Avtale om cateringtjenester
Denne avtalen er inngått 7. november 2026 mellom:
- Olive & Thyme Catering Co., med adresse 9 Market Lane, Cape Town 8001, Sør-Afrika («Leverandøren»), og
- Thandi Mokoena, med adresse 31 Protea Avenue, Stellenbosch 7600, Sør-Afrika («Kunden»).
Kunden ønsker å leie inn Leverandøren til å levere mat og drikke til arrangementet nedenfor, og Leverandøren aksepterer dette. Partene er enige om følgende.
1. Arrangementet
1.1 Leverandøren skal levere catering til en bryllupsmottakelse («Arrangementet») på Vergelegen Estate, Lourensford Road, Somerset West 7130, Sør-Afrika («Lokalet») den lørdag 20. mars 2027.
1.2 Tidspunktene for servering er: oppsett fra kl. 12.00, drikke fra kl. 16.00, middag kl. 18.30 og slutt på serveringen kl. 23.00.
1.3 Forventet antall gjester er 120.
2. Antall gjester
2.1 Kunden skal skriftlig gi Leverandøren beskjed om endelig antall gjester og om hver gjests endelige kostholdsbehov senest 14 dager før Arrangementet. Dette er «Endelig antall».
2.2 Kunden skal betale for Endelig antall, eller for antall gjester som faktisk blir servert dersom dette er høyere. Endelig antall kan økes frem til 3 dager før Arrangementet dersom Leverandøren kan levere det, til samme pris per gjest. Det kan ikke reduseres etter datoen i punkt 2.1.
2.3 Dersom Kunden ikke oppgir Endelig antall i tide, gjelder forventet antall i punkt 1.3 som Endelig antall.
3. Meny og drikke
3.1 Leverandøren skal levere denne menyen og denne drikken:
- Kanapeer: blinis med røkt ørret, sopparanchini og skjeer med oksecarpaccio
- Hovedrett: langtidsstekt lammeskulder eller stekt blomkålsteik, med sesongens grønnsaker og poteter
- Dessert: malvapudding med krem
- Drikke: kullsyreholdig vann, brus, te og kaffe
3.2 Endringer i menyen krever skriftlig enighet mellom partene. Leverandøren kan erstatte en ingrediens eller en rett med en tilsvarende av lik eller bedre kvalitet dersom en leverandør ikke kan levere den, og skal gi Kunden beskjed så snart den får vite om det.
3.3 Cateringleverandøren serverer vinen og ølet som Kunden leverer, og har bevilling til å gjøre dette i Lokalet
3.4 Leverandøren kan nekte å servere alkohol til personer som er under lovlig alder, som er påvirket, eller hvis oppførsel utgjør en risiko for andre, og kan slutte å servere alkohol dersom loven eller reglene i Lokalet krever det. Kunden skal sørge for at gjestene respekterer disse begrensningene.
4. Kostholdsbehov og allergener
4.1 Kunden har informert Leverandøren om disse kostholdsbehovene: 8 vegetariske gjester, 3 veganske gjester, 2 gjester med glutenallergi og 1 gjest med alvorlig peanøttallergi.
4.2 Leverandøren skal lage rettene for disse behovene slik det er avtalt skriftlig, og skal merke eller opplyse gjestene om de 14 viktigste allergenene, eller de allergenene lovgivningen på stedet krever, i hver rett. Leverandøren skal holde ingrediensinformasjon for hver rett tilgjengelig for Kunden og gjestene.
4.3 Kunden skal skriftlig informere Leverandøren om hver gjests allergier og kostholdsbehov, med detaljer, i meldingen om Endelig antall. Leverandøren er ikke ansvarlig for behov den ikke ble informert om i tide.
4.4 Leverandøren skal vise rimelig aktsomhet for å unngå krysskontaminering, men maten lages på et kjøkken som håndterer flere allergener. Leverandøren gir ingen garanti for at en rett er helt fri for et allergen, med mindre den skriftlig har opplyst hvordan den vil holde retten adskilt, og har midler til å gjøre det.
5. Personale, utstyr og oppsett
5.1 Leverandøren skal stille med dette personalet: 1 eventansvarlig, 2 kokker, 8 servitører og 2 barmedarbeidere. Personalet skal være opplært, ha passende antrekk og, der loven krever det, være registrert for arbeid med mat.
5.2 Leverandøren skal levere dette utstyret og oppsettet: servise, bestikk, glass og duker for 120 gjester, 12 runde bord for 10 gjester og 120 stoler, med oppsett og rydding inkludert. Alt som ikke er nevnt, er Kundens ansvar å skaffe eller avtale med Lokalet.
5.3 Kunden skal sørge for at Leverandøren får tilgang til Lokalet på de tidspunktene den trenger for oppsett og opprydding, og at Lokalet har strøm, vann, arbeidsplass, kjølelager og parkering slik Leverandøren har opplyst at den trenger. Ekstrakostnader som skyldes forsinkelser eller begrensninger i Lokalet som Kunden ikke har opplyst Leverandøren om, belastes Kunden etter Leverandørens rimelige satser.
