Código de conducta de proveedores
Harbor & Pine Foods Ltd (la Empresa), en vigor desde el 1 de enero de 2027
Proveedor: Greenfield Packaging Co.
1. Finalidad y ámbito
Este código establece cómo espera la Empresa que sus proveedores hagan negocios. Se aplica al Proveedor, a sus propietarios y a su personal, y a toda empresa que trabaje para el Proveedor en bienes o servicios destinados a la Empresa (subcontratistas). Complementa el contrato de suministro y no lo sustituye. Si una ley o el contrato fija un estándar más alto, se aplica ese estándar.
2. Leyes y normativa
El Proveedor cumple las leyes y la normativa aplicables dondequiera que opere, incluidas las relativas a trabajo, seguridad, medioambiente, impuestos, comercio y competencia. Mantiene los permisos y licencias que necesita.
3. Trabajo y derechos humanos
- El trabajo se elige libremente. No hay trabajo forzoso, en servidumbre, penitenciario ni esclavo, ni trata de personas. Los trabajadores conservan sus propios documentos de identidad y son libres de marcharse con un preaviso razonable.
- No hay trabajo infantil. Los trabajadores jóvenes se mantienen alejados de tareas que puedan dañar su salud, su seguridad o su escolarización.
- El salario, las horas extraordinarias y la jornada cumplen la ley y el acuerdo con el trabajador. Los trabajadores reciben condiciones claras por escrito y nóminas, y las deducciones nunca se usan como castigo.
- Se trata a los trabajadores con respeto. No hay discriminación, acoso, amenazas ni violencia.
- Los trabajadores pueden hablar entre sí y plantear inquietudes sin miedo, en la medida en que lo permita la ley del lugar donde trabajan.
4. Salud y seguridad
El Proveedor ofrece un lugar de trabajo seguro y saludable: edificios y maquinaria seguros, salidas despejadas, formación en seguridad, equipos de protección cuando sean necesarios, agua potable y aseos limpios, y una forma de comunicar accidentes y casi accidentes.
5. Medioambiente
El Proveedor cumple la legislación ambiental, gestiona los residuos y las emisiones de forma responsable y procura usar menos energía, agua y materiales. Informa a la Empresa de cualquier incidente ambiental grave que afecte a los bienes o servicios de la Empresa.
6. Ética empresarial
- Nada de soborno, comisiones ilegales ni pagos indebidos, de ninguna forma y a nadie, incluidos los funcionarios.
- Los regalos y atenciones ofrecidos al personal de la Empresa son modestos y transparentes, y nunca pretenden influir en una decisión.
- El Proveedor informa a la Empresa de cualquier conflicto de intereses.
- Competencia leal: nada de pactos de precios, concertación en licitaciones ni intercambio de secretos de competidores.
- Los registros, facturas e informes son veraces y exactos.
7. Información, privacidad y confidencialidad
El Proveedor protege la información confidencial de la Empresa y los datos personales que trata para ella, los usa solo para el fin acordado y cumple la legislación de protección de datos aplicable. Informa a la Empresa sin demora si esos datos se pierden o quedan expuestos.
8. Subcontratistas y cadena de suministro
El Proveedor se asegura de que sus propios subcontratistas y proveedores cumplan los estándares de este código y mantiene una lista de los que trabajan en bienes o servicios de la Empresa. La facilita a la Empresa cuando esta la solicite.
9. Comprobaciones y auditorías
La Empresa puede comprobar que se cumple este código mediante cuestionarios, solicitudes de documentos y visitas a las instalaciones del Proveedor. La Empresa avisa con al menos 14 días de antelación antes de una visita, salvo que tenga un motivo serio para creer que un trabajador está en peligro. El Proveedor facilita el acceso y la información y una oportunidad justa de hablar con los trabajadores en privado, y no sanciona a nadie por participar.
10. Cómo plantear inquietudes
Cualquier persona puede comunicar una inquietud sobre este código a ethics@harborpine.example. Las comunicaciones se tratan de forma confidencial. La Empresa no permite actuar contra una persona por comunicar algo de buena fe y espera que el Proveedor tampoco lo haga.
11. Si no se cumple el código
El Proveedor informa de inmediato a la Empresa de cualquier incumplimiento que detecte. La Empresa y el Proveedor acuerdan un plan para corregirlo, y el Proveedor lo corrige en un plazo de 30 días desde una solicitud por escrito, o antes si el daño es grave. Si no lo hace, o si el incumplimiento es muy grave o reiterado, la Empresa puede suspender pedidos o poner fin a la relación, según permita el contrato de suministro.
12. Requisitos adicionales
Los proveedores de envases alimentarios deben tener un certificado de seguridad alimentaria vigente y mostrarlo cuando se les pida.
13. Ley aplicable y controversias
Este código se lee junto con el contrato de suministro. Si el contrato dispone otra cosa sobre la ley aplicable y las controversias, decide el contrato.
Ley aplicable: los Países Bajos
Conformidad y aceptación
Con su firma, el Proveedor confirma que ha leído y entendido este código, que lo cumplirá y que se asegurará de que sus subcontratistas también lo cumplan.
Por la Empresa: Harbor & Pine Foods Ltd
Nombre y cargo: Daniel Okafor, responsable de compras
Firma: ______________
Fecha: ______________
Por el Proveedor: Greenfield Packaging Co.
Nombre y cargo: Ingrid Solberg, directora general
Firma: ______________
Fecha: ______________