Toimittajien eettinen ohjeisto
Harbor & Pine Foods Ltd (jäljempänä Yritys), voimassa 1. tammikuuta 2027 alkaen
Toimittaja: Greenfield Packaging Co.
1. Tarkoitus ja soveltamisala
Tämä ohjeisto kertoo, miten Yritys odottaa toimittajiensa harjoittavan liiketoimintaa. Se koskee Toimittajaa, sen omistajia ja henkilöstöä sekä jokaista yritystä, joka työskentelee Toimittajalle Yrityksen tavaroiden tai palvelujen parissa (alihankkijat). Se täydentää toimitussopimusta eikä korvaa sitä. Jos laki tai sopimus asettaa korkeamman vaatimustason, sovelletaan sitä.
2. Lait ja säädökset
Toimittaja noudattaa kaikkia lakeja ja säädöksiä, joita sovelletaan siellä, missä se toimii, mukaan lukien työelämää, turvallisuutta, ympäristöä, verotusta, kauppaa ja kilpailua koskevat. Se pitää voimassa tarvitsemansa luvat ja toimiluvat.
3. Työelämän oikeudet ja ihmisoikeudet
- Työ valitaan vapaasti. Ei pakkotyötä, velkaorjuutta, vankityötä tai orjatyötä eikä ihmiskauppaa. Työntekijät pitävät omat henkilöllisyysasiakirjansa ja voivat vapaasti lähteä kohtuullisen irtisanomisajan jälkeen.
- Ei lapsityövoimaa. Nuoret työntekijät pidetään poissa työstä, joka voisi vahingoittaa heidän terveyttään, turvallisuuttaan tai koulunkäyntiään.
- Palkka, ylityö ja työajat noudattavat lakia ja työntekijän sopimusta. Työntekijät saavat selkeät kirjalliset ehdot ja palkkalaskelmat, eikä vähennyksiä käytetä rangaistuksena.
- Työntekijöitä kohdellaan kunnioittavasti. Ei syrjintää, häirintää, uhkailua tai väkivaltaa.
- Työntekijät voivat puhua keskenään ja tuoda esiin huolenaiheitaan pelkäämättä, sen mukaan kuin heidän työskentelymaansa laki sallii.
4. Terveys ja turvallisuus
Toimittaja tarjoaa turvallisen ja terveellisen työpaikan: turvalliset rakennukset ja koneet, selkeät uloskäynnit, turvallisuuskoulutuksen, tarvittaessa suojavarusteet, puhtaan juomaveden ja wc-tilat sekä tavan ilmoittaa tapaturmista ja läheltä piti -tilanteista.
5. Ympäristö
Toimittaja noudattaa ympäristölainsäädäntöä, hallitsee jätteet ja päästöt vastuullisesti ja pyrkii käyttämään vähemmän energiaa, vettä ja materiaalia. Se kertoo Yritykselle kaikista vakavista ympäristöonnettomuuksista, jotka vaikuttavat Yrityksen tavaroihin tai palveluihin.
6. Liiketoiminnan etiikka
- Ei lahjontaa, takaisinmaksuja tai sopimattomia maksuja missään muodossa ja kenellekään, virkamiehet mukaan lukien.
- Yrityksen henkilöstölle tarjotut lahjat ja vieraanvaraisuus ovat vaatimattomia ja avoimia, eikä niillä koskaan pyritä vaikuttamaan päätökseen.
- Toimittaja kertoo Yritykselle kaikista eturistiriidoista.
- Reilu kilpailu: ei hintojen kiinnittämistä, tarjousyhteistyötä tai kilpailijoiden salaisuuksien jakamista.
- Kirjanpito, laskut ja raportit ovat rehellisiä ja tarkkoja.
7. Tiedot, tietosuoja ja luottamuksellisuus
Toimittaja suojaa Yrityksen luottamukselliset tiedot ja kaikki henkilötiedot, joita se käsittelee Yrityksen lukuun, käyttää niitä vain sovittuun tarkoitukseen ja noudattaa sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Se kertoo Yritykselle viipymättä, jos tällaisia tietoja katoaa tai paljastuu.
8. Alihankkijat ja toimitusketju
Toimittaja varmistaa, että sen omat alihankkijat ja toimittajat noudattavat tämän ohjeiston vaatimuksia, ja pitää luetteloa niistä, jotka työskentelevät Yrityksen tavaroiden tai palvelujen parissa. Se kertoo Yritykselle, keitä he ovat, pyynnöstä.
9. Tarkastukset ja auditoinnit
Yritys voi tarkistaa, että tätä ohjeistoa noudatetaan, kyselyillä, asiakirjapyynnöillä ja vierailuilla Toimittajan toimipaikoissa. Yritys antaa vähintään 14 päivää ennakkoilmoituksen ennen vierailua, paitsi jos sillä on vakavaa syytä uskoa, että työntekijä on vaarassa. Toimittaja antaa pääsyn, tietoja ja oikeudenmukaisen mahdollisuuden puhua työntekijöiden kanssa kahden kesken, eikä rankaise ketään osallistumisesta.
10. Huolenaiheiden ilmoittaminen
Kuka tahansa voi ilmoittaa tätä ohjeistoa koskevan huolenaiheen osoitteeseen ethics@harborpine.example. Ilmoituksia käsitellään luottamuksellisesti. Yritys ei salli toimia ketään vastaan vilpittömässä mielessä tehdyn ilmoituksen vuoksi ja odottaa, ettei Toimittajakaan salli.
11. Jos ohjeistoa rikotaan
Toimittaja kertoo Yritykselle heti löytämästään rikkomuksesta. Yritys ja Toimittaja sopivat suunnitelmasta sen korjaamiseksi, ja Toimittaja korjaa rikkomuksen 30 päivää kuluessa kirjallisesta pyynnöstä tai nopeammin, jos haitta on vakava. Jos Toimittaja ei korjaa tai rikkomus on hyvin vakava tai toistuva, Yritys voi keskeyttää tilaukset tai päättää suhteen toimitussopimuksen sallimalla tavalla.
12. Lisävaatimukset
Elintarvikepakkausten toimittajilla on oltava voimassa oleva elintarviketurvallisuustodistus, ja se on esitettävä pyynnöstä.
13. Laki ja riidat
Tätä ohjeistoa luetaan yhdessä toimitussopimuksen kanssa. Jos sopimus määrää laista ja riidoista toisin, ratkaisee sopimus.
Sovellettava laki: Alankomaat
Vahvistus ja hyväksyntä
Allekirjoittamalla Toimittaja vahvistaa lukeneensa ja ymmärtäneensä tämän ohjeiston, noudattavansa sitä ja huolehtivansa siitä, että sen alihankkijat tekevät samoin.
Yrityksen puolesta: Harbor & Pine Foods Ltd
Nimi ja tehtävä: Daniel Okafor, hankintajohtaja
Allekirjoitus: ______________
Päiväys: ______________
Toimittajan puolesta: Greenfield Packaging Co.
Nimi ja tehtävä: Ingrid Solberg, toimitusjohtaja
Allekirjoitus: ______________
Päiväys: ______________