Fotografieovereenkomst

Fotografieovereenkomst

Deze overeenkomst wordt op 7 november 2026 gesloten tussen:

1. Lena Okafor Photography, met adres 14 Mill Lane, Leeds LS1 4AB, Verenigd Koninkrijk (“de Fotograaf”); en
2. Harbour Coffee Roasters Ltd, met adres 9 Dock Street, Bristol BS1 6QH, Verenigd Koninkrijk (“de Opdrachtgever”).

De Opdrachtgever wenst de Fotograaf opdracht te geven foto's te maken, en de Fotograaf stemt ermee in dit onder deze voorwaarden te doen.

1. De shoot

1.1 De Fotograaf voert een commerciële fotoshoot van producten en het interieur voor het nieuwe café van de opdrachtgever uit (“de Shoot”).

1.2 De Shoot vindt plaats op 12 maart 2027, vanaf 09.00 uur, 4 uur lang, op het café van de opdrachtgever aan 9 Dock Street, Bristol.

1.3 De Fotograaf zorgt voor de benodigde apparatuur, maakt de foto's met professionele vakkundigheid en zorg en volgt een redelijke lijst met gewenste opnamen of instructies die de Opdrachtgever vóór de Shoot schriftelijk geeft. De creatieve keuzes, zoals stijl, standpunt, belichting en bewerking, zijn aan de Fotograaf, binnen die instructies.

1.4 De Opdrachtgever zorgt ervoor dat de Fotograaf de locatie op het afgesproken tijdstip kan bereiken, dat de personen en zaken die gefotografeerd moeten worden klaarstaan, en dat iemand die namens de Opdrachtgever beslissingen kan nemen, gedurende de hele Shoot aanwezig is.

1.5 De Fotograaf mag een assistent of een tweede fotograaf inschakelen. De Fotograaf is verantwoordelijk voor hun werk en betaalt hen.

2. Wat de Fotograaf levert

2.1 De Fotograaf levert:

- 40 bewerkte beelden in hoge resolutie als JPEG
- dezelfde beelden in webformaat
- een online galerij die 90 dagen open blijft

2.2 De Fotograaf levert deze binnen 14 dagen na de fotoshoot, via een online link of een andere methode die partijen overeenkomen. De Fotograaf kiest welke beelden worden bewerkt en geleverd, en mag beelden weglaten die niet van professionele kwaliteit zijn.

2.3 Onbewerkte bestanden

2.4 De Opdrachtgever controleert de beelden binnen 7 dagen na levering en meldt de Fotograaf schriftelijk elke echte fout, zoals een verkeerd bestandsformaat of een ontbrekend beeld. De Fotograaf herstelt dit binnen een redelijke termijn. Verschillen in smaak wat stijl of bewerking betreft, zijn geen fouten.

2.5 De Fotograaf bewaart een kopie van de geleverde beelden gedurende ten minste 12 maanden na levering, maar is geen opslagdienst en is niet verantwoordelijk voor verlies van de kopieën van de Opdrachtgever daarna.

3. Tijd en extra uren

3.1 De vergoeding dekt de duur van de opname in artikel 1.2. Als de Opdrachtgever de Fotograaf vraagt langer te blijven, zal de Fotograaf dat doen als de Fotograaf beschikbaar is, en betaalt de Opdrachtgever de extra tijd tegen EUR 150 per uur.

3.2 Als de Opdrachtgever te laat is en de Shoot daardoor later begint, wordt de verloren tijd gerekend als gebruikte tijd, tenzij de vertraging aan de Fotograaf te wijten is.

4. Vergoeding en betaling

4.1 De Opdrachtgever betaalt de Fotograaf een totale vergoeding van EUR 1,200 voor de Shoot, de levering van de beelden en de licentie in artikel 5. Alle bedragen zijn in euro.