5.4 Leverandøren skal følge regler og instrukser fra Lokalet, blant annet om støy, brannsikkerhet, avfall og bruk av eksterne cateringleverandører, og Kunden skal gi Leverandøren en kopi av reglene i god tid.
6. Mattrygghet, tillatelser og lovgivning
6.1 Leverandøren skal ha, og holde i kraft, alle registreringer, tillatelser og bevillinger som loven krever for å levere mat og drikke i Lokalet, og skal gi Kunden eller Lokalet en kopi på forespørsel.
6.2 Leverandøren skal tilberede, oppbevare, transportere, servere og rydde bort mat i samsvar med gjeldende lover om mathygiene og mattrygghet og god praksis, blant annet temperaturkontroll, rent arbeid og forsiktig håndtering av rå og ferdig tilberedt mat.
6.3 Av hensyn til mattrygghet kan Leverandøren fjerne eller nekte å servere mat som har stått utenfor temperaturkontroll lenger enn det som er trygt, og er ikke ansvarlig for tapet.
6.4 Hver av partene skal følge lovgivningen som gjelder for den i forbindelse med Arrangementet, blant annet lover om alkohol, helse og sikkerhet, ansettelse av personale og beskyttelse av barn.
7. Pris
7.1 Prisen er ZAR 780 per gjest, for Endelig antall, i sørafrikanske rand. Prisen dekker menyen, personalet, utstyret og oppsettet som er nevnt i denne avtalen.
7.2 Følgende tillegg faktureres i tillegg, dersom Kunden ber om dem:
- Nattmat: ZAR 95 per gjest
- Hver ekstra servicetime etter kl. 23.00: ZAR 2,400
7.3 Andre endringer som Kunden ber om etter signering, for eksempel ekstra personale, lengre servering eller endret meny, prises av Leverandøren etter rimelige satser og avtales skriftlig på forhånd.
7.4 Prisene inkluderer ikke omsetningsskatt, merverdiavgift eller serviceavgift med mindre denne avtalen sier det. Dersom loven pålegger slik skatt eller avgift, skal Kunden betale den i tillegg.
8. Depositum og betaling
8.1 Kunden skal betale et depositum på ZAR 25,000 ved signering av denne avtalen. Leverandøren holder datoen av for Kunden først når den har mottatt depositumet. Depositumet går til fradrag i prisen.
8.2 Leverandøren skal fakturere restbeløpet, basert på Endelig antall og eventuelle tillegg, og Kunden skal betale det 14 dager før arrangementet.
8.3 Eventuelle tillegg som bestilles på dagen eller etter Arrangementet, faktureres etter Arrangementet og forfaller til betaling innen 14 dager etter fakturadato.
8.4 Beløp som ikke betales i tide, påløper renter på 4% per år over styringsrenten i sentralbanken i landet hvis valuta betalingen skjer i, så langt loven tillater det. Leverandøren kan nekte å servere dersom restbeløpet ikke er betalt ved forfall.
9. Avbestilling og endringer fra Kundens side
9.1 Kunden kan si opp denne avtalen ved skriftlig varsel til Leverandøren. Gjør Kunden det, skal Kunden betale følgende gebyr, som beregnes av estimert totalbeløp, det vil si prisen per gjest multiplisert med forventet antall gjester i punkt 1.3, eller Endelig antall dersom et slikt er oppgitt:
| Varsel før arrangementet | Kunden betaler |
|---|---|
| Mer enn 90 dager | Depositumet beholdes |
| 90 til 30 dager | 50 % av estimert totalbeløp |
| 29 til 8 dager | 80 % av estimert totalbeløp |
| 7 dager eller mindre | Hele det estimerte totalbeløpet |
9.2 Partene er enige om at disse gebyrene er et rimelig anslag på Leverandørens tap, fordi den kjøper inn mat, setter av personale og avslår andre bestillinger. Penger som er betalt som depositum, går til fradrag i gebyret, og Leverandøren skal tilbakebetale eventuelt overskytende beløp. Leverandøren skal gjøre rimelige tiltak for å redusere tapet sitt, for eksempel ved å bruke maten til andre arrangementer, og dersom den finner en annen bestilling på datoen, skal den redusere gebyret med fortjenesten fra denne.
9.3 Dersom Kunden ønsker å flytte datoen for Arrangementet, vil Cateringleverandøren forsøke å bli enig om det. Dersom Cateringleverandøren kan levere på den nye datoen, gjelder ingen avbestillingsgebyr for endringer som gjøres minst 30 dager i forveien, og Cateringleverandøren kan kreve dekket en eventuell kostnadsøkning.
