Πώς να γράψετε συμφωνητικό παροχής υπηρεσιών με απλά λόγια

Οι περισσότερες διαφορές ανάμεσα σε μια επιχείρηση και έναν πελάτη δεν ξεκινούν από κακή πρόθεση. Ξεκινούν από δύο ανθρώπους που θυμούνται διαφορετικά μια συζήτηση. Το συμφωνητικό παροχής υπηρεσιών είναι ο φθηνότερος τρόπος να το αποφύγετε: καταγράφει τι υποσχέθηκε ο καθένας, όσο όλοι εξακολουθούν να είναι φιλικοί.

Πολλοί αποφεύγουν τα συμφωνητικά γιατί φαντάζονται σελίδες με νομικές διατυπώσεις. Ένα καλό συμφωνητικό για μια μικρή δουλειά είναι το αντίθετο. Είναι σύντομο, γραμμένο με καθημερινές λέξεις, και ο πελάτης μπορεί να το διαβάσει σε δέκα λεπτά και να πει «ναι, αυτό συμφωνήσαμε».

Ο οδηγός αυτός περνά από τα μέρη του με τη σειρά που εμφανίζονται συνήθως, μαζί με τις ερωτήσεις που πρέπει να απαντά το καθένα.

Ξεκινήστε με το ποιος και το τι

Γράψτε σωστά και τις δύο πλευρές: την επίσημη επωνυμία της επιχείρησής σας ή το όνομά σας, την επωνυμία ή το πλήρες όνομα του πελάτη και μια διεύθυνση για τον καθένα. Αν εργάζεστε ως εταιρεία, χρησιμοποιήστε την επωνυμία της εταιρείας και όχι το εμπορικό σήμα, γιατί το συμφωνητικό δεσμεύει αυτόν που το υπογράφει.

Έπειτα περιγράψτε την υπηρεσία σε μία ή δύο προτάσεις, όπως θα την εξηγούσατε σε έναν φίλο. Το «θα σχεδιάσουμε και θα στήσουμε έναν ιστότοπο πέντε σελίδων για το αρτοποιείο του πελάτη» είναι καλύτερο από το «υπηρεσίες ιστού». Η αναλυτική λίστα έρχεται στη συνέχεια, αλλά η πρώτη πρόταση κρατά όλους στραμμένους προς την ίδια κατεύθυνση.

Γράψτε το αντικείμενο ως λίστα

Το αντικείμενο της εργασίας είναι το πιο σημαντικό μέρος. Απαντά σε δύο ερωτήσεις: τι θα κάνετε και τι δεν θα κάνετε.

• Γράψτε κάθε παραδοτέο ως κάτι που μπορεί κάποιος να τσεκάρει. Το «τρεις επιλογές λογοτύπου στον πρώτο γύρο» τσεκάρεται. Το «branding» δεν τσεκάρεται.
• Δηλώστε τα όρια: αριθμό αναθεωρήσεων, συμπεριλαμβανόμενες ώρες, αριθμό σελίδων, συναντήσεις, τοποθεσίες.
• Δηλώστε τι χρειάζεστε από τον πελάτη και μέχρι πότε: κείμενα, πρόσβαση, φωτογραφίες, αποφάσεις. Πολλές καθυστερήσεις οφείλονται στον πελάτη, και το συμφωνητικό πρέπει να λέει τι γίνεται όταν αργεί.
• Γράψτε τι δεν περιλαμβάνεται. Αν δεν θα γράψετε τα κείμενα, δεν θα φιλοξενήσετε τον ιστότοπο ή δεν θα διορθώσετε προβλήματα που προκάλεσε κάποιος άλλος, πείτε το.

Αν η δουλειά είναι μεγάλη ή γίνεται σε στάδια, βάλτε το αναλυτικό αντικείμενο σε ξεχωριστό έγγραφο περιγραφής εργασιών και παραπέμψτε σε αυτό από το συμφωνητικό. Το πρότυπο περιγραφής εργασιών έχει φτιαχτεί γι' αυτό, ενώ τα πρότυπα συμφωνητικού παροχής υπηρεσιών freelance και συμφωνητικού συμβούλου καλύπτουν το συμφωνητικό που το περιβάλλει.