4.2 De Opdrachtgever betaalt bij ondertekening van deze overeenkomst een aanbetaling van EUR 300. De datum van de Shoot wordt pas gereserveerd nadat de aanbetaling is betaald. De aanbetaling wordt verrekend met de vergoeding.

4.3 De Opdrachtgever betaalt de rest van de vergoeding binnen 7 dagen nadat de definitieve beelden zijn opgeleverd. De Fotograaf hoeft de definitieve beelden niet te leveren voordat de vergoeding voor de Shoot volledig is betaald, en de licentie in artikel 5 gaat pas in bij volledige betaling.

4.4 De Opdrachtgever betaalt daarnaast de volgende kosten, tegen kostprijs, wanneer deze vooraf zijn overeengekomen:

reiskosten van EUR 0.50 per kilometer en parkeerkosten

4.5 De vergoeding en andere bedragen zijn exclusief btw, verkoopbelasting en vergelijkbare belastingen, die de Opdrachtgever daarnaast betaalt als deze verschuldigd zijn. Als de wet vereist dat de Opdrachtgever belasting aan de bron inhoudt, houdt de Opdrachtgever deze in, betaalt de Opdrachtgever deze tijdig aan de autoriteit en verstrekt de Opdrachtgever de Fotograaf een officieel betalingsbewijs.

4.6 Een bedrag dat niet op tijd is betaald, draagt rente van 4% per jaar boven de basisrente van de centrale bank van het land van de betalingsvaluta, vanaf de vervaldatum tot de betaling. De Fotograaf mag ook het werk stilzetten of de beelden achterhouden totdat het bedrag is betaald.

5. Auteursrecht en licentie

5.1 De Fotograaf is de maker en heeft het auteursrecht en alle andere rechten op de foto's. Niets in deze overeenkomst draagt eigendom over aan de Opdrachtgever, tenzij een apart document dat door de Fotograaf is ondertekend anders bepaalt.

5.2 Zodra de Opdrachtgever volledig heeft betaald, verleent de Fotograaf de Opdrachtgever een licentie om de geleverde beelden als volgt te gebruiken:

op de website van de opdrachtgever, op socialmediakanalen, in menukaarten, in gedrukte en online advertenties en in persmateriaal voor het café, in elk land, gedurende 5 jaar

5.3 De licentie is niet exclusief, mag niet worden verkocht of aan een ander worden overgedragen, en mag worden gebruikt door de eigen medewerkers van de Opdrachtgever en door bureaus en drukkers die voor de Opdrachtgever werken. De Opdrachtgever mag de beelden bijsnijden en de grootte en kleur wijzigen voor normaal gebruik, maar mag ze niet wijzigen op een manier die misleidt of de reputatie van de Fotograaf schaadt, en mag ze niet gebruiken op een manier die aanstootgevend of onrechtmatig is.

5.4 Elk gebruik dat niet in artikel 5.2 wordt genoemd, zoals gebruik door een ander bedrijf, in een ander medium, in een ander land of na de periode, vereist schriftelijke toestemming van de Fotograaf en kan een aanvullende vergoeding vereisen.

5.5 Naamsvermelding voor de fotograaf

5.6 Eigen gebruik van de beelden door de fotograaf De Fotograaf publiceert geen beelden waaruit vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever blijkt, en staakt het gebruik van een bepaald beeld op een redelijk schriftelijk verzoek als het gebruik daarvan de veiligheid of privacy van de Opdrachtgever schaadt.

5.7 De Opdrachtgever geeft de beelden niet aan iemand om ze als stockbeelden te verkopen, dient ze niet in voor een wedstrijd en registreert ze niet als eigen werk, en staat niet toe dat beelden worden gebruikt om een systeem te trainen dat beelden genereert, zonder schriftelijke toestemming van de Fotograaf.

