden nooit als straf gebruikt.
- Werknemers worden met respect behandeld. Geen discriminatie, intimidatie, bedreigingen of geweld.
- Werknemers mogen met elkaar spreken en zonder angst zorgen aankaarten, voor zover de wet waar zij werken dat toestaat.
4. Gezondheid en veiligheid
De Leverancier zorgt voor een veilige en gezonde werkplek: veilige gebouwen en machines, duidelijke uitgangen, veiligheidstraining, beschermingsmiddelen waar nodig, schoon drinkwater en toiletten, en een manier om ongevallen en bijna-ongevallen te melden.
5. Milieu
De Leverancier volgt het milieurecht, gaat verantwoord om met afval en uitstoot en streeft naar minder gebruik van energie, water en materiaal. Hij meldt het Bedrijf elk ernstig milieu-incident dat de goederen of diensten van het Bedrijf raakt.
6. Bedrijfsethiek
- Geen omkoping, steekpenningen of ongepaste betalingen, in welke vorm dan ook en aan wie dan ook, ook niet aan ambtenaren.
- Geschenken en gastvrijheid aan het personeel van het Bedrijf zijn bescheiden en openlijk, nooit bedoeld om een besluit te beïnvloeden.
- De Leverancier meldt het Bedrijf elk belangenconflict.
- Eerlijke concurrentie: geen prijsafspraken, afgesproken biedingen of delen van geheimen van concurrenten.
- Administratie, facturen en rapporten zijn eerlijk en juist.
7. Informatie, privacy en vertrouwelijkheid
De Leverancier beschermt de vertrouwelijke informatie van het Bedrijf en alle persoonsgegevens die hij voor het Bedrijf verwerkt, gebruikt ze alleen voor het afgesproken doel en volgt de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Hij meldt het Bedrijf zonder uitstel als dergelijke gegevens verloren gaan of bloot komen te liggen.
8. Onderaannemers en de toeleveringsketen
De Leverancier zorgt ervoor dat zijn eigen onderaannemers en leveranciers voldoen aan de normen in deze code, en houdt een lijst bij van degenen die aan de goederen of diensten van het Bedrijf werken. Hij maakt op verzoek aan het Bedrijf bekend wie zij zijn.
9. Controles en audits
Het Bedrijf mag controleren of deze code wordt nageleefd, met vragenlijsten, verzoeken om documenten en bezoeken aan de locaties van de Leverancier. Het Bedrijf kondigt een bezoek minstens 14 dagen van tevoren aan, behalve als het een ernstige reden heeft om aan te nemen dat een werknemer in gevaar is. De Leverancier geeft toegang, informatie en een eerlijke kans om werknemers onder vier ogen te spreken, en straft niemand voor deelname.
10. Zorgen melden
Iedereen kan een zorg over deze code melden bij ethics@harborpine.example. Meldingen worden vertrouwelijk behandeld. Het Bedrijf staat geen maatregelen toe tegen een persoon die te goeder trouw meldt, en verwacht van de Leverancier hetzelfde.
11. Als de code niet wordt nageleefd
De Leverancier meldt het Bedrijf onmiddellijk elke overtreding die hij vaststelt. Het Bedrijf en de Leverancier komen een plan overeen om die te herstellen, en de Leverancier herstelt haar binnen 30 dagen na een schriftelijk verzoek, of eerder als de schade ernstig is. Als de Leverancier dat niet doet, of de overtreding zeer ernstig is of zich herhaalt, mag het Bedrijf bestellingen opschorten of de relatie beëindigen, zoals de leveringsovereenkomst toestaat.
12. Extra eisen
Leveranciers van voedselverpakkingen moeten een geldig voedselveiligheidscertificaat hebben en dit op verzoek tonen.
13. Recht en geschillen
Deze code wordt samen met de leveringsovereenkomst gelezen. Als de overeenkomst iets anders bepaalt over recht en geschillen, is de overeenkomst bepalend.
Toepasselijk recht: Nederland
Bevestiging en akkoord
Door te ondertekenen bevestigt de Leverancier dat hij deze code heeft gelezen en begrepen, haar zal naleven en ervoor zal zorgen dat zijn onderaannemers dat ook doen.
Voor het Bedrijf: Harbor & Pine Foods Ltd
Naam en functie: Daniel Okafor, hoofd inkoop
Handtekening: ______________
Datum: ______________
Voor de Leverancier: Greenfield Packaging Co.
Naam en functie: Ingrid Solberg, algemeen directeur
Handtekening: ______________
Datum: ______________