Pitopalvelusopimus
Tämä sopimus tehdään 7. marraskuuta 2026 seuraavien osapuolten välillä:
- Olive & Thyme Catering Co., osoite 9 Market Lane, Kapkaupunki 8001, Etelä-Afrikka (”Pitopalvelun tarjoaja”); ja
- Thandi Mokoena, osoite 31 Protea Avenue, Stellenbosch 7600, Etelä-Afrikka (”Asiakas”).
Asiakas haluaa palkata Pitopalvelun tarjoajan tarjoamaan ruoka- ja juomapalvelun jäljempänä kuvattuun tilaisuuteen, ja Pitopalvelun tarjoaja suostuu siihen. Osapuolet sopivat seuraavaa.
1. Tilaisuus
1.1 Pitopalvelun tarjoaja tarjoaa pitopalvelun tilaisuuteen häävastaanotto (”Tilaisuus”) paikassa Vergelegen Estate, Lourensford Road, Somerset West 7130, Etelä-Afrikka (”Tapahtumapaikka”) lauantai 20. maaliskuuta 2027.
1.2 Tarjoilun ajankohdat ovat: pystytys klo 12.00 alkaen, juomat klo 16.00 alkaen, illallinen klo 18.30 ja tarjoilu päättyy klo 23.00.
1.3 Arvioitu vierasmäärä on 120.
2. Vierasmäärät
2.1 Asiakas ilmoittaa Pitopalvelun tarjoajalle kirjallisesti lopullisen vierasmäärän ja jokaisen vieraan lopulliset ruokavaliotarpeet viimeistään 14 päivää ennen Tilaisuutta. Tämä on ”Lopullinen vierasmäärä”.
2.2 Asiakas maksaa Lopullisen vierasmäärän mukaisesti tai tosiasiallisesti tarjoillun vierasmäärän mukaisesti, jos se on suurempi. Lopullista vierasmäärää voidaan nostaa 3 päivään ennen Tilaisuutta saakka, jos Pitopalvelun tarjoaja pystyy toimittamaan sen samalla hinnalla vierasta kohden. Sitä ei voi laskea kohdassa 2.1 mainitun päivämäärän jälkeen.
2.3 Jos Asiakas ei anna Lopullista vierasmäärää ajoissa, kohdassa 1.3 mainittu arvioitu määrä on Lopullinen vierasmäärä.
3. Ruokalista ja juomat
3.1 Pitopalvelun tarjoaja tarjoaa seuraavan ruokalistan ja seuraavat juomat:
- Alkuruoat: savustetun taimenen blinit, herkkusieni-arancinit ja naudan carpaccio-lusikat
- Pääruoka: hitaasti haudutettu lampaanlapa tai paahdettu kukkakaalipihvi, kauden kasvikset ja perunat
- Jälkiruoka: malvavanukas kerman kanssa
- Juomat: hiilihapollinen vesi, virvoitusjuomat sekä tee ja kahvi
3.2 Ruokalistan muutokset edellyttävät molempien osapuolten kirjallista hyväksyntää. Pitopalvelun tarjoaja voi korvata ainesosan tai ruokalajin vastaavalla, laadultaan yhtä hyvällä tai paremmalla tuotteella, jos toimittaja ei pysty toimittamaan sitä, ja ilmoittaa siitä Asiakkaalle heti tiedon saatuaan.
3.3 Pitopalvelu tarjoilee asiakkaan toimittamat viinit ja whatever oluet ja sillä on tilaisuuspaikassa tarvittava anniskelulupa.
3.4 Pitopalvelun tarjoaja voi kieltäytyä tarjoamasta alkoholia henkilölle, joka on alle laillisen iän, päihtynyt tai jonka käyttäytyminen on riski muille, ja voi lopettaa alkoholin tarjoilun, jos laki tai Tapahtumapaikan säännöt sitä edellyttävät. Asiakas varmistaa, että vieraat noudattavat näitä rajoituksia.
