Een overeenkomst van opdracht opstellen in gewone taal

De meeste geschillen tussen een bedrijf en een klant beginnen niet met kwade wil. Ze beginnen met twee mensen die een gesprek anders onthouden. Een overeenkomst van opdracht is de goedkoopste manier om dat te voorkomen: je schrijft op wat er beloofd is, zolang iedereen nog vriendelijk is.

Veel mensen mijden overeenkomsten omdat ze pagina's vol juridisch taalgebruik voor zich zien. Een goede overeenkomst voor een kleine klus is juist het tegenovergestelde. Ze is kort, gebruikt gewone woorden, en een klant leest haar in tien minuten en zegt: "ja, dit hebben we afgesproken".

Deze gids loopt de onderdelen langs, in de volgorde waarin ze meestal staan, met de vragen die elk onderdeel moet beantwoorden.

Begin met wie en wat

Noem beide partijen correct: de juridische naam van je bedrijf of van jezelf, de bedrijfsnaam of volledige naam van de klant, en van elk een adres. Werk je als bedrijf, gebruik dan de bedrijfsnaam en niet een merknaam, want de overeenkomst bindt degene die tekent.

Beschrijf de dienst daarna in een of twee zinnen, zoals je hem aan een vriend zou uitleggen. "Wij ontwerpen en bouwen een website van vijf pagina's voor de bakkerij van de klant" is beter dan "webdiensten". De gedetailleerde lijst volgt daarna, maar de openingszin zorgt dat iedereen dezelfde kant op kijkt.

Schrijf de werkzaamheden als lijst

De werkzaamheden zijn het belangrijkste onderdeel. Ze beantwoorden twee vragen: wat ga je doen, en wat ga je niet doen.

• Noem elk resultaat als iets wat iemand kan afvinken. "Drie logo-opties in de eerste ronde" kun je controleren. "Branding" niet.
• Noem de grenzen: aantal aanpassingsrondes, inbegrepen uren, aantal pagina's, vergaderingen, locaties.
• Noem wat je van de klant nodig hebt en wanneer: teksten, toegang, foto's, beslissingen. Veel vertraging komt van de klant, en de overeenkomst hoort te zeggen wat er gebeurt als die te laat is.
• Noem wat niet is inbegrepen. Als je de teksten niet schrijft, de site niet host of problemen door iemand anders niet oplost, zeg dat dan.

Is de klus groot of loopt ze in fasen, zet de gedetailleerde werkzaamheden dan in een aparte opdrachtomschrijving en verwijs ernaar vanuit de overeenkomst. Ons sjabloon voor een opdrachtomschrijving is daarvoor gemaakt, en de sjablonen voor een overeenkomst voor freelancers en een adviesovereenkomst regelen de overeenkomst eromheen.

Prijs en betaling

Wees precies. Noem de prijs of het tarief, de valuta, of belasting is inbegrepen en wanneer elke betaling verschuldigd is. Vraag je een aanbetaling, zeg dan hoeveel, en dat het werk begint zodra die binnen is. Betaal je in fasen, koppel dan elke fase aan iets zichtbaars, zoals "bij goedkeuring van het ontwerp" in plaats van "als we ongeveer halverwege zijn".

Voeg toe wat er gebeurt bij te late betaling: een redelijke rente of vergoeding als de wet waar je zit dat toestaat, en het recht om het werk stil te leggen. Verzin geen afschrikwekkend bedrag. Een eerlijke, bescheiden bepaling is makkelijker af te dwingen en makkelijker overeen te komen.

Zeg hoe kosten worden behandeld. Reizen, stockfoto's, drukwerk en softwarelicenties zijn ofwel inbegrepen in de prijs, ofwel tegen kostprijs in rekening gebracht, na voorafgaande goedkeuring van de klant.

Er komen wijzigingen, dus regel dat vooraf

De klant zal om iets extra's vragen. Dat is normaal en geen probleem als de overeenkomst zegt hoe je ermee omgaat: de klant vraagt het schriftelijk, jij zegt wat het verandert in prijs en tijd, de klant gaat akkoord, en pas dan doe je het.

Een zin als "werk buiten de afgesproken werkzaamheden wordt apart geoffreerd en begint pas nadat de klant de offerte heeft goedgekeurd" redt meer vriendschappen dan welke andere bepaling ook. Het geeft je ook iets beleefds om te zeggen: "Graag, dit komt er dan bij."

