Uppförandekod för leverantörer
Harbor & Pine Foods Ltd (Bolaget), gäller från och med 1 januari 2027
Leverantör: Greenfield Packaging Co.
1. Syfte och tillämpning
Den här koden anger hur Bolaget förväntar sig att dess leverantörer driver verksamhet. Den gäller för Leverantören, dess ägare och anställda samt alla företag som arbetar åt Leverantören med varor eller tjänster till Bolaget (underleverantörer). Den kompletterar leveransavtalet och ersätter det inte. Om en lag eller avtalet ställer ett högre krav gäller det kravet.
2. Lagar och regler
Leverantören följer de lagar och regler som gäller där den verkar, bland annat om arbetsliv, säkerhet, miljö, skatt, handel och konkurrens. Leverantören har de tillstånd och licenser som krävs.
3. Arbetsvillkor och mänskliga rättigheter
- Arbetet är fritt valt. Inget tvångsarbete, skuldslaveri, fångarbete eller slavarbete och ingen människohandel. Arbetstagarna behåller sina egna identitetshandlingar och är fria att sluta efter rimlig uppsägningstid.
- Ingen barnarbetskraft. Unga arbetstagare hålls borta från arbete som kan skada deras hälsa, säkerhet eller skolgång.
- Lön, övertid och arbetstider följer lagen och arbetstagarens avtal. Arbetstagarna får tydliga skriftliga villkor och lönespecifikationer, och avdrag används aldrig som straff.
- Arbetstagarna behandlas med respekt. Ingen diskriminering, trakasserier, hot eller våld.
- Arbetstagarna får tala med varandra och ta upp problem utan rädsla, så som lagen där de arbetar tillåter.
4. Hälsa och säkerhet
Leverantören tillhandahåller en trygg och hälsosam arbetsplats: säkra byggnader och maskiner, tydliga utgångar, säkerhetsutbildning, skyddsutrustning där det behövs, rent dricksvatten och toaletter samt ett sätt att rapportera olyckor och tillbud.
5. Miljö
Leverantören följer miljölagstiftningen, hanterar avfall och utsläpp på ett ansvarsfullt sätt och arbetar för att använda mindre energi, vatten och material. Leverantören berättar för Bolaget om varje allvarlig miljöincident som påverkar Bolagets varor eller tjänster.
6. Affärsetik
- Inga mutor, tjänster i gengäld eller otillbörliga betalningar, i någon form och till någon, inklusive tjänstemän.
- Gåvor och representation som erbjuds Bolagets personal är måttliga och öppna, och är aldrig avsedda att påverka ett beslut.
- Leverantören berättar för Bolaget om varje intressekonflikt.
- Rättvis konkurrens: ingen prissamverkan, anbudskartell eller utbyte av konkurrenters hemligheter.
- Räkenskaper, fakturor och rapporter är ärliga och korrekta.
7. Information, integritet och sekretess
Leverantören skyddar Bolagets konfidentiella information och alla personuppgifter som den hanterar åt Bolaget, använder dem bara för det överenskomna ändamålet och följer den dataskyddslagstiftning som gäller. Leverantören berättar utan dröjsmål för Bolaget om sådana uppgifter går förlorade eller röjs.
8. Underleverantörer och leverantörskedjan
Leverantören ser till att dess egna underleverantörer och leverantörer uppfyller kraven i den här koden, och för en förteckning över dem som arbetar med Bolagets varor eller tjänster. Leverantören uppger vilka de är på begäran.
9. Kontroller och revisioner
Bolaget får kontrollera att koden följs, genom frågeformulär, begäran om handlingar och besök på Leverantörens anläggningar. Bolaget lämnar minst 14 dagar förvarning före ett besök, utom när det finns ett allvarligt skäl att tro att en arbetstagare är i fara. Leverantören ger tillträde, information och en rimlig möjlighet att tala enskilt med arbetstagarna, och straffar ingen för att ha deltagit.
10. Att ta upp problem
Vem som helst får rapportera ett problem med den här koden till ethics@harborpine.example. Rapporter behandlas konfidentiellt. Bolaget tillåter inte åtgärder mot en person som rapporterar i god tro, och förväntar sig att Leverantören inte heller gör det.
11. Om koden inte följs
Leverantören berättar genast för Bolaget om en överträdelse som den upptäcker. Bolaget och Leverantören kommer överens om en plan för att rätta till den, och Leverantören rättar till den inom 30 dagar efter en skriftlig begäran, eller tidigare om skadan är allvarlig. Om Leverantören inte gör det, eller om överträdelsen är mycket allvarlig eller upprepad, får Bolaget stoppa beställningar eller avsluta relationen, så som leveransavtalet tillåter.
12. Extra krav
Leverantörer av livsmedelsförpackningar måste inneha ett giltigt intyg om livsmedelssäkerhet och visa det på begäran.
13. Lag och tvister
Den här koden läses tillsammans med leveransavtalet. Om avtalet säger något annat om lag och tvister gäller avtalet.
Tillämplig lag: Nederländerna
Bekräftelse och överenskommelse
Genom att skriva under bekräftar Leverantören att den har läst och förstått den här koden, kommer att följa den och ser till att dess underleverantörer gör detsamma.
För Bolaget: Harbor & Pine Foods Ltd
Namn och befattning: Daniel Okafor, inköpschef
Underskrift: ______________
Datum: ______________
För Leverantören: Greenfield Packaging Co.
Namn och befattning: Ingrid Solberg, verkställande direktör
Underskrift: ______________
Datum: ______________