Cod de conduită pentru furnizori
Harbor & Pine Foods Ltd („Compania”), în vigoare din 1 ianuarie 2027
Furnizor: Greenfield Packaging Co.
1. Scop și domeniu de aplicare
Acest cod stabilește cum se așteaptă Compania ca furnizorii săi să își desfășoare activitatea. Se aplică Furnizorului, proprietarilor și personalului acestuia și oricărei firme care lucrează pentru Furnizor la bunuri sau servicii destinate Companiei (subcontractanți). Completează contractul de furnizare și nu îl înlocuiește. Dacă o lege sau contractul stabilește un standard mai înalt, se aplică acel standard.
2. Legi și reglementări
Furnizorul respectă legile și reglementările aplicabile oriunde își desfășoară activitatea, inclusiv cele privind munca, siguranța, mediul, impozitele, comerțul și concurența. Deține autorizațiile și licențele de care are nevoie.
3. Muncă și drepturile omului
- Munca este liber aleasă. Nu se admite munca forțată, în servitute pentru datorii, în detenție sau în sclavie și nici traficul de persoane. Lucrătorii își păstrează propriile acte de identitate și sunt liberi să plece după un preaviz rezonabil.
- Nu se admite munca copiilor. Lucrătorii tineri sunt ținuți departe de munca ce le-ar putea dăuna sănătății, siguranței sau școlarizării.
- Salariul, orele suplimentare și programul de lucru respectă legea și acordul lucrătorului. Lucrătorii primesc condiții clare în scris și fluturași de salariu, iar reținerile nu sunt folosite niciodată ca pedeapsă.
- Lucrătorii sunt tratați cu respect. Nu se admit discriminarea, hărțuirea, amenințările sau violența.
- Lucrătorii pot vorbi între ei și pot ridica probleme fără teamă, în măsura în care legea din locul în care lucrează permite acest lucru.
4. Sănătate și securitate în muncă
Furnizorul asigură un loc de muncă sigur și sănătos: clădiri și utilaje sigure, ieșiri clare, instruire în domeniul securității, echipament de protecție acolo unde este nevoie, apă potabilă curată și toalete și o modalitate de raportare a accidentelor și a incidentelor la limită.
5. Mediu
Furnizorul respectă legislația de mediu, gestionează responsabil deșeurile și emisiile și urmărește să folosească mai puțină energie, apă și materiale. Informează Compania despre orice incident grav de mediu care afectează bunurile sau serviciile Companiei.
6. Etica în afaceri
- Nu se admit mita, comisioanele ilegale sau plățile necuvenite, sub nicio formă și către nimeni, inclusiv către funcționari.
- Cadourile și ospitalitatea oferite personalului Companiei sunt modeste și deschise, niciodată menite să influențeze o decizie.
- Furnizorul informează Compania despre orice conflict de interese.
- Concurență loială: fără stabilirea prețurilor, trucarea licitațiilor sau împărtășirea secretelor concurenților.
- Evidențele, facturile și rapoartele sunt oneste și exacte.
7. Informații, confidențialitate și date personale
Furnizorul protejează informațiile confidențiale ale Companiei și orice date personale pe care le prelucrează pentru Companie, le folosește doar în scopul convenit și respectă legislația aplicabilă privind protecția datelor. Informează Compania fără întârziere dacă astfel de date sunt pierdute sau expuse.
8. Subcontractanți și lanțul de aprovizionare
Furnizorul se asigură că proprii săi subcontractanți și furnizori respectă standardele din acest cod și păstrează o listă a celor care lucrează la bunurile sau serviciile Companiei. Îi comunică Companiei la cerere cine sunt aceștia.
9. Verificări și audituri
Compania poate verifica respectarea acestui cod prin chestionare, solicitări de documente și vizite la locațiile Furnizorului. Compania oferă un preaviz de cel puțin 14 zile înainte de o vizită, cu excepția cazului în care are un motiv serios să creadă că un lucrător este în pericol. Furnizorul asigură accesul, informațiile și o șansă reală de a discuta în privat cu lucrătorii și nu pedepsește pe nimeni pentru participare.
10. Semnalarea preocupărilor
Oricine poate raporta o preocupare privind acest cod la ethics@harborpine.example. Raportările sunt tratate confidențial. Compania nu permite măsuri împotriva unei persoane pentru raportarea cu bună-credință și se așteaptă ca nici Furnizorul să nu le ia.
11. Dacă codul nu este respectat
Furnizorul informează imediat Compania despre o încălcare pe care o descoperă. Compania și Furnizorul convin asupra unui plan de remediere, iar Furnizorul remediază încălcarea în termen de 30 de zile de la o solicitare scrisă sau mai devreme dacă prejudiciul este grav. Dacă Furnizorul nu o face sau dacă încălcarea este foarte gravă ori repetată, Compania poate suspenda comenzile sau poate înceta relația, în măsura în care permite contractul de furnizare.
12. Cerințe suplimentare
Furnizorii de ambalaje alimentare trebuie să dețină un certificat valabil de siguranță alimentară și să îl prezinte la cerere.
13. Legea aplicabilă și litigii
Acest cod se citește împreună cu contractul de furnizare. Dacă acesta prevede altfel cu privire la lege și litigii, contractul decide.
Legea aplicabilă: Țările de Jos
Confirmare și acord
Prin semnare, Furnizorul confirmă că a citit și a înțeles acest cod, că îl va respecta și că se va asigura că și subcontractanții săi îl respectă.
Pentru Companie: Harbor & Pine Foods Ltd
Nume și funcție: Daniel Okafor, director achiziții
Semnătura: ______________
Data: ______________
Pentru Furnizor: Greenfield Packaging Co.
Nume și funcție: Ingrid Solberg, director general
Semnătura: ______________
Data: ______________