Cum scrii un contract de prestări servicii pe înțelesul tuturor

Cele mai multe dispute dintre o firmă și un client nu pornesc de la rea-credință. Pornesc de la doi oameni care își amintesc diferit o discuție. Un contract de prestări servicii este cea mai ieftină cale de a evita asta: notează ce s-a promis, cât timp toată lumea încă se înțelege bine.

Mulți evită contractele pentru că își imaginează pagini întregi de limbaj juridic. Un contract bun pentru o lucrare mică este exact opusul. E scurt, folosește cuvinte obișnuite, iar clientul îl poate citi în zece minute și poate spune „da, asta am stabilit”.

Ghidul de mai jos parcurge părțile contractului în ordinea în care apar de obicei, cu întrebările la care trebuie să răspundă fiecare.

Începe cu cine și ce

Numește corect ambele părți: denumirea legală a firmei tale sau numele tău complet, denumirea firmei clientului sau numele lui complet și câte o adresă pentru fiecare. Dacă lucrezi printr-o firmă, folosește denumirea firmei, nu a unui brand, pentru că contractul îl obligă pe cel care semnează.

Apoi descrie serviciul în una sau două propoziții, așa cum l-ai explica unui prieten. „Vom proiecta și configura un site de cinci pagini pentru brutăria clientului” e mai bine decât „servicii web”. Lista detaliată vine imediat după, dar propoziția de început ține toată lumea pe aceeași direcție.

Scrie obiectul contractului ca o listă

Obiectul contractului este partea cea mai importantă. Răspunde la două întrebări: ce vei face și ce nu vei face.

• Scrie fiecare livrabil ca pe un lucru pe care cineva îl poate bifa. „Trei variante de logo în prima rundă” poate fi verificat. „Branding” nu poate.
• Stabilește limitele: numărul de revizuiri, orele incluse, numărul de pagini, de întâlniri, de locații.
• Scrie ce îți trebuie de la client și până când: texte, acces, fotografii, decizii. Multe întârzieri vin din partea clientului, iar contractul trebuie să spună ce se întâmplă când el întârzie.
• Enumeră ce nu este inclus. Dacă nu vei scrie textele, nu vei găzdui site-ul și nu vei repara probleme provocate de altcineva, spune-o.

Dacă lucrarea este mare sau are etape, pune obiectul detaliat într-o anexă separată cu descrierea lucrărilor și trimite la ea din contract. Șablonul nostru de descriere a lucrărilor este făcut pentru asta, iar șabloanele de contract de prestări servicii pentru freelanceri și de contract de consultanță acoperă contractul din jurul ei.

Prețul și plata

Fii exact. Spune prețul sau tariful, moneda, dacă taxele sunt incluse și când scade fiecare plată. Dacă ceri un avans, spune cât și că lucrul începe când el ajunge. Dacă plata se face pe etape, leagă fiecare etapă de ceva vizibil, de exemplu „la aprobarea designului”, nu „când suntem pe la jumătate”.

Adaugă ce se întâmplă la plata cu întârziere: o dobândă sau o penalitate rezonabilă, dacă legea din țara ta o permite, și dreptul de a opri lucrul. Nu inventa o sumă punitivă. Un termen corect și moderat este mai ușor de aplicat și mai ușor de acceptat.

Spune cum sunt tratate cheltuielile. Deplasările, imaginile din bănci de fotografii, tipărirea și licențele de software trebuie fie incluse în preț, fie facturate la cost, cu acordul prealabil al clientului.

Schimbările vor apărea, așa că pregătește-te

Clientul va cere ceva în plus. E normal și nu e o problemă dacă în contract scrie cum se tratează: clientul cere în scris, tu spui ce se schimbă la preț și la termen, clientul este de acord și abia apoi faci lucrul.

O frază precum „lucrările din afara obiectului contractului se ofertează separat și încep abia după ce clientul aprobă oferta” salvează mai multe relații decât orice altă clauză. Îți dă și un lucru politicos de spus: „Cu plăcere, iată ce adaugă asta.”

Cui aparține ce

Clienții presupun adesea că devin proprietarii a tot ce faci în clipa în care plătesc, iar cei care realizează lucrarea presupun că păstrează totul. Niciuna dintre variante nu e valabilă automat, iar regulile diferă de la o țară la alta, așa că scrie-le.

