Sådan skriver du en serviceaftale i et almindeligt sprog

De fleste tvister mellem en virksomhed og en kunde begynder ikke med ond vilje. De begynder med to personer, der husker en samtale forskelligt. En serviceaftale er den billigste måde at undgå det på: den skriver ned, hvad der blev lovet, mens alle stadig er venner.

Mange undgår aftaler, fordi de forestiller sig sider fyldt med juridisk sprog. En god aftale til en lille opgave er det modsatte. Den er kort, den bruger almindelige ord, og en kunde kan læse den på ti minutter og sige: "ja, det er det, vi har aftalt".

Denne guide gennemgår delene i den rækkefølge, de som regel står i, med de spørgsmål, som hver del skal besvare.

Start med hvem og hvad

Navngiv begge parter ordentligt: det juridiske navn på din virksomhed eller dig selv, kundens firmanavn eller fulde navn og en adresse til hver. Arbejder du som selskab, så brug selskabets navn og ikke et brandnavn, fordi aftalen binder den, der skriver under.

Beskriv derefter ydelsen i en eller to sætninger, som du ville forklare den for en ven. "Vi designer og opsætter en hjemmeside på fem sider til kundens bageri" er bedre end "webydelser". Den detaljerede liste kommer bagefter, men åbningssætningen holder alle på samme kurs.

Skriv omfanget som en liste

Omfanget er den vigtigste del. Det besvarer to spørgsmål: hvad vil du gøre, og hvad vil du ikke gøre.

• Skriv hver leverance som noget, man kan sætte kryds ved. "Tre logoforslag i første runde" kan tjekkes. "Branding" kan ikke.
• Angiv grænserne: antal rettelsesrunder, medregnede timer, antal sider, møder, steder.
• Angiv, hvad du har brug for fra kunden, og hvornår: tekster, adgang, billeder, beslutninger. Mange forsinkelser skyldes kunden, og aftalen bør sige, hvad der sker, når kunden er forsinket.
• Skriv, hvad der ikke er med. Hvis du ikke skriver teksterne, driver hjemmesiden eller retter fejl, som andre har skabt, så skriv det.

Er opgaven stor eller har den etaper, så læg den detaljerede beskrivelse i en særskilt opgavebeskrivelse og henvis til den fra aftalen. Vores skabelon til en opgavebeskrivelse er lavet til det, og skabelonerne til freelance serviceaftale og konsulentaftale dækker aftalen omkring den.

Pris og betaling

Vær præcis. Skriv prisen eller timesatsen, valutaen, om moms eller afgifter er med, og hvornår hver betaling forfalder. Tager du et depositum, så skriv hvor meget, og at arbejdet begynder, når det er modtaget. Betales der i etaper, så knyt hver etape til noget synligt, for eksempel "når designet er godkendt" frem for "når vi er omtrent halvvejs".

Tilføj, hvad der sker ved sen betaling: en rimelig rente eller et rimeligt gebyr, hvis loven, hvor du er, tillader det, og ret til at sætte arbejdet på pause. Opfind ikke et straffende tal. En rimelig, moderat betingelse er lettere at håndhæve og lettere at få aftalt.

Skriv, hvordan udgifter håndteres. Rejser, stockfotos, tryk og softwarelicenser skal enten være med i prisen eller afregnes til kostpris efter kundens forudgående godkendelse.

Ændringer kommer, så planlæg efter dem

Kunden vil bede om noget ekstra. Det er normalt, og det er ikke et problem, hvis aftalen siger, hvordan det håndteres: kunden spørger skriftligt, du fortæller, hvad det ændrer i pris og tid, kunden siger ja, og først derefter gør du det.

En sætning som "arbejde uden for omfanget prissættes særskilt og begynder først, når kunden har godkendt tilbuddet" redder flere venskaber end nogen anden klausul. Den giver dig også noget høfligt at sige: "Det gør jeg gerne, her er hvad det lægger til."

Hvem ejer hvad

Kunder går ofte ud fra, at de ejer alt, hvad du laver, i det øjeblik de betaler, og dem, der laver tingene, går ofte ud fra, at de beholder det hele. Ingen af delene er automatisk rigtig, og reglerne er forskellige fra land til land, så skriv det ned.