4. Ruokavaliotarpeet ja allergeenit
4.1 Asiakas on ilmoittanut Pitopalvelun tarjoajalle seuraavista ruokavaliotarpeista: 8 kasvisruokailijaa, 3 vegaaniruokailijaa, 2 gluteeniallergista vierasta ja 1 vieras, jolla on vaikea maapähkinäallergia.
4.2 Pitopalvelun tarjoaja valmistaa kyseisiä tarpeita varten ruoat kirjallisesti sovitulla tavalla ja merkitsee tai kertoo vieraille kussakin ruokalajissa olevat 14 pääallergeenia tai ne allergeenit, jotka paikkakunnan laki edellyttää kyseisessä ruokalajissa. Se pitää kunkin ruokalajin ainesosatiedot Asiakkaan ja vieraiden saatavilla.
4.3 Asiakas ilmoittaa Pitopalvelun tarjoajalle kirjallisesti jokaisen vieraan allergiat ja ruokavaliotarpeet yksityiskohtineen Lopullisen vierasmäärän ilmoituksessa. Pitopalvelun tarjoaja ei vastaa tarpeesta, josta sille ei ole ilmoitettu ajoissa.
4.4 Pitopalvelun tarjoaja noudattaa kohtuullista huolellisuutta ristikontaminaation välttämiseksi, mutta ruoka valmistetaan keittiössä, jossa käsitellään useita allergeeneja. Pitopalvelun tarjoaja ei anna lupausta siitä, että mikään ruokalaji olisi täysin vapaa allergeenista, ellei se kirjallisesti ilmoita, miten se pitää kyseisen ruokalajin erillään, ja sillä ole siihen keinoja.
5. Henkilöstö, välineet ja järjestelyt
5.1 Pitopalvelun tarjoaja tarjoaa seuraavan henkilöstön: 1 tilaisuusvastaava, 2 kokkia, 8 tarjoilijaa ja 2 baarimikkoa. Henkilöstö on koulutettu, asianmukaisesti pukeutunut ja, jos laki sitä edellyttää, rekisteröity työskentelemään ruoan parissa.
5.2 Pitopalvelun tarjoaja tarjoaa seuraavat välineet ja järjestelyt: astiat, ruokailuvälineet, lasit ja liinat 120 vieraalle, 12 pyöreää kymmenen hengen pöytää ja 120 tuolia, pystytys ja purku sisältyvät hintaan. Kaikki, mitä ei ole nimetty, on Asiakkaan velvollisuus hankkia tai järjestää Tapahtumapaikan kanssa.
5.3 Asiakas varmistaa, että Pitopalvelun tarjoaja pääsee Tapahtumapaikalle niinä aikoina, joita se tarvitsee pystytystä ja purkamista varten, ja että Tapahtumapaikalla on sähkö, vesi, työtila, kylmäsäilytys ja pysäköinti, jotka Pitopalvelun tarjoaja on ilmoittanut tarvitsevansa. Lisäkustannukset viivästyksestä tai Tapahtumapaikan rajoituksista, joista Asiakas ei ole ilmoittanut Pitopalvelun tarjoajalle, veloitetaan Asiakkaalta Pitopalvelun tarjoajan kohtuullisten hintojen mukaan.
5.4 Pitopalvelun tarjoaja noudattaa Tapahtumapaikan sääntöjä ja ohjeita, mukaan lukien sen melua, paloturvallisuutta, jätettä ja ulkopuolisten pitopalvelujen käyttöä koskevat säännöt, ja Asiakas antaa Pitopalvelun tarjoajalle kopion säännöistä hyvissä ajoin.
6. Ruokaturvallisuus, luvat ja laki
6.1 Pitopalvelun tarjoajalla on ja se pitää voimassa kaikki rekisteröinnit, luvat ja lisenssit, joita laki edellyttää ruoka- ja juomapalvelun tarjoamiseksi Tapahtumapaikalla, ja antaa kopion Asiakkaalle tai Tapahtumapaikalle pyynnöstä.
