Cateringovereenkomst
Deze overeenkomst is gesloten op 7 november 2026 tussen:
- Olive & Thyme Catering Co., gevestigd te 9 Market Lane, Cape Town 8001, South Africa (“de Cateraar”); en
- Thandi Mokoena, gevestigd te 31 Protea Avenue, Stellenbosch 7600, South Africa (“de Opdrachtgever”).
De Opdrachtgever wil de Cateraar inhuren voor de verzorging van eten en drinken bij het onderstaande evenement, en de Cateraar stemt hiermee in. Partijen komen het volgende overeen.
1. Het evenement
1.1 De Cateraar verzorgt de catering voor een bruiloftsreceptie (“het Evenement”) op Vergelegen Estate, Lourensford Road, Somerset West 7130, South Africa (“de Locatie”), op zaterdag 20 maart 2027.
1.2 De tijden van de dienstverlening zijn: opbouw vanaf 12.00 uur, borrel vanaf 16.00 uur, diner om 18.30 uur en einde van de service om 23.00 uur.
1.3 Het verwachte aantal gasten is 120.
2. Aantal gasten
2.1 De Opdrachtgever geeft de Cateraar uiterlijk 14 dagen voor het Evenement schriftelijk het definitieve aantal gasten door, samen met de definitieve dieetwensen van elke gast. Dit is “het Definitieve Aantal”.
2.2 De Opdrachtgever betaalt voor het Definitieve Aantal, of voor het aantal daadwerkelijk bediende gasten als dat hoger is. Het Definitieve Aantal kan tot 3 dagen voor het Evenement worden verhoogd, als de Cateraar dit kan leveren, tegen dezelfde prijs per gast. Na de datum in artikel 2.1 kan het niet meer worden verlaagd.
2.3 Als de Opdrachtgever het Definitieve Aantal niet op tijd doorgeeft, geldt het verwachte aantal uit artikel 1.3 als Definitief Aantal.
3. Menu en drankjes
3.1 De Cateraar levert het volgende menu en de volgende dranken:
- Hapjes: blini's met gerookte forel, arancini met champignons en lepeltjes met rundercarpaccio
- Hoofdgerecht: langzaam gegaarde lamsschouder of geroosterde bloemkoolsteak, met seizoensgroenten en aardappelen
- Dessert: malvapudding met room
- Dranken: bruisend water, frisdranken, thee en koffie
3.2 Wijzigingen in het menu vereisen de schriftelijke instemming van beide partijen. De Cateraar mag een ingrediënt of gerecht vervangen door een vergelijkbaar van gelijke of betere kwaliteit als een leverancier het niet kan leveren, en laat dit de Opdrachtgever weten zodra het bekend is.
3.3 De Cateraar schenkt de wijn en het bier die de Opdrachtgever levert en beschikt over de vergunning die daarvoor op de Locatie nodig is
3.4 De Cateraar mag weigeren alcohol te schenken aan iemand die jonger is dan de wettelijke leeftijd, die dronken is of wiens gedrag een risico vormt voor anderen, en mag stoppen met het schenken van alcohol als de wet of de regels van de Locatie dat vereisen. De Opdrachtgever zorgt ervoor dat de gasten zich aan deze beperkingen houden.
4. Dieetwensen en allergenen
4.1 De Opdrachtgever heeft de Cateraar over de volgende dieetwensen geïnformeerd: 8 vegetarische gasten, 3 veganistische gasten, 2 gasten met een glutenallergie en 1 gast met een ernstige pindaallergie.
4.2 De Cateraar bereidt de gerechten voor deze wensen zoals schriftelijk overeengekomen, en vermeldt per gerecht de 14 belangrijkste allergenen, of de allergenen die de wet van de plaats voorschrijft, op een etiket of informeert de gasten daarover. De Cateraar houdt de ingrediëntinformatie van elk gerecht beschikbaar voor de Opdrachtgever en de gasten.
4.3 De Opdrachtgever informeert de Cateraar schriftelijk, met de nodige details, over elke allergie en dieetwens van een gast, uiterlijk bij het doorgeven van het Definitieve Aantal. De Cateraar is niet verantwoordelijk voor een wens waarover zij niet tijdig is geïnformeerd.
