Umowa o świadczenie usług cateringowych
Niniejsza umowa zostaje zawarta dnia 7 listopada 2026 pomiędzy:
- Olive & Thyme Catering Co., z adresem 9 Market Lane, Kapsztad 8001, Republika Południowej Afryki („Wykonawca”); oraz
- Thandi Mokoena, z adresem 31 Protea Avenue, Stellenbosch 7600, Republika Południowej Afryki („Zamawiający”).
Zamawiający zamierza zlecić Wykonawcy obsługę gastronomiczną wydarzenia opisanego poniżej, a Wykonawca przyjmuje to zlecenie. Strony postanawiają, co następuje.
1. Wydarzenie
1.1 Wykonawca zapewni catering podczas wydarzenia: przyjęcie weselne („Wydarzenie”), w miejscu: Vergelegen Estate, Lourensford Road, Somerset West 7130, Republika Południowej Afryki („Miejsce Wydarzenia”), w dniu sobota, 20 marca 2027.
1.2 Godziny obsługi: przygotowanie od 12.00, drinki od 16.00, kolacja o 18.30 i zakończenie obsługi o 23.00.
1.3 Przewidywana liczba gości wynosi 120.
2. Liczba gości
2.1 Zamawiający poda Wykonawcy na piśmie ostateczną liczbę gości oraz ostateczne potrzeby żywieniowe każdego z nich co najmniej 14 dni przed Wydarzeniem. Jest to „Ostateczna Liczba Gości”.
2.2 Zamawiający zapłaci za Ostateczną Liczbę Gości albo za liczbę gości faktycznie obsłużonych, jeśli jest ona wyższa. Ostateczną Liczbę Gości można zwiększyć najpóźniej na 3 dni przed Wydarzeniem, jeśli Wykonawca będzie w stanie zapewnić obsługę większej liczby osób, po tej samej cenie za gościa. Po terminie, o którym mowa w punkcie 2.1, nie można jej zmniejszyć.
2.3 Jeżeli Zamawiający nie poda Ostatecznej Liczby Gości w terminie, za Ostateczną Liczbę Gości uznaje się przewidywaną liczbę gości z punktu 1.3.
3. Menu i napoje
3.1 Wykonawca zapewni następujące menu i napoje:
- Przekąski koktajlowe: blinisy z wędzonym pstrągiem, arancini z grzybami i łyżeczki z carpaccio wołowym
- Danie główne: wolno gotowana łopatka jagnięca lub pieczony stek z kalafiora, z warzywami sezonowymi i ziemniakami
- Deser: pudding malva ze śmietanką
- Napoje: woda gazowana, napoje bezalkoholowe oraz herbata i kawa
3.2 Zmiany w menu wymagają pisemnej zgody obu stron. Jeżeli dostawca nie może dostarczyć jakiegoś składnika lub dania, Wykonawca może zastąpić go podobnym o równej lub wyższej jakości i poinformuje o tym Zamawiającego, gdy tylko się o tym dowie.
3.3 Usługodawca poda wino i piwo dostarczone przez Klienta i posiada licencję wymaganą do tego w Miejscu wydarzenia
3.4 Wykonawca może odmówić podania alkoholu osobie, która nie ukończyła wymaganego prawem wieku, jest pod wpływem alkoholu lub swoim zachowaniem stwarza zagrożenie dla innych, a także może zaprzestać podawania alkoholu, jeśli wymagają tego przepisy prawa lub regulamin Miejsca Wydarzenia. Zamawiający dopilnuje, aby goście przestrzegali tych ograniczeń.
4. Potrzeby żywieniowe i alergeny
4.1 Zamawiający poinformował Wykonawcę o następujących potrzebach żywieniowych: 8 gości wegetariańskich, 3 gości wegańskich, 2 gości z alergią na gluten i 1 gość z ciężką alergią na orzeszki ziemne.
4.2 Wykonawca przygotuje dania odpowiadające tym potrzebom, zgodnie z ustaleniami na piśmie, oraz oznaczy w każdym daniu 14 głównych alergenów lub te alergeny, których oznaczenia wymaga prawo miejsca Wydarzenia, albo poinformuje o nich gości. Informacje o składnikach każdego dania Wykonawca będzie udostępniać Zamawiającemu i gościom.
