Kodeks postępowania dostawców
Harbor & Pine Foods Ltd (Firma), obowiązuje od 1 stycznia 2027
Dostawca: Greenfield Packaging Co.
1. Cel i zakres
Niniejszy kodeks określa, jak Firma oczekuje prowadzenia działalności przez swoich dostawców. Dotyczy Dostawcy, jego właścicieli i pracowników oraz każdego przedsiębiorcy, który pracuje dla Dostawcy przy towarach lub usługach dla Firmy (podwykonawców). Uzupełnia umowę dostawy i jej nie zastępuje. Jeśli przepis prawa lub umowa ustala wyższy standard, obowiązuje ten standard.
2. Przepisy prawa
Dostawca przestrzega przepisów prawa obowiązujących wszędzie tam, gdzie prowadzi działalność, w tym dotyczących pracy, bezpieczeństwa, środowiska, podatków, handlu i konkurencji. Posiada wymagane pozwolenia i licencje.
3. Praca i prawa człowieka
- Praca jest wybierana dobrowolnie. Zakaz pracy przymusowej, niewolniczej, w zastaw długu i więziennej oraz handlu ludźmi. Pracownicy zachowują własne dokumenty tożsamości i mogą swobodnie odejść po zachowaniu rozsądnego okresu wypowiedzenia.
- Zakaz pracy dzieci. Młodociani pracownicy są trzymani z dala od pracy, która mogłaby zaszkodzić ich zdrowiu, bezpieczeństwu lub nauce.
- Wynagrodzenie, nadgodziny i czas pracy są zgodne z prawem i umową pracownika. Pracownicy otrzymują jasne pisemne warunki i paski wynagrodzenia, a potrącenia nigdy nie służą jako kara.
- Pracownicy są traktowani z szacunkiem. Zakaz dyskryminacji, nękania, gróźb i przemocy.
- Pracownicy mogą rozmawiać ze sobą i zgłaszać obawy bez lęku, w zakresie, na jaki pozwala prawo obowiązujące w miejscu pracy.
4. Bezpieczeństwo i higiena pracy
Dostawca zapewnia bezpieczne i zdrowe miejsce pracy: bezpieczne budynki i maszyny, wyraźnie oznaczone wyjścia, szkolenia z bezpieczeństwa, środki ochrony indywidualnej tam, gdzie są potrzebne, czystą wodę pitną i toalety oraz sposób zgłaszania wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych.
5. Środowisko
Dostawca przestrzega prawa ochrony środowiska, odpowiedzialnie gospodaruje odpadami i emisjami oraz dąży do ograniczenia zużycia energii, wody i materiałów. Informuje Firmę o każdym poważnym incydencie środowiskowym, który dotyczy towarów lub usług Firmy.
6. Etyka biznesu
- Zakaz łapówek, prowizji za przysługi i niewłaściwych płatności, w jakiejkolwiek formie i wobec kogokolwiek, w tym urzędników.
- Prezenty i gościnność oferowane pracownikom Firmy są skromne i jawne, nigdy nie mają wpływać na decyzję.
- Dostawca informuje Firmę o każdym konflikcie interesów.
- Uczciwa konkurencja: zakaz uzgadniania cen, zmów przetargowych i ujawniania tajemnic konkurentów.
- Dokumenty, faktury i sprawozdania są rzetelne i dokładne.
7. Informacje, prywatność i poufność
Dostawca chroni informacje poufne Firmy oraz wszelkie dane osobowe, które przetwarza dla Firmy, wykorzystuje je wyłącznie w uzgodnionym celu i przestrzega obowiązujących przepisów o ochronie danych. Niezwłocznie informuje Firmę, jeśli takie dane zostaną utracone lub ujawnione.
8. Podwykonawcy i łańcuch dostaw
Dostawca dba o to, aby jego własni podwykonawcy i dostawcy spełniali standardy zawarte w tym kodeksie, i prowadzi listę tych, którzy pracują przy towarach lub usługach Firmy. Na żądanie informuje Firmę, kim są.
9. Kontrole i audyty
Firma może sprawdzać przestrzeganie tego kodeksu za pomocą kwestionariuszy, próśb o dokumenty i wizyt w zakładach Dostawcy. Firma zawiadamia o wizycie z co najmniej 14 dni wyprzedzeniem, z wyjątkiem sytuacji, gdy ma poważny powód, by sądzić, że pracownikowi grozi niebezpieczeństwo. Dostawca zapewnia dostęp, informacje i rzeczywistą możliwość rozmowy z pracownikami na osobności oraz nie karze nikogo za udział.
10. Zgłaszanie zastrzeżeń
Każdy może zgłosić zastrzeżenie dotyczące tego kodeksu na adres ethics@harborpine.example. Zgłoszenia są traktowane jako poufne. Firma nie dopuszcza działań wobec osoby, która zgłasza w dobrej wierze, i oczekuje tego samego od Dostawcy.
11. Gdy kodeks nie jest przestrzegany
Dostawca natychmiast informuje Firmę o wykrytym naruszeniu. Firma i Dostawca uzgadniają plan naprawczy, a Dostawca usuwa naruszenie w ciągu 30 dni od pisemnego żądania, lub wcześniej, jeśli szkoda jest poważna. Jeśli Dostawca tego nie zrobi albo naruszenie jest bardzo poważne lub powtarzające się, Firma może wstrzymać zamówienia lub zakończyć współpracę, w zakresie, na jaki pozwala umowa dostawy.
12. Dodatkowe wymagania
Dostawcy opakowań do żywności muszą posiadać aktualny certyfikat bezpieczeństwa żywności i okazać go na żądanie.
13. Prawo i spory
Ten kodeks jest czytany łącznie z umową dostawy. Jeśli umowa stanowi inaczej w sprawie prawa i sporów, rozstrzyga umowa.
Prawo właściwe: Holandia
Potwierdzenie i zgoda
Podpisując, Dostawca potwierdza, że zapoznał się z tym kodeksem i go zrozumiał, będzie go przestrzegać i dopilnuje, aby przestrzegali go także jego podwykonawcy.
W imieniu Firmy: Harbor & Pine Foods Ltd
Imię, nazwisko i stanowisko: Daniel Okafor, szef zakupów
Podpis: ______________
Data: ______________
W imieniu Dostawcy: Greenfield Packaging Co.
Imię, nazwisko i stanowisko: Ingrid Solberg, dyrektor zarządzająca
Podpis: ______________
Data: ______________