4.4 De Cateraar neemt redelijke zorgvuldigheid in acht om kruisbesmetting te voorkomen, maar het eten wordt bereid in een keuken waar met meerdere allergenen wordt gewerkt. De Cateraar geeft geen garantie dat een gerecht volledig vrij is van een allergeen, tenzij zij schriftelijk heeft vastgelegd hoe zij dat gerecht gescheiden houdt en over de middelen daarvoor beschikt.
5. Personeel, materiaal en opbouw
5.1 De Cateraar zet het volgende personeel in: 1 eventmanager, 2 koks, 8 bedieningsmedewerkers en 2 barmedewerkers. Dit personeel is opgeleid, passend gekleed en, waar de wet dat vereist, geregistreerd voor het werken met voedsel.
5.2 De Cateraar levert het volgende materiaal en de volgende opbouw: servies, bestek, glazen en linnengoed voor 120 gasten, 12 ronde tafels voor 10 gasten en 120 stoelen, inclusief opbouw en opruimen. Alles wat niet is genoemd, moet de Opdrachtgever zelf leveren of met de Locatie regelen.
5.3 De Opdrachtgever zorgt ervoor dat de Cateraar de Locatie kan bereiken op de tijden die zij nodig heeft voor de opbouw en het opruimen, en dat de Locatie beschikt over de stroom, het water, de werkruimte, de koelopslag en de parkeergelegenheid die de Cateraar nodig heeft gemeld. Extra kosten door vertraging of beperkingen op de Locatie waarover de Opdrachtgever de Cateraar niet heeft geïnformeerd, worden tegen de redelijke tarieven van de Cateraar aan de Opdrachtgever doorberekend.
5.4 De Cateraar houdt zich aan de regels en aanwijzingen van de Locatie, waaronder de regels over geluid, brandveiligheid, afval en het gebruik van externe cateraars, en de Opdrachtgever geeft de Cateraar tijdig een kopie van deze regels.
6. Voedselveiligheid, vergunningen en wetgeving
6.1 De Cateraar beschikt over alle registraties, toestemmingen en vergunningen die de wet vereist voor het verzorgen van eten en drinken op de Locatie, houdt deze geldig en verstrekt op verzoek een kopie aan de Opdrachtgever of de Locatie.
6.2 De Cateraar bereidt, bewaart, vervoert, serveert en ruimt voedsel op conform de toepasselijke wetgeving op het gebied van voedselhygiëne en voedselveiligheid en conform de goede praktijk, waaronder temperatuurbeheersing, schoon werken en zorgvuldige omgang met rauw en bereid voedsel.
6.3 De Cateraar mag om redenen van voedselveiligheid voedsel verwijderen of weigeren te serveren dat langer dan veilig is buiten temperatuurbeheersing heeft gestaan, en is niet aansprakelijk voor het verlies daarvan.
6.4 Elke partij houdt zich aan de wet die voor haar geldt in verband met het Evenement, waaronder de wetgeving over alcohol, gezondheid en veiligheid, het in dienst hebben van personeel en de bescherming van kinderen.
7. Prijs
7.1 De prijs bedraagt ZAR 780 per gast, voor het Definitieve Aantal, in Zuid-Afrikaanse rand. De prijs omvat het menu, het personeel, het materiaal en de opbouw die in deze overeenkomst zijn genoemd.
7.2 De volgende extra's worden apart in rekening gebracht, als de Opdrachtgever erom vraagt:
- Late snack: ZAR 95 per gast
- Elk extra uur service na 23.00 uur: ZAR 2,400
7.3 Andere wijzigingen die de Opdrachtgever na ondertekening vraagt, zoals extra personeel, een langere service of een gewijzigd menu, worden door de Cateraar tegen redelijke tarieven geprijsd en vooraf schriftelijk overeengekomen.
7.4 De prijzen zijn exclusief omzetbelasting, btw of servicekosten, tenzij deze overeenkomst anders bepaalt. Als de wet zo'n belasting oplegt, betaalt de Opdrachtgever deze bovenop de prijs.