4.3 Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie o każdej alergii i każdej potrzebie żywieniowej gościa wraz ze szczegółami, w zawiadomieniu o Ostatecznej Liczbie Gości. Wykonawca nie odpowiada za potrzebę, o której nie został poinformowany w terminie.
4.4 Wykonawca dołoży należytej staranności, aby uniknąć kontaktu krzyżowego alergenów, jednak jedzenie jest przygotowywane w kuchni, w której używa się wielu alergenów. Wykonawca nie gwarantuje, że jakiekolwiek danie jest całkowicie wolne od alergenu, chyba że na piśmie określi, w jaki sposób oddzieli to danie, i będzie miał do tego odpowiednie środki.
5. Personel, wyposażenie i przygotowanie
5.1 Wykonawca zapewni następujący personel: 1 koordynator wydarzenia, 2 kucharzy, 8 kelnerów i 2 osoby do obsługi baru. Będzie to personel przeszkolony, odpowiednio ubrany i, jeśli wymaga tego prawo, zarejestrowany do pracy z żywnością.
5.2 Wykonawca zapewni następujące wyposażenie i przygotowanie: zastawa stołowa, sztućce, szklanki i kieliszki oraz obrusy dla 120 gości, 12 okrągłych stołów po 10 osób i 120 krzeseł, z montażem i sprzątaniem w cenie. Wszystko, co nie zostało wymienione, Zamawiający zapewni sam lub uzgodni z zarządcą Miejsca Wydarzenia.
5.3 Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do Miejsca Wydarzenia w godzinach potrzebnych na przygotowanie i sprzątanie oraz to, aby w Miejscu Wydarzenia były dostępne prąd, woda, przestrzeń robocza, chłodnie i parking, o które Wykonawca poprosił. Dodatkowe koszty wynikające z opóźnienia lub ograniczeń w Miejscu Wydarzenia, o których Zamawiający nie poinformował Wykonawcy, obciążają Zamawiającego według rozsądnych stawek Wykonawcy.
5.4 Wykonawca będzie przestrzegać zasad i poleceń obowiązujących w Miejscu Wydarzenia, w tym zasad dotyczących hałasu, bezpieczeństwa przeciwpożarowego, odpadów i korzystania z zewnętrznych firm cateringowych, a Zamawiający przekaże Wykonawcy kopię tych zasad we właściwym czasie.
6. Bezpieczeństwo żywności, licencje i przepisy prawa
6.1 Wykonawca posiada i będzie utrzymywać w mocy wszystkie rejestracje, zezwolenia i licencje wymagane prawem do świadczenia usług gastronomicznych w Miejscu Wydarzenia oraz na żądanie przekaże ich kopię Zamawiającemu lub zarządcy Miejsca Wydarzenia.
6.2 Wykonawca będzie przygotowywać, przechowywać, transportować, podawać i sprzątać żywność zgodnie z obowiązującymi przepisami o higienie i bezpieczeństwie żywności oraz dobrą praktyką, w tym z kontrolą temperatury, czystością pracy i ostrożnym obchodzeniem się z żywnością surową i gotową.
6.3 Ze względów bezpieczeństwa żywności Wykonawca może usunąć lub odmówić podania żywności, która pozostawała poza kontrolą temperatury dłużej, niż jest to bezpieczne, i nie ponosi odpowiedzialności za jej utratę.
6.4 Każda ze stron będzie przestrzegać przepisów prawa, które jej dotyczą w związku z Wydarzeniem, w tym przepisów o alkoholu, bezpieczeństwie i higienie pracy, zatrudnianiu personelu oraz ochronie dzieci.
7. Cena
7.1 Cena wynosi ZAR 780 za gościa, za Ostateczną Liczbę Gości, w walucie rand południowoafrykański. Cena obejmuje menu, personel, wyposażenie i przygotowanie wymienione w niniejszej umowie.
7.2 Następujące dodatki są płatne odrębnie, jeśli Zamawiający o nie poprosi:
- Nocna przekąska: ZAR 95 za gościa
- Każda dodatkowa godzina obsługi po 23.00: ZAR 2,400
7.3 Inne zmiany, o które Zamawiający poprosi po podpisaniu umowy, takie jak dodatkowy personel, dłuższa obsługa lub zmienione menu, Wykonawca wycenia według swoich uczciwych stawek i są one uzgadniane z góry na piśmie.
7.4 Ceny nie obejmują podatku od sprzedaży, podatku od wartości dodanej ani opłaty za obsługę, chyba że niniejsza umowa stanowi inaczej. Jeżeli przepisy prawa nakładają taki podatek, Zamawiający zapłaci go dodatkowo.