6.2 Pitopalvelun tarjoaja valmistaa, varastoi, kuljettaa, tarjoilee ja purkaa ruoan sovellettavien elintarvikehygienia- ja turvallisuuslakien ja hyvän käytännön mukaisesti, mukaan lukien lämpötilan hallinta, puhdas työskentely sekä raakojen ja kypsennettyjen ruokien huolellinen käsittely.
6.3 Pitopalvelun tarjoaja voi ruokaturvallisuussyistä poistaa tai kieltäytyä tarjoilemasta ruokaa, joka on jätetty lämpötilan hallinnan ulkopuolelle pidemmäksi ajaksi kuin on turvallista, eikä vastaa menetyksestä.
6.4 Kumpikin osapuoli noudattaa sitä koskevaa lakia Tilaisuuteen liittyen, mukaan lukien alkoholia, terveyttä ja turvallisuutta, henkilöstön työllistämistä ja lasten suojelua koskevat lait.
7. Hinta
7.1 Hinta on ZAR 780 vierasta kohden Lopullisen vierasmäärän osalta valuutassa Etelä-Afrikan randi. Hinta kattaa tässä sopimuksessa nimetyn ruokalistan, henkilöstön, välineet ja järjestelyt.
7.2 Seuraavat lisät veloitetaan erikseen, jos Asiakas pyytää niitä:
- Yöpala: ZAR 95 per vieras
- Jokainen ylimääräinen tarjoilutunti klo 23.00 jälkeen: ZAR 2,400
7.3 Muut muutokset, joita Asiakas pyytää allekirjoittamisen jälkeen, kuten lisähenkilöstö, pidempi tarjoilu tai muutettu ruokalista, hinnoittelee Pitopalvelun tarjoaja käypien hintojensa mukaan, ja ne sovitaan kirjallisesti etukäteen.
7.4 Hinnat eivät sisällä liikevaihtoveroa, arvonlisäveroa tai palvelumaksua, ellei tässä sopimuksessa toisin sanota. Jos laki lisää tällaisen veron, Asiakas maksaa sen lisäksi.
8. Käsiraha ja maksu
8.1 Asiakas maksaa käsirahan ZAR 25,000 tämän sopimuksen allekirjoittaessaan. Pitopalvelun tarjoaja varaa päivämäärän Asiakkaalle vasta, kun se on vastaanottanut käsirahan. Käsiraha hyvitetään hintaan.
8.2 Pitopalvelun tarjoaja laskuttaa loppusumman Lopullisen vierasmäärän ja mahdollisten lisien perusteella, ja Asiakas maksaa sen 14 päivää ennen tilaisuutta.
8.3 Kaikki lisät, jotka lisätään Tilaisuuden päivänä tai sen jälkeen, laskutetaan Tilaisuuden jälkeen, ja ne erääntyvät maksettaviksi 14 päivän kuluessa laskusta.
8.4 Ajallaan maksamatta jääneelle summalle peritään korkoa 4 % vuodessa maksuvaluutan maan keskuspankin peruskoron yläpuolella siltä osin kuin laki sen sallii. Pitopalvelun tarjoaja voi kieltäytyä tarjoilusta, jos loppusummaa ei ole maksettu eräpäivänä.