8. Aanbetaling en betaling
8.1 De Opdrachtgever betaalt bij ondertekening van deze overeenkomst een aanbetaling van ZAR 25,000. De Cateraar houdt de datum pas voor de Opdrachtgever vrij als zij de aanbetaling heeft ontvangen. De aanbetaling wordt in mindering gebracht op de prijs.
8.2 De Cateraar factureert het resterende bedrag op basis van het Definitieve Aantal en eventuele extra's, en de Opdrachtgever betaalt dit 14 dagen vóór het evenement.
8.3 Extra's die op de dag zelf of na het Evenement worden toegevoegd, worden na het Evenement gefactureerd en zijn betaalbaar binnen 14 dagen na de factuurdatum.
8.4 Over een bedrag dat niet op tijd is betaald, is rente verschuldigd van 4% per jaar boven het basisrentetarief van de centrale bank van het land van de betaalvaluta, voor zover de wet dit toestaat. De Cateraar mag weigeren te leveren als het resterende bedrag niet op de vervaldatum is betaald.
9. Annulering en wijzigingen door de Opdrachtgever
9.1 De Opdrachtgever mag deze overeenkomst annuleren door schriftelijke kennisgeving aan de Cateraar. In dat geval betaalt de Opdrachtgever de onderstaande vergoeding, die wordt berekend over het geschatte totaalbedrag, dat wil zeggen de prijs per gast vermenigvuldigd met het verwachte aantal gasten uit artikel 1.3 of, als dat is doorgegeven, het Definitieve Aantal:
| Opzegtermijn vóór het evenement | Opdrachtgever betaalt |
|---|---|
| Meer dan 90 dagen | De aanbetaling blijft ingehouden |
| 90 tot 30 dagen | 50% van het geschatte totaal |
| 29 tot 8 dagen | 80% van het geschatte totaal |
| 7 dagen of minder | Het volledige geschatte totaal |
9.2 Partijen komen overeen dat deze vergoedingen een redelijke schatting zijn van de schade van de Cateraar, omdat zij voedsel inkoopt, personeel inplant en andere boekingen afwijst. Wat als aanbetaling is voldaan, wordt in mindering gebracht op de vergoeding, en de Cateraar betaalt een eventueel hoger bedrag terug. De Cateraar spant zich redelijkerwijs in om haar schade te beperken, bijvoorbeeld door het eten voor andere evenementen te gebruiken, en als zij voor de datum een andere boeking vindt, verlaagt zij de vergoeding met de winst daarvan.
9.3 Als de Opdrachtgever de datum van het Evenement wil verplaatsen, zal de Cateraar proberen hierover overeenstemming te bereiken. Als de Cateraar op de nieuwe datum kan leveren, zijn geen annuleringskosten verschuldigd voor een wijziging die ten minste 30 dagen van tevoren wordt doorgegeven. De Cateraar mag een eventuele kostenstijging wel in rekening brengen.
10. Annulering door de Cateraar en omstandigheden buiten onze macht
10.1 Als de Cateraar het Evenement annuleert of de eet- en drinkvoorziening niet kan leveren zoals overeengekomen, behalve vanwege een oorzaak als bedoeld in artikel 10.2, betaalt de Cateraar al het ontvangen geld terug en spant hij zich redelijkerwijs in om een vervangende cateraar van gelijkwaardig niveau te vinden. De Cateraar vergoedt de Opdrachtgever ook de redelijke extra kosten van een vervanger, tot maximaal de prijs in deze overeenkomst.
10.2 Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet nakomen van de overeenkomst als dit het gevolg is van een oorzaak buiten haar macht die niet te voorkomen was, zoals een natuurramp, brand, een noodsituatie, een bevel van een overheidsinstantie, ernstige ziekte van de chef-kok zonder beschikbare vervanger, een staking, een algemene stroomstoring of de sluiting van de Locatie. De partijen overleggen over een nieuwe datum. Kan het Evenement niet doorgaan, dan betaalt de Cateraar het ontvangen geld terug, verminderd met de reeds gemaakte kosten die hij niet kan terugkrijgen, zoals voor eten dat is besteld of speciaal is bereid.