Wie is eigenaar waarvan

Klanten gaan er vaak van uit dat ze alles wat je maakt bezitten zodra ze betalen, en makers gaan er vaak van uit dat ze alles houden. Geen van beide klopt automatisch, en de regels verschillen per land, dus leg het vast.

Bepaal en noem:

1. Of het eigendom van het afgeleverde werk overgaat op de klant, en wanneer (meestal bij volledige betaling).
2. Of je het recht houdt om het werk in je portfolio te laten zien.
3. Wat er gebeurt met gereedschap, sjablonen en materiaal dat je zelf meebracht. De meeste mensen houden die zelf en geven de klant een licentie om ze binnen het werk te gebruiken.
4. Wat er gebeurt met materiaal dat de klant aanleverde. Dat blijft van de klant, en jij belooft het alleen voor de opdracht te gebruiken.

Geheimhouding en gegevens

Krijg je klantenlijsten, financiële cijfers of persoonsgegevens van de klant te zien, zeg dan dat je ze vertrouwelijk houdt en alleen voor het werk gebruikt. Verwerk je persoonsgegevens van andere mensen, dan kan de wet waar je werkt specifieke afspraken eisen. Lees dan de regels die voor jou gelden of vraag een professional.

Voor een losse geheimhoudingsovereenkomst zie de basis van een NDA. Een korte geheimhoudingsbepaling in de overeenkomst van opdracht is voor gewoon werk vaak genoeg.

Het einde van het werk

Overeenkomsten lopen het vaakst mis aan het einde, dus het loont om dat vroeg te beschrijven:

• Afronden. Hoe de klant het werk accepteert en hoeveel dagen hij heeft om problemen te melden.
• Eerder stoppen. Hoeveel opzegtermijn elke partij moet houden en wat de klant betaalt voor werk dat al is gedaan.
• Ernstige problemen. Wat er gebeurt als een partij de overeenkomst schendt en dat niet binnen een genoemd aantal dagen herstelt.

Houd dit kort en wederkerig. Een bepaling die alleen jou helpt, lijkt eenzijdig, en klanten merken dat.

Aansprakelijkheid, met mate

Veel overeenkomsten beperken het bedrag dat je moet betalen als er iets misgaat, vaak tot de vergoeding voor de klus. Dat is gebruikelijk en redelijk, maar wetten beperken wat zulke grenzen mogen doen, vooral bij consumenten en bij schade aan personen. Gebruik de tekst uit een betrouwbaar sjabloon en laat een professional meekijken als het om grote bedragen gaat.

Ondertekenen en bewaren

Beide partijen moeten tekenen, of akkoord gaan op een manier die een spoor achterlaat, zoals het ondertekenen van een pdf of antwoorden met "akkoord" op de definitieve versie. Bewaar het getekende exemplaar en de e-mails eromheen samen op één plek, zo benoemd dat je het over een jaar nog kunt vinden.

Een paar gewoonten helpen:

1. Stuur het concept eerst in een bewerkbaar formaat, zodat de klant wijzigingen kan vragen.
2. Nummer de versies en zorg dat de versie die getekend wordt de laatste is.
3. Zet de begindatum en de einddatum, of de manier waarop het einde wordt bepaald, op de eerste pagina.
4. Lees het nog één keer, het liefst hardop. Een bepaling die moeilijk uit te spreken is, is waarschijnlijk moeilijk te begrijpen.

Waar nerix helpt

Je kunt beginnen met een van onze gratis sjablonen en een kort formulier invullen. Het document bouwt zichzelf op en je downloadt het als Word of pdf. Wat je typt blijft in je browser.

Wil je de tekst aanpassen, vraag dan in de chat aan nerix om je aantekeningen om te zetten in een eerste concept. Vertel de werkzaamheden, de prijs en de betaalfasen, en vraag om een bepaling korter of in eenvoudiger woorden. Het concept opent in een document naast de chat en elke versie wordt bewaard. De getallen en data in een document en Blad kun je ernaast invullen.

nerix kent jouw wet, jouw risico's en wat je telefonisch hebt afgesproken niet, dus lees elke regel zelf. Bij grote of ongewone overeenkomsten is een korte beoordeling door een jurist goedkoop vergeleken met een geschil.

Kort samengevat

Zeg wie, wat, hoeveel, voor wanneer, wat er gebeurt als dingen veranderen en wat er gebeurt als het werk eindigt. Gebruik gewone woorden, houd het bij een paar pagina's en teken voordat het werk begint.