9. Asiakkaan tekemä peruutus ja muutokset
9.1 Asiakas voi peruuttaa tämän sopimuksen kirjallisella ilmoituksella Pitopalvelun tarjoajalle. Jos Asiakas tekee niin, Asiakas maksaa seuraavan maksun, joka lasketaan arvioidusta kokonaissummasta eli hinnasta vierasta kohden kerrottuna kohdassa 1.3 mainitulla arvioidulla vierasmäärällä tai Lopullisella vierasmäärällä, jos sellainen on ilmoitettu:
| Peruutusilmoitus ennen tilaisuutta | Asiakas maksaa |
|---|---|
| Yli 90 päivää | Ennakkomaksu pidätetään |
| 90 päivästä 30 päivään | 50 % arvioidusta kokonaissummasta |
| 29 päivästä 8 päivään | 80 % arvioidusta kokonaissummasta |
| 7 päivää tai vähemmän | Koko arvioitu kokonaissumma |
9.2 Osapuolet sopivat, että nämä maksut ovat kohtuullinen arvio Pitopalvelun tarjoajan menetyksestä, koska se ostaa ruokaa, varaa henkilöstöä ja joutuu hylkäämään muita varauksia. Käsirahana maksettu raha hyvitetään maksuun, ja Pitopalvelun tarjoaja palauttaa sen ylittävän määrän. Pitopalvelun tarjoaja pyrkii kohtuullisin toimin vähentämään menetystään esimerkiksi käyttämällä ruoan muihin tilaisuuksiin ja, jos se saa päivämäärälle toisen varauksen, vähentää maksua siitä saadulla voitolla.
9.3 Jos Asiakas haluaa siirtää Tilaisuuden ajankohtaa, Pitopalvelu pyrkii sopimaan siitä. Jos Pitopalvelu voi toteuttaa uuden ajankohdan, peruutusmaksua ei peritä, jos muutos tehdään vähintään 30 päivää etukäteen, ja Pitopalvelu voi veloittaa mahdollisen kustannusten nousun.
10. Pitopalvelun peruutus ja ylivoimaiset esteet
10.1 Jos Pitopalvelu peruuttaa Tilaisuuden tai ei voi tarjota sovittua ruoka- ja juomapalvelua muusta kuin 10.2 kohdassa tarkoitetusta syystä, se palauttaa kaikki maksetut summat ja pyrkii kohtuullisin toimin löytämään korvaavan, samantasoisen pitopalvelun. Se maksaa Asiakkaalle myös korvaavan palvelun hankkimisesta aiheutuvat kohtuulliset lisäkustannukset enintään tässä sopimuksessa määritetyn hinnan verran.
10.2 Kumpikaan osapuoli ei ole vastuussa velvoitteidensa täyttämättä jättämisestä itsestään riippumattomasta syystä, jota ei voitu välttää, kuten luonnonkatastrofista, tulipalosta, hätätilanteesta, viranomaisen määräyksestä, pääkokin vakavasta sairaudesta ilman korvaavaa pääkokkia, lakosta, yleisestä sähkökatkosta tai Juhlapaikan sulkemisesta. Osapuolet neuvottelevat uudesta ajankohdasta. Jos Tilaisuutta ei voida järjestää, Pitopalvelu palauttaa maksetut summat vähennettynä kustannuksilla, jotka se on jo maksanut eikä voi saada takaisin, kuten tilattu tai tilauksesta valmistettu ruoka.
11. Tähteet
Pitopalvelu ei jätä kypsennettyä ruokaa asiakkaalle elintarviketurvallisuuden vuoksi, mutta pakkaa avaamattomat pakkaukset ja jälkiruoat, jotka asiakas haluaa ottaa mukaansa.
12. Vahingot ja käyttäytyminen
12.1 Asiakas vastaa Pitopalvelun laitteille, astioille ja omaisuudelle aiheutuneista vahingoista, jotka ovat aiheutuneet Asiakkaasta, tämän vieraista, tämän muista toimittajista tai kenestä tahansa muusta Tilaisuudessa olevasta, lukuun ottamatta tavanomaista kulumista ja käyttöä, ja maksaa vahingon korjaamis- tai korvaamiskustannukset. Pitopalvelu ilmoittaa vahingosta Asiakkaalle 7 päivän kuluessa Tilaisuudesta.
12.2 Pitopalvelu vastaa Juhlapaikalle tai Asiakkaan omaisuudelle aiheutuneista vahingoista, jotka sen henkilökunta on aiheuttanut, ja korjaa vahingon tai maksaa korjauskustannukset.
