Κώδικας δεοντολογίας προμηθευτών
Harbor & Pine Foods Ltd («η Εταιρεία»), σε ισχύ από 1 Ιανουαρίου 2027
Προμηθευτής: Greenfield Packaging Co.
1. Σκοπός και πεδίο εφαρμογής
Ο παρών κώδικας ορίζει πώς η Εταιρεία αναμένει από τους προμηθευτές της να διεξάγουν τις δραστηριότητές τους. Εφαρμόζεται στον Προμηθευτή, στους ιδιοκτήτες και το προσωπικό του και σε κάθε επιχείρηση που εργάζεται για τον Προμηθευτή σε αγαθά ή υπηρεσίες για την Εταιρεία (υπεργολάβοι). Προστίθεται στη σύμβαση προμήθειας και δεν την αντικαθιστά. Αν ένας νόμος ή η σύμβαση θέτει υψηλότερο πρότυπο, εφαρμόζεται το πρότυπο αυτό.
2. Νόμοι και κανονισμοί
Ο Προμηθευτής τηρεί τους νόμους και τους κανονισμούς που ισχύουν όπου δραστηριοποιείται, μεταξύ άλλων για την εργασία, την ασφάλεια, το περιβάλλον, τη φορολογία, το εμπόριο και τον ανταγωνισμό. Διατηρεί τις άδειες και τις εγκρίσεις που χρειάζεται.
3. Εργασία και ανθρώπινα δικαιώματα
- Η εργασία επιλέγεται ελεύθερα. Καμία καταναγκαστική εργασία, εργασία λόγω χρέους, εργασία φυλακισμένων ή δουλεία, και καμία εμπορία ανθρώπων. Οι εργαζόμενοι κρατούν τα δικά τους έγγραφα ταυτότητας και είναι ελεύθεροι να αποχωρήσουν μετά από εύλογη προειδοποίηση.
- Καμία παιδική εργασία. Οι νεαροί εργαζόμενοι κρατούνται μακριά από εργασία που θα μπορούσε να βλάψει την υγεία, την ασφάλεια ή τη σχολική τους φοίτηση.
- Οι αποδοχές, οι υπερωρίες και οι ώρες εργασίας ακολουθούν τον νόμο και τη συμφωνία του εργαζομένου. Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν σαφείς γραπτούς όρους και εκκαθαριστικά αποδοχών και οι κρατήσεις δεν χρησιμοποιούνται ποτέ ως τιμωρία.
- Οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζονται με σεβασμό. Καμία διάκριση, παρενόχληση, απειλή ή βία.
- Οι εργαζόμενοι μπορούν να μιλούν μεταξύ τους και να εκφράζουν προβληματισμούς χωρίς φόβο, όπως επιτρέπει ο νόμος της χώρας όπου εργάζονται.
4. Υγεία και ασφάλεια
Ο Προμηθευτής παρέχει ασφαλή και υγιεινό χώρο εργασίας: ασφαλή κτίρια και μηχανήματα, σαφείς εξόδους, εκπαίδευση ασφάλειας, μέσα ατομικής προστασίας όπου χρειάζεται, καθαρό πόσιμο νερό και τουαλέτες και τρόπο αναφοράς ατυχημάτων και παρ' ολίγον ατυχημάτων.
5. Περιβάλλον
Ο Προμηθευτής τηρεί το περιβαλλοντικό δίκαιο, διαχειρίζεται υπεύθυνα τα απόβλητα και τις εκπομπές και προσπαθεί να χρησιμοποιεί λιγότερη ενέργεια, νερό και υλικά. Ενημερώνει την Εταιρεία για κάθε σοβαρό περιβαλλοντικό συμβάν που επηρεάζει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες της Εταιρείας.
6. Επιχειρηματική ηθική
- Καμία δωροδοκία, αθέμιτη προμήθεια ή ανάρμοστη πληρωμή, σε οποιαδήποτε μορφή και προς οποιονδήποτε, συμπεριλαμβανομένων των αξιωματούχων.
- Τα δώρα και η φιλοξενία που προσφέρονται στο προσωπικό της Εταιρείας είναι μέτρια και φανερά και δεν αποσκοπούν ποτέ να επηρεάσουν μια απόφαση.
- Ο Προμηθευτής ενημερώνει την Εταιρεία για κάθε σύγκρουση συμφερόντων.
- Θεμιτός ανταγωνισμός: καμία σύμπραξη τιμών, νόθευση διαγωνισμών ή ανταλλαγή μυστικών των ανταγωνιστών.