6. Personen en eigendommen op de beelden

6.1 Toestemmingen van personen en eigenaren van onroerend goed

6.2 De partij die volgens artikel 6.1 verantwoordelijk is, zorgt ervoor dat elke toestemmingsverklaring het gebruik van de beelden toestaat dat deze overeenkomst de Opdrachtgever en de Fotograaf toestaat, en dat iedere persoon die de wettelijke leeftijd om te ondertekenen nog niet heeft bereikt, een toestemmingsverklaring heeft die door een ouder of voogd is ondertekend.

6.3 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor elke toestemming, vergunning of vergoeding die nodig is om op de locatie te fotograferen, en voor de inhoud van elk logo, kunstwerk, handelsmerk of product dat de Opdrachtgever de Fotograaf vraagt te fotograferen.

6.4 De Fotograaf volgt de redelijke regels van de locatie die de Opdrachtgever aan de Fotograaf meldt, en fotografeert geen mensen die hebben gezegd niet gefotografeerd te willen worden.

7. Annuleren of verplaatsen van de Shoot

7.1 De Opdrachtgever mag de Shoot eenmalig kosteloos naar een andere datum verplaatsen door de Fotograaf ten minste 14 dagen schriftelijk op de hoogte te stellen, mits de Fotograaf op de nieuwe datum beschikbaar is. De aanbetaling wordt dan aangehouden voor de nieuwe datum.

7.2 Als de Opdrachtgever met ten minste die opzegtermijn annuleert, houdt de Fotograaf de aanbetaling als betaling voor de gereserveerde tijd en het reeds verrichte werk.

7.3 Als de Opdrachtgever de Shoot met een kortere termijn annuleert of verplaatst, of niet op de Shoot verschijnt, betaalt de Opdrachtgever de volledige vergoeding, omdat de Fotograaf ander werk heeft moeten afwijzen. De Fotograaf restitueert elk deel van de vergoeding dat daarboven uitkomt, en een vooraf betaald bedrag voor kosten die de Fotograaf niet heeft gemaakt.

7.4 Weer

7.5 Als de Fotograaf de Shoot niet kan uitvoeren wegens ziekte, een ongeval, een noodgeval in de familiesfeer, een defect aan apparatuur dat niet tijdig kan worden verholpen, of omstandigheden buiten de invloed van de Fotograaf, stelt de Fotograaf de Opdrachtgever zo snel mogelijk op de hoogte. Hij zoekt dan ofwel een vervangende fotograaf van vergelijkbaar niveau die de Opdrachtgever accepteert, ofwel verplaatst de Shoot naar een datum die partijen overeenkomen. Is geen van beide mogelijk, dan betaalt de Fotograaf alle betaalde bedragen terug en heeft hij geen verdere aansprakelijkheid.

8. Toezeggingen en aansprakelijkheid

8.1 De Fotograaf zegt toe dat hij bevoegd is deze overeenkomst te sluiten, en dat de beelden, met uitzondering van alles wat de Opdrachtgever of een derde heeft aangeleverd of wat daarop te zien is, zijn eigen werk zullen zijn en geen werk van een ander zullen kopiëren.

8.2 De Fotograaf bewaart de beelden veilig zolang hij ze onder zich heeft en houdt daarvan een reservekopie aan. Gaan de beelden verloren of raken ze beschadigd, of kan de Fotograaf ze niet leveren door een storing in apparatuur, geheugenkaarten of opslag, dan is de aansprakelijkheid van de Fotograaf beperkt tot terugbetaling van het betaalde honorarium, voor zover de wet dat toestaat. De Fotograaf kan een evenement dat voorbij is niet opnieuw uitvoeren, en de Opdrachtgever dient daarmee rekening te houden bij een eenmalig evenement.

8.3 De Opdrachtgever vrijwaart de Fotograaf voor aanspraken van derden en de kosten daarvan, met inbegrip van redelijke juridische kosten, die voortvloeien uit materiaal dat de Opdrachtgever heeft aangeleverd, uit het ontbreken van een release of toestemming waarvoor de Opdrachtgever verantwoordelijk is, of uit een gebruik van de beelden dat deze overeenkomst niet toestaat.