10. Avlysning fra Cateringleverandøren og forhold utenfor partenes kontroll
10.1 Dersom Cateringleverandøren avlyser Arrangementet, eller ikke kan levere mat- og drikketjenesten som avtalt, med mindre det skyldes en årsak etter punkt 10.2, skal Cateringleverandøren refundere alle innbetalte beløp og gjøre rimelige forsøk på å finne en erstatningsleverandør av tilsvarende standard. Cateringleverandøren skal også dekke Kundens rimelige merkostnader ved å skaffe erstatning, begrenset til prisen i denne avtalen.
10.2 Ingen av partene er ansvarlig for manglende oppfyllelse som skyldes forhold utenfor partens kontroll og som ikke kunne vært unngått, som naturkatastrofe, brann, nødssituasjon, pålegg fra offentlig myndighet, alvorlig sykdom hos kjøkkensjefen uten tilgjengelig vikar, streik, generelt strømbrudd eller stenging av Lokalet. Partene skal drøfte en ny dato. Dersom Arrangementet ikke kan gjennomføres, skal Cateringleverandøren refundere innbetalte beløp, fratrukket kostnader som allerede er pådratt og som ikke kan gjenvinnes, for eksempel mat som er bestilt eller laget på bestilling.
11. Matrester
Cateringleverandøren lar ikke tilberedt mat bli igjen hos Kunden av hensyn til mattryggheten, men pakker uåpnede pakkede varer og desserter som Kunden ber om å få beholde.
12. Skade og opptreden
12.1 Kunden er ansvarlig for skade på Cateringleverandørens utstyr, servise og eiendeler som er forårsaket av Kunden, Kundens gjester, Kundens andre leverandører og andre som er til stede på Arrangementet, med unntak av normal slitasje og bruk, og skal betale kostnaden ved reparasjon eller erstatning. Cateringleverandøren skal melde fra til Kunden om slik skade innen 7 dager etter Arrangementet.
12.2 Cateringleverandøren er ansvarlig for skade på Lokalet eller på Kundens eiendeler som er forårsaket av Cateringleverandørens ansatte, og skal utbedre skaden eller betale kostnaden ved utbedring.
12.3 Cateringleverandøren kan avbryte tjenesten etter å ha advart Kunden dersom en gjest eller Kunden trakasserer eller truer de ansatte, eller opptrer på en måte som setter personer i fare.
13. Forsikring
13.1 Cateringleverandøren skal ha følgende forsikring under Arrangementet: ansvarsforsikring på minst ZAR 10,000,000 per krav. Cateringleverandøren skal på forespørsel gi Kunden et forsikringsbevis.
13.2 Kunden bør vurdere forsikring ved avlysning av Arrangementet og for skade på Lokalet.
14. Ansvar
14.1 Ingenting i denne avtalen begrenser ansvar for svik, for dødsfall eller personskade forårsaket av uaktsomhet, eller for noe annet som loven ikke tillater å begrense.
14.2 Med forbehold for punkt 14.1 og bestemmelsene om refusjon og skade i denne avtalen er hver parts samlede ansvar overfor den andre for alle krav som springer ut av denne avtalen, begrenset til den samlede prisen for cateringen i avtalen. Ingen av partene er ansvarlig for tapt fortjeneste eller tapt glede av Arrangementet, eller for indirekte tap.
14.3 Cateringleverandøren er ikke ansvarlig for tap av eller skade på eiendeler som Kunden eller gjestene har med til Arrangementet, med mindre Cateringleverandørens ansatte har forårsaket det.
14.4 Kunden er ansvarlig for gjestenes opptreden og skal holde Cateringleverandøren skadesløs mot krav fra tredjepart som skyldes gjestenes opptreden, med mindre kravet er forårsaket av Cateringleverandøren.
15. Alminnelige bestemmelser
- Denne avtalen utgjør den fullstendige avtalen mellom partene om Arrangementet. Den erstatter alt som tidligere er sagt eller skrevet, og kan bare endres skriftlig med underskrift fra begge parter.
- Ingen av partene kan overdra denne avtalen uten den andres skriftlige samtykke. Cateringleverandøren kan bruke underleverandører til deler av tjenesten, og er ansvarlig for dem.
- Dersom en del av denne avtalen ikke kan håndheves, forblir resten i kraft.
- En part som ikke straks gjør bruk av en rettighet, har ikke gitt avkall på den.
- Denne avtalen kan undertegnes i separate eksemplarer og elektronisk, og eksemplarene utgjør sammen én avtale.
16. Lovvalg og tvisteløsning
Denne avtalen, og enhver tvist som springer ut av den, er underlagt lovene i Sør-Afrika. Partene skal først forsøke å løse enhver tvist gjennom drøftelser i god tro i 30 dager etter at en av dem har sendt skriftlig varsel om tvisten.
Verneting for enhver tvist etter denne avtalen er Cape Town. Hvordan tvister avgjøres
Underskrifter
For Cateringleverandøren: Olive & Thyme Catering Co.
Navn og stilling: ______________
Underskrift: ______________
Dato: ______________
Kunden: Thandi Mokoena
Navn og stilling: ______________
Underskrift: ______________
Dato: ______________