Decide și precizează:

1. Dacă drepturile asupra lucrării finale trec la client și când (de obicei la plata integrală).
2. Dacă păstrezi dreptul de a arăta lucrarea în portofoliul tău.
3. Ce se întâmplă cu uneltele, șabloanele și materialele pe care le-ai adus în lucrare. Cei mai mulți le păstrează și îi dau clientului o licență de a le folosi în cadrul lucrării.
4. Ce se întâmplă cu materialele furnizate de client. Rămân ale lui, iar tu te angajezi să le folosești doar pentru această lucrare.

Confidențialitate și date

Dacă vei vedea listele de clienți, cifrele financiare sau datele personale ale clientului, spune că le vei păstra confidențiale și le vei folosi doar pentru lucrare. Dacă vei prelucra datele personale ale altor persoane, legea din țara în care lucrezi poate cere termeni specifici, așa că citește regulile care ți se aplică sau cere ajutorul unui specialist.

Pentru un acord de confidențialitate de sine stătător vezi noțiunile de bază despre NDA. O clauză scurtă de confidențialitate în contractul de prestări servicii este adesea suficientă pentru lucrările obișnuite.

Încetarea colaborării

Contractele eșuează cel mai des la final, așa că merită să îl descrii din timp:

• Finalizarea. Cum acceptă clientul lucrarea și în câte zile poate semnala probleme.
• Oprirea înainte de termen. Ce preaviz trebuie să dea oricare dintre părți și ce plătește clientul pentru lucrul deja făcut.
• Probleme grave. Ce se întâmplă dacă una dintre părți încalcă contractul și nu remediază situația într-un număr stabilit de zile.

Păstrează-le scurte și simetrice. Un termen care avantajează doar o parte pare unilateral, iar clienții observă.

Răspunderea, cu măsură

Multe contracte limitează suma pe care ți-o pot cere dacă lucrurile merg prost, adesea la onorariul pentru lucrare. E obișnuit și rezonabil, dar legile restrâng ce pot face asemenea limite, mai ales pentru consumatori și pentru vătămarea persoanelor. Folosește formularea dintr-un model de încredere și cere verificarea unui specialist dacă sumele sunt mari.

Semnarea și păstrarea

Ambele părți trebuie să semneze sau să accepte într-un mod care lasă o urmă, de exemplu semnarea unui PDF sau răspunsul „de acord” la versiunea finală. Păstrează împreună, într-un singur loc, copia semnată și e-mailurile din jurul ei, denumite astfel încât să le găsești peste un an.

Câteva obiceiuri ajută:

1. Trimite mai întâi ciorna într-un format editabil, ca să poată cere clientul modificări.
2. Numerotează versiunile și asigură-te că cea semnată este ultima.
3. Pune pe prima pagină data începerii și data încheierii sau modul în care se stabilește sfârșitul.
4. Mai citește o dată contractul, cu voce tare dacă poți. O clauză greu de rostit e probabil greu de înțeles.

Cu ce te ajută nerix

Poți porni de la unul dintre șabloanele noastre gratuite și completa un formular scurt. Documentul se construiește singur, iar tu îl descarci ca Word sau PDF. Ce scrii rămâne în browserul tău.

Dacă vrei să adaptezi textul, cere-i lui nerix în chat să îți transforme notițele într-o primă ciornă, spune-i obiectul, prețul și etapele de plată și cere-i să scurteze o clauză sau să o rescrie în cuvinte mai simple. Deschide ciorna într-un document lângă chat și păstrează fiecare versiune. Cifrele și datele dintr-un document și o Foaie pot fi completate alături.

nerix nu îți cunoaște legea, riscurile sau ce ați stabilit la telefon, așa că citește tu fiecare rând. Pentru contracte mari sau neobișnuite, o scurtă verificare făcută de un avocat costă puțin față de o dispută.

Pe scurt

Spune cine, ce, cât, până când, ce se întâmplă când lucrurile se schimbă și ce se întâmplă când lucrarea se termină. Folosește cuvinte simple, încadrează-te în câteva pagini și semnează înainte să înceapă lucrul.