11. Etensresten
De Cateraar laat om redenen van voedselveiligheid geen bereid eten bij de Opdrachtgever achter, maar verpakt ongeopende verpakte producten en desserts die de Opdrachtgever wil bewaren.
12. Schade en gedrag
12.1 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor schade aan de apparatuur, het servies en de overige eigendommen van de Cateraar die is veroorzaakt door de Opdrachtgever, zijn gasten, zijn andere leveranciers en ieder ander die bij het Evenement aanwezig is, behalve normale slijtage en normaal gebruik. De Opdrachtgever betaalt de kosten van reparatie of vervanging. De Cateraar meldt de schade binnen 7 dagen na het Evenement aan de Opdrachtgever.
12.2 De Cateraar is verantwoordelijk voor schade aan de Locatie of aan eigendommen van de Opdrachtgever die is veroorzaakt door zijn personeel, en herstelt die schade of betaalt de kosten van herstel.
12.3 De Cateraar mag de dienstverlening, na waarschuwing van de Opdrachtgever, stopzetten als een gast of de Opdrachtgever zijn personeel uitscheldt of bedreigt of zich zo gedraagt dat mensen gevaar lopen.
13. Verzekering
13.1 De Cateraar heeft tijdens het Evenement de volgende verzekering: een aansprakelijkheidsverzekering van minimaal ZAR 10,000,000 per schadegeval. Op verzoek geeft hij de Opdrachtgever een bewijs van verzekering.
13.2 De Opdrachtgever wordt aangeraden een verzekering te overwegen voor annulering van het Evenement en voor schade aan de Locatie.
14. Aansprakelijkheid
14.1 Niets in deze overeenkomst beperkt de aansprakelijkheid voor fraude, voor overlijden of letsel door nalatigheid, of voor iets anders waarvoor de wet beperking van aansprakelijkheid niet toestaat.
14.2 Onverminderd artikel 14.1 en de bepalingen over restitutie en schade in deze overeenkomst is de totale aansprakelijkheid van elke partij jegens de andere partij voor alle vorderingen die uit deze overeenkomst voortvloeien, beperkt tot de totale prijs van de catering in deze overeenkomst. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor gederfde winst, voor gemist plezier van het Evenement of voor indirecte schade.
14.3 De Cateraar is niet verantwoordelijk voor verlies of beschadiging van eigendommen van de Opdrachtgever of van gasten die naar het Evenement zijn meegebracht, tenzij zijn personeel dit heeft veroorzaakt.
14.4 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn gasten en vrijwaart de Cateraar tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gedrag van de gasten, tenzij de Cateraar dit heeft veroorzaakt.
15. Algemeen
- Deze overeenkomst bevat alle afspraken tussen de partijen over het Evenement. Zij vervangt alles wat eerder is gezegd of geschreven en kan alleen schriftelijk worden gewijzigd, met ondertekening door beide partijen.
- Geen van beide partijen mag deze overeenkomst overdragen zonder schriftelijke toestemming van de andere partij. De Cateraar mag onderaannemers inzetten voor onderdelen van de dienstverlening en blijft voor hen verantwoordelijk.
- Als een deel van deze overeenkomst niet afdwingbaar blijkt, blijft de rest van kracht.
- Een partij die een recht niet direct uitoefent, doet daar geen afstand van.
- Deze overeenkomst mag in afzonderlijke exemplaren en elektronisch worden ondertekend. Samen vormen die exemplaren één overeenkomst.
16. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze overeenkomst en op elk geschil dat eruit voortvloeit is het recht van Zuid-Afrika van toepassing. De partijen proberen een geschil eerst op te lossen door er te goeder trouw over te overleggen gedurende 30 dagen nadat een van hen hiervan schriftelijk melding heeft gedaan.
De plaats waar geschillen uit deze overeenkomst worden beslecht is Kaapstad. Hoe geschillen worden beslecht
Handtekeningen
Voor de Cateraar: Olive & Thyme Catering Co.
Naam en functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________
De Opdrachtgever: Thandi Mokoena
Naam en functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________