- Τα αρχεία, τα τιμολόγια και οι εκθέσεις είναι ειλικρινή και ακριβή.
7. Πληροφορίες, απόρρητο και εμπιστευτικότητα
Ο Προμηθευτής προστατεύει τις εμπιστευτικές πληροφορίες της Εταιρείας και τυχόν προσωπικά δεδομένα που επεξεργάζεται για λογαριασμό της, τα χρησιμοποιεί μόνο για τον συμφωνημένο σκοπό και τηρεί το ισχύον δίκαιο προστασίας δεδομένων. Ενημερώνει την Εταιρεία χωρίς καθυστέρηση αν τέτοια δεδομένα χαθούν ή εκτεθούν.
8. Υπεργολάβοι και αλυσίδα εφοδιασμού
Ο Προμηθευτής διασφαλίζει ότι οι δικοί του υπεργολάβοι και προμηθευτές πληρούν τα πρότυπα του παρόντος κώδικα και τηρεί κατάλογο όσων εργάζονται στα αγαθά ή τις υπηρεσίες της Εταιρείας. Ενημερώνει την Εταιρεία ποιοι είναι κατόπιν αιτήματος.
9. Έλεγχοι
Η Εταιρεία μπορεί να ελέγχει ότι ο κώδικας τηρείται, με ερωτηματολόγια, αιτήματα εγγράφων και επισκέψεις στις εγκαταστάσεις του Προμηθευτή. Η Εταιρεία δίνει προειδοποίηση τουλάχιστον 14 ημέρες πριν από μια επίσκεψη, εκτός αν έχει σοβαρό λόγο να πιστεύει ότι ένας εργαζόμενος κινδυνεύει. Ο Προμηθευτής παρέχει πρόσβαση, πληροφορίες και εύλογη δυνατότητα ιδιωτικής συνομιλίας με τους εργαζομένους και δεν τιμωρεί κανέναν επειδή συμμετείχε.
10. Αναφορά προβληματισμών
Οποιοσδήποτε μπορεί να αναφέρει έναν προβληματισμό για τον παρόντα κώδικα στο ethics@harborpine.example. Οι αναφορές αντιμετωπίζονται εμπιστευτικά. Η Εταιρεία δεν επιτρέπει ενέργειες εναντίον προσώπου που αναφέρει καλή τη πίστη και αναμένει το ίδιο από τον Προμηθευτή.
11. Αν ο κώδικας δεν τηρηθεί
Ο Προμηθευτής ενημερώνει αμέσως την Εταιρεία για κάθε παράβαση που διαπιστώνει. Η Εταιρεία και ο Προμηθευτής συμφωνούν σχέδιο διόρθωσης και ο Προμηθευτής τη διορθώνει εντός 30 ημέρες από γραπτό αίτημα ή νωρίτερα αν η βλάβη είναι σοβαρή. Αν ο Προμηθευτής δεν το κάνει ή αν η παράβαση είναι πολύ σοβαρή ή επαναλαμβανόμενη, η Εταιρεία μπορεί να αναστείλει παραγγελίες ή να λύσει τη σχέση, όπως επιτρέπει η σύμβαση προμήθειας.
12. Πρόσθετες απαιτήσεις
Οι προμηθευτές συσκευασιών τροφίμων πρέπει να διαθέτουν ισχύον πιστοποιητικό ασφάλειας τροφίμων και να το επιδεικνύουν κατόπιν αιτήματος.
13. Δίκαιο και διαφορές
Ο παρών κώδικας διαβάζεται μαζί με τη σύμβαση προμήθειας. Όπου η σύμβαση ορίζει διαφορετικά για το δίκαιο και τις διαφορές, υπερισχύει η σύμβαση.
Εφαρμοστέο δίκαιο: οι Κάτω Χώρες
Επιβεβαίωση και συμφωνία
Με την υπογραφή, ο Προμηθευτής επιβεβαιώνει ότι έχει διαβάσει και κατανοήσει τον παρόντα κώδικα, ότι θα τον τηρεί και ότι θα διασφαλίζει ότι τον τηρούν και οι υπεργολάβοι του.
Για την Εταιρεία: Harbor & Pine Foods Ltd
Όνομα και ιδιότητα: Daniel Okafor, επικεφαλής προμηθειών
Υπογραφή: ______________
Ημερομηνία: ______________
Για τον Προμηθευτή: Greenfield Packaging Co.
Όνομα και ιδιότητα: Ingrid Solberg, διευθύνουσα σύμβουλος
Υπογραφή: ______________
Ημερομηνία: ______________