Τιμή και πληρωμή

Να είστε ακριβείς. Γράψτε την τιμή ή τη χρέωση, το νόμισμα, αν περιλαμβάνεται ο φόρος και πότε οφείλεται κάθε πληρωμή. Αν ζητάτε προκαταβολή, πείτε πόση και ότι η δουλειά ξεκινά όταν φτάσει. Αν η πληρωμή γίνεται σε δόσεις, συνδέστε κάθε δόση με κάτι ορατό, όπως «με την έγκριση του σχεδίου» αντί για «όταν φτάσουμε περίπου στη μέση».

Προσθέστε τι γίνεται όταν η πληρωμή καθυστερεί: έναν εύλογο τόκο ή τέλος, αν το επιτρέπει ο νόμος της χώρας σας, και το δικαίωμα να παγώσετε τη δουλειά. Μην επινοήσετε τιμωρητικό ποσό. Ένας δίκαιος, μέτριος όρος εφαρμόζεται πιο εύκολα και συμφωνείται πιο εύκολα.

Πείτε πώς αντιμετωπίζονται τα έξοδα. Τα ταξίδια, οι φωτογραφίες από τράπεζες εικόνων, η εκτύπωση και οι άδειες λογισμικού πρέπει είτε να περιλαμβάνονται στην τιμή είτε να χρεώνονται στο κόστος, με προηγούμενη έγκριση του πελάτη.

Οι αλλαγές θα έρθουν, γι' αυτό σχεδιάστε τες

Ο πελάτης θα ζητήσει κάτι επιπλέον. Αυτό είναι φυσιολογικό και δεν είναι πρόβλημα αν το συμφωνητικό λέει πώς χειρίζεται: ο πελάτης ζητά γραπτώς, εσείς λέτε τι αλλάζει στην τιμή και στον χρόνο, ο πελάτης συμφωνεί και μόνο τότε το κάνετε.

Μια πρόταση όπως «η εργασία εκτός αντικειμένου προσφέρεται χωριστά και ξεκινά μόνο αφού ο πελάτης εγκρίνει την προσφορά» σώζει περισσότερες φιλίες από κάθε άλλη ρήτρα. Σας δίνει επίσης κάτι ευγενικό να πείτε: «Με χαρά, να τι προσθέτει αυτό».

Σε ποιον ανήκει τι

Οι πελάτες συχνά υποθέτουν ότι αποκτούν ό,τι φτιάχνετε μόλις πληρώσουν, και όσοι δημιουργούν υποθέτουν ότι κρατούν τα πάντα. Κανένα από τα δύο δεν ισχύει αυτόματα, και οι κανόνες διαφέρουν από χώρα σε χώρα, γι' αυτό γράψτε το.

Αποφασίστε και δηλώστε:

1. Αν η κυριότητα του ολοκληρωμένου έργου περνά στον πελάτη και πότε (συνήθως με την πλήρη πληρωμή).
2. Αν κρατάτε το δικαίωμα να δείχνετε το έργο στο χαρτοφυλάκιό σας.
3. Τι γίνεται με τα εργαλεία, τα πρότυπα και τα υλικά που φέρατε στη δουλειά. Οι περισσότεροι τα κρατούν και δίνουν στον πελάτη άδεια χρήσης στο πλαίσιο του έργου.
4. Τι γίνεται με το υλικό που έδωσε ο πελάτης. Παραμένει δικό του, και υπόσχεστε να το χρησιμοποιήσετε μόνο για τη δουλειά.

Εμπιστευτικότητα και δεδομένα

Αν θα δείτε τους καταλόγους πελατών, τα οικονομικά στοιχεία ή προσωπικά δεδομένα του πελάτη, πείτε ότι θα τα κρατήσετε ιδιωτικά και θα τα χρησιμοποιήσετε μόνο για τη δουλειά. Αν θα επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα άλλων ανθρώπων, ο νόμος της χώρας όπου εργάζεστε μπορεί να απαιτεί συγκεκριμένους όρους, γι' αυτό διαβάστε τους κανόνες που ισχύουν για εσάς ή ρωτήστε έναν επαγγελματία.

Για αυτοτελή συμφωνία εμπιστευτικότητας δείτε τα βασικά για το NDA. Μια σύντομη ρήτρα εμπιστευτικότητας μέσα στο συμφωνητικό παροχής υπηρεσιών συχνά αρκεί για συνηθισμένες δουλειές.

