خطة إدارة التغيير
التغيير: الانتقال من جداول البيانات إلى نظام الطلبات الجديد
المؤسسة: ألدر سبلايز، المبيعات والمستودع
الراعي: صوفيا مارين، المديرة العامة
قائد التغيير: حمزة إدريسي
تاريخ الإطلاق: 1 مارس 2028
1. لماذا نتغير
تُدخل الطلبات مرتين، ونحو طلب من كل 25 يحتوي على خطأ. يزيل النظام الجديد الإدخال المزدوج ويعرض المخزون مباشرة.
2. ما الذي سيكون مختلفا
تُدخل الطلبات مرة واحدة في النظام الجديد. تتوقف جداول البيانات في 1 مارس. يُتحقق من المخزون على الشاشة.
3. من يتأثر
فريق المبيعات (8 أشخاص): أثر مرتفع، أداة يومية جديدة
المستودع (12): أثر متوسط، مسح ضوئي بدل الورق
المالية (3): أثر منخفض، تصدير جديد للفواتير
العملاء: أثر منخفض، رسالة تأكيد طلب جديدة
4. المخاوف والمخاطر
الخوف من عمل إضافي، وماسحات ضوئية بطيئة، وأخطاء خلال الأسبوع الأول.
5. خطة التواصل
يناير: حديث لجميع الموظفين عن الأسباب والموعد
فبراير: تحديث أسبوعي بالبريد الإلكتروني، وعرض توضيحي لكل فريق
يوم الإطلاق: رسالة من الراعي
بعد ذلك: نصائح أسبوعية لمدة شهر
6. التدريب والدعم
ساعتان من التدريب العملي لكل مجموعة في فبراير. قائد دعم واحد لكل فريق. مكتب المساعدة مفتوح من 7:00 إلى 18:00 خلال الأسابيع الأربعة الأولى.
7. كيف سنعرف أن التغيير نجح
أخطاء الطلبات أقل من 1 من كل 100 بعد 3 أشهر
90 في المائة من الموظفين يستخدمون النظام يوميا بعد 4 أسابيع
استبيان للموظفين بعد 6 أسابيع، والهدف 4 من 5
8. الخطة البديلة
نبقي جداول البيانات للقراءة فقط لمدة 4 أسابيع. نقرر في 15 مارس ما إذا كنا سنعود.
9. المراجعة
يقدم قائد التغيير تقريرا عن التقدم إلى الراعي كل أسبوع حتى مرور 4 أسابيع على الإطلاق، ثم عند مرور 3 أشهر. يتم جمع ملاحظات الموظفين والعملاء والتصرف بناء عليها، ويتم تحديث الخطة مع ما نتعلمه.
الموافقة
الراعي (صوفيا مارين، المديرة العامة): ______________________
قائد التغيير (حمزة إدريسي): ______________________