8. Zaliczka i płatność
8.1 Zamawiający zapłaci zaliczkę w wysokości ZAR 25,000 przy podpisaniu niniejszej umowy. Wykonawca zarezerwuje termin dla Zamawiającego dopiero po otrzymaniu zaliczki. Zaliczka jest wliczana w cenę.
8.2 Wykonawca wystawi fakturę na pozostałą kwotę, obliczoną na podstawie Ostatecznej Liczby Gości i ewentualnych dodatków, a Zamawiający zapłaci ją 14 dni przed wydarzeniem.
8.3 Dodatki zamówione w dniu Wydarzenia lub po nim są fakturowane po Wydarzeniu i płatne w ciągu 14 dni od daty faktury.
8.4 Kwota niezapłacona w terminie podlega odsetkom w wysokości 4% rocznie powyżej stopy referencyjnej banku centralnego państwa waluty płatności, w zakresie dozwolonym przez prawo. Wykonawca może odmówić obsługi, jeśli pozostała kwota nie została zapłacona w terminie.
9. Odwołanie i zmiany ze strony Zamawiającego
9.1 Zamawiający może wypowiedzieć niniejszą umowę na podstawie pisemnego zawiadomienia skierowanego do Wykonawcy. W takim przypadku Zamawiający zapłaci poniższą opłatę, obliczaną od szacowanej łącznej kwoty, czyli ceny za gościa pomnożonej przez przewidywaną liczbę gości z punktu 1.3 albo przez Ostateczną Liczbę Gości, jeśli została podana:
| Powiadomienie przed wydarzeniem | Klient płaci |
|---|---|
| Więcej niż 90 dni | Zadatek zostaje zatrzymany |
| Od 90 do 30 dni | 50% szacowanej łącznej kwoty |
| Od 29 do 8 dni | 80% szacowanej łącznej kwoty |
| 7 dni lub mniej | Cała szacowana łączna kwota |
9.2 Strony zgodnie przyjmują, że te opłaty stanowią uczciwe oszacowanie straty Wykonawcy, ponieważ Wykonawca kupuje żywność, rezerwuje personel i odrzuca inne zlecenia. Kwota wpłacona jako zaliczka jest wliczana w opłatę, a Wykonawca zwróci każdą kwotę ponad nią. Wykonawca dołoży rozsądnych starań, aby zmniejszyć swoją stratę, na przykład wykorzystując żywność podczas innych wydarzeń, a jeśli znajdzie inne zlecenie na ten termin, pomniejszy opłatę o zysk z tego zlecenia.
9.3 Jeżeli Klient chce przesunąć termin Wydarzenia, Firma Cateringowa postara się dojść z nim do porozumienia. Jeżeli może zrealizować usługę w nowym terminie, to przy zmianie dokonanej co najmniej 30 dni wcześniej nie pobiera się opłaty za odwołanie, a Firma Cateringowa może doliczyć wzrost kosztów.
10. Odwołanie przez Firmę Cateringową i zdarzenia pozostające poza kontrolą
10.1 Jeżeli Firma Cateringowa odwoła Wydarzenie albo nie będzie mogła zapewnić usługi gastronomicznej zgodnie z ustaleniami, z wyjątkiem przyczyn, o których mowa w punkcie 10.2, zwróci wszystkie wpłacone środki i dołoży rozsądnych starań, aby znaleźć zastępczą firmę cateringową o równorzędnym standardzie. Pokryje też Klientowi dodatkowe, uzasadnione koszty zapewnienia zastępstwa, do wysokości ceny określonej w niniejszej umowie.
10.2 Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie zobowiązania z powodu przyczyny pozostającej poza jej kontrolą, której nie dało się uniknąć, takiej jak klęska żywiołowa, pożar, stan nagły, nakaz organu publicznego, poważna choroba szefa kuchni bez możliwości zastępstwa, strajk, powszechna przerwa w dostawie prądu lub zamknięcie Miejsca. Strony omówią nowy termin. Jeżeli Wydarzenie nie może się odbyć, Firma Cateringowa zwróci wpłacone środki, pomniejszone o poniesione już koszty, których nie może odzyskać, takie jak zamówiona żywność lub produkty przygotowane na zamówienie.
