Comment rédiger un contrat de prestation de services en mots simples

La plupart des litiges entre une entreprise et un client ne naissent pas de la mauvaise foi. Ils naissent de deux personnes qui ne se souviennent pas de la même façon d'une conversation. Un contrat de prestation de services est le moyen le moins cher d'éviter cela : il met par écrit ce qui a été promis, alors que tout le monde est encore en bons termes.

Beaucoup de gens fuient les contrats parce qu'ils imaginent des pages de jargon juridique. Un bon contrat pour une petite mission, c'est l'inverse. Il est court, il emploie des mots ordinaires, et un client peut le lire en dix minutes et dire « oui, c'est bien ce dont nous sommes convenus ».

Ce guide passe en revue les parties du contrat, dans l'ordre où elles apparaissent d'habitude, avec les questions auxquelles chacune doit répondre.

Commencer par qui et quoi

Nommez correctement les deux parties : la dénomination légale de votre entreprise ou votre nom, la raison sociale ou le nom complet du client, et une adresse pour chacun. Si vous travaillez en société, indiquez le nom de la société et non celui d'une marque, car le contrat engage celui qui le signe.

Décrivez ensuite la prestation en une ou deux phrases, comme vous l'expliqueriez à un ami. « Nous concevrons et mettrons en place un site de cinq pages pour la boulangerie du client » vaut mieux que « services web ». La liste détaillée vient juste après, mais cette phrase d'ouverture garde tout le monde dans la même direction.

Rédiger la mission sous forme de liste

La mission est la partie qui compte le plus. Elle répond à deux questions : que ferez-vous, et que ne ferez-vous pas ?

• Listez chaque livrable comme quelque chose que l'on peut cocher. « Trois propositions de logo au premier tour » se vérifie. « Identité de marque » non.
• Indiquez les limites : nombre de révisions, heures incluses, nombre de pages, de réunions, de lieux.
• Indiquez ce dont vous avez besoin de la part du client et pour quand : textes, accès, photos, décisions. Beaucoup de retards viennent du client, et le contrat doit dire ce qui se passe quand il est en retard.
• Listez ce qui n'est pas inclus. Si vous ne rédigez pas les textes, n'hébergez pas le site ou ne corrigez pas les problèmes causés par un tiers, dites-le.

Si la mission est importante ou se déroule par étapes, mettez le détail dans un cahier des charges distinct et renvoyez-y depuis le contrat. Notre modèle de cahier des charges est fait pour cela, et les modèles de contrat de prestation freelance et de contrat de conseil couvrent le contrat qui l'entoure.

Prix et paiement

Soyez précis. Indiquez le prix ou le tarif, la devise, si les taxes sont comprises, et la date d'échéance de chaque paiement. Si vous demandez un acompte, dites son montant et précisez que le travail commence à sa réception. Si le paiement est échelonné, rattachez chaque étape à quelque chose de visible, par exemple « à la validation de la maquette » plutôt que « quand nous en serons à peu près à la moitié ».

Ajoutez ce qui se passe en cas de retard de paiement : un taux d'intérêt ou des frais raisonnables si la loi de votre pays l'autorise, et le droit de suspendre le travail. N'inventez pas un chiffre punitif. Une clause équitable et modeste est plus facile à faire appliquer et à faire accepter.

Dites comment les frais sont traités. Les déplacements, les photos de banque d'images, l'impression et les licences de logiciels doivent soit être inclus dans le prix, soit être facturés au coût réel après accord préalable du client.

Les changements arriveront, alors prévoyez-les

Le client demandera quelque chose en plus. C'est normal, et ce n'est pas un problème si le contrat dit comment cela se passe : le client demande par écrit, vous indiquez ce que cela change en prix et en délai, le client accepte, et seulement alors vous faites le travail.

Une phrase comme « tout travail hors mission fait l'objet d'un devis séparé et ne commence qu'après l'acceptation du devis par le client » sauve plus de relations que n'importe quelle autre clause. Elle vous donne aussi une formule polie : « Avec plaisir, voici ce que cela ajoute. »

À qui appartient quoi

Les clients croient souvent posséder tout ce que vous produisez dès qu'ils paient, et les prestataires croient souvent garder l'ensemble. Ni l'un ni l'autre n'est vrai automatiquement, et les règles diffèrent d'un pays à l'autre : mettez-le donc par écrit.