12.3 Pitopalvelu voi keskeyttää palvelun varoitettuaan Asiakasta, jos vieras tai Asiakas kohtelee sen henkilökuntaa sopimattomasti tai uhkaa sitä taikka toimii tavalla, joka saattaa ihmiset vaaraan.
13. Vakuutukset
13.1 Pitopalvelulla on Tilaisuuden ajan seuraava vakuutus: julkinen vastuuvakuutus, vähintään ZAR 10,000,000 vahinkotapahtumaa kohden. Se toimittaa Asiakkaalle todistuksen pyynnöstä.
13.2 Asiakkaan kannattaa harkita vakuutusta Tilaisuuden peruuttamisen ja Juhlapaikalle aiheutuvien vahinkojen varalta.
14. Vastuu
14.1 Mikään tässä sopimuksessa ei rajoita vastuuta petoksesta, huolimattomuudesta aiheutuneesta kuolemasta tai henkilövahingosta eikä mistään muusta, jonka rajoittaminen ei lain mukaan ole sallittua.
14.2 Jollei 14.1 kohdasta ja tämän sopimuksen palautuksia ja vahinkoja koskevista kohdista muuta johdu, kummankin osapuolen kokonaisvastuu toiselle osapuolelle kaikista tästä sopimuksesta johtuvista vaatimuksista on rajoitettu tässä sopimuksessa määritettyyn pitopalvelun kokonaishintaan. Kumpikaan osapuoli ei ole vastuussa voiton menetyksestä, Tilaisuuden nautinnon menetyksestä eikä välillisestä vahingosta.
14.3 Pitopalvelu ei vastaa Tilaisuuteen tuodun Asiakkaan tai vieraiden omaisuuden katoamisesta tai vahingoittumisesta, paitsi siltä osin kuin sen henkilökunta on sen aiheuttanut.
14.4 Asiakas vastaa vieraittensa käyttäytymisestä ja korvaa Pitopalvelulle kolmannen osapuolen vaatimukset, jotka johtuvat vieraiden käyttäytymisestä, lukuun ottamatta vaatimuksia, jotka ovat aiheutuneet Pitopalvelusta.
15. Yleiset ehdot
- Tämä sopimus muodostaa osapuolten koko sopimuksen Tilaisuudesta. Se korvaa kaiken aiemmin sanotun ja kirjoitetun, ja sitä voidaan muuttaa vain molempien osapuolten allekirjoittamalla kirjallisella asiakirjalla.
- Kumpikaan osapuoli ei saa siirtää tätä sopimusta ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Pitopalvelu voi käyttää alihankkijoita osaan palvelusta ja vastaa niistä.
- Jos jokin tämän sopimuksen osa ei ole täytäntöönpanokelpoinen, muu osa jää voimaan.
- Osapuoli, joka ei käytä oikeuttaan heti, ei ole luopunut siitä.
- Tämä sopimus voidaan allekirjoittaa erillisinä kappaleina ja sähköisesti, ja yhdessä ne muodostavat yhden sopimuksen.
16. Sovellettava laki ja riidat
Tähän sopimukseen ja siitä johtuviin riitoihin sovelletaan Etelä-Afrikka lakia. Osapuolet pyrkivät ensin ratkaisemaan riidan neuvottelemalla siitä vilpittömässä mielessä 30 päivän ajan siitä, kun toinen osapuoli on antanut siitä kirjallisen ilmoituksen.
Tämän sopimuksen mukaisten riitojen ratkaisupaikka on Kapkaupunki. Miten riidat ratkaistaan
Allekirjoitukset
Pitopalvelun puolesta: Olive & Thyme Catering Co.
Nimi ja tehtävä: ______________
Allekirjoitus: ______________
Päiväys: ______________
Asiakas: Thandi Mokoena
Nimi ja tehtävä: ______________
Allekirjoitus: ______________
Päiväys: ______________