Codice di condotta per i fornitori
Harbor & Pine Foods Ltd (l'Azienda), in vigore dal 1° gennaio 2027
Fornitore: Greenfield Packaging Co.
1. Scopo e ambito
Questo codice stabilisce come l'Azienda si aspetta che i propri fornitori facciano impresa. Si applica al Fornitore, ai suoi titolari e al suo personale, e a ogni impresa che lavora per il Fornitore su beni o servizi destinati all'Azienda (subappaltatori). Integra il contratto di fornitura e non lo sostituisce. Se una legge o il contratto fissa uno standard più elevato, si applica quello standard.
2. Leggi e regolamenti
Il Fornitore rispetta le leggi e i regolamenti applicabili ovunque operi, compresi quelli in materia di lavoro, sicurezza, ambiente, fisco, commercio e concorrenza. Mantiene i permessi e le licenze necessari.
3. Lavoro e diritti umani
- Il lavoro è scelto liberamente. Nessun lavoro forzato, vincolato, carcerario o schiavistico e nessuna tratta di esseri umani. I lavoratori conservano i propri documenti di identità e sono liberi di andarsene con un ragionevole preavviso.
- Nessun lavoro minorile. I giovani lavoratori sono tenuti lontani da mansioni che potrebbero danneggiare la loro salute, sicurezza o istruzione.
- Retribuzione, straordinari e orario di lavoro rispettano la legge e l'accordo con il lavoratore. I lavoratori ricevono condizioni chiare per iscritto e buste paga, e le trattenute non sono mai usate come punizione.
- I lavoratori sono trattati con rispetto. Nessuna discriminazione, molestia, minaccia o violenza.
- I lavoratori possono parlare tra loro ed esporre preoccupazioni senza timore, nei limiti consentiti dalla legge del luogo in cui lavorano.
4. Salute e sicurezza
Il Fornitore garantisce un luogo di lavoro sicuro e salubre: edifici e macchinari sicuri, uscite libere, formazione sulla sicurezza, dispositivi di protezione ove necessari, acqua potabile e servizi igienici puliti, e un modo per segnalare infortuni e quasi incidenti.
5. Ambiente
Il Fornitore rispetta la normativa ambientale, gestisce rifiuti ed emissioni in modo responsabile e si impegna a usare meno energia, acqua e materiali. Informa l'Azienda di qualsiasi grave incidente ambientale che riguardi i beni o i servizi dell'Azienda.
6. Etica aziendale
- Nessuna corruzione, tangente o pagamento improprio, in qualsiasi forma e a chiunque, compresi i pubblici ufficiali.
- I regali e le ospitalità offerti al personale dell'Azienda sono modesti e trasparenti, mai destinati a influenzare una decisione.
- Il Fornitore informa l'Azienda di qualsiasi conflitto di interessi.
- Concorrenza leale: nessun accordo sui prezzi, turbativa delle gare né condivisione di segreti dei concorrenti.
- Registri, fatture e rapporti sono veritieri e accurati.
7. Informazioni, privacy e riservatezza
Il Fornitore protegge le informazioni riservate dell'Azienda e i dati personali che tratta per suo conto, li usa solo per lo scopo concordato e rispetta la normativa applicabile sulla protezione dei dati. Informa l'Azienda senza ritardo se tali dati vengono persi o esposti.
8. Subappaltatori e catena di fornitura
Il Fornitore si assicura che i propri subappaltatori e fornitori rispettino gli standard di questo codice e tiene un elenco di quelli che lavorano su beni o servizi dell'Azienda. Lo comunica all'Azienda su richiesta.
9. Verifiche e audit
L'Azienda può verificare il rispetto di questo codice mediante questionari, richieste di documenti e visite presso le sedi del Fornitore. L'Azienda dà un preavviso di almeno 14 giorni prima di una visita, salvo che abbia un serio motivo per ritenere che un lavoratore sia in pericolo. Il Fornitore garantisce accesso, informazioni e una reale possibilità di parlare in privato con i lavoratori, e non sanziona nessuno per aver partecipato.
10. Segnalazione di preoccupazioni
Chiunque può segnalare una preoccupazione relativa a questo codice a ethics@harborpine.example. Le segnalazioni sono trattate in modo riservato. L'Azienda non consente azioni contro chi segnala in buona fede e si aspetta che neppure il Fornitore ne intraprenda.
11. In caso di mancato rispetto del codice
Il Fornitore informa subito l'Azienda di qualsiasi violazione riscontri. L'Azienda e il Fornitore concordano un piano per porvi rimedio e il Fornitore vi pone rimedio entro 30 giorni da una richiesta scritta, o prima se il danno è grave. Se non lo fa, o se la violazione è molto grave o ripetuta, l'Azienda può sospendere gli ordini o porre fine al rapporto, come consente il contratto di fornitura.
12. Requisiti aggiuntivi
I fornitori di imballaggi alimentari devono possedere un certificato di sicurezza alimentare in corso di validità e mostrarlo su richiesta.
13. Legge applicabile e controversie
Questo codice va letto insieme al contratto di fornitura. Se il contratto dispone diversamente in materia di legge applicabile e controversie, prevale il contratto.
Legge applicabile: i Paesi Bassi
Conferma e accettazione
Con la firma, il Fornitore conferma di aver letto e compreso questo codice, di rispettarlo e di assicurarsi che lo rispettino anche i suoi subappaltatori.
Per l'Azienda: Harbor & Pine Foods Ltd
Nome e qualifica: Daniel Okafor, responsabile acquisti
Firma: ______________
Data: ______________
Per il Fornitore: Greenfield Packaging Co.
Nome e qualifica: Ingrid Solberg, amministratrice delegata
Firma: ______________
Data: ______________