Décidez et indiquez :

1. Si la propriété du travail terminé passe au client, et à quel moment (en général au paiement intégral).
2. Si vous gardez le droit de montrer le travail dans votre portfolio.
3. Ce qu'il advient des outils, modèles et matériaux que vous avez apportés à la mission. La plupart des gens les conservent et accordent au client une licence pour les utiliser dans le cadre du travail.
4. Ce qu'il advient des éléments fournis par le client. Ils restent les siens, et vous vous engagez à ne les utiliser que pour la mission.

Confidentialité et données

Si vous aurez accès aux fichiers clients, aux chiffres financiers ou aux données personnelles du client, dites que vous les garderez confidentiels et ne les utiliserez que pour le travail. Si vous traitez des données personnelles d'autres personnes, la loi de votre pays peut exiger des clauses précises : lisez les règles qui s'appliquent à vous ou demandez à un professionnel.

Pour un accord de confidentialité autonome, voir les bases de l'accord de confidentialité. Une courte clause de confidentialité dans le contrat de prestation suffit souvent pour un travail ordinaire.

Mettre fin au travail

Les contrats échouent le plus souvent à la fin, il est donc utile de la décrire dès le départ :

• Achèvement. Comment le client accepte le travail, et de combien de jours il dispose pour signaler des problèmes.
• Arrêt anticipé. Quel préavis chaque partie doit donner, et ce que le client paie pour le travail déjà réalisé.
• Problèmes graves. Ce qui se passe si une partie manque au contrat et ne répare pas dans un délai de jours défini.

Restez bref et symétrique. Une clause qui n'avantage que vous paraît déséquilibrée, et les clients le remarquent.

Responsabilité, avec mesure

Beaucoup de contrats limitent la somme que vous pouvez avoir à payer si quelque chose tourne mal, souvent aux honoraires de la mission. C'est courant et raisonnable, mais les lois encadrent ce que ces limites peuvent faire, en particulier pour les consommateurs et pour les dommages causés aux personnes. Reprenez la formulation d'un modèle fiable, et faites-la vérifier par un professionnel si les montants sont élevés.

Signer et conserver le contrat

Les deux parties doivent signer, ou accepter d'une façon qui laisse une trace, par exemple en signant un PDF ou en répondant « d'accord » à la version finale. Gardez ensemble, au même endroit, la copie signée et les e-mails qui l'accompagnent, nommés de façon à les retrouver dans un an.

Quelques habitudes aident :

1. Envoyez d'abord le projet dans un format modifiable, pour que le client puisse demander des changements.
2. Numérotez les versions et assurez-vous que la version signée est la dernière.
3. Indiquez la date de début et la date de fin, ou la façon dont la fin est décidée, sur la première page.
4. Relisez-le une dernière fois, à voix haute si possible. Une clause difficile à dire est probablement difficile à comprendre.

Ce que nerix apporte

Vous pouvez partir d'un de nos modèles gratuits et remplir un court formulaire. Le document se construit tout seul, et vous le téléchargez en Word ou en PDF. Ce que vous saisissez reste dans votre navigateur.

Si vous voulez adapter la rédaction, demandez à nerix dans le chat de transformer vos notes en premier brouillon, indiquez-lui la mission, le prix et les étapes de paiement, et demandez-lui de raccourcir une clause ou de la reformuler en mots plus simples. Il ouvre le brouillon dans un document à côté du chat et garde chaque version. Les chiffres et les dates peuvent être renseignés à côté, dans un document et une feuille.

Il ne connaît ni votre loi, ni vos risques, ni ce dont vous êtes convenu au téléphone : relisez donc chaque ligne vous-même. Pour un contrat important ou inhabituel, une courte relecture par un avocat coûte peu comparée à un litige.

En bref

Dites qui, quoi, combien, pour quand, ce qui se passe quand les choses changent et ce qui se passe quand le travail prend fin. Employez des mots simples, limitez-vous à quelques pages et signez avant le début du travail.