Etiske retningslinjer for leverandører
Harbor & Pine Foods Ltd (Selskapet), gjelder fra 1. januar 2027
Leverandør: Greenfield Packaging Co.
1. Formål og virkeområde
Disse retningslinjene beskriver hvordan Selskapet forventer at leverandørene driver virksomhet. De gjelder for Leverandøren, dens eiere og ansatte, og for alle virksomheter som arbeider for Leverandøren med varer eller tjenester til Selskapet (underleverandører). De kommer i tillegg til leveranseavtalen og erstatter den ikke. Hvis en lov eller avtalen setter en høyere standard, gjelder den standarden.
2. Lover og forskrifter
Leverandøren følger lovene og forskriftene som gjelder der den driver virksomhet, blant annet om arbeid, sikkerhet, miljø, skatt, handel og konkurranse. Den har de tillatelsene og lisensene den trenger.
3. Arbeid og menneskerettigheter
- Arbeid er fritt valgt. Ikke tvangsarbeid, gjeldsslaveri, fangearbeid eller slavearbeid, og ingen menneskehandel. Arbeidstakere beholder sine egne identitetspapirer og står fritt til å slutte etter rimelig varsel.
- Ikke barnearbeid. Unge arbeidstakere holdes borte fra arbeid som kan skade helse, sikkerhet eller skolegang.
- Lønn, overtid og arbeidstid følger loven og arbeidstakerens avtale. Arbeidstakere får klare skriftlige vilkår og lønnsslipper, og trekk brukes aldri som straff.
- Arbeidstakere behandles med respekt. Ingen diskriminering, trakassering, trusler eller vold.
- Arbeidstakere kan snakke med hverandre og ta opp bekymringer uten frykt, slik loven der de arbeider tillater.
4. Helse og sikkerhet
Leverandøren sørger for en trygg og sunn arbeidsplass: trygge bygninger og maskiner, tydelige utganger, sikkerhetsopplæring, verneutstyr der det trengs, rent drikkevann og toaletter, og en måte å melde fra om ulykker og nestenulykker.
5. Miljø
Leverandøren følger miljølovgivningen, håndterer avfall og utslipp på en ansvarlig måte og arbeider for å bruke mindre energi, vann og materiale. Den sier fra til Selskapet om enhver alvorlig miljøhendelse som berører Selskapets varer eller tjenester.
6. Forretningsetikk
- Ingen bestikkelser, tilbakebetalinger eller ulovlige betalinger, i noen form og til noen, inkludert offentlige tjenestepersoner.
- Gaver og gjestfrihet som tilbys Selskapets ansatte, er beskjedne og åpne, og aldri ment å påvirke en beslutning.
- Leverandøren sier fra til Selskapet om enhver interessekonflikt.
- Rettferdig konkurranse: ingen prissamarbeid, anbudssamarbeid eller deling av konkurrenters hemmeligheter.
- Regnskapsbøker, fakturaer og rapporter er ærlige og nøyaktige.
7. Informasjon, personvern og konfidensialitet
Leverandøren beskytter Selskapets konfidensielle informasjon og alle personopplysninger den behandler for Selskapet, bruker dem bare til det avtalte formålet og følger personvernloven som gjelder. Den sier fra til Selskapet uten opphold hvis slike data går tapt eller blir eksponert.
8. Underleverandører og leverandørkjeden
Leverandøren sørger for at egne underleverandører og leverandører oppfyller standardene i disse retningslinjene, og fører en liste over dem som arbeider med Selskapets varer eller tjenester. Den oppgir hvem de er på forespørsel.
9. Kontroll og revisjoner
Selskapet kan kontrollere at retningslinjene følges, med spørreskjemaer, krav om dokumenter og besøk på Leverandørens anlegg. Selskapet gir minst 14 dager varsel før et besøk, unntatt når det har en alvorlig grunn til å tro at en arbeidstaker er i fare. Leverandøren gir tilgang, informasjon og en reell mulighet til å snakke med arbeidstakere i privat, og straffer ingen for å delta.
10. Si fra om bekymringer
Hvem som helst kan melde en bekymring om disse retningslinjene til ethics@harborpine.example. Meldinger behandles konfidensielt. Selskapet tillater ikke reaksjoner mot en person som melder i god tro, og forventer at Leverandøren heller ikke gjør det.
11. Hvis retningslinjene ikke følges
Leverandøren sier straks fra til Selskapet om et brudd den oppdager. Selskapet og Leverandøren blir enige om en plan for å rette det opp, og Leverandøren retter det innen 30 dager etter en skriftlig anmodning, eller raskere hvis skaden er alvorlig. Hvis Leverandøren ikke gjør det, eller bruddet er svært alvorlig eller gjentas, kan Selskapet stanse bestillinger eller avslutte forholdet, slik leveranseavtalen tillater.
12. Ekstra krav
Leverandører av emballasje til mat må ha et gyldig sertifikat for mattrygghet og vise det på forespørsel.
13. Lov og tvister
Disse retningslinjene leses sammen med leveranseavtalen. Hvis avtalen sier noe annet om lov og tvister, gjelder avtalen.
Lov som gjelder: Nederland
Bekreftelse og samtykke
Ved å signere bekrefter Leverandøren at den har lest og forstått disse retningslinjene, vil følge dem og vil sørge for at underleverandørene gjør det samme.
For Selskapet: Harbor & Pine Foods Ltd
Navn og stilling: Daniel Okafor, innkjøpssjef
Signatur: ______________
Dato: ______________
For Leverandøren: Greenfield Packaging Co.
Navn og stilling: Ingrid Solberg, daglig leder
Signatur: ______________
Dato: ______________