8.4 Geen van beide partijen is jegens de andere aansprakelijk voor indirecte schade of gederfde winst die redelijkerwijs niet te voorzien was. De totale aansprakelijkheid van de Fotograaf uit hoofde van deze overeenkomst, op welke grond ook, is beperkt tot het totale honorarium. Dit beperkt geen aansprakelijkheid voor overlijden of lichamelijk letsel door nalatigheid, voor bedrog, of voor zaken waarvoor de wet beperking van aansprakelijkheid niet toestaat.

8.5 De Fotograaf gaat zorgvuldig om met de eigendommen, het pand en de personen van de Opdrachtgever op de locatie, en de Opdrachtgever houdt de locatie veilig voor de Fotograaf en eventuele assistenten. Elke partij is verantwoordelijk voor de schade die zij veroorzaakt. De Fotograaf is alleen verzekerd voor aansprakelijkheid jegens derden als dat schriftelijk is vermeld.

9. Beëindiging van de overeenkomst

9.1 Elke partij kan deze overeenkomst schriftelijk beëindigen als de andere partij wezenlijk tekortschiet en dat verzuim niet herstelt binnen 14 dagen na een schriftelijke aanmaning daartoe, of als zij insolvent raakt of haar bedrijfsactiviteiten staakt.

9.2 Als de Opdrachtgever deze overeenkomst beëindigt wegens een tekortkoming van de Fotograaf, betaalt de Fotograaf de bedragen terug die zijn betaald voor werk dat niet is uitgevoerd. Als de Fotograaf de overeenkomst beëindigt wegens een tekortkoming van de Opdrachtgever, betaalt de Opdrachtgever het uitgevoerde werk en de annuleringsvergoeding van artikel 7.3.

9.3 De artikelen 4, 5, 6, 8, 10 en 11 blijven van kracht na beëindiging van deze overeenkomst.

10. Algemeen

• Kennisgevingen moeten schriftelijk gebeuren en kunnen per e-mail worden verzonden naar het adres dat de ene partij aan de andere heeft opgegeven, of worden bezorgd op het adres bovenaan deze overeenkomst.
• Deze overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen partijen over de Shoot. Zij vervangt alles wat eerder mondeling of schriftelijk is gezegd of afgesproken, en kan alleen worden gewijzigd bij een geschrift dat door beide partijen is ondertekend, of bij e-mails waarin beide partijen daarmee duidelijk instemmen.
• Geen van beide partijen mag deze overeenkomst aan een ander overdragen zonder de schriftelijke instemming van de andere partij, met dien verstande dat de Fotograaf op grond van artikel 1.5 een assistent mag inschakelen.
• De Fotograaf is een zelfstandig opdrachtnemer en geen werknemer, vennoot of vertegenwoordiger van de Opdrachtgever.
• Als een onderdeel van deze overeenkomst niet afdwingbaar is, blijft de rest van kracht.
• Een partij die een recht niet meteen uitoefent, heeft daarvan geen afstand gedaan.
• Elke partij houdt alle vertrouwelijke informatie over de andere partij die zij op grond van deze overeenkomst verneemt geheim en gebruikt die uitsluitend voor deze overeenkomst.
• Deze overeenkomst kan in afzonderlijke exemplaren en elektronisch worden ondertekend, en vormt tezamen één overeenkomst.

11. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze overeenkomst en op elk geschil dat daaruit voortvloeit, is het recht van Engeland en Wales van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst te beslechten door er 30 dagen lang na een schriftelijke kennisgeving van een van hen te goeder trouw overleg over te voeren.

De plaats waar een geschil uit hoofde van deze overeenkomst wordt beslecht, is Bristol. Hoe geschillen worden beslecht

Ondertekeningen

Voor de Fotograaf: Lena Okafor Photography
Naam en functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________

Voor de Opdrachtgever: Harbour Coffee Roasters Ltd
Naam en functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________