Plano de gestão da mudança
Mudança: Passar das folhas de cálculo para o novo sistema de encomendas
Organização: Alder Supplies, Vendas e Armazém
Patrocinador: Sofia Marin, Diretora-Geral
Responsável pela mudança: Hamza Idrissi
Data de entrada em funcionamento: 1 de março de 2028
1. Por que razão estamos a mudar
As encomendas são introduzidas duas vezes e cerca de 1 em 25 tem um erro. O novo sistema elimina a dupla introdução e mostra o stock em tempo real.
2. O que vai ser diferente
As encomendas são introduzidas uma só vez no novo sistema. As folhas de cálculo terminam a 1 de março. O stock é verificado no ecrã.
3. Quem é afetado
Equipa de vendas (8 pessoas): elevado, nova ferramenta diária
Armazém (12): médio, leitura por código em vez de papel
Finanças (3): baixo, nova exportação de faturas
Clientes: baixo, novo email de confirmação de encomenda
4. Preocupações e riscos
Receio de trabalho extra, leitores lentos, erros durante a primeira semana.
5. Plano de comunicação
Janeiro: reunião geral sobre o porquê e o quando
Fevereiro: atualização semanal por email, demonstração a cada equipa
Dia de entrada em funcionamento: mensagem do patrocinador
Depois: dicas semanais durante um mês
6. Formação e apoio
Duas horas de formação prática por grupo em fevereiro. Um dinamizador por equipa. Apoio telefónico aberto das 7:00 às 18:00 nas primeiras 4 semanas.
7. Como saberemos se resultou
Erros de encomenda abaixo de 1 em 100 após 3 meses
90 por cento dos colaboradores a usar o sistema diariamente após 4 semanas
Inquérito aos colaboradores às 6 semanas, meta de 4 em 5
8. Plano de contingência
Manter as folhas de cálculo só de leitura durante 4 semanas. Decidir a 15 de março se se volta atrás.
9. Revisão
O responsável pela mudança apresenta o progresso ao patrocinador todas as semanas até 4 semanas após a entrada em funcionamento, e depois aos 3 meses. O feedback dos colaboradores e dos clientes é recolhido e tratado, e o plano é atualizado à medida que aprendemos.
Aprovação
Patrocinador (Sofia Marin, Diretora-Geral): ______________________
Responsável pela mudança (Hamza Idrissi): ______________________