Jak napisać umowę o świadczenie usług prostym językiem

Większość sporów między firmą a klientem nie zaczyna się od złej woli. Zaczyna się od dwóch osób, które inaczej pamiętają jedną rozmowę. Umowa o świadczenie usług to najtańszy sposób, by tego uniknąć: zapisuje, co obiecano, dopóki wszyscy są jeszcze w dobrych stosunkach.

Wiele osób unika umów, bo wyobrażają sobie strony prawniczego żargonu. Dobra umowa przy małym zleceniu jest zupełnie inna. Jest krótka, pisana zwykłymi słowami, a klient przeczyta ją w dziesięć minut i powie: "tak, tak się umówiliśmy".

Ten poradnik omawia kolejne części umowy, w takiej kolejności, w jakiej zwykle występują, razem z pytaniami, na które każda z nich musi odpowiedzieć.

Zacznij od tego, kto i czego dotyczy umowa

Podaj prawidłowo obie strony: pełną nazwę swojej firmy lub swoje imię i nazwisko, nazwę firmy klienta lub jego imię i nazwisko oraz adres każdej ze stron. Jeśli działasz jako firma, użyj nazwy firmy, a nie nazwy marki, bo umowa wiąże tego, kto ją podpisuje.

Potem opisz usługę w jednym lub dwóch zdaniach, tak jak wyjaśniłbyś ją znajomemu. "Zaprojektujemy i uruchomimy pięciostronicową stronę internetową dla piekarni klienta" jest lepsze niż "usługi internetowe". Szczegółowa lista pojawi się za chwilę, ale zdanie otwierające sprawia, że wszyscy patrzą w tę samą stronę.

Zakres zapisz jako listę

Zakres to najważniejsza część. Odpowiada na dwa pytania: co zrobisz, a czego nie zrobisz.

• Wypisz każdy element do dostarczenia tak, by dało się go odhaczyć. "Trzy propozycje logo w pierwszej rundzie" można sprawdzić. "Branding" nie.
• Podaj granice: liczbę poprawek, wliczone godziny, liczbę stron, spotkań, lokalizacji.
• Podaj, czego potrzebujesz od klienta i na kiedy: teksty, dostępy, zdjęcia, decyzje. Wiele opóźnień leży po stronie klienta, a umowa powinna mówić, co się dzieje, gdy się spóźni.
• Wypisz, co nie wchodzi w zakres. Jeśli nie napiszesz tekstów, nie zapewnisz hostingu strony albo nie naprawisz problemów spowodowanych przez kogoś innego, powiedz to wprost.

Jeśli zlecenie jest duże lub podzielone na etapy, szczegółowy zakres umieść w osobnym opisie zakresu prac i odwołaj się do niego w umowie. Nasz wzór opisu zakresu prac jest do tego stworzony, a wzory umowy o świadczenie usług dla freelancera i umowy konsultingowej obejmują umowę, która go otacza.

Cena i płatność

Bądź dokładny. Podaj cenę lub stawkę, walutę, informację, czy podatek jest wliczony, i termin każdej płatności. Jeśli pobierasz zaliczkę, napisz ile i że praca zaczyna się, gdy ona wpłynie. Przy płatności w ratach powiąż każdą z nich z czymś widocznym, na przykład "po akceptacji projektu", a nie "mniej więcej w połowie prac".

Dodaj, co się dzieje przy spóźnionej płatności: rozsądne odsetki lub opłatę, jeśli pozwala na to prawo tam, gdzie działasz, oraz prawo do wstrzymania pracy. Nie wymyślaj surowej kwoty. Uczciwy, umiarkowany zapis łatwiej wyegzekwować i łatwiej uzgodnić.

Powiedz, jak rozliczane są wydatki. Podróże, zdjęcia ze stocków, druk i licencje na oprogramowanie powinny być albo wliczone w cenę, albo rozliczane po kosztach, za wcześniejszą zgodą klienta.

Zmiany się zdarzą, więc zaplanuj je

Klient poprosi o coś dodatkowego. To normalne i nie jest problemem, jeśli umowa mówi, jak się to załatwia: klient prosi na piśmie, ty mówisz, jak to zmienia cenę i czas, klient się zgadza i dopiero wtedy to robisz.

Zdanie w rodzaju "prace wykraczające poza zakres są wyceniane osobno i zaczynają się dopiero po zaakceptowaniu wyceny przez klienta" uratowało więcej przyjaźni niż jakikolwiek inny zapis. Daje też grzeczną odpowiedź: "Chętnie to zrobię, oto co to dodaje."