11. Resztki jedzenia
Ze względów bezpieczeństwa żywności Usługodawca nie zostawi Klientowi potraw gotowanych, ale zapakuje nieotwarte produkty w opakowaniach oraz desery, które Klient zechce zatrzymać.
12. Szkody i zachowanie
12.1 Klient odpowiada za szkody w sprzęcie, naczyniach i mieniu Firmy Cateringowej wyrządzone przez Klienta, jego gości, innych jego dostawców i wszystkie pozostałe osoby obecne na Wydarzeniu, z wyjątkiem normalnego zużycia, i pokryje koszt naprawy lub wymiany. Firma Cateringowa poinformuje Klienta o szkodzie w ciągu 7 dni po Wydarzeniu.
12.2 Firma Cateringowa odpowiada za szkody w Miejscu lub w mieniu Klienta wyrządzone przez jej pracowników i naprawi je albo pokryje koszt naprawy.
12.3 Firma Cateringowa może przerwać świadczenie usługi, po uprzednim ostrzeżeniu Klienta, jeżeli gość lub Klient znieważa lub grozi jej pracownikom albo zachowuje się w sposób narażający ludzi na niebezpieczeństwo.
13. Ubezpieczenie
13.1 Firma Cateringowa utrzyma w czasie Wydarzenia następujące ubezpieczenie: ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej na kwotę co najmniej ZAR 10,000,000 na jedno roszczenie. Na żądanie przekaże Klientowi zaświadczenie.
13.2 Klient powinien rozważyć ubezpieczenie na wypadek odwołania Wydarzenia oraz od szkód w Miejscu.
14. Odpowiedzialność
14.1 Żadne postanowienie niniejszej umowy nie ogranicza odpowiedzialności za oszustwo, za śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane niedbalstwem ani za nic innego, czego prawo nie pozwala ograniczyć.
14.2 Z zastrzeżeniem punktu 14.1 oraz postanowień niniejszej umowy dotyczących zwrotu środków i szkód, łączna odpowiedzialność każdej ze stron wobec drugiej z tytułu wszystkich roszczeń wynikających z niniejszej umowy jest ograniczona do łącznej ceny cateringu określonej w niniejszej umowie. Żadna ze stron nie odpowiada za utracone zyski ani za utratę przyjemności z Wydarzenia, ani za szkody pośrednie.
14.3 Firma Cateringowa nie odpowiada za utratę lub uszkodzenie mienia Klienta lub gości przyniesionego na Wydarzenie, chyba że spowodowali to jej pracownicy, i tylko w takim zakresie.
14.4 Klient odpowiada za zachowanie swoich gości i zwolni Firmę Cateringową z odpowiedzialności z tytułu roszczeń osób trzecich wynikających z zachowania gości, o ile nie zostały spowodowane przez Firmę Cateringową.
15. Postanowienia ogólne
- Niniejsza umowa stanowi całość porozumienia stron w sprawie Wydarzenia. Zastępuje wszystkie wcześniejsze ustalenia ustne i pisemne, a jej zmiana wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i podpisu obu stron.
- Żadna ze stron nie może przenieść praw i obowiązków z niniejszej umowy bez pisemnej zgody drugiej strony. Firma Cateringowa może korzystać z podwykonawców przy części usługi i odpowiada za nich.
- Jeżeli którekolwiek postanowienie niniejszej umowy okaże się niewykonalne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
- Niewykonanie przez stronę prawa od razu nie oznacza zrzeczenia się go.
- Niniejsza umowa może zostać podpisana w oddzielnych egzemplarzach oraz w formie elektronicznej, a razem stanowią one jedną umowę.
16. Prawo właściwe i spory
Do niniejszej umowy oraz do wszelkich sporów z niej wynikających stosuje się prawo: Republika Południowej Afryki. Strony najpierw spróbują rozstrzygnąć każdy spór w drodze rozmów prowadzonych w dobrej wierze przez 30 dni od dnia, w którym jedna z nich przekaże drugiej pisemne zawiadomienie o sporze.
Miejscem rozstrzygania sporów wynikających z niniejszej umowy jest Kapsztad. Sposób rozstrzygania sporów
Podpisy
Za Firmę Cateringową: Olive & Thyme Catering Co.
Imię, nazwisko i stanowisko: ______________
Podpis: ______________
Data: ______________
Klient: Thandi Mokoena
Imię, nazwisko i stanowisko: ______________
Podpis: ______________
Data: ______________