Η λήξη της συνεργασίας

Τα συμφωνητικά αποτυγχάνουν συχνότερα στο τέλος, γι' αυτό αξίζει να το περιγράψετε νωρίς:

• Ολοκλήρωση. Πώς παραλαμβάνει ο πελάτης το έργο και πόσες ημέρες έχει για να επισημάνει προβλήματα.
• Πρόωρη διακοπή. Πόσο διάστημα προειδοποίησης οφείλει η κάθε πλευρά και τι πληρώνει ο πελάτης για την εργασία που έχει ήδη γίνει.
• Σοβαρά προβλήματα. Τι γίνεται αν η μία πλευρά παραβεί το συμφωνητικό και δεν το διορθώσει μέσα σε συγκεκριμένο αριθμό ημερών.

Κρατήστε τα σύντομα και αμοιβαία. Ένας όρος που ωφελεί μόνο εσάς δείχνει μονόπλευρος, και οι πελάτες το προσέχουν.

Ευθύνη, με μέτρο

Πολλά συμφωνητικά περιορίζουν το ποσό που μπορεί να σας ζητηθεί αν πάει κάτι στραβά, συχνά στις αμοιβές της δουλειάς. Αυτό είναι συνηθισμένο και εύλογο, αλλά οι νόμοι περιορίζουν το τι μπορούν να κάνουν τέτοια όρια, ειδικά για τους καταναλωτές και για βλάβη σε ανθρώπους. Χρησιμοποιήστε τη διατύπωση ενός αξιόπιστου προτύπου και ζητήστε από έναν επαγγελματία να την ελέγξει αν τα ποσά είναι μεγάλα.

Υπογραφή και φύλαξη

Και οι δύο πλευρές πρέπει να υπογράψουν ή να αποδεχτούν με τρόπο που αφήνει αρχείο, όπως η υπογραφή ενός PDF ή η απάντηση «συμφωνώ» στην τελική εκδοχή. Φυλάξτε το υπογεγραμμένο αντίγραφο και τα email γύρω από αυτό μαζί, σε ένα σημείο, με όνομα που θα μπορείτε να βρείτε σε έναν χρόνο.

Μερικές συνήθειες βοηθούν:

1. Στείλτε πρώτα το προσχέδιο σε επεξεργάσιμη μορφή, ώστε ο πελάτης να μπορεί να ζητήσει αλλαγές.
2. Αριθμήστε τις εκδοχές και βεβαιωθείτε ότι αυτή που υπογράφεται είναι η τελευταία.
3. Βάλτε την ημερομηνία έναρξης και λήξης, ή τον τρόπο που ορίζεται η λήξη, στην πρώτη σελίδα.
4. Διαβάστε το άλλη μία φορά, φωναχτά αν μπορείτε. Μια ρήτρα που είναι δύσκολο να την πεις είναι μάλλον δύσκολο να την καταλάβεις.

Πού βοηθά το nerix

Μπορείτε να ξεκινήσετε από ένα από τα δωρεάν πρότυπά μας και να συμπληρώσετε μια σύντομη φόρμα. Το έγγραφο χτίζεται μόνο του και το κατεβάζετε ως Word ή PDF. Ό,τι πληκτρολογείτε μένει στον browser σας.

Αν θέλετε να προσαρμόσετε τη διατύπωση, ζητήστε από το nerix στη Συνομιλία να μετατρέψει τις σημειώσεις σας σε πρώτο προσχέδιο, πείτε του το αντικείμενο, την τιμή και τα στάδια πληρωμής και ζητήστε να κάνει μια ρήτρα συντομότερη ή με απλούστερες λέξεις. Ανοίγει το προσχέδιο σε έγγραφο δίπλα στη συνομιλία και κρατά κάθε εκδοχή. Οι αριθμοί και οι ημερομηνίες σε ένα έγγραφο και Φύλλο μπορούν να συμπληρωθούν δίπλα του.

Δεν γνωρίζει τον νόμο σας, τους κινδύνους σας ή όσα συμφωνήσατε στο τηλέφωνο, γι' αυτό διαβάστε κάθε γραμμή μόνοι σας. Για μεγάλα ή ασυνήθιστα συμφωνητικά, ένας σύντομος έλεγχος από δικηγόρο κοστίζει λίγο σε σύγκριση με μια διαφορά.

Εν συντομία

Πείτε ποιος, τι, πόσο, μέχρι πότε, τι γίνεται όταν αλλάζουν τα πράγματα και τι γίνεται όταν τελειώνει η δουλειά. Χρησιμοποιήστε απλές λέξεις, κρατήστε το σε λίγες σελίδες και υπογράψτε το πριν ξεκινήσει η δουλειά.