Kto jest właścicielem czego

Klienci często zakładają, że z chwilą zapłaty stają się właścicielami wszystkiego, co zrobiłeś, a wykonawcy często zakładają, że wszystko zatrzymują. Żadne z tych założeń nie jest automatycznie prawdziwe, a zasady różnią się między krajami, więc zapisz to.

Ustal i wpisz:

1. Czy własność gotowej pracy przechodzi na klienta i kiedy (zwykle po pełnej zapłacie).
2. Czy zachowujesz prawo pokazywania pracy w swoim portfolio.
3. Co dzieje się z narzędziami, szablonami i materiałami, które wniosłeś do zlecenia. Większość osób je zatrzymuje, a klientowi daje licencję na używanie ich w ramach tej pracy.
4. Co dzieje się z materiałami dostarczonymi przez klienta. Pozostają jego, a ty obiecujesz używać ich tylko do tego zlecenia.

Poufność i dane

Jeśli zobaczysz listy klientów, dane finansowe lub dane osobowe klienta, napisz, że zachowasz je w tajemnicy i użyjesz tylko do tej pracy. Jeśli będziesz przetwarzać dane osobowe innych osób, prawo tam, gdzie pracujesz, może wymagać szczególnych zapisów, więc przeczytaj obowiązujące cię przepisy albo zapytaj fachowca.

Osobną umowę o poufności omawiamy w tekście podstawy umowy o zachowaniu poufności (NDA). Krótki zapis o poufności wewnątrz umowy o świadczenie usług często wystarcza przy zwykłej pracy.

Zakończenie pracy

Umowy najczęściej zawodzą na końcu, więc warto opisać go od razu:

• Zakończenie. Jak klient odbiera pracę i ile dni ma na zgłoszenie problemów.
• Wcześniejsze przerwanie. Z jakim wyprzedzeniem każda ze stron musi powiadomić drugą i ile klient płaci za już wykonaną pracę.
• Poważne naruszenia. Co się dzieje, gdy jedna ze stron łamie umowę i nie naprawia tego w wyznaczonej liczbie dni.

Pisz to krótko i symetrycznie. Zapis, który pomaga tylko tobie, wygląda na jednostronny, a klienci to zauważają.

Odpowiedzialność, w rozsądnej mierze

Wiele umów ogranicza kwotę, jaką można od ciebie żądać, gdy coś pójdzie źle, często do wysokości wynagrodzenia za zlecenie. To częste i rozsądne, ale prawo ogranicza skutki takich zapisów, zwłaszcza wobec konsumentów i przy szkodach na osobie. Użyj sformułowania z zaufanego wzoru, a przy dużych kwotach poproś fachowca o sprawdzenie.

Podpisanie i przechowywanie

Obie strony powinny podpisać umowę albo zaakceptować ją w sposób zostawiający ślad, na przykład podpisując plik PDF lub odpowiadając "zgoda" na ostateczną wersję. Przechowuj podpisaną kopię i okoliczne e-maile razem w jednym miejscu, nazwane tak, byś znalazł je za rok.

Pomaga kilka nawyków:

1. Najpierw wyślij projekt w formacie, który można edytować, by klient mógł zgłosić zmiany.
2. Numeruj wersje i upewnij się, że podpisana jest ta ostatnia.
3. Umieść na pierwszej stronie datę rozpoczęcia i zakończenia albo sposób, w jaki ustala się koniec.
4. Przeczytaj całość jeszcze raz, jeśli możesz, na głos. Zapis, który trudno wypowiedzieć, prawdopodobnie trudno zrozumieć.

Jak pomaga nerix

Możesz zacząć od jednego z naszych bezpłatnych wzorów i wypełnić krótki formularz. Dokument tworzy się sam, a pobierasz go jako Word lub PDF. To, co wpiszesz, zostaje w twojej przeglądarce.

Jeśli chcesz zmienić sformułowania, poproś nerix na czacie, by zamienił twoje notatki w pierwszy szkic, podaj mu zakres, cenę i etapy płatności i poproś, by skrócił zapis lub napisał go prostszymi słowami. Szkic otwiera się w dokumencie obok czatu, a każda wersja jest zachowywana. Liczby i daty w dokumencie i arkuszu można uzupełnić obok.

Nie zna on twojego prawa, twojego ryzyka ani tego, co ustaliliście przez telefon, więc przeczytaj każdą linijkę sam. Przy dużych lub nietypowych umowach krótki przegląd u prawnika kosztuje niewiele w porównaniu ze sporem.

W skrócie

Napisz, kto, co, za ile, do kiedy, co się dzieje przy zmianach i co się dzieje, gdy praca się kończy. Używaj prostych słów, zmieść się w kilku stronach i podpisz umowę, zanim zaczną się prace.