Beslut og angiv:

1. Om ejerskabet til det færdige arbejde går over til kunden, og hvornår (som regel ved fuld betaling).
2. Om du beholder retten til at vise arbejdet i din portefølje.
3. Hvad der sker med værktøjer, skabeloner og materialer, du havde med til opgaven. De fleste beholder dem og giver kunden en licens til at bruge dem inden for arbejdet.
4. Hvad der sker med materiale, kunden har leveret. Det forbliver kundens, og du lover kun at bruge det til opgaven.

Fortrolighed og data

Hvis du kommer til at se kundens kundelister, økonomiske tal eller personoplysninger, så skriv, at du holder dem fortrolige og kun bruger dem til arbejdet. Hvis du behandler andre menneskers personoplysninger, kan loven, hvor du arbejder, kræve bestemte vilkår, så læs de regler, der gælder for dig, eller spørg en fagperson.

Til en selvstændig fortrolighedsaftale, se det grundlæggende om NDA. En kort fortrolighedsklausul i selve serviceaftalen er ofte nok til almindeligt arbejde.

Afslutning af arbejdet

Aftaler svigter oftest til sidst, så det betaler sig at beskrive afslutningen tidligt:

• Aflevering. Hvordan kunden godkender arbejdet, og hvor mange dage kunden har til at gøre indsigelse.
• Tidlig afslutning. Hvor langt varsel hver part skal give, og hvad kunden betaler for arbejde, der allerede er udført.
• Alvorlige problemer. Hvad der sker, hvis den ene part misligholder aftalen og ikke afhjælper det inden for et angivet antal dage.

Hold det kort og ens for begge parter. En betingelse, der kun hjælper dig, ser ensidig ud, og kunderne lægger mærke til det.

Ansvar, med måde

Mange aftaler begrænser, hvor meget du kan blive bedt om at betale, hvis noget går galt, ofte til honoraret for opgaven. Det er almindeligt og rimeligt, men loven sætter grænser for, hvad sådanne begrænsninger kan, især over for forbrugere og ved skade på personer. Brug formuleringen fra en pålidelig skabelon, og lad en fagperson tjekke den, hvis beløbene er store.

Underskrift og opbevaring

Begge parter skal skrive under eller acceptere på en måde, der efterlader et spor, for eksempel ved at underskrive en PDF eller svare "aftalt" på den endelige version. Opbevar den underskrevne kopi og e-mailene omkring den samlet ét sted, navngivet så du kan finde dem om et år.

Nogle vaner hjælper:

1. Send udkastet i et redigerbart format først, så kunden kan bede om ændringer.
2. Nummerer versionerne, og sørg for, at den underskrevne er den sidste.
3. Skriv startdato og slutdato, eller hvordan slutningen fastlægges, på første side.
4. Læs den igennem en gang til, helst højt. En klausul, der er svær at sige, er sandsynligvis svær at forstå.

Hvor nerix hjælper

Du kan starte fra en af vores gratis skabeloner og udfylde en kort formular. Dokumentet bygger sig selv, og du henter det som Word eller PDF. Det, du skriver, bliver i din browser.

Vil du tilpasse ordlyden, så bed nerix i chatten om at gøre dine noter til et første udkast, fortæl den omfang, pris og betalingsetaper, og bed den gøre en klausul kortere eller mere enkel. Den åbner udkastet i et dokument ved siden af chatten og gemmer hver version. Tal og datoer i et dokument og Ark kan udfyldes ved siden af.

Den kender ikke din lovgivning, dine risici eller det, I aftalte i telefonen, så læs hver linje selv. Ved store eller usædvanlige aftaler er en kort gennemgang hos en advokat billig i forhold til en tvist.

Kort sagt

Skriv hvem, hvad, hvor meget, hvornår, hvad der sker, når tingene ændrer sig, og hvad der sker, når arbejdet slutter. Brug almindelige ord, hold det til nogle få sider, og skriv